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对于一个运作顺畅的办公室对说，没有什么比有效的档案体系更重要了。无论你是唯一有档案权限的人，或者是与另一名同事共享权限，选择的档案体系必须有条理，这样任何人都能找到所需的文件。如果档案体系很不好用，你会因为担心找不到文件而继续将它们放在旁边，那你的桌上很快就堆满了。
步骤
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确定档案体系。 该体系必须合理，能让你确切地知道每份文件的位置。有如下几种选择：
- 按字母排序。如果文件大部分是客户、病人或顾客的名称，这种体系最佳。
- 按主题或类别：大多数档案体系是按主题或类别放置的，如果放置准确就很好用，否则最容易混淆。
- 按编号或时间。如果文件主要是有编号或日期的材料，例如采购订单或收据等，这种体系最好。
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抽屉里装满悬挂式文件夹。 悬挂式文件夹不可移动，用来放置马尼拉文件夹，后者可以从抽屉取出。
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将文件分类摆放。 如果文件高度超过一寸或两寸，再细分成几个子类别。如果文件很少，与其他类别合在一起并重命名。每类文件的命名要清晰，让人很清楚每份文件应如何归类。
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将各类文件分别装进马尼拉文件夹，并清楚地贴上标签。 最好使用标签在中间而不是交错排列的文件夹，这样看起来更加整洁。
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将马尼拉文件夹放进悬挂式文件夹中。 大多数文件使用普通的悬挂式文件夹即可，但对于较厚的文件或需要细分子类别的文件，可以使用框底文件夹。你可以自由排列文件夹，但大多数人会按照字母顺序排列。
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用马尼拉文件夹名称命名悬挂式文件夹。 如果不是横向的文件柜，所有标签应放置在文件左边。横向的文件柜是由左往右打开而不是从前往后，因此标签应放在右边。
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文件附近放一些悬挂式文件夹和马尼拉文件夹，如果找到一些文件不属于任何一个现有文件夹，可以随时增加。 文件夹不能太厚也不能太薄。如果需要重新分类，应同时重新标记文件夹，重新整理文件。
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年底移除所有文件夹，将新的马尼拉文件夹按原来的分类命名放置在文件夹中。 检查旧的文件夹中是否有文件需更换到新的文件夹，并将其余文件存档。广告
小提示
- 你可能想按颜色分类文件，用电脑打印标签或者用其他方法让文件更好看。但是当你必须作出改变时，比如需要增加一个文件夹，却发现没有合适颜色的文件夹了；或者只能手写标签时，这样肯定影响心情。所以最好是简单一点。
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警告
- 不要创建一个杂类来放置不能分类的文件，不然可能所有的文件都会被放在那里。
- 建立好档案体系之后，必须要遵守。每天花一点时间将桌上的文件归档。不要在一堆文件上再加一个文件框，这样只会又多出一堆文件。
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