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O resumo executivo é a parte mais importante de um documento de negócios. É a primeira (e única, em algumas vezes) coisa que os outros lerão e a última a ser escrita. É um resumo breve do documento, fornecido de modo que pessoas ocupadas descobrirão o quanto devem ler e quais ações serão necessárias.
Passos
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Compreenda que um resumo executivo é um resumo curto de um documento de negócios. “Curto” e “resumo” são palavras vitais aqui. O resumo executivo não será inteiramente compreensível e nem substituirá o documento original. Um resumo executivo não deve ser mais longo do que 10% do documento original. Aposte em algo entre 5% e 10%.
- Um resumo executivo é diferente de um resumo comum. O resumo comum dá orientação e faz o leitor prever o documento. O resumo executivo parece mais um sumário. Resumos normais são comumente escritos com fins acadêmicos, enquanto que resumos executivos são usados para negócios.
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Lembre-se de aderir a certas indicações estilísticas e estruturais. A maioria das fontes de autoridade que escrevem resumos executivos concorda que certas ordens estilísticas e estruturais devem ser aplicadas. Pode-se dizer que:
- Os parágrafos devem ser curtos e concisos.
- Resumos executivos devem fazer sentido mesmo que você não tenha lido o relatório original.
- Resumos executivos devem ser escritos em uma linguagem que seja apropriada para o público-alvo.
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Defina o problema. Um resumo executivo precisa definir claramente um problema, independente de ele ser a administração de estoque e matérias primas ou campanhas de marketing internacionais. Resumos executivos, especialmente, precisam definir claramente problemas pelo fato de se basearem em documentos que normalmente serão lidos por especialistas técnicos com pouco conhecimento de questões conceituais. O problema deve ser definido em termos claros e compreensíveis.
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Forneça uma solução. Um problema sempre precisa de solução. Para gerar uma declaração de propósito (e para dar motivo às suas alegações), será necessário apresentar uma solução que ataque eficientemente o problema. Um problema mal definido fará sua solução perder qualquer sentido.
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Use gráficos, frases rápidas e títulos se eles facilitarem a leitura do documento. Um resumo executivo não é um ensaio; ele não precisa de longos blocos de texto. Tudo bem usá-los se eles melhorarem a compreensão ou tornarem-no uma leitura mais ágil :
- Gráficos. Um gráfico bem colocado ilustrando a natureza precisa do problema do cliente poderia fazer o resumo ir direto ao ponto. Estimular o sentido da visão é tão eficiente quanto estimular o senso analítico do leitor.
- Frases rápidas. Longas listas de informação podem ser resumidas em frases rápidas mais digeríveis.
- Títulos. Organize os temas do resumo, se necessário, com títulos. Isso ajudará o leitor enquanto ele mergulha no resumo.
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Mantenha uma escrita livre e sem jargões. O jargão é o inimigo da compreensão. O problema é que ele é muito popular no mundo dos negócios. Palavras como “interface”, “elevação”, “competência nuclear” e “plataforma de gravação” devem ser evitadas. Elas apagam o significado real das ações e podem fazer o resumo parecer vago e pouco específico.Publicidade
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Comece com o documento original. Visto que o resumo executivo é o resumo de outro documento, você precisará se familiarizar muito com o texto original para condensá-lo em uma fonte informativa e administrável. Independentemente de o original ser um relatório, um plano de negócios, uma proposta, um manual ou outro documento diferente, revise-o e procure suas ideias principais.
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Escreva um resumo breve. Qual a proposta da empresa que pediu o documento, ou do próprio documento? Qual é o objetivo?
- Exemplo: ”A Women WorldWide é uma organização sem fins lucrativos que busca conectar todas as mulheres do mundo para combater eficientemente a violência doméstica, oferecendo uma rede de apoio para aquelas que sofrem tal tipo de violência. Apesar de sua base de operações se localizar em Alberta, Canadá, a Women WorldWide atende mulheres de 170 países no mundo todo.”
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Faça sua “pegada” brilhar. Essa seção é provavelmente a mais importante do resumo executivo. Em dois ou três parágrafos, diga ao leitor o porquê de seu negócio ser especial. Por que ele merece o patrocínio, o negócio ou a parceria do leitor?
- Talvez você tenha Neymar como cliente e ele elogiou gratuitamente seu produto no Twitter. Talvez você tenha assinado um acordo com o Google. Talvez tenha ganhado uma patente, ou talvez tenha acabado de fazer a primeira venda.
- Algumas vezes, uma simples situação ou testemunho é o bastante. O segredo é agarrar a atenção do público, fazendo o negócio parecer respeitável, e incentivando o leitor a ler o resto do documento.
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Defina o grande problema. O primeiro ingrediente real em um resumo executivo é a discussão de um problema. Portanto, explique quais problemas serão tratados pelos seus produtos/serviços. Defina muito claramente o seu problema. Uma questão mal definida não parecerá convincente, e não fará sua solução parecer tão impactante quanto poderia ser.
- Exemplo: ”Recife é amaldiçoada pelo trânsito. A cidade possui um dos piores trânsitos do país. Isso não é apenas algo irritante. A fumaça e a polução causadas pelos engarrafamentos reduz a produtividade dos trabalhadores, aumenta taxas de asma e lentamente cria um problema de saúde.”
