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Se alguém fizer algo ou alguma coisa ruim com você, é normal ficar frustrado, chateado ou com raiva. Porém, muitas vezes, a melhor reação é se acalmar e tentar voltar ao normal para que você possa falar sobre o problema e a sua frustração de uma forma profissional. Se expressar de um jeito profissional não é difícil se você esfriar a cabeça e manter a compostura. Você pode optar por falar sobre a sua frustração por e-mail, por carta ou pessoalmente e, independentemente do meio, o importante é usar a linguagem correta e se expressar de forma adequada.
Passos
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Use o e-mail para expressar seu descontentamento sobre um problema relacionado a trabalho. Se você ficou chateado com um colega de trabalho ou um gerente, o e-mail é um ótimo meio para expressar isso, além de servir como um registro digital no caso de problemas futuros. Você também pode mandar um e-mail se não for escolhido para uma oportunidade profissional. [1] X Fonte de pesquisa
- Um e-mail é uma boa forma de comunicar seu descontentamento para seu chefe caso ele tenha recusado seu pedido para alguma coisa, como férias ou uma ideia que você sugeriu.
- Mesmo que isso possa se difícil, sempre é uma boa ideia mandar um e-mail de resposta após ser rejeitado para uma vaga de emprego.
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Escreva um assunto curto e direto se for escrever um e-mail em vez de responder a um. Seja breve e indique claramente sobre o que é o e-mail em questão na área do assunto. Evite frases compridas ou linguagem grosseira para que seu e-mail pareça mais profissional e o receptor o leve a sério. Escolha um assunto que não ultrapasse cinco palavras e digite-o na área de assunto do e-mail. [2] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo, se for escrever um e-mail para um colega de trabalho sobre um prazo que não foi cumprido, você pode escrever o seguinte: “Prazo de envio estourado”.
Nota: se for responder a um e-mail, como um notificando que você não foi escolhido para uma vaga de emprego, responda ao e-mail original em vez de escrever um novo para ter um registro organizado da conversa.
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Comece o e-mail com uma saudação profissional para definir o tom da conversa. Inicie o e-mail com uma saudação formal para deixar claro desde o começo de que esse e-mail é profissional. Escolha uma saudação apropriada para o relacionamento que você tem com a pessoa em questão. Por exemplo, se você já chama um gerente chamado Manuel Silva pelo primeiro nome, pode começar o e-mail com um “Prezado Manuel”. [3] X Fonte de pesquisa
- Se você tem um relacionamento muito próximo com o recipiente, pode escrever algo como ‘Oi Manuel”.
- Se estiver escrevendo um e-mail para alguém que você não conhece, comece com ‘A quem interessar possa”.
- No caso de e-mails em grupo para vários recipientes, diga “Bom dia/tarde a todos”.
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Acrescente uma frase amigável no e-mail. Depois de cumprimentar a pessoa, escreva uma primeira frase curta e amigável para dar um bom tom à mensagem, mas ainda mantendo o profissionalismo. Seja breve. Não fique enrolando por duas ou três linhas antes de chegar ao real assunto do e-mail. [4] X Fonte de pesquisa
- Comece com uma frase como “Tudo bem? Espero que sim” ou “Espero que esteja tudo bem.”
- Se o relacionamento que você tem com essa pessoa é casual, você pode mencionar algum detalhe, como “Espero que tenha se divertido no show no fim de semana passado.”
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Diga o que causou sua frustração claramente no corpo do e-mail. Assim que der início à mensagem com uma saudação e uma breve abertura, vá direto ao ponto problemático. Diga claramente como se sente, mas mantenha uma linguagem formal e evite o uso de sarcasmo, ameaças ou palavrões para parecer o mais profissional possível. Liste todas as suas reclamações e construa o corpo do e-mail em um parágrafo, se possível, para que ele fique focado no assunto em questão. [5] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo, se você não foi escolhido para uma vaga de emprego, pode dizer algo como “Sinto muito em ouvir que vocês optaram por outra pessoa. Eu estava animado com o prospecto de trabalhar nessa empresa, então fiquei desapontado com a decisão tomada.”
