Загрузить PDF
Загрузить PDF
Эти советы пригодятся всем, кто оказывает посреднические услуги в проведении совещаний или организует их самостоятельно. В обязанности организатора входит приглашение участников и обеспечение их всем необходимым для максимально эффективной работы. Организатор также несет ответственность за ход самого совещания. Он должен обеспечить максимальную концентрацию на теме встречи, удерживая участников от переходов на личности и обсуждения правил проведения встречи. Этот материал облегчит организацию и проведение совещания, чтобы оно было успешным.
Шаги
-
Укажите время начала и окончания совещания, а также ограничения по времени для обсуждения каждого вопроса. Участники совещания воспримут это, как проявление учтивости с вашей стороны.
-
Спросите у сотрудников вашей организации или у лица, созывающего совещание, какие темы нужно включить в повестку дня, а также попросите дать краткое описание каждого вопроса.Реклама
-
Самым лучшим способом рассылки приглашений является электронная почта, особенно если у ваших сотрудников установлена программа, совмещающая почтовые функции с календарем и напоминаниями.
-
Укажите крайний срок для резервирования мест. Это позволит подготовить Hнеобходимое количество ресурсов, чтобы не прерывать совещание для подготовки недостающих материалов.Реклама
-
Полная подготовка совещания включает в себя комплект из ручек, блокнотов, рабочих пособий, раздаточных материалов и всего остального, что может понадобиться в ходе совещания.
-
Отведите место для вопросов. Это может быть плакатный лист или доска, на которой участники смогут записать свои вопросы или прикрепить их, используя клеящиеся бумажные стикеры. Участники встречи будут знать, что в определенное время они получат ответ на свои вопросы, и совещание пройдет более гладко.
-
Подготовьте напитки и закуски для участников длительного совещания. Для непродолжительных совещаний достаточно поставить на каждом столе бутылки с водой и вазочку со сладостями.Реклама
-
Опоздавшие на встречу способны «догнать», но заставлять других ждать считается грубостью.
-
В начале встречи сделайте организационные объявления, включив информацию о времени перерывов и обеда, расположении туалетов, а также чтобы сообщить, где и как участники совещания могут задавать свои вопросы.Реклама
-
Соберите вопросы, оставленные участниками совещания. Предусмотрите достаточно времени на ответы, чтобы удовлетворить интерес как можно большего количества людей.
-
После совещания оставайтесь в пределах доступности, чтобы к вам могли подойти участники встречи, которые постеснялись говорить в присутствии других людей, или те, у кого есть специфические вопросы, требующие обсуждения с глазу на глаз.
-
Напомните участникам совещания о необходимости заполонить анкету или опросный лист, и поблагодарите их за участие в совещании.Реклама
Источники
Об этой статье
Эту страницу просматривали 5937 раз.
Реклама