Unduh PDF
Unduh PDF
Apabila ada seseorang atau sesuatu yang mengecewakan Anda, sangat wajar untuk merasa kesal, frustrasi, atau marah. Namun, pada umumnya respons terbaik menghadapi hal ini adalah dengan bersikap tenang dan rileks agar Anda bisa menyuarakan keluhan dan kekecewaan secara professional. Mengekspresikan diri secara profesional tidak sulit dilakukan apabila Anda menjaga kepala tetap dingin dan mencoba untuk tetap tenang. Ketika hendak menyampaikan rasa frustrasi Anda lewat surel, surat, atau secara langsung, pastikan Anda memakai bahasa yang tepat dan menjaga sopan-santun.
Langkah
-
Gunakan surel untuk menyampaikan ketidakpuasan atas hal-hal di tempat kerja. Jika Anda kecewa dengan seorang rekan kerja atau manajer, surel adalah media yang bagus untuk menyatakan ketidakpuasan, serta dapat menyimpan jejak digital yang bisa digunakan apabila ada masalah lain di masa depan. Anda pun bisa mengirimkan surel ketika mendapat penolakan tawaran kerja potensial. [1] X Teliti sumber
- Surel adalah cara bagus untuk berkomunikasi dengan atasan apabila ia menolak permintaan Anda, misalnya saat mengajukan cuti liburan atau menyampaikan ide tertentu di tempat kerja.
- Sekalipun Anda agak sakit hati, mengirim surel terusan setelah ditolak oleh pencari kerja adalah ide bagus.
-
Tulislah subjek yang pendek dan jelas saat membuat draf surel. Gunakan subjek secara jelas dan padat, serta pastikan subjek tersebut dapat memberi gambaran isi surel Anda. Jangan memakai kalimat-kalimat panjang atau bahasa yang kasar agar surel Anda tetap tampak profesional dan penerima bisa membacanya dengan serius. Tuliskan subjek tidak lebih dari 5 kata dan ketikkan ke dalam kolom subjek di surel. [2] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, jika Anda menulis surel kepada rekan kerja mengenai deadline yang terlewati, Anda bisa menggunakan subjek seperti “Tanggal Pengiriman yang Melewati Batas.”
Catatan: Jika Anda merespons sebuah surel, seperti surel yang mengirim pemberitahuan bahwa Anda gagal melewati proses penerimaan kerja, balaslah surel asli alih-alih membuat surel baru agar Anda memiliki riwayat korespondensi yang teratur.
-
Mulailah surel dengan sapaan yang profesional untuk memperjelas suasana. Bukan surel dengan sapaan formal agar jelas sejak awal bahwa surel tersebut bersifat profesional. Pilihlah sapaan yang pantas bagi si penerima surel. Sebagai contoh, jika Anda biasa memanggil manajer bernama Matthew Smith dengan nama depannya, Anda bisa memulai surel dengan sapaan “Halo, Matt.” [3] X Teliti sumber
- Apabila Anda memiliki hubungan terbukan yang kasual dengan si penerima, Anda bisa menuliskan sesuatu seperti “Hei, Matt.”
- Jika Anda menulis surel kepada seseorang yang belum pernah ditemui, mulailah dengan tulisan “Kepada yang berkepentingan.”
- Untuk surel kelompok yang dikirim ke beberapa orang sekaligus, Anda bisa bilang “Untuk semuanya.”
-
Tambahkan sedikit sapaan hangat agar surel tetap terdengar ramah. Setelah menyapa penerima surel, pastikan kalimat pertama dari surel Anda berisi ucapan hangat atau ramah yang menunjukkan bahwa Anda sopan, tetapi profesional. Atur agar kalimat ini tetap pendek dan jangan menulisnya lebih dari 2 atau 3 kali sebelum membahas isi surel. [4] X Teliti sumber
- Mulailah dengan sesuatu seperti “Semoga Anda sehat” atau “Saya harap Anda dalam keadaan baik saat menerima surel ini.”
- Jika hubungan Anda dengan si penerima surel cukup kasual, Anda bisa menyebutkan detail personal, seperti “Saya harap Anda dapat menikmati konser pekan lalu.”