- Se estiver expressando sua frustração a um colega de trabalho ou um funcionário, você pode dizer “Chegou ao meu conhecimento que certas políticas e procedimentos não vêm sendo seguidos corretamente. Essas políticas existem por um motivo, então fiquei desapontado em saber que elas vêm sendo ignoradas.”
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Mantenha a linguagem e o tom respeitosos durante o e-mail inteiro. Use uma linguagem formal e respeitosa para expressar seu descontentamento com clareza, mas sem fazer o receptor se sentir pessoalmente atacado. Imagine como o e-mail soaria se fosse lido por outra pessoa ou se fosse exibido publicamente e adéque sua escrita para que ela reflita o seu profissionalismo. [6] X Fonte de pesquisa
- Se for enviar o e-mail a um funcionário ou gerente, é possível que a mensagem seja compartilhada com outras pessoas, por isso é importante que sua escrita seja respeitosa e profissional.
- Por exemplo, em vez de dizer “Eu não sei qual o seu problema e porque você se recusa a seguir os procedimentos”, diga “Conforme conversado anteriormente, os procedimentos são feitos para manter todos a par, portanto, devem ser seguidos por todos.”
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Conclua o e-mail com um tom positivo e uma chamada para ação. Finalize o e-mail incluindo informações para a execução de algo, como marcar uma reunião ou convidar o receptor para conversar com você caso tenha alguma dúvida. Inclua frases positivas também. Mencione coisas com as quais você está contente ou elogie a pessoa por algo que ela fez bem. Não deixe que ela sinta que você está apenas a repreendendo: demonstre que deseja o melhor para a vida profissional dela. [7] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo, você pode dizer para seu entrevistador “Independentemente do resultado, estou grato pela oportunidade de fazer a entrevista na sua empresa. Peço, por favor, que me considere para futuras vagas.”
- Se estiver escrevendo para um funcionário ou colega de trabalho, experimente dizer “Eu sei que você vem trabalhando a finco nisso, porém queria falar dos problemas que estou tendo para que você possa ficar atento a possíveis problemas futuros.”
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Leia o e-mail em voz alta antes de enviá-lo para ouvir como ele soa. Pare um momento e leia o e-mail inteiro para conseguir perceber o tom da sua escrita e corrigir qualquer erro de ortografia ou gramática. Se encontrar erros de digitação, de ortografia ou frases mal construídas, conserte! Se o seu tom estiver leve demais ou ríspido demais, ajuste suas palavras para seguir profissional, mas firme. Quando estiver satisfeito com o e-mail, envie-o para a pessoa com quem deseja falar. [8] X Fonte de pesquisa
- Você também pode pedir para um amigo ou colega de trabalho ler seu e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que ele soa como deveria.
- Erros de ortografia ou palavras faltando podem tirar o impacto desejado para o e-mail, então não se apresse na hora de revisá-lo.
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Mande uma carta para uma empresa ou caso não tenha recebido uma resposta. Se está desapontado com um produto ou comportamento de uma empresa, escrever uma carta formal detalhando sua reclamação é a forma mais profissional de se comunicar. Se você não conseguiu entrar em contato com alguém por outros meios, use uma carta formal como último recurso para expressar seu descontentamento e detalhes o problema. [9] X Fonte de pesquisa
- Você também pode usar uma carta como uma última tentativa de provar que tentou entrar em contato com alguém para falar sobre um problema.
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Diga qual é o problema claramente na primeira frase. Fale o que causou sua frustração logo no começo colocando logo na primeira frase da sua carta. Seja breve e direto. Informe qual o problema ou reclamação de forma clara e profissional para definir o tom da carta inteira. [10] X Fonte Confiável Consumer Reports Ir à fonte
- Por exemplo, se estiver escrevendo para uma empresa para reclamar de uma política que afetou você, pode começar com “Estou escrevendo para expressar minha frustração e desapontamento com a política de devoluções da sua empresa.”
