Unduh PDF
Unduh PDF
Sesuai namanya, surat tanggapan merupakan surat yang dibuat untuk menanggapi pertanyaan atau permintaan seseorang, yang umumnya juga disampaikan secara tertulis melalui surat, dan lazim dijadikan media pertukaran informasi dalam dunia bisnis. Untuk menghasilkan surat tanggapan yang sempurna, hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengulas isi surat berisi pertanyaan atau permintaan yang Anda terima. Kemudian, cari berbagai informasi tambahan yang diperlukan untuk menjawab surat tersebut. Setelah melakukan keduanya, mulailah menulis surat tanggapan dengan kalimat yang sopan, lugas, jelas, dan mampu menjawab seluruh pertanyaan atau permintaan yang tercantum dalam surat orisinal. Selain itu, pastikan nada kalimat Anda juga bersahabat dan informatif untuk memastikan surat tersebut mampu memenuhi kepuasan penerima.
Langkah
-
Identifikasi informasi yang diminta atau dipertanyakan oleh pengirim surat. Oleh karena surat tanggapan ada untuk menginformasikan segala hal yang perlu diketahui oleh pengirim surat, selalu luangkan waktu untuk mengulas isi surat dengan teliti. Secara khusus, pahami kebutuhan pengirim surat untuk mengetahui informasi apa saja yang bisa Anda berikan kepadanya. [1] X Teliti sumber
- Terkadang, menentukan maksud surat tidaklah semudah membalikkan telapak tangan, terutama jika gaya penulisan penulis surat kurang jelas. Oleh karena itu, selalu luangkan waktu untuk memahami kebutuhan pengirim surat sebelum menyusun surat tanggapan.
- Jika perlu, catat beberapa hal penting yang Anda temukan di dalam surat untuk memahami maksud pengirim surat dengan lebih baik. Secara khusus, rangkum hal-hal yang diminta oleh pengirim surat dan rancang tanggapan Anda terhadap setiap pertanyaan atau permintaan.
-
Pahami lebih jauh mengenai informasi yang diminta oleh pengirim surat. Jika pengirim surat meminta informasi terkait suatu hal, kemungkinan besar Anda sudah mengetahuinya dan bisa langsung menjawabnya, atau justru sebaliknya. Jika tidak memahami informasi yang diminta, luangkan waktu sebanyak-banyaknya untuk mengumpulkan informasi sebelum menjawab surat tersebut. [2] X Teliti sumber
- Misalnya, pengirim surat mungkin ingin mengonfirmasi status lamaran kerjanya di perusahaan Anda. Jika perekrutan karyawan baru bukan bidang Anda, silakan menghubungi karyawan dari departemen SDM untuk membantu mengecek status lamaran pengirim surat sebelum mengirimkan tanggapan.
-
Teruskan surat kepada orang lain yang lebih berkapasitas untuk menjawab pertanyaan yang diajukan. Terkhusus dalam dunia bisnis, terkadang pelanggan akan mengirimkan surat ke alamat perusahaan atau nomor kontak perusahaan yang mereka temukan di internet. Oleh karena itu, jika Anda menerima surat tetapi merasa tidak berkapasitas untuk menjawab pertanyaan di dalamnya, silakan meneruskannya kepada orang yang tepat. Lakukan itu untuk memastikan pengirim surat dapat menerima tanggapan yang paling akurat dan bermanfaat. [3] X Teliti sumber
- Jika orang tersebut memerlukan waktu yang cukup lama untuk memberikan tanggapan, cobalah menginformasikan kepada pengirim surat bahwa surat tersebut telah Anda teruskan kepada pihak yang lebih berkapasitas untuk menjawab pertanyaannya. Setidaknya, pengirim surat tahu bahwa surat yang dia kirim telah diterima dan diproses.
Iklan
-
Tujukan surat kepada orang yang meminta informasi atau mengajukan pertanyaan di dalam surat orisinal. Selalu awali surat dengan salam pembuka yang sopan, seperti “Yth.,” yang diikuti dengan nama penerima surat, alih-alih menggunakan kalimat pembuka yang terlampau umum, seperti, “Kepada yang menerima surat ini.” Selain terdengar tidak personal, kalimat tersebut menunjukkan kesan bahwa surat tanggapan tersebut ditulis oleh komputer. Oleh karena itu, selalu sapa penerima surat dengan menyebutkan namanya untuk menunjukkan bahwa surat tanggapan Anda benar-benar ditulis dengan penuh perhatian dan penghargaan. [4] X Teliti sumber
- Jika tidak mengenal pengirim surat secara personal, silakan menggunakan sapaan Bapak atau Ibu yang diikuti dengan nama terakhirnya. Namun, jika pengirim surat memiliki gelar tertentu, gunakan gelar tersebut alih-alih Bapak atau Ibu.
