Cómo mejorar tus habilidades de gestión del tiempo

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Coescrito por Sydney Axelrod

Referencias

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A todos les es difícil terminar con su trabajo, cumplir con los plazos y ser productivos el 100 % del tiempo. Es aún más difícil si tienes problemas con el manejo del tiempo. Por fortuna, puedes mejorar tus habilidades para el manejo del tiempo de varias formas. Estas oscilan desde cambios simples en tu vida cotidiana hasta reformas completas en cuanto a cómo programas tu vida. En este artículo, se exploran las muchas técnicas de manejo del tiempo con las que puedes hacer las cosas con mayor eficiencia, incluyendo elaborar un horario diario, eliminar las distracciones y organizar el espacio de trabajo perfecto.

1

Establece objetivos semanales claros y medibles.

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  1. Revisa tu lista y prioriza lo que absolutamente debas terminar esa semana (por ejemplo, una tarea con una fecha límite inminente). Establecer objetivos específicos ayuda a que mantengas la motivación y hará que tengas una mayor sensación de cumplimiento cuando hayas logrado todo lo que te hayas propuesto. [1]
    • Desafíate a terminar más de lo que creas que puedes hacer pero sin excederte. Si tienes que entregar un ensayo de investigación enorme el viernes, es probable que no sea el momento de añadir a tu lista la organización de toda tu casa y la escritura de una novela.
    • Prueba en cambio con establecer los objetivos de terminar tu ensayo de investigación, organizar tu armario y escribir 10 páginas de tu novela.
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2

Elabora un horario diario para organizar las tareas.

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  1. Traza con exactitud la forma como quieras usar tu tiempo todos los días sin omitir nada. Incluye la cantidad de tiempo que quieras dedicar a cada tarea. Por ejemplo, empieza el horario con algo como "7:30 – 8:00 a. m.: Despertar y desayunar". Luego, incluye la primera tarea importante del día, como "8:00 – 8:30 a. m.: Responder a correos electrónicos". [2]
    • Quizás no sigas tu horario con exactitud, ya que a veces la vida puede sorprenderte con el tiempo que tome una tarea. En cualquier caso, un horario es una excelente pauta para mantenerte encaminado hacia lograr tus objetivos semanales.
3

Prioriza las tareas diarias según su importancia.

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  1. Imagina que tienes una cantidad colosal de tareas y no sabes por dónde empezar. Revisa las fechas de entrega de tus tareas y el nivel de dificultad de cada una y priorízalas en concordancia. Terminar primero con una tarea difícil y que consuma mucho tiempo te dará una sensación de logro y te preparará para abordar el resto de tu lista de quehaceres. [3]
    • Por ejemplo, si tienes un trabajo enorme de matemáticas que debes entregar al día siguiente y unas cuantas hojas de trabajo de vocabulario cortas que debes entregar al final de la semana, empieza por la tarea de matemáticas.
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4

Concéntrate en una tarea a la vez.

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  1. Conforme vayas tachando cosas de tu lista de quehaceres, mantén la mente enfocada en la tarea que te ocupe. Bloquea los pensamientos sobre tus demás responsabilidades y no cambies alternativamente entre obligaciones no relacionadas. Es mucho más eficiente abordar una responsabilidad a la vez. [4]
    • Por ejemplo, no respondas a correos electrónicos y devuelvas llamadas al mismo tiempo sino, en cambio, responde a todos tus correos electrónicos y luego haz las llamadas.
    • Cambiar de una tarea a otra es un mayor trabajo para el cerebro y hace que el proceso sea más lento.
5

Minimiza las distracciones e interrupciones.

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  1. Apaga las distracciones como las notificaciones de correo electrónico, el teléfono y las redes sociales. Asimismo, debes eliminar los ruidos (por ejemplo, un televisor o radio cercano). Separa un tiempo durante el cual no quieras que te molesten y no abordes ninguna interrupción a menos que sea absolutamente necesario.
    • Por ejemplo, si tienes planes de escribir por 45 minutos, evita contestar tu teléfono o ningún correo electrónico durante este tiempo. Puedes revisar tu correo electrónico cuando hayan pasado los 45 minutos.
    • Las redes sociales son una gran distracción. Programa tiempo para las redes sociales a lo largo del día y evítalas a menos que sea durante un bloque programado de tiempo.
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6

Tómate descansos cortos para no agotarte.

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  1. Programa descansos a lo largo del día para tener un poco de tiempo para descansar y relajarte. Con un descanso, puedes recargarte y regresar a una tarea con una perspectiva nueva. En tu descanso, intenta hacer algo que no tenga ninguna relación con la tarea (por ejemplo, dibujar, rasguear una guitarra o jugar una partida de ajedrez en tu teléfono). Asimismo, podrías considerar lo siguiente: [5]
    • llamar a un amigo
    • dar una caminata
    • meditar o estirarte un poco
7

Delega las tareas que otras personas puedan hacer por ti.

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  1. Si dejas que otra persona se ocupe de algo, tienes la oportunidad de dedicarte a tus demás tareas a la vez que de todos modos terminas con todo. Asegúrate de delegar a alguien de confianza. No querrás preocuparte por si la persona de verdad lo hará. [6]
    • No olvides que delegar indica fuerza e inteligencia, no debilidad. Todos tienen que pedir ayuda en ocasiones.
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8

Monitorea tu tiempo con un diario o una aplicación.