- Se estiver escrevendo uma carta para alguém com quem não conseguiu falar, experimente começar com “Estou escrevendo esta carta para falar sobre o retorno que não recebi sobre minhas dúvidas relacionadas ao meu depósito de segurança após tentar contato por telefone e e-mail, porém sem sucesso.”
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Use o corpo da carta para dar detalhes e informações relacionados ao seu problema. Assim que afirmar qual o problema, use o restante da carta para dar detalhes e informações para expandi-la e explicar o motivo da sua frustração. Mencione o que você tentou fazer para resolver o problema, bem como seus esforços de entrar em contato para obter assistência. [11] X Fonte de pesquisa
Dica: se você tentou entrar em contato com a empresa ou se eles fizeram promessas de resolver a reclamação, mencione as datas nas quais tentou contato ou que eles se responsabilizaram a resolver o problema.
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Evite linguagem raivosa, sarcástica ou fazer ameaças na sua carta. Mantenha a linguagem formal e profissional durante a carta toda. Nunca use palavrões ou faça ameaças, e evite sarcasmo para que sua escrita pareça o mais profissional possível. [12] X Fonte Confiável Federal Trade Commission Ir à fonte
- Caso tenha que fazer uma carta para um caso em tribunal, procure soar o mais profissional possível.
- Xingar ou usar uma linguagem violenta fará você parecer agressivo e nada profissional.
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Inclua cópias de qualquer documento relevante para a sua reclamação. Se tiver imagens, contratos ou qualquer outro documento que dá apoio ou prova suas afirmações, faça uma cópia e anexe à sua carta. Não se esqueça de fazer referência a eles na carta para dar ainda mais validade a qualquer afirmação que você faça. [13] X Fonte Confiável Federal Trade Commission Ir à fonte
- Por exemplo, você pode dizer na carta “Coloquei em anexo imagens de como ficou o produto final e, como pode ser visto, ele está longe de ser satisfatório.”
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Acrescente suas informações de contato depois da conclusão. Termine sua carta com um parágrafo que resuma suas reclamações e o que você espera que seja feito para resolver o problema. Se quiser que a pessoa ou a empresa entre em contato com você para tentar resolver o problema ou discutir a questão mais afundo, coloque suas informações de contato no final. [14] X Fonte Confiável Federal Trade Commission Ir à fonte
- Assine a carta com um encerramento formal, como “Atenciosamente”, “Sinceramente” ou “Respeitosamente” e coloque seu nome logo depois.
- Dê o número de telefone ou endereço de e-mail que você quer que seja usado para entrar em contato com você.
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Mande a carta registrada para que alguém tenha que assinar para recebê-la. Use uma carta registrada ou uma forma de entrega que exija assinatura para o recebimento, para ter uma prova de que a carta foi recebida. Mantenha o comprovante de envio ou postagem para o caso de ter que provar que escreveu a carta ou caso ela seja solicitada em um caso no tribunal. [15] X Fonte de pesquisaPublicidade
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Fale diretamente com a pessoa se não quiser que haja um registro sobre isso. Se preferir expressar o seu descontentamento sem provas escritas ou sem se preocupar se irão analisar sua conversa posteriormente, falar cara a cara é a melhor escolha. Além disso, uma conversa direta com alguém permite que você veja a reação da pessoa e deixa a situação mais pessoal. [16] X Fonte de pesquisa
- Também pode ser bem mais rápido simplesmente conversar com a pessoa que desapontou você.
- Conversar com alguém permite usar a sua linguagem corporal e tom de voz para demonstrar sua frustração.