- Jika Anda benar-benar tidak mengenal pengirim surat atau tidak mengetahui jenis kelaminnya, cukup gunakan nama pertamanya.
- Secara umum, Anda bisa menggunakan nama pengirim yang tercantum dalam surat orisinal. Misalnya, jika pengirim surat mencantumkan nama “Dr. Johnson” dalam suratnya, silakan membuka surat tanggapan Anda dengan salam, “Yth. Dr. Johnson."
-
Tegaskan bahwa surat ini dibuat untuk menanggapi surat orisinal yang pernah dia kirim. Di awal surat, jangan lupa menyampaikan tujuan surat Anda kepada pembaca, yaitu untuk menjawab suratnya. Dengan demikian, penerima surat akan mengetahui bahwa suratnya telah dibaca dan diproses, pun mengetahui maksud di balik surat yang Anda kirimkan. [5] X Teliti sumber
- Kalimat sesederhana, “Surat ini ditujukan untuk menanggapi surat yang Anda kirimkan pada tanggal 13 Juni” pun sempurna untuk membuka sebuah surat tanggapan.
- Jika Anda bukan penerima surat pertama, sampaikan identitas orang yang memberikan surat tersebut kepada Anda. Misalnya, Anda bisa menulis, “Salah satu staf layanan pelanggan kami, Michelle Harris, telah meneruskan surat yang Anda kirim kepada saya.” [6] X Teliti sumber
-
Segeralah menjawab pertanyaan pengirim surat. Setelah menulis salam pembuka, segeralah beranjak ke inti surat. Pada inti surat, tanggapi setiap pertanyaan dan/atau keluhan yang tercantum dalam surat orisinal selengkap mungkin. Pastikan tidak ada hal yang terlewatkan agar penerima surat dapat merasa puas ketika membacanya. [7] X Teliti sumber
- Di dalam jawaban Anda, cantumkan kembali isi surat yang orisinal secara singkat. Misalnya, Anda bisa berkata, “Menanggapi pertanyaan Anda terkait staf di perusahaan kami yang memiliki kewenangan untuk berhubungan langsung dengan media, kami ingin menginformasikan bahwa nama staf tersebut adalah Janet Walters. Berikut alamat surel serta nomor ponselnya.”
- Untuk menjawab pertanyaan yang lebih panjang, gunakan sistem penomoran untuk menjawab masing-masing pertanyaan secara lebih spesifik. Selain lebih mudah untuk dibaca, metode ini akan membuat pembaca lebih puas karena merasa seluruh pertanyaannya telah dijawab secara mendetail.
- Berikan informasi selengkap mungkin dalam kalimat yang tidak terlalu panjang. Umumnya, menjawab satu pertanyaan dalam beberapa kalimat singkat pun sudah bisa dikatakan sebagai tanggapan yang baik. [8] X Teliti sumber
-
Sampaikan dengan jujur jika ada permintaan yang tidak bisa Anda penuhi. Terkadang, ada pertanyaan yang tidak bisa Anda jawab atau permintaan yang tidak bisa Anda penuhi. Jika berhadapan dengan situasi semacam itu, selalu berikan tanggapan yang jujur. Dengan kata lain, jangan menggunakan kalimat yang berbelit-belit hanya untuk menekan pandangan negatif pengirim surat. Percayalah, pengirim surat akan jauh lebih menghargai tanggapan yang lugas dan jelas. Yang terpenting, pastikan informasi tersebut selalu disampaikan dengan sopan dan didahului dengan permintaan maaf agar pengirim surat tidak merasa tersinggung. [9] X Teliti sumber
- Selalu gunakan nada kalimat yang tegas, tetapi penuh pengertian, ketika harus menolak permintaan pengirim surat. Misalnya, Anda bisa berkata, “Sayangnya, kami tidak bisa mengabulkan permintaan Anda. Untuk saat ini, kami tidak memiliki informasi yang Anda butuhkan dan belum bisa menginformasikan kapan informasi tersebut tersedia.”
- Jika Anda merasa mampu untuk memberikan informasi yang lebih mendetail, cobalah berkata, “Sebelum menjawab pertanyaan Anda, ada beberapa hal yang perlu saya konfirmasi terlebih dahulu. Jika waktunya memungkinkan, tolong informasikan tanggal pengiriman aplikasi Anda, berikut nama petugas yang Anda hubungi. Setelah proses konfirmasi dilakukan, saya akan segera menghubungi Anda kembali.”
