Загрузить PDF
Загрузить PDF
Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, очень важно развивать прочные взаимоотношения с клиентом, чтобы люди возвращались к вам снова и снова. Каждое благодарственное письмо должно быть индивидуальным, поэтому в этой статье вы не найдете образцов с примерами. Вместо этого вы найдете инструкцию, которая поможет вам эффективно составлять такие письма. Если вы хотите узнать, как написать благодарственное письмо для выражения признательности клиенту, читайте дальше.
Шаги
-
Правильно укажите имя клиента в приветствии. Множество исследований рынка показывают, что почти все сообщения, адресованные на клиенту, абсолютно неэффективны, если его имя написано неверно. Поэтому чрезвычайно важно перепроверить, что в обращении к клиенту не допущено ошибок. [1] X Источник информации
-
Укажите причину благодарственного письма. Сделайте ее как можно больше конкретной. Конечно, можно просто написать «спасибо за вашу покупку», однако лучше, если вы укажите, какую именно покупку совершил покупатель и какой вид доставки выбрал. Так клиент будет больше ориентирован иметь дело ваше с вашей компанией, так как ему будет приятен такой индивидуальный подход.ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer </ref>
- Ваша благодарность должна звучать максимально искренне. Если это уместно, можете сослаться на разговор с клиентом.
- Приложите усилия, чтобы ваше письмо не звучало банально, иначе будет казаться, что вы отправляете одно и то же сообщение сотне клиентов.
-
Добавьте несколько строк, подразумевающих обратную связь. В благодарственном письме уместно задать несколько вопросов, чтобы удостовериться, что все потребности клиента были удовлетворены и что он остался доволен качеством. Подобные уточнения повышают шансы на то, что покупатель к вам вернется, а значит, увеличится и прибыль. Не нужно слишком увлекаться просьбами об обратной связи, но внимание к потребностям клиентов — важнейшая часть успешного бизнеса.
- Выразите надежду, что покупатель доволен своей покупкой, и добавьте, что готовы ответить на все интересующие его вопросы и предложения.
- Спросите покупателя, нужно ли вам сделать что-то еще, чтобы повысить его удовлетворенность.
-
Включите в письмо название своей компании. В благоларственном письме всегда должны присутствовать название компании, ее логотип или другая информация, позволяющая идентифицировать ваш бренд. Опять-таки, это повышает узнаваемость вашего бизнеса. [2] X Источник информации
- Если вы пишете свое благодарственное письмо на открытке, не забудьте указать название своего бизнеса.
- Если вы пишете на фирменном бланке, логотип и название вашей компании и так будут видны, поэтому указывать название в самом письме необязательно.
- Если вы отправляйте благодарственное письмо по электронной почте, имя и логотип компании должны находиться под вашей подписью.
-
Используйте подходящее заключение. Оно должно выражать надежду на дальнейшее сотрудничество с клиентом и выражать вашу искреннюю заинтересованность в нем. Например, «с уважением» иногда может звучать слишком официально, и тогда его стоит заменить на «искренне ваш» или «с наилучшими пожеланиями». Изучите популярные концовки деловых писем и учитывайте отраслевые особенности. [3] X Источник информации
-
Подпишите письмо от руки. По возможности подпишите письмо от руки. Крупные корпорации часто прибегают к этому, чтобы письмо казалось более персонализированным. Даже созданная с помощью компьютера и затем вставленная в письмо подпись часто производит лучшее впечатление, чем просто напечатанное имя, так как создает эффект письма, написанного лично. [4] X Источник информацииРеклама
-
Боритесь с искушением предложить клиенту новые товары или услуги. Вы пишете письмо с благодарностью за совершенную сделку, поэтому вам совершенно не обязательно рекламировать себя. На данном этапе достаточно установить хороший контакт. Позвольте клиенту почувствовать себя своим.
- Фразы в стиле «надеемся на новое сотрудничество с вами» звучат как рекламное клише, и лучше от них воздержаться. Не пишите ничего, чего не написали бы своему знакомому.