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Peça para a pessoa o encontrar a sós para discutir o problema. Converse com ela longe de outras pessoas para poder se expressar livremente sem deixá-la com vergonha. Marque uma reunião ou peça para ela o encontrar em um lugar como uma sala de reunião, o escritório ou até uma cafeteria para que fique mais profissional. [17] X Fonte Confiável Harvard Business Review Ir à fonte
- Ligue para a pessoa ou mande um e-mail para perguntar qual horário e lugar é melhor para ela.
- Se estiver em uma situação onde não puder expressar sua frustração a sós, tente agir de maneira profissional e mantenha a compostura.
Dica: se precisar falar com a pessoa imediatamente, diga algo como “Você tem um minuto? Preciso falar com você.”
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Comece a conversa agradecendo a presença e perguntando como a pessoa está. Antes de começar a falar sobre o que frustrou você, tire um momento para agradecer a pessoa por separar um tempo para conversar e veja como está o humor dela. Pergunte como ela está e se ela está pronta para falar sobre o problema. Se ela parecer nervosa ou agitada, tente acalmá-la ou espere para conversar em um outro momento. Se ela parecer bem, vá em frente e comece a discutir o problema. [18] X Fonte Confiável Harvard Business Review Ir à fonte
- Começar com o pé direito ajudará a conversa a fluir bem e de forma profissional.
- Por exemplo, você pode começar dizendo algo como “Obrigado por me encontrar. Serei breve, só preciso falar sobre um problema com você.”
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Diga qual é a sua reclamação de forma clara e direta. Diga o que desapontou você usando uma linguagem específica e sem envolver emoções. Seja direto e objetivo. Liste todos os motivos que causaram frustração, mas evite repreender a pessoa com uma lista de erros. Fale de forma calma e profissional para expressar o que sente sem elevar o tom de voz ou usar palavras de baixo calão. [19] X Fonte de pesquisa
- Gritar ou xingar só fará você parecer agressivo e pouco profissional.
- Por exemplo, diga como se sente sem dar muita voz às suas emoções. Você pode dizer algo como “Quando você faz esse tipo de coisa, eu sinto que você não se importa em como isso me afeta e, para ser sincero, é frustrante.”
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5Pergunte se a pessoa tem alguma dúvida antes de encerrar a reunião. Assim que tiver expressado seu descontentamento e explicado seus motivos, dê à pessoa uma chance de falar. Pergunte se ela tem alguma dúvida ou se não entendeu alguma coisa, para não haver problemas de comunicação. Depois, agradeça de novo pelo tempo da pessoa antes de encerrar a conversa. [20] X Fonte Confiável Harvard Business Review Ir à fonte
- Se puder, ofereça soluções ou sugestões de melhorias para o futuro.
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Dicas
- Nunca escreva um e-mail, carta ou tenha uma conversa enquanto estiver nervoso. Respire fundo algumas vezes para se acalmar antes de começar para poder pensar com clareza.
- Evite ter uma conversa com alguém na frente de outras pessoas. Espere até a pessoa estar disponível para conversar e encontre-a em um local privado.
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Avisos
- Não eleve o tom de voz ou use palavras de baixo calão quando estiver falando com um colega de trabalho ou gerente, porque isso faz você parecer grosseiro ou pode até soar como uma ameaça.
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Referências
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- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#use-exclamation-points-sparingly-6
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#nothing-is-confidential-so-write-accordingly-15
- ↑ https://www.inc.com/jayson-demers/how-to-voice-concerns-without-seeming-negative.html
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- ↑ https://www.consumerreports.org/staticroot/consumerist/heres-a-sample-complaint-letter-for-when-you-dont-know-what-to-say/
- ↑ https://www.lexico.com/grammar/letters-of-complaint
- ↑ https://www.consumer.ftc.gov/blog/2015/09/how-write-effective-complaint-letter
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- ↑ https://www.usps.com/ship/insurance-extra-services.htm
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- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
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- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
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