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Na vida profissional, principalmente nesta era da tecnologia em que estamos vivendo, é muito comum ter que escrever um e-mail comercial para alguém que você não conhece. Por mais constrangedor que isso possa parecer em um primeiro momento, faz parte do ofício e é algo muito comum. Na dúvida de como proceder, existem algumas regras de etiqueta que você pode seguir ao redigir um e-mail para uma pessoa desconhecida.
Passos
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Pesquise. Antes de redigir um e-mail para alguém que não conhece, existem algumas coisas que você precisa fazer. Para começar, dê uma olhada no site da empresa na qual a pessoa trabalha.
- Caso ainda não saiba o endereço de e-mail do indivíduo, pesquise no site corporativo. Se essa informação não estiver listada, você vai ter que arranjar outra forma de conseguir o endereço eletrônico dele. Uma alternativa é telefonar para a companhia e solicitar o endereço eletrônico da pessoa.
- Quer entrar em contato para fazer um questionamento? Observe se a pergunta já não está respondida nas informações disponibilizadas no site. Muitas vezes, os dados já estão prontos e disponíveis para consulta, basta pesquisar.
- Veja se está mandando a mensagem para a pessoa certa. Muita gente começa um e-mail escrevendo coisas do tipo: “Não tenho certeza se você é a pessoa certa para responder minha dúvida, mas...”. Além da falta de profissionalismo de sua parte, essa atitude chega a ser desrespeitosa, porque você está desperdiçando o tempo de alguém. Se não souber para quem enviar, aguarde um pouco até ter uma confirmação.
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Coloque um título descritivo. Na linha onde você escreve o assunto, é importante inserir o motivo de você estar enviando a mensagem. Na maioria das vezes, principalmente quando a pessoa recebe centenas de e-mails por dia, as mensagens enviadas por estranhos são apagadas ou ignoradas. Uma descrição elucidativa no campo do assunto reduz as chances de o seu e-mail ser negligenciado.
- Em poucas palavras, explique o teor da mensagem. Use o máximo de detalhes possíveis em quatro ou cinco palavras. “Reunião às 10:00 sobre novo sistema de computadores”, por exemplo, é melhor do que um título genérico, como “Reunião pela manhã”. [1] X Fonte de pesquisa
- “Oi” ou “Olá” são assuntos muito vagos e costumam ser vistos como spam, além de serem facilmente descartados.
- Use uma conta de e-mail profissional, já que seu endereço eletrônico vai ser visto ao lado do assunto. Prefira uma conta com seu nome verdadeiro, e não o nome de um personagem ou algo ligado a um hobby. Para as contas empresariais, o ideal é seu primeiro nome e último sobrenome (ou o mais utilizado por você).
- Nunca escreva o assunto de um e-mail todo em letras maiúsculas, mesmo que seja algo urgente. As letras em caixa alta, na linguagem da internet, significam que você está gritando, e isso pode ser interpretado como uma comunicação hostil.
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Analise a melhor forma de se referir ao destinatário. Essa parte pode ser complicada ao enviar a mensagem para um desconhecido, porque você não sabe como ele gosta de ser chamado. Felizmente, existem algumas regrinhas de etiqueta virtual que você deve levar em consideração nesses casos.
- Se não souber o nome do destinatário, evite tratamentos como “A quem possa interessar” ou algo muito formal, tipo “Caríssimo senhor/senhora”. Por outro lado, também é prudente evitar um tom muito casual para uma mensagem profissional, como “Oi” ou “E aí?”. Na dúvida, use “Prezado senhor/senhora”. [2] X Fonte de pesquisa
- Observe se o nome da pessoa está escrito corretamente. É fácil cometer erros trocando algumas letras, especialmente quando é um nome mais complicado.
- Use “Sr.” e “Sra.” Seguido do primeiro nome do destinatário. Se o nome dele for Joaquim dos Santos, por exemplo, comece a mensagem com “Prezado Sr. Joaquim”.
- A menos que você saiba a idade ou o estado civil, caso seja alguém do sexo feminino, evite usar “Srta.” na introdução. Para e-mails profissionais, é melhor usar “Sra.” Ou simplesmente “Prezada”.
- Para um profissional com PhD, o mais apropriado é se referir como “Dr.” Ou “Dra.”.
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Identifique-se. Ao enviar um e-mail comercial, lembre-se de que você está representando a empresa na qual atua. É imprescindível, portanto, que logo na primeira frase você se identifique e diga onde trabalha. Seu e-mail pode começar da seguinte maneira: “Prezada Sra. Carolina, meu nome é João Dantas e trabalho no departamento de marketing da Wilson Tecnologia”.Publicidade
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Seja breve e objetivo. Quando consegue ser sucinto e direto, você apresenta uma imagem profissional e positiva para o receptor. Essa assertividade costuma ser vista com bons olhos, o que aumenta as chances de ter seu e-mail respondido com muito mais agilidade e semelhante cortesia.
