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Il est important de bien vous y prendre pour envoyer un courrier électronique à un professeur ou un enseignant pour lui dire que vous ne pourrez pas assister au cours pendant une période ou une journée spécifique. Bien que vous ne devriez pas normalement envoyer un courrier électronique à vos enseignants au lycée ou dans les classes inférieures, la réalité est que certaines circonstances peuvent vous obliger à les contacter, et l’email est le moyen de contact préféré de plusieurs professeurs à l’université.
Étapes
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Consultez le programme du cours. Consultez le programme du cours pour prendre connaissance des instructions relatives à l’envoi de courrier électronique. Dans certaines classes du secondaire (et pour plusieurs cours à l’université), le professeur ou l’enseignant aura indiqué dans le plan du cours les instructions spécifiques relatives à la procédure à suivre pour envoyer un courrier électronique. Si cela a été fait, assurez-vous de suivre ses instructions, même si elles ne corroborent pas avec les informations fournies ici.
- Les enseignants et les professeurs incluent des instructions spécifiques pour l’envoi de courrier électronique pour deux raisons principales que sont la préférence personnelle et le règlement intérieur en vigueur dans l’établissement. Quoi qu’il en soit, il est préférable de suivre le programme le plus fidèlement possible.
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Trouvez l’adresse électronique du professeur. Vous la trouverez généralement dans le programme du cours, mais si vous n’y avez pas accès ou si votre professeur ne l’a pas indiqué, il vous faudra peut-être consulter le site internet de l’école ou demander auprès d’un camarade.
- Dans le cas peu probable où votre enseignant a un principe qui consiste à ne pas lui envoyer de courrier électronique, abstenez-vous de le faire. Dites plutôt à un(e) ami(e) de lui transmettre une note écrite de votre part. Vous pouvez aussi appeler le secrétariat de l’école pour signaler votre absence à l’avance.
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Déterminez votre excuse. Il est important de connaitre la raison précise pour laquelle vous manquez un cours ou une excursion, car il est de votre devoir de convaincre l’enseignant qu’il s’agit d’une raison suffisante pour ne pas assister au cours.
- Les excuses les plus courantes qui sont avancées sont entre autres une urgence, les rendez-vous, la maladie, les évènements sportifs et le manque de moyens de transport.
- Si vous devez trouver une excuse, choisissez quelque chose qui n’est pas permanent (par exemple une panne de véhicule ou une maladie) au lieu d’un incident plus grave (une urgence familiale par exemple). En fait, moins il y aura de personnes affectées par votre excuse, plus il sera difficile pour quelqu’un de prouver que c’est faux.
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Trouvez les devoirs à envoyer s’il le faut. Si vous manquez les cours un jour où vous êtes censé soumettre ou présenter un devoir, vous pouvez le télécharger et l’ajouter en pièces jointes au courrier électronique s’il s’agit d’un document numérique.
- Si vous n’avez qu’une version imprimée, vous devrez soit rendre le devoir tôt, soit expliquer à l’enseignant le plan que vous avez pour le lui soumettre.
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Assurez-vous d’envoyer le courrier électronique à l’avance. Il est inutile d’envoyer un courrier électronique à votre professeur après avoir manqué le cours et si vous le faites, il pourrait supposer que vous avez fait la grasse matinée ou que vous avez manqué le cours pour une raison tout aussi inconsidérée. Même si vous êtes malade ou si vous avez eu une urgence, vous devriez envoyer un email à votre professeur dès lors que vous savez que vous ne pourrez pas assister au cours.
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Comprenez que votre enseignant peut demander des preuves. Votre enseignant peut exiger une confirmation venant d’un parent ou un certificat médical, surtout si vous êtes malade ou si vous avez manqué les cours pendant plusieurs jours à cause des rendez-vous avec le médecin. Si vous allez manquer une journée d’exposé ou le dernier exposé ou si vous allez manquer les cours plusieurs jours d’affilée, vous devriez mentionner dans votre courrier électronique que vous pouvez fournir une note qui justifie cela, une excuse d’un parent ou d’un tiers concerné.Publicité
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Ouvrez la boite de réception de votre courrier électronique. Accédez au service de messagerie électronique que vous utilisez pour envoyer des courriers électroniques dans votre école, puis connectez-vous en saisissant votre adresse électronique et votre mot de passe.
- Plusieurs écoles utilisent Gmail comme service de messagerie électronique.
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Cliquez sur l’icône Compose ou Nouveau message . Cette option se trouve soit sur le côté gauche de la boite de réception ou en haut de celle-ci.
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Saisissez l’adresse électronique du professeur ou de l’enseignant. Cliquez sur la zone de texte qui présente l’inscription « À » et saisissez ensuite l’adresse électronique de l’enseignant. Il s’agit généralement du compte de messagerie électronique qui appartient à l’école.
- Si vous avez l’adresse électronique personnelle de l’enseignant en question, évitez de vous en servir à moins qu’il ait indiqué spécifiquement que vous l’utilisiez à la place de son adresse électronique professionnelle.