-
Tuliskan kekecewaan Anda dengan jelas di badan surel. Setelah membuka surel dengan sapaan dan keramahtamahan, segera masuk ke inti pembicaraan dan nyatakan ketidakpuasan Anda. Sampaikan dengan jelas apa yang Anda rasakan, tetapi jaga bahasa tetap formal dan hindari penggunaan sarkasme, ancaman, atau hinaan agar Anda tampak profesional. Buat daftar dari komplain yang hendak disampaikan dan jaga isi surel ada dalam satu paragraf agar tetap fokus pada subjek yang sedang dibahas. [5] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, jika Anda mendapat penolakan dari tawaran pekerjaan potensial, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti “Saya kecewa karena Anda memutuskan untuk mengambil keputusan tersebut. Saya sangat menantikan kesempatan ini sehingga saya merasa sangat kecewa dengan keputusan Anda untuk mempekerjakan orang lain.”
- Jika Anda menulis surel untuk menunjukkan ketidakpuasan kepada rekan kerja atau teman sekantor, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti “Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa prosedur dan kebijakan yang tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya. Kebijakan dibuat berdasarkan alasan yang jelas sehingga saya merasa kecewa saat tahu bahwa hal tersebut diabaikan.”
-
Jaga bahasa dan sopan-santun Anda saat menulis surel. Pakailah bahasa yang formal dan sopan untuk menyampaikan ketidakpuasan tanpa membuat penerima merasa bahwa Anda tengah menyerangnya secara personal. Bayangkan apa yang terjadi jika tulisan tersebut diterima dan dibaca oleh orang lain atau tersebar ke publik. Karena itu, tulislah keluhan secara profesional sebagai representasi dari diri Anda sendiri. [6] X Teliti sumber
- Jika Anda mengirim surel kepada pekerja lain atau manajer, sangat mungkin surel Anda akan dibagikan ke orang lain. Jadi, sangat penting untuk menulis surel secara sopan dan profesional.
- Sebagai contoh, alih-alih mengatakan sesuatu seperti “Aku tidak paham dengan masalahmu dan kenapa kamu menolak mengikuti prosedur yang berlaku”, katakanlah “seperti yang telah kita bahas sebelumnya, prosedur tersebut dirancang untuk memastikan semua orang bekerja dengan kompak sehingga harus diikuti oleh semua orang.”
-
Selesaikan surel dengan catatan positif dan panggilan untuk beraksi. Tutup surel Anda dengan memasukkan informasi mengenai aksi yang bisa dilakukan, seperti menjadwalkan pertemuan atau mengundang orang tersebut untuk berdiskusi secara langsung. Masukkan beberapa catatan positif juga. Sebutkan hal-hal yang membuat Anda senang atau puji orang tersebut untuk sesuatu yang ia lakukan dengan baik agar ia merasa Anda tidak sekadar menyalahkannya, tetapi menginginkan yang terbaik untuknya. [7] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, Anda bisa bilang ke pencari kerja yang menolak lamaran Anda “Saya sangat bersyukur atas kesempatan melakukan wawancara di perusahaan Anda. Tolong kabari saya apabila ada posisi lain yang terbuka di kemudian hari!”
- Jika Anda menulis surel untuk pekerja atau rekan kerja, katakanlah sesuatu seperti “saya tahu Anda sudah bekerja keras untuk ini. Saya hanya ingin memberi tahu masalah ini agar Anda bisa lebih waspada dan mampu mencegah masalah yang sama terjadi di masa depan.”
-
Bacalah surel dengan lantang sebelum mengirimnya untuk mencari tahu bagaimana tulisan Anda terdengar. Ambil waktu untuk membaca seluruh surel secara lantang agar Anda bisa mendengar kesan yang ditunjukkan oleh surel Anda dan memperbaiki saltik atau kesalahan struktur kalimat. Jika ada saltik, salah eja, atau bahasa yang terdengar canggung, segera perbaiki! Apabila nada bicara Anda terdengar terlalu lembut atau terlalu keras, sesuaikan bahasanya agar terdengar profesional, tetapi tegas. Jika sudah puas, kirimkan surel tersebut ke orang yang dimaksud. [8] X Teliti sumber
- Anda juga bisa meminta bantuan teman atau rekan kerja untuk membaca surel tersebut sebelum mengirimnya dan memastikan semuanya terdengar oke.