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Entregue sua solução única. O problema é a parte mais fácil. Agora você tem de convencer o leitor de que há uma solução única para o problema. Seu trabalho fará sucesso se puder conciliar os dois ingredientes.
- Exemplo: “ A Innotech criou um sistema inovador de controle de trânsito que poupa vários minutos do motorista ao instalar “semáforos inteligentes” que leem a quantidade de carros em certa localidade e direciona o tráfego de acordo com os números. Os motoristas não terão mais de esperar em um sinal vermelho enquanto o sinal verde pisca para nenhum carro.”
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Fale sobre o potencial de mercado. Elabore no grande problema ao fornecer informações para sua indústria. Tome cuidado para não fingir ter um mercado maior do que o real! O fato é que a indústria de aparatos médicos render $100 bilhões anualmente não significa nada se seu dispositivo médico atender apenas um pequeno segmento da indústria. Crie um potencial realístico de mercado.
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Incorpore sua proposição de vendas única. É aqui que você elabora sua solução única. Por que seu produto é melhor que o produto/serviço da concorrência? Talvez seu serviço de saúde envie médicos para a casa do paciente em vez de estagiários, ou talvez ele garanta visitas pré-marcadas para que o paciente não tenha de se adiantar. Explique o porquê de você ser especial.
- Exemplo: ”A Intellilight tem o benefício adicional de conseguir detectar momentos onde não há ninguém em casa. Quando a luz é deixada ligada em um quarto vazio, o sistema desliga automaticamente a iluminação e liga-a novamente quando detecta movimento no quarto. Isso poupa o dinheiro do consumidor e gasta menos energia.”
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Converse sobre seu modelo de negócios, se necessário. Alguns resumos executivos não precisarão de um modelo de negócios. (Serviços sem fins lucrativos provavelmente não terão um plano de negócios.) Se o seu precisar, o modelo de negócio precisa ser claro e fácil de ser acompanhado. Essencialmente, você estará respondendo a questão: “Como você fará as pessoas tirarem o dinheiro da carteira e entregá-lo a seu serviço?” Mantenha a simplicidade na confecção do modelo, especialmente no resumo executivo. Você só precisa de um resumo rápido.
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Discuta seu time administrativo quando necessário. Dependendo do seu tipo de indústria, esta pode ser uma das partes mais importantes do resumo executivo. Seus investidores ou bancários depositarão confiança no time, e não na ideia. É fácil ter ideias, mas executá-las só é possível com um time forte. Mostre rapidamente o porquê de seu time ter a experiência e o conhecimento para executar o plano de negócios.
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Forneça projeções financeiras para apoiar suas teorias. Baseado em coisas como mercado, modelo de negócios e performance histórica, será preciso desenvolver uma previsão financeira gradual. O objetivo da projeção é demonstrar sua competência e habilidade em construir projeções financeiras de acordo com uma série óbvia de hipóteses.
- Se seu plano é para um grupo de investidores, não gaste seu tempo nesta seção, pois eles sabem que você não tem ideia de quanto dinheiro poderá ser gerado. Investidores tipicamente não tomarão a decisão de acordo com projeções financeiras. Eles essencialmente farão as próprias projeções.
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Alivie os pedidos. Agora é a hora de requisitar um investimento ou empréstimo, dependendo do propósito do resumo executivo. Você deve dizer novamente o porquê de sua empresa ter valor. Lembre o leitor do grande problema que está sendo resolvido por você e faça-o recordar do potencial de mercado. Finalmente, enfatize novamente seu time e a habilidade dele de completar o trabalho. Peça a quantidade de dinheiro necessária para fazer seu negócio dar o próximo passo. Não discuta sobre a equidade que deseja largar ou a taxa de interesse a ser paga. Tais assuntos serão tratados durante as negociações cara-a-cara.
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Releia o resumo. Ao escrever o básico, releia-o cuidadosamente. Você deve revisar o resumo com muito cuidado. Enquanto o relê, considere a audiência para o documento. Certifique-se de que novas referências tenham sido explicadas em uma linguagem que será clara para novatos no assunto. Reescreva o texto se necessário.
- Peça para que um par de olhos frescos leia o resumo executivo, prestando atenção especial em:
- Clareza. As palavras e ideias são claras? Há jargões incompreensíveis no texto?
- Erros. Gramática, pontuação e ortografia devem ser revisadas. Pedir para que alguém cheque figuras e estatísticas também pode ser ideal.
- Força. As ideias possuem um bom tom? Quando que o tom perde a força?
- Coerência. Quais partes se encaixam? E quais não se encaixam?
Publicidade - Peça para que um par de olhos frescos leia o resumo executivo, prestando atenção especial em:
Dicas
- Resumos executivos podem variar de acordo com a extensão do documento, mas eles sempre devem ser relativamente breves. Seu objetivo é reunir o máximo de informação com o mínimo de tempo de leitura. Se você incluir detalhes no resumo, coloque a parte mais importante, como conclusões e recomendações, primeiro.
- Experimente usar os moldes disponíveis nos programas de processamento de palavras para começar bem.
- Quanto mais ocupado for o executivo, menos ele lerá o trabalho. Escreva de acordo com o leitor.
- Estas mesmas quatro áreas podem ser usadas para resumos executivos de vários contextos de negócios.
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Referências
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