- Не включайте в письмо описаний другой продукции, упоминаний о грядущей распродаже или любых других фраз, которые могут быть расценены как реклама.
-
Отправляйте письмо с настоящей почтовой маркой. Даже если вы отправляйте горы писем, лучше не пользоваться маркировальной машиной. Так вы обезличиваете письмо, делая его один из многих, а значит, клиент не будет чувствовать себя особенным. Скорее всего, ваше письмо сразу окажется в мусорной корзине.
-
По возможности напишите адрес от руки. И опять: чем более персонализированным будет письмо, тем приятнее его будет получить. Если у вас нет времени подписывать конверты, поручить это кому-нибудь другому. Даже если адрес напишете не вы лично, клиет будет приятно впечатлен, увидев, что он написан от руки.
-
Предоставьте контактную информацию и будьте готовы к дальнейшему общению. Обязательно укажите в письме свой номер телефона и адрес и дайте клиенту понять, что готовы выслушать его по любым вопросам. Если клиент с вами свяжется, будьте готовы быстро отреагировать на его просьбу или вопрос.Реклама
-
Напишите письмо от руки. Распечатать стандартную форму — все равно что отправлять клиенту рекламный проспект. Вместо того чтобы дать клиенту почувстовать, что он важен и ценен для вас, вы рискуете произвести противоположное впечатление и вызвать лишь раздражение. Старайтесь писать благодарственные письма лично каждому клиенту и от руки.
- Если благодарственных писем слишком много, чтобы писать их от руки самому, попросите другого сотрудника помочь вам. Индивидуальный подход стоит затраченного времени.
- Если у вас нет возможности писать благодарственные письма от руки, вам необходимо найти другой способ их персонализировать. Меньшее, что вы можете сделать, — включить в каждое письмо имя клиента и свою настоящую подпись.
- В некоторых случаях более уместно писать электронные, а не ручные благодарственные письма, например если у вас с клиентом уже сложились добрые отношения. Самое главное, чтобы письмо звучало искренне и адресовалось конкретному клиенту. Если же существует вероятность, что ваше письмо по ошибке примут за рекламу, лучше написать его от руки.
-
Выберите, на чем писать благодарственные письма. Подойдут как благодарственные открытки, так и фирменный бланк компании. Если вам нужно написать всего несколько писем с благодарностью, купите элегантные благодарственные открытки, которые позволят клиенту ощутить свою значимость. Также можете использовать фирменный бланк, распечатанный на плотной бумаге.
- Не используйте для благодарственного письма обычную бумагу для принтера.
- Выбирайте благодарственные открытки, уместные в деловом контексте. Если у вас креативный или развлекательный бизнес, можно использовать яркие открытки, соответствующие образу компании. Избегайте открыток с неуместными или слишком личными надписями или картинками.
-
Подумайте об отправке подарка. Если вы хотите пойти дальше и выразить свое признание, отправьте вместе с письмом небольшой подарок. Это необязательно, однако для некоторых клиентов это может быть как раз то, что нужно. Подарок должен быть маленьким и полезным. Он может представлять ваши товары или услуги либо быть вообще не связанным с вашей сферой бизнеса, но профессиональным по своей сути. [5] X Источник информации
- К небольшим подаркам относятся закладки, магниты, сладости, футболки или подарочные сертификаты.
- Подарок не должен быть дороже 500–1500 рублей. Корпоративная этика некоторых компаний запрещает принимать дорогие подарки.
Реклама
Источники
- ↑ https://www.callcentrehelper.com/dear-valued-customer-12-steps-to-writing-a-great-customer-letter-84972.htm
- ↑ https://www.callcentrehelper.com/how-to-write-a-good-customer-service-letter-example-82423.htm
- ↑ https://www.callcentrehelper.com/dear-valued-customer-12-steps-to-writing-a-great-customer-letter-84972.htm
- ↑ https://www.callcentrehelper.com/how-to-write-a-good-customer-service-letter-example-82423.htm
- ↑ http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2006/11/thanksgiving_th.html
Реклама