- Saltik atau kata-kata yang hilang dapat mengganggu impak yang sedang Anda coba sampaikan. Jadi, luangkan waktu sejenak untuk membaca kembali tulisan Anda.
Iklan
-
Kirimkan surat ke perusahaan atau saat Anda tidak mendapat respons. Jika Anda kecewa dengan produk atau perilaku sebuah perusahaan, menulis surat formal berisi komplain secara mendetail adalah cara paling profesional untuk berkomunikasi. Jika Anda tidak bisa menghubungi seseorang dengan cara lain, gunakan surat formal sebagai langkah terakhir untuk menyampaikan ketidakpuasan secara mendetail. [9] X Teliti sumber
- Anda juga bisa menggunakan surat sebagai langkah terakhir untuk membuktikan bahwa Anda telah mencoba mengontak seseorang untuk mendiskusikan masalah Anda dengan mereka.
-
Tuliskan isu dengan jelas di kalimat pertama. Segera jelaskan apa yang membuat Anda kecewa melalui kalimat pertama dari surat Anda. Tuliskan hal tersebut secara jelas dan tegas, serta pastikan Anda menyatakan komplain secara jelas dan profesional untuk menunjukkan maksud surat. [10] X Sumber Tepercaya Consumer Reports Kunjungi sumber
- Sebagai contoh, jika Anda menulis surat ke perusahaan untuk melayangkan komplain atas kebijakan mereka yang memengaruhi Anda, mulailah surat dengan sesuatu seperti “Saya menulis surat ini untuk menyatakan kekecewaan terhadap kebijakan pengembalian produk di perusahaan Anda.”
- Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang tidak dapat dihubungi, mulailah dengan mengatakan sesuatu seperti “Saya menulis surat ini untuk menyampaikan kekecewaan karena Anda tidak membalas pertanyaan saya mengenai deposit keamanan dan saya tidak dapat menghubungi Anda lewat telepon atau surel.”
-
Gunakan isi surat untuk menambah detail dan informasi yang berkaitan dengan masalah Anda. Setelah menyatakan kekecewaan dan isu yang Anda hadapi, gunakan sisa ruang di surat untuk memasukkan beragam detail dan informasi untuk memperkuat isi surat dan menjelaskan ketidakpuasan Anda. Sebutkan langkah-langkah yang sudah Anda lakukan untuk menyelesaikan masalah, serta usaha yang sudah Anda buat untuk berkomunikasi dengan mereka. [11] X Teliti sumber
Tip: Jika Anda sudah mencoba menghubungi sebuah perusahaan atau mereka sudah berjanji mengatasi keluhan Anda, sebutkan kapan Anda berusaha menghubungi mereka atau kapan mereka berjanji untuk memperbaiki masalah tersebut.
-
Jangan marah, bersikap sarkastik, atau memakai bahasa yang mengancam dalam surat. Sepanjang surat, jaga bahasa dan nuansa tulisan Anda tetap formal dan profesional. Jangan pernah memakai umpatan atau ancaman, serta hindari bahasa sarkastik agar tulisan Anda tampak profesional. [12] X Sumber Tepercaya Federal Trade Commission Kunjungi sumber
- Jika Anda sedang menyiapkan surat untuk urusan di pengadilan, Anda harus membuat diri Anda tampak profesional.
- Mengutuk atau memakai bahasa kasar akan membuat Anda terdengar agresif dan tidak profesional.