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Rédigez l’objet de l’email à envoyer. Cliquez dans la zone de texte portant l’inscription « Objet », puis saisissez un bref texte comme « présence au cours » ou « cours aujourd’hui. »
- Si vous envoyez un email à un professeur de lycée, pensez à mettre également votre classe dans l’objet.
- Vous pouvez aussi inclure la date si vous êtes sur le point de manquer un cours auquel beaucoup de personnes assistent.
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Adressez-vous à l’enseignant. Dans la première ligne du courrier électronique, tapez « Cher » suivi du pronom ou du nom de famille préféré de l’enseignant, puis tapez une virgule.
- Évitez d’utiliser le prénom de l’enseignant, sauf si vous envoyez un courrier électronique à un professeur d’université que vous appelez par son prénom.
- Évitez d’utiliser un pronom si vous envoyez un courrier électronique à un professeur. Tapez plutôt « Professeur [Nom] » (par exemple, « Cher professeur Laurent »).
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Appuyez deux fois sur la touche Entrer . Cette action laissera un espace d’une ligne entre votre salutation et le reste du message que vous allez rédiger.
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Indiquez que vous allez manquer le cours. La première ligne de votre courrier devrait indiquer à l’enseignant que vous ne serez pas présent(e) en classe à une date ou une période précise.
- Par exemple, vous pouvez écrire : « je vous envoie ce courrier électronique pour vous informer que je ne serai pas présent(e) au cours le 17 décembre. »
- Il est inutile de vous excuser pour votre absence, mais vous pouvez le faire si vous le souhaitez (par exemple : « je suis désolé d’avance, mais... »).
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Expliquez brièvement votre excuse. Bien que votre professeur ou votre enseignant n’ait pas besoin que vous lui exposiez totalement votre situation, vous devriez indiquer en quelques mots la raison de votre absence.
- Par exemple, si vous avez un rendez-vous chez le médecin, vous pourriez écrire : « j’ai un rendez-vous chez le médecin à 13 h, donc je serai absent(e) à partir de 11 heures. »
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Expliquez que vous allez télécharger tous les devoirs à rendre. Si vous manquez une date limite pour les devoirs, dites au professeur ou à l’enseignant comment vous allez les lui faire parvenir à temps.
- Par exemple, si vous êtes en mesure de télécharger le (ou les) devoir(s) et de l’ajouter en pièces jointes au courrier électronique, exprimez-vous de la manière suivante : « je reconnais que nous avons un devoir à rendre le lundi, alors je vais l’ajouter dans cet email. »
- Vous pouvez même lier votre excuse à votre déclaration sur le fait que vous n’assisterez pas au cours en vous exprimant en ces termes : « je vous envoie ce courrier électronique pour vous informer que je ne pourrai pas assister au cours le 17 décembre en raison d’un rendez-vous chez le médecin. »
- Si vous allez être au cours entre le moment d’envoyer le courrier électronique et la journée où vous devez vous absenter, dites à l’enseignant que vous allez rendre le devoir plus tôt en ces termes : « je reconnais que nous avons un devoir à rendre lundi, alors je le rendrai plutôt le vendredi. »
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Ajoutez une signature. Terminez le courrier électronique en appuyant deux fois sur la touche Entrer afin de créer un espace d’une ligne pour taper une déclaration finale comme : « Merci » et inscrire votre nom complet (prénom et nom de famille) en dessous de celle-ci.
- Il est préférable d’utiliser des déclarations finales formelles comme « Cordialement » ou « Sincères salutations » au lieu des déclarations plus informelles comme « Amicalement » ou « Merci ».
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Téléchargez tous les devoirs que vous devez rendre. Vous pouvez ajouter en pièces jointes des devoirs à votre courrier électronique en procédant de la manière suivante :
- cliquez sur l’icône de trombone qui se trouve dans l’onglet de votre email ;
- sélectionnez votre ordinateur comme emplacement du document s’il le faut ;
- cliquez sur un fichier (ou appuyez sur la touche Ctrl ou ⌘ Command tout en cliquant sur chaque fichier que vous souhaitez télécharger) ;
- cliquez sur Ouvrir pour télécharger les fichiers.
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Relisez le courrier électronique. Parcourez le courrier électronique que vous avez rédigé pour vous assurer que vous n’avez pas oublié des espaces, des ponctuations ou des lettres majuscules, et recherchez également les fautes d’orthographe.
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Envoyez le courrier électronique. Cliquez sur le bouton Envoyer pour le faire.
- Assurez-vous de vérifier votre boite de réception pour voir si vous recevrez des réponses, car votre enseignant pourrait vous donner des instructions ou vous poser d’autres questions.
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Conseils
- Gardez un ton poli et formel dans votre courrier électronique. L’utilisation de fautes d’orthographe, d’argot, d’un langage familier peut nuire à la crédibilité de votre email.
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Avertissements
- Le fait d’envoyer un courrier électronique à votre professeur ou votre enseignant ne vous exclut pas automatiquement des mesures punitives. Même si vous manquez un cours pour une urgence valable, vous pourriez être tenu de refaire un devoir ou de reprendre un cours au complet si vous avez manqué une journée importante.
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