下载PDF文件
下载PDF文件
当你离职时，经理或主管可能要求你在交接期帮助继任的同事，让他能更好地接手工作。有条不紊地做好交接，积极主动地帮忙对方，除了可以让公司平稳度过这个过渡期此期外，你也能留下良好的职业声望。
步骤
-
与经理讨论交接事宜。 首先，和经理详细讨论，确定如何进行交接事宜，然后根据实际的工作和经理需要的方式开始移交各项工作。他们可能要求你在交接期全力配合继任的同事，包括让他在你的指导下工作数天，甚至更长时间。 [1] X 研究来源
- 在大多数情况下，你需要准备一份正式的交接文件。
- 征求经理的意见，确定交接的范围和重点。
-
尽早起草交接文件的大纲。 明确了经理的期望之后，你就可以着手起草交接文件了。这个文件可以帮助你安排交接工作，并将交接期间所有的任务和重要信息编成目录，逐项跟踪进度。这个文件应该包括：
- 详细列出日常工作、任务和优先事项。
- 本岗位的主要工作职责。
- 明确继任的同事需要达到的要求。
- 列出将被移交的重要文件清单。其中可能包含特定的合同或工作方案等。 [2] X 研究来源
-
把现有的工作好好收尾。 假如你很快就要离职，不妨稍微努力一点，把快要完成的工作也处理掉，确保毫无疏漏。这样不仅可以让继任的同事有一个全新的开始，你自己也会感到很有成就感。另外，你还能和公司好聚好散，提升自己的职场声誉。 [3] X 研究来源
- 虽然做起来不简单，但如果某些工作已经接近尾声了，再努力一点完成它们吧。
- 假如一个新人在工作接近完成之前才加入，往往会因为不熟悉当中的细节而有点不知所措，反而无法如期完成。
-
与同事沟通。 继任的同事正式开始工作之前，先找时间和现在的同事谈谈交接事宜，询问他们当中有哪些事项是比较重要的。你或许会发现之前没有意识到的问题，可以利用这个机会解决它们。
- 正在发生的问题对于你的离职日期影响不大。意识到了这些问题后，你可以告诉继任的同事，由他来接手解决。
- 你也可以利用这个好机会告知大家你的离职和具体日期。让同事知道交接这件事，好让他们可以做出相应的调整。
- 交接过程中，你的工作效率会受到一定影响，也可以提前说出来，让同事做好心理准备。
-
写一份正式的交接文件。 交接准备的最后一步是完成正式的交接文件，起草的时候可以只写大纲，但正式文件上必须详细说明并包含所有重要信息。通常，你需要和经理以及相关的同事一起检查这份文件，尽量在继任的同事开始上班前几天就完成这份文件，并发给他们。文件的内容可能会因工作而异，但一般包括以下几项： [4] X 研究来源
- 工作清单和时间表。
- 现有问题的简述。
- 近期的行事历和截止日期。
- 相关的登录帐户信息和密码。
- 常用的联系人列表。 [5] X 研究来源
- 电脑文件和文件夹的操作指引。
广告
-
尽量给交接多预留一些时间。 当继任的同事开始办公的时候，如果你还在职，就能提供更完整的工作交接。这个过程的长短没有固定，一般至少需要几天或更久来帮助继任者开展工作。一般而言，全面交接的时间越长，能传递的信息就越充分。
- 有时候，你免不了会忘记一些需要告知继任者的事项。让他跟着你一起办公，就能很好地避免这个问题，同时也可以让他熟悉你的日常工作。
-
进行最后的交接会议。 在完成交接并正式离职之前，还需要和继任的同事开一个会，进行最后的全面交接。在会上询问继任的同事还有什么问题，和他们之前做好的记录。这样的会议对新人来说是一次很好的机会，可以清楚认识到自己的角色和职责。
- 交接中的任何不确定性都可以在这个会议上得以明确。
- 邀请经理或主管参与这个会议，这是一种比较明智的做法，当然根据工作性质的不同可能有所差异。
- 事先通知经理或主管会议的时间和地点，并咨询他们有什么需要补充。 [8] X 研究来源
广告
-
强调现有的工作支持和相关培训。 把这次交接当作一个尽力帮助别人获得成功的机会。你不只是把工作交接给对方，而是帮助他和前雇主的长远职业发展。 [9] X 研究来源
- 不吝提出任何你所知道的相关培训。
- 很可能当你开始这份工作之初，获得了一套完整有效的培训，使你得以快速适应并发展。
- 务必向继任的同事提及这一点，同时鼓励他去探索这方面的可能性。
-
别忽视了办公室文化。 在与继任的同事相处期间，不要只关注工作上的技术层面，还要花点时间跟他聊聊这个公司独特的工作环境和文化，让他熟悉办公室的日常运作。这对于新人来说是非常重要的，可以大大消除他们对新环境的恐惧和疑虑。
- 带着继任的同事在办公室转一圈，介绍给大家认识。
- 对于继任同事和其他同事的角色分工，要有明确的定义和区分，方便日后工作顺利开展。
- 如果继任的同事职责与你现有职位略有不同，或者两者的关注点和优先事项有所差异，要明确地告知现在的同事，以便日后工作顺利开展。 [10] X 研究来源
-
提供私人联系方式。 假如你想更尽责一些，可以把联系方式告诉继任的同事，让他在你离职后，遇上重大问题或在需要指导的时候可以联系你。当然，并不是每个人都乐意做到这一步的，这也取决于你与前雇主的关系有多好。
- 有些问题往往可以通过简单的一封电子邮件来解决。
- 离职后还主动提供帮助，会让人对你留有好的印象，声誉也会提升。 [11] X 研究来源
广告
参考
- ↑ https://www.udsu.co.uk/pageassets/societies/hub/How-to-Handover-Successfully_July15.pdf
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ http://www.jobsite.co.uk/worklife/prepare-brilliant-holiday-handover-2-20033/
- ↑ http://www.digitalist.info/2013/12/10/the-art-of-writing-handover-notes/
- ↑ https://www.udsu.co.uk/pageassets/societies/hub/How-to-Handover-Successfully_July15.pdf
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Preparing-handover/110278/123277-4.html
广告
