Cómo llevar a cabo una reunión efectiva

Las reuniones productivas, valiosas y agradables requieren de una meta, diálogo abierto y un líder fuerte. Aquí te presentamos cómo hacer que tus juntas sean importantes.

Pasos

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Decide si una junta es necesaria e invita sólo a la gente necesaria. Cantidades masivas de tiempo valioso se pierden sólo porque los administradores piensan que el tiempo cara a cara en sí es importante o porque se acostumbraron a una rutina particular. Los e mails usualmente son importantes para darle a tu equipo una actualización o un reporte de estatus. Pero si necesitas retroalimentación instantánea de todos los participantes, entonces un email no será tan efectivo como una reunión cara a cara.
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Crea una estructura para tu junta. Simplemente establecer un resultado ideal usualmente inspira a los participantes y hace las juntas más productivas. Al final, lo que remarca es una característica que toda junta debe tener: una meta. Antes de que empiece la reunión, asegúrate de que todos entienden los objetivos haciendo una agenda.
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Las buenas juntas son producto de un buen liderazgo. Ponte a cargo y deja en claro que pretendes mantener la conversación oportuna, útil y relevante. Demuéstrale a tus colegas que respetas su tiempo asegurándote de que haya algún reloj visible para todos. Mantenerse en el tema es la clave para sostener un horario. Si la conversación se sale del carril, reenfoca al grupo diciendo algo como: ‘Interesante, pero no creo que estemos avanzando en nuestros objetivos con eso.
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Dado que el punto de una reunión es una comunicación de dos sentidos, es crucial obtener información honesta de todos. Es la responsabilidad del líder de la reunión hacer que todos sean escuchados. Para crear un consenso o llegar a una decisión de grupo, evita demostrar demasiado tu opinión; es fácil para un líder reprimir una discusión si todos asumen que la conclusión ya está determinada. Evita la tentación de descartar ideas inmediatamente – incluso cuando sean terribles.
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También termina la junta preguntándole a todos si piensan que la junta fue útil y si no, que se puede hacer mejor la siguiente vez. Dale seguimiento por tu cuenta analizando que se puede hacer para mejorar tus técnicas para una reunión efectiva.
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También mantén al grupo informado del desarrollo. Esto ayudará a que organices la siguiente junta más efectivamente.
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Asegúrate de que tu junta no sucedió en aislamiento dejándole saber a las personas adecuadas qué se decidió y qué pasará después. Es fácil salir de la sala de juntas, volver a tu escritorio e inmediatamente olvidar cada cambio, decisión y nueva idea que tu grupo haya acordado. Asegúrate de tener un sistema para mantenerte al tanto de lo que se decidió y de las asignaciones que todos acordaron tomar, para que puedas darle seguimiento y mantener las cosas en movimiento, incluso si no envías minutas completas sobre la reunión.

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Consejos

Prepara tu junta, lo que usualmente es olvidado por muchos.
Deja que todos los participantes den retroalimentación sin sentirse avergonzados o insultados.
Una herramienta excelente para tener una junta efectiva es usar OARR: Objetivos, Agenda, Roles y Responsabilidades. Primero, tu junta debe tener un objetivo. Si tienes una junta sólo para repartir información, no hagas que la gente pierda su tiempo con una junta. Envíales un email informativo. El objetivo debe ser un componente activo y, de ser posible, un producto para ser mostrado: ‘determinar los objetivos trimestrales para el equipo’. La agenda es una lista de temas que los ayudarán a llegar a ese objetivo, con un límite de tiempo para mantenerlos en el tono correcto. Por ejemplo, ‘1.Revisar el estatus de las metas trimestrales pasadas (15 mins), 2.Mesa redonda para sugerir metas (20 mins), 3.Escoger las 5 mejores metas (10 mins), etc. Para Roles y Responsabilidades, determina quién va a llevar la reunión, quién va tomar apuntes, quién va a asignar las acciones o tareas resultantes de la junta.
Asegúrate de empezar y terminar la reunión a tiempo.

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Advertencias

Los líderes necesitan saber no sólo cómo llevar bien la junta, sino cuando NO convocar a una.
Siete motivos por los cuales una junta debe de ser cancelada o reprogramada:
- Un miembro clave no podrá llegar. Reprogramar la junta es un dolor de cabeza, pero es peor reunir a todos y no poder llevar a cabo el trabajo planeado. Si necesitas la información de un miembro clave, reprograma la junta.
- Si la agenda no ha sido distribuida con la suficiente antelación. La gente necesita tiempo para prepararse para la junta, hacer sugerencias y cambios a la agenda y tener un cierto sentido de cuánto tiempo se va a asignar a cada punto en ella. Deben de recibir la agenda al menos tres días antes.
- El objetivo de la reunión no está claro. Cuando una junta sea simplemente informativa, los participantes sienten que es injusto que les hagan perder su tiempo. Deja claro qué es lo que tienen que lograr, porqué, cómo y cuándo.
- El trabajo puede ser más rápido o mejor en otro formato (por ejemplo, por e-mail o por teléfono). No hagas una reunión a menos que sea la única y mejor forma de hacer el trabajo.
- El material de lectura no ha sido distribuido de antemano. La lectura del material debe ser hecha en el tiempo de cada persona, no en el tiempo grupal.
- El único espacio disponible para la junta no satisface las necesidades tecnológicas del grupo. Si el material no se puede presentar convincentemente o de la mejor manera, espera hasta que sea posible.
- Un evento o descubrimiento reciente ha dejado el objetivo de la junta como algo discutible.
Los líderes deben saber no sólo cómo llevar a cabo una buena reunión, también deben saber cuándo no llevar a cabo una.

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Cosas que necesitarás

Actualizaciones. Si el flujo de información es de un sentido, manda un e-mail o pide que te entreguen un reporte.
Agenda y metas.
Una persona encargada del tiempo – asegura que la junta empiece y termine a tiempo, le recuerda al facilitador cuando los puntos de la agenda están pasándose del tiempo que tienen permitido.
Persona que tome notas – apunta lo que se dice y distribuye minutas cuando sea necesario.
Apuntador - anota las ideas en el pizarrón durante las lluvias de ideas, se asegura de que todas las ideas sean apuntadas, suenen o no prometedoras a primera vista.