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  1. Como otra alternativa, descarga una aplicación gratuita para monitorear el tiempo (por ejemplo, Due Time Tracking, Calendar o TopTracker) para hacer seguimiento a la forma como pases cada minuto. [7] Asegúrate de ser honesto. Al final del día, revisa la forma como hayas pasado el tiempo. Hazlo todos los días por una semana para hacerte una buena idea de cómo sueles pasar el día. Al final de la semana, podrías hacer cambios si te das cuenta de que pasas demasiados minutos (o incluso horas) revisando las redes sociales o navegando por la red.
    • Lo mejor es monitorear tu tiempo por unos cuantos días seguidos para hacerte una idea honesta de tu horario. Es posible que algunos días asistas a una cena de cumpleaños o una cita con el doctor. Estas no son tareas diarias y podrían descolocar tu horario.
9

Revisa tu lista de tareas al final de cada día.

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  1. Tacha las tareas que hayas terminado y elabora una nueva lista de quehaceres para el día siguiente, comenzando por lo que no hayas terminado. Si te tomas el tiempo de hacer este paso adicional todas las noches, esto te ayuda a celebrar lo que hayas logrado a la vez que tienes en mente tus objetivos para el día siguiente. Asimismo, puede ayudarte a hacerte una mejor idea de las tareas que te tomen más tiempo. Emplea esta información para revaluar la cantidad de tiempo que debas darte para terminar determinadas tareas. [8]
    • No tiene nada de malo que te des cuenta de que no terminaste todas tus tareas. No olvides que mañana será otro día. Sigue exigiéndote para cumplir tus objetivos.
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10

Motívate con recompensas.

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  1. Por ejemplo, si debes terminar una tarea de escritura pero no tienes nada de ganas de hacerla, permítete dar una caminata de 20 minutos a un parque cercano cuando hayas terminado. [9]
    • Asegúrate de que la recompensa sea algo que de verdad te guste.
    • La recompensa nunca debe ocasionar un contratiempo ni desviarte. Por ejemplo, quizás no sea una buena idea ir al cine o tomarte el resto del día libre después de terminar una tarea de 30 minutos.
11

Rechaza los proyectos adicionales si tienes demasiadas cosas que hacer.

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  1. Sé realista al momento de aceptar responsabilidades nuevas teniendo en mente lo que de por sí tengas que hacer. Por ejemplo, si tienes el horario completamente lleno con clases y entrenamientos de fútbol durante la semana, quizás no sea el mejor momento para unirte a otro club.
    • Aprende a decir que no. Si no puedes decir que no, sé honesto en cuanto a tus restricciones de tiempo. Por ejemplo, si alguien te pide que hagas algo para el final del día, podrías decir: "Ahora mismo estoy un poco sobrecargado, pero puedo entregártelo para el final del día mañana".
    • Tener el horario sobrecargado también puede ocasionar estrés. Si estás estresado, tu productividad se reduce.
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12

Aprovecha tu tiempo libre.

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  1. Por ejemplo, podrías usar el recorrido en autobús a la escuela o el trabajo para hacer un poco de planificación adicional. Esto es de particular utilidad si estás especialmente estresado por tus responsabilidades en tu tiempo libre. [10]
    • Evita dedicar todo tu tiempo libre a la planificación y organización, ya que puede volverse estresante y hacer más mal que bien. De todos modos necesitas un poco de tiempo para relajarte.
    • Si tienes 10 minutos de tiempo libre, empieza por dedicar 2 o 3 minutos a organizarte.
13

Organiza tu espacio de trabajo para mejorar la productividad.

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  1. Si tu escritorio está lleno hasta el borde de papeles, sobres, bolígrafos y basura, cualquiera se estresaría o distraería un poco. Ordena tu espacio de trabajo de forma que te deshagas de las posibles distracciones. Desecha la basura, quítales el polvo a tu computadora portátil y escritorio, e intenta organizar tus papeles en una carpeta o archivador. [11]
    • Sin embargo, no es necesario que te deshagas de todos los toques personales. Coloca unas cuantas fotos que puedas mirar cuando busques un estallido de alegría o considera añadir un portalápices bonito o una planta de escritorio para que tu espacio tenga un poco de chispa.
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Consejos

  • Intenta levantarte temprano de forma que tengas una ventaja.
  • Siempre ten en mente los plazos.
  • Tómate un poco de tiempo libre para relajarte y recomponerte.
  • Trata de dormir lo suficiente todas las noches. Esto hará que estés lo suficientemente activo como para lograr tus objetivos y trabajar con eficiencia.
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Referencias

  1. ↑ https://www.nyu.edu/students/academic-services/undergraduate-advisement/academic-resource-center/tutoring-and-learning/academic-skills-workshops/time-management.html
  2. ↑ https://ideas.ted.com/feel-overwhelmed-and-stressed-its-time-for-you-to-track-your-time/
  3. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/299336
  4. ↑ http://psychcentral.com/lib/6-tips-to-improve-your-time-management-skills/
  5. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/299336
  6. ↑ https://www.nyu.edu/students/academic-services/undergraduate-advisement/academic-resource-center/tutoring-and-learning/academic-skills-workshops/time-management.html
  7. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/269991
  8. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/299336
  9. ↑ https://www.nyu.edu/students/academic-services/undergraduate-advisement/academic-resource-center/tutoring-and-learning/academic-skills-workshops/time-management.html
  1. ↑ http://psychcentral.com/lib/6-tips-to-improve-your-time-management-skills/
  2. ↑ https://academicresourcecenter.harvard.edu/productivity

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