- Depois de se identificar, o próximo passo é explicar o propósito do e-mail. Essa parte também deve ser assertiva e escrita em duas frases. [3] X Fonte de pesquisa
- Use um tom positivo. Mesmo que seja uma reclamação ou uma questão mais séria, seja gentil e educado. Não use palavras de baixo calão para se referir ao destinatário, tampouco para falar mal de chefes, funcionários ou de outras empresas.
- Não se esqueça, ao se identificar no e-mail, de colocar seu nome e a posição que ocupa. Caso esteja enviando a mensagem em nome de toda a equipe ou departamento, inclua essa informação.
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Seja claro. Um e-mail profissional precisa ser fácil de entender, daí a necessidade de usar palavras claras e que não deem margem para uma dupla interpretação.
- Use a voz ativa. Em vez de dizer, por exemplo, “Um documento foi enviado pelo meu chefe, Jaime Pereira”, diga “Meu chefe, Jaime Pereira, enviou um documento”. [4] X Fonte de pesquisa
- Evite jargões e termos técnicos, ainda que sejam comumente utilizados na sua empresa. Como você está se comunicando com alguém que não faz parte do seu convívio profissional, prefira frases e termos mais comuns. [5] X Fonte de pesquisa
- Use frases curtas. Elimine as conjunções, sempre que possível, e evite frases muito longas. Em vez de “Nós não recebemos retorno em relação ao documento e gostaríamos de acompanhar a situação para saber se vocês entenderam a informação que foi passada”, prefira “Não recebemos retorno em relação ao documento enviado. Vocês precisam de alguma informação que não tenha ficado clara?”. [6] X Fonte de pesquisa
- Escrever português corretamente, fazendo bom uso da gramática, ortografia e pontuação, é fundamental. Antes de enviar a mensagem, revise seu texto.
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Saiba o que evitar. Algumas regras de etiqueta determinam o que pode e o que não pode ser transmitido via e-mail. Veja algumas dicas:
- Não há problema algum em anexar um arquivo, contanto que tenha sido previamente combinado com a pessoa ou que faça parte da apresentação inicial. [7] X Fonte de pesquisa
- Evite anexar arquivos muito pesados. Se esse documento for essencial, mande outro e-mail antes avisando sobre o que vai ser enviado a seguir. [8] X Fonte de pesquisa
- Não use uma assinatura com muitas informações. Sua assinatura deve conter nome, cargo e departamento, endereço de e-mail, endereço físico e número de telefone. [9] X Fonte de pesquisa
- Não adicione imagem de plano de fundo. Além de deixar a mensagem mais pesada, o e-mail passa uma impressão menos profissional. [10] X Fonte de pesquisa
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Passe instruções de resposta. No final do contato, educadamente ofereça instruções de como o destinatário pode responder.
- Determine um horário específico. “Agradeço se o senhor puder me retornar até o final do dia amanhã” é um exemplo de solicitação a ser feita.
- Inclua suas informações de contato, se necessário. Diga simplesmente “Fique à vontade para responder a este e-mail” ou peça um retorno por telefone e inclua seu número.
- Explique o que deseja. Não diga simplesmente “Aguardo retorno”, prefira algo mais específico, como “Aguardo seu retorno para que possamos definir a data de transição para o novo sistema”.
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Escolha uma despedida adequada. Antes da sua assinatura, é importante finalizar o e-mail de forma educada e apropriada.
- Evite cumprimentos informais, como “Abraços” ou “Beijos”. Seguindo a mesma linha de pensamento, não inclua emoticons. [11] X Fonte de pesquisa
- Em um e-mail corporativo, é melhor finalizar com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”, que são despedidas simpáticas e que não comprometem o profissionalismo. “Com os melhores cumprimentos” segue o mesmo tom. [12] X Fonte de pesquisa
- “Grato" e “Agradeço a atenção” também são apropriados, mas devem ser evitados caso você não esteja solicitando uma tarefa específica no e-mail. [13] X Fonte de pesquisa
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Faça um acompanhamento. As pessoas do mundo corporativo são extremante ocupadas, e é possível que esqueçam seu e-mail em meio a tantos outros. Caso não obtenha resposta, envie outra mensagem, mas encaminhando a anterior.
- A falta de retorno pode não ser intencional. É possível, inclusive que o e-mail tenha caído na caixa de spam da pessoa. [14] X Fonte de pesquisa
- Seja educado ao enviar outro e-mail. Diga algo como "Imagino que esteja bastante ocupado. Só queria confirmar se o senhor recebeu o e-mail que enviei anteriormente” e mencione o assunto da mensagem original. [15] X Fonte de pesquisa
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Referências
- ↑ http://www.english-at-home.com/business/how-to-write-an-email/
- ↑ http://www.sitepoint.com/web-foundations/start-email-stranger/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/240454
- ↑ http://www.english-at-home.com/business/how-to-write-an-email/
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- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
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- ↑ http://www.forbes.com/sites/susanadams/2013/09/27/57-ways-to-sign-off-on-an-email/
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- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/240454
- ↑ http://www.inc.com/jason-surfrapp/the-secret-art-of-the-follow-up-email.html
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