-
Ucapkan terima kasih atas surat yang dikirimkan. Terlepas dari mampu atau tidaknya Anda untuk mengabulkan permintaan atau menjawab pertanyaan pengirim surat, selalu tunjukkan penghargaan Anda dengan mengucapkan terima kasih kepadanya. Tunjukkan kesan bahwa Anda menghargai perhatiannya dan ingin menjaga relasi yang positif dengannya. [10] X Teliti sumber
- Beberapa orang lebih suka untuk membuka suratnya dengan ucapan terima kasih. Penempatan ucapan tersebut sesungguhnya tidak terlalu penting. Yang terpenting, pastikan Anda mengucapkannya pada satu titik.
-
Akhiri surat dengan menuliskan nama lengkap dan jabatan Anda. Tutup surat dengan salam penutup bernada formal seperti, “Hormat saya,” yang diikuti dengan nama lengkap Anda. Jika surat tersebut ditujukan untuk kepentingan bisnis, cantumkan pula jabatan Anda di bawah nama lengkap. [11] X Teliti sumber
- Baik dalam surat yang diketik maupun ditulis secara manual, selalu sisakan ruang untuk membubuhkan tanda tangan setelah mencantumkan nama lengkap Anda. Namun, jika surat dikirim melalui surel, umumnya mencantumkan nama lengkap tanpa tanda tangan pun sudah cukup.
-
Baca kembali isi surat tanggapan Anda untuk memastikan seluruh pertanyaan sudah dijawab. Ingat, penerima surat bisa merasa kesal atau frustrasi jika menerima tanggapan yang tidak menjawab pertanyaannya. Selain itu, ketidakpuasan tersebut juga berisiko membuatnya mengirimkan surat lanjutan dan berakhir menambah pekerjaan Anda! Untuk memastikan kepuasan pembaca, pastikan Anda menjawab seluruh pertanyaan atau permintaannya selengkap mungkin. Sebelum dikirimkan, baca kembali surat Anda untuk memastikan tidak ada permintaan atau pertanyaan yang terlewatkan. [12] X Teliti sumber
- Jika perlu, mintalah bantuan teman atau rekan kerja Anda untuk membaca surat tersebut. Secara khusus, mintalah mereka untuk menempatkan diri pada posisi penerima surat dan mengukur kadar kepuasan mereka setelah membaca surat Anda.
Iklan
-
Gunakan format surat bisnis standar . Pahami berbagai jenis surat tanggapan yang dilakukan sebagai alat komunikasi bisnis. Kemudian, ikuti salah satu format yang menurut Anda paling tepat untuk menulis surat tanggapan yang terdengar profesional. [13] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Di sudut kiri atas surat, cantumkan nama, jabatan, nama perusahaan (jika ada), dan alamat perusahaan Anda. Di bawahnya, cantumkan tanggal penulisan surat yang diikuti dengan nama lengkap serta alamat penerima surat.
- Jika ingin mengetik surat tanggapan, selalu gunakan margin 2,5 cm di setiap sisi kertas. Pastikan pula surat ditulis dengan jarak 1 spasi antarbaris dan 2 spasi antarparagraf.
- Jika surat tanggapan diketik alih-alih ditulis secara manual, selalu gunakan format penulisan dan jenis huruf standar dengan ukuran 12-pt. Namun, jika surat ditulis secara manual, pastikan tulisan tangan yang digunakan rapi dan mudah untuk dibaca.
-
Tunjukkan kesan bahwa permintaan atau pertanyaan yang dikirimkan membuat Anda senang. Metode ini terutama wajib untuk dilakukan oleh para pelaku bisnis atau penyedia layanan berbasis pelanggan. Ingat, pelanggan adalah raja. Artinya, Anda harus menunjukkan penghargaan terhadap waktu dan pemikiran yang telah mereka luangkan ketika menulis surat tersebut. Oleh karena itu, jangan lupa mengucapkan terima kasih atas permintaan atau pertanyaan mereka, dan selalu gunakan kalimat yang bernada hangat dan ramah di dalam surat tanggapan. [14] X Teliti sumber
- Kalimat sesederhana, “Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami sangat menghargai umpan balik dari Anda," pun mampu mengubah nada surat ke arah yang lebih positif secara signifikan! Oleh karena itu, cobalah membiasakan diri untuk selalu menyelipkan frasa semacam itu dalam surat tanggapan Anda.
- Jangan menunjukkan kesan bahwa permintaan atau pertanyaannya membuat Anda kesal dan terganggu. Percayalah, lebih baik menunjukkan kesan bersahabat yang berlebihan daripada membuat penerima surat berpikir bahwa Anda sedang marah atau kesal kepadanya.
