Unduh PDF
Unduh PDF
Kita sering mendengar orang-orang mengeluh kekurangan waktu untuk menyelesaikan tugas. Jika Anda mengalami hal yang sama, jangan khawatir! Anda bisa memanfaatkan waktu yang tersedia semaksimal mungkin dengan menguasai beberapa keterampilan dasar manajemen organisasi dan waktu. Semakin bijak Anda mengatur waktu, semakin banyak tugas yang terselesaikan.
Langkah
-
Catatlah semua aktivitas harian. Amati kegiatan apa saja yang Anda lakukan sehari-hari lalu catat berapa lama Anda menyelesaikannya. Mungkin Anda tidak mengira bahwa waktu yang terbuang percuma ternyata jauh lebih banyak daripada waktu yang benar-benar digunakan untuk menyelesaikan tugas harian. [1] X Teliti sumber
- Jangan lupa mencatat aktivitas rutin di dalam rumah, misalnya menyiapkan sarapan pagi, menyapu rumah, mandi, dll.
-
Catatlah semua aktivitas di dalam buku tulis. Setelah mengetahui aktivitas yang Anda lakukan sepanjang hari dan waktu yang dibutuhkan, catatlah di dalam buku tulis. Jika semua informasi tergabung dan disajikan dalam 1 halaman, akan terlihat pola dan kegiatan yang berpotensi memicu pemborosan waktu. [2] X Teliti sumber
- Buatlah catatan yang lengkap dan jelas. Jangan mencatat beberapa aktivitas dalam 1 entri, jangan mengabaikan tugas yang terkesan sepele, dan cantumkan waktu secara akurat saat memantau pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
- Kelompokkan aktivitas menjadi beberapa kategori. Contohnya, catatlah tugas rumah tangga menggunakan warna biru, pekerjaan kantor menggunakan warna merah, dan aktivitas bersantai menggunakan warna hitam. Cara ini membantu Anda memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap kelompok.
-
Cari tahu cara Anda menggunakan waktu. Apakah Anda menghabiskan waktu: 1 jam sehari untuk melamun? 2 jam untuk memutuskan ingin makan di mana? 8 jam untuk mengakses internet? Temukan pola yang menggambarkan cara Anda memanfaatkan waktu lalu tentukan aktivitas yang bermanfaat dan tidak bermanfaat. [3] X Teliti sumber
- Apakah Anda memboroskan waktu karena kurang mampu mengendalikan diri? Apakah Anda terbiasa menunda pekerjaan ? Apakah Anda memikul tanggung jawab yang sangat besar? Ajukan