-
Sertakan salinan dokumen yang relevan dengan komplain Anda. Jika Anda memiliki foto, salinan kontrak, atau dokumen lain untuk mendukung atau membuktikan klaim Anda, buatlah salinannya dan lampirkan di surat Anda. Pastikan Anda menuliskan referensi lampiran tersebut di surat untuk menambah validitas klaim yang Anda sampaikan. [13] X Sumber Tepercaya Federal Trade Commission Kunjungi sumber
- Sebagai contoh, dalam surat Anda bisa mengatakan sesuatu seperti “Saya telah melampirkan gambar produk Anda yang saya terima. Seperti yang bisa dilihat, produk tersebut jauh dari apa yang saya harapkan.”
-
Tambahkan informasi kontak setelah menulis kesimpulan. Akhiri surat dengan paragraf yang merangkum seluruh ketidakpuasan Anda dan aksi yang hendak Anda ambil untuk mengatasinya. Jika ingin orang atau perusahaan tersebut menghubungi Anda untuk menyelesaikan masalah atau mendiskusikan masalah tersebut lebih lanjut, pastikan Anda menyertakan informasi kontak di bawah surat. [14] X Sumber Tepercaya Federal Trade Commission Kunjungi sumber
- Tandatangani surat dengan penutup formal, seperti “Salam hangat”, “Terima kasih atas perhatiannya” atau “Dengan hormat”, lalu cantumkan nama Anda.
- Berikan nomor telepon atau alamat yang dapat mereka gunakan untuk menghubungi Anda.
-
Kirimkan surat lewat layanan tersertifikasi agar si penerima wajib menandatanginya. Gunakan layanan surat tersertifikasi atau opsi pengiriman surat khusus agar si penerima dapat menandatanganinya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. Simpan bukti pengiriman untuk berjaga-jaga apabila Anda perlu membuktikan bahwa Anda sudah pernah menulis surat atau mengirimnya ke pengadilan. [15] X Teliti sumberIklan
-
Bicaralah dengan seseorang secara langsung apabila Anda tidak ingin mengarsipkan komplain. Jika Anda memilih untuk mengungkapkan kekecewaan tanpa meninggalkan bukti atau tanpa khawatir percakapan kalian akan disalahgunakan di lain hari, berbicara secara langsung adalah pilihan terbaik. Sebagai tambahan, berbicara secara langsung dengan seseorang membuat Anda bisa mengukur reaksi mereka dan menambahkan sedikit sentuhan personal. [16] X Teliti sumber
- Seringkali, menyampaikan ketidakpuasan secara langsung jauh lebih cepat.
- Berbicara dengan seseorang membuat Anda bisa memakai bahasa tubuh dan nada bicara yang tepat saat menyampaikan rasa frustrasi atau kekecewaan.
-
Mintalah orang tersebut untuk menemui Anda secara privat demi mendiskusikan isu tersebut. Bicaralah dengannya tanpa sepengetahuan orang lain agar Anda dapat mengekspresikan diri sendiri tanpa mempermalukannya di depan umum. Atur jadwal pertemuan atau mintalah ia menemui Anda di suatu tempat, seperti ruang konferensi, kantor, atau kedai kopi agar tampak lebih profesional. [17] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Hubungi ia lewat telepon atau kirimkan surel untuk menanyakan waktu dan tempat terbaik untuk bertemu.
- Jika Anda berada dalam situasi yang tidak memungkinkan untuk menyatakan ketidakpuasan secara privat, cobalah untuk terus bersikap profesional dan jaga agar diri Anda tetap tenang.
Tip: Jika Anda perlu berbicara sesegera mungkin, katakan sesuatu seperti “Bisa kita bicara sebentar? Ada yang ingin saya sampaikan.”
-
Mulailah percakapan dengan menyampaikan ucapan terima kasih dan menanyakan kabar. Sebelum mulai menyatakan ketidakpuasan, habiskan sedikit waktu untuk berterima kasih pada orang tersebut karena sudah memberi waktu dan amati suasana hatinya. Tanyakan kabar orang tersebut dan apakah ia siap membicarakan masalah yang Anda hadapi. Jika ia tampak marah atau agresif, cobalah untuk menenangkannya atau tunggu sampai ia siap berbicara. Jika ia terdengar baik-baik saja, lanjutkan percakapan kalian dan mulailah membicarakan masalah atau keluhan yang Anda miliki. [18] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Memulai dengan cara yang tepat dapat membantu percakapan kalian berlangsung secara lancar dan profesional.
