Как подготовиться и провести совещание

Эти советы пригодятся всем, кто оказывает посреднические услуги в проведении совещаний или организует их самостоятельно. В обязанности организатора входит приглашение участников и обеспечение их всем необходимым для максимально эффективной работы. Организатор также несет ответственность за ход самого совещания. Он должен обеспечить максимальную концентрацию на теме встречи, удерживая участников от переходов на личности и обсуждения правил проведения встречи. Этот материал облегчит организацию и проведение совещания, чтобы оно было успешным.

Метод 1

Метод 1 из 9:

Разработайте повестку дня

Загрузить PDF

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/dd\/Facilitate-a-Meeting-Step-1.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/dd\/Facilitate-a-Meeting-Step-1.jpg\/v4-728px-Facilitate-a-Meeting-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

Укажите время начала и окончания совещания, а также ограничения по времени для обсуждения каждого вопроса. Участники совещания воспримут это, как проявление учтивости с вашей стороны.
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f9\/Facilitate-a-Meeting-Step-2.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f9\/Facilitate-a-Meeting-Step-2.jpg\/v4-728px-Facilitate-a-Meeting-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

Спросите у сотрудников вашей организации или у лица, созывающего совещание, какие темы нужно включить в повестку дня, а также попросите дать краткое описание каждого вопроса.

Реклама

Метод 2

Метод 2 из 9:

Разошлите приглашения

Загрузить PDF

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4a\/Facilitate-a-Meeting-Step-3.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4a\/Facilitate-a-Meeting-Step-3.jpg\/v4-728px-Facilitate-a-Meeting-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

Самым лучшим способом рассылки приглашений является электронная почта, особенно если у ваших сотрудников установлена программа, совмещающая почтовые функции с календарем и напоминаниями.
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/1a\/Facilitate-a-Meeting-Step-4.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1a\/Facilitate-a-Meeting-Step-4.jpg\/v4-728px-Facilitate-a-Meeting-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

Это позволит подготовить Hнеобходимое количество ресурсов, чтобы не прерывать совещание для подготовки недостающих материалов.

Реклама

Метод 3

Метод 3 из 9:

Подготовьте место проведения совещания

Загрузить PDF

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/43\/Facilitate-a-Meeting-Step-5.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/43\/Facilitate-a-Meeting-Step-5.jpg\/v4-728px-Facilitate-a-Meeting-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

1
Чтобы совещание прошло гладко, нужно правильно подготовить помещение. Арендуя помещение, которое часто используется для совещаний (например, в зале отеля или специальной сервисной службе), можно рассчитывать, что местный персонал хорошо осведомлен и знает нюансы подготовки помещения.
- Лекционная расстановка – кресла выставляются в ряды таким образом, чтобы лектор находился в центре внимания. Такое размещение особенно эффективно, если главной целью является сообщение какой-то информации.
- Театральная расстановка – в передней части комнаты установлен президиум (стол, за которым сидят выступающие и эксперты). Расстановка стульев других участников напоминает лекционную.
- Школьная расстановка – перед рядами стульев установлены столы, пощзволяющие участникам совещания вести записи в ходе выступлений. Центр внимания сосредоточен на говорящем.
- Круглый стол. Выберите такую расстановку, если участники должны выступать в качестве отдельных команд, а также для стимуляции обмена мнений между группами или отдельными участниками.
- Выставьте стол в форме U. Это стиль зала заседаний совета директоров, позволяющий участникам видеть друг друга и взаимодействовать при необходимости.
- Если планируется открытая встреча, предусматривающая коммуникацию со слушателями, поставьте стулья в круг, в центре которого будет выступающий.