-
Tidak perlu menulis surat yang terlalu panjang agar penerima surat bisa membacanya dengan cepat. Hargai waktu luangnya! Jangan mengirimkan surat sepanjang 3 halaman jika sejatinya, pertanyaan atau permintaannya bisa ditanggapi dalam 1 paragraf saja. Oleh karena itu, berikan tanggapan secukupnya, lalu segeralah mengirimkan surat tersebut. Jangan menambahkan keterangan lain yang sesungguhnya tidak perlu dia ketahui. [15] X Teliti sumber
- Metode ini penting untuk diterapkan, terutama jika surat tanggapan ditujukan untuk menjawab pertanyaan pelanggan atau rekan bisnis Anda. Tentunya, Anda tidak ingin membuat pelanggan frustrasi karena harus meluangkan waktu berjam-jam untuk membaca tanggapan yang seharusnya, bisa dipersingkat hingga setengahnya, bukan?
- Di sisi lain, jangan menulis terlalu singkat hingga tidak mampu menjawab permintaan atau pertanyaan yang tercantum dalam surat orisinal. Jika pertanyaannya perlu dijawab dengan penjelasan yang cukup panjang, jangan ragu memberikannya. Yang terpenting, pastikan seluruh informasi yang diberikan memang benar-benar penting untuk diketahui oleh pembaca.
-
Menulislah sejelas mungkin agar penerima surat dapat memahami tanggapan Anda. Jangan menggunakan kalimat yang terlalu panjang atau rumit! Alih-alih, menulislah menggunakan diksi yang lugas, jelas, dan tidak berpotensi membingungkan pembaca. Semakin singkat dan padat tulisan Anda, semakin baik pula hasilnya. [16] X Teliti sumber
- Bayangkan penerima surat tidak memiliki waktu yang cukup banyak untuk membaca isi surat Anda secara mendetail. Meski hanya memindai isi surat, mampukah dia memahami maksud Anda? Jika tidak, perbaiki diksi yang digunakan untuk memperjelas maksud yang ingin Anda sampaikan.
-
Hindari penggunaan jargon dan istilah teknis yang sulit dipahami oleh pembaca. Aspek ini harus dipenuhi untuk memaksimalkan tingkat keterbacaan dan kejelasan isi surat Anda. Oleh karena itu, jika penerima surat bukanlah tenaga profesional yang mampu memahami istilah teknis, jangan menggunakannya. Alih-alih, cobalah menggantikan jargon atau istilah teknis dengan diksi lain yang bisa dipahami oleh orang awam sekalipun. [17] X Teliti sumber
- Untuk menyunting surat, ajukan pertanyaan berikut: “Apakah orang yang tidak memahami pekerjaanku bisa memahami isi suratku?” Jika tidak, ubah bahasa yang digunakan di dalam surat agar sebagian besar orang bisa memahaminya. Sejatinya, ini merupakan cara yang ampuh untuk mengurangi penggunaan jargon teknis dalam surat Anda.
-
Baca kembali isi surat Anda. Untuk menghindari kesalahan penulisan yang dapat membuat surat Anda terlihat kurang profesional, jangan lupa untuk kembali membaca surat dan memperbaiki kesalahan ejaan, gramatikal, format, dan alur penulisan. Percayalah, sekadar meluangkan waktu beberapa menit untuk mengecek isi surat sangatlah bermanfaat untuk membuat surat terlihat lebih profesional. [18] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Jangan hanya bergantung pada program komputer untuk mengecek kesalahan dalam surat Anda. Umumnya, program-program semacam itu hanya mampu mendeteksi kesalahan ejaan dan tanda baca, bukan kesalahan gramatikal. Oleh karena itu, baca kembali setiap kata yang tertulis dalam surat Anda untuk menemukan kesalahan yang tidak bisa dideteksi oleh komputer.
- Jika isi surat Anda sangat penting, seperti ketika surat ditujukan kepada rekan bisnis, mintalah bantuan orang lain untuk ikut membacanya. Terkadang, orang lain dapat menemukan kesalahan yang tidak Anda sadari sebelumnya.
Iklan
Referensi
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ http://home.agh.edu.pl/~potrec/Exam%20B2/Letters/letters.pdf
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ http://home.agh.edu.pl/~potrec/Exam%20B2/Letters/letters.pdf
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ https://www2.archivists.org/groups/issues-and-advocacy-section/blog-entry-2-writing-an-effective-issue-response-letter
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://www2.archivists.org/groups/issues-and-advocacy-section/blog-entry-2-writing-an-effective-issue-response-letter
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 5.411 kali.
Iklan