- Sebagai contoh, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti “Terima kasih atas waktunya. Saya tidak mau berlama-lama, saya hanya ingin mendiskusikan sesuatu dengan Anda.”
-
Sampaikan ketidakpuasan Anda secara jelas dan langsung. Sampaikan alasan kekecewaan Anda secara spesifik dan gunakan bahasa yang tidak emosional. Sampaikan semuanya secara tegas dan objektif, serta sebutkan semua alasan atas ketidakpuasan tersebut. Namun, jangan menyerang mereka dengan beragam keluhan. Gunakan bahasa yang tenang dan profesional untuk menyampaikan perasaan Anda, serta jangan meninggikan suara atau mengumpat. [19] X Teliti sumber
- Berteriak dan mengumpat hanya akan membuat Anda tampak agresif dan tidak profesional.
- Sebagai contoh, sampaikan perasaan Anda tanpa terlihat emosional. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Saat Anda melakukan hal tersebut, saya merasa Anda tidak peduli dengan pengaruh hal tersebut kepada saya dan sejujurnya itu terasa menyakitkan dan mengecewakan.”
-
5Tanyakan apakah ia punya pertanyaan sebelum menutup pertemuan kalian. Setelah menyampaikan kekecewaan Anda dan menjelaskan alasannya, berikan orang tersebut kesempatan untuk berbicara. Tanyakan apakah ia punya pertanyaan atau apakah ada informasi yang belum jelas agar tidak ada kebingungan. Setelah itu, sampaikan rasa terima kasih karena sudah mau menemui Anda sebelum mengakhiri percakapan. [20] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Jika bisa, tawarkan juga solusi atau peningkatan di masa depan.
Iklan
Tips
- Jangan pernah mengetik surel, menulis surat, atau menyampaikan keluhan secara langsung saat Anda marah. Ambil napas sejenak untuk menenangkan diri agar bisa memulai dengan kepala dingin.
- Jangan menyampaikan ketidakpuasan secara langsung di depan orang lain. Tunggulah sampai orang tersebut siap berbincang, lalu temui ia secara empat mata.
Iklan
Peringatan
- Jangan meninggikan suara atau mengumpat saat berbicara dengan rekan kerja atau manajer karena Anda akan terlihat seperti sedang mengancam dan bersikap agresif.
Iklan
Referensi
- ↑ https://www.fastcompany.com/40431961/how-to-write-a-work-email-when-youre-really-pissed-off
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#use-exclamation-points-sparingly-6
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#nothing-is-confidential-so-write-accordingly-15
- ↑ https://www.inc.com/jayson-demers/how-to-voice-concerns-without-seeming-negative.html
- ↑ https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2013/11/19/an-editors-guide-to-writing-ridiculously-good-emails/#3308d4195c55
- ↑ https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2013/11/19/an-editors-guide-to-writing-ridiculously-good-emails/#3308d4195c55
- ↑ https://www.fastcompany.com/40431961/how-to-write-a-work-email-when-youre-really-pissed-off
- ↑ https://www.fastcompany.com/40431961/how-to-write-a-work-email-when-youre-really-pissed-off
- ↑ https://www.consumerreports.org/staticroot/consumerist/heres-a-sample-complaint-letter-for-when-you-dont-know-what-to-say/
- ↑ https://www.lexico.com/grammar/letters-of-complaint
- ↑ https://www.consumer.ftc.gov/blog/2015/09/how-write-effective-complaint-letter
- ↑ https://www.consumer.ftc.gov/blog/2015/09/how-write-effective-complaint-letter
- ↑ https://www.consumer.ftc.gov/blog/2015/09/how-write-effective-complaint-letter
- ↑ https://www.usps.com/ship/insurance-extra-services.htm
- ↑ https://www.fastcompany.com/40431961/how-to-write-a-work-email-when-youre-really-pissed-off
- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
- ↑ https://www.inc.com/jayson-demers/how-to-voice-concerns-without-seeming-negative.html
- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 7.452 kali.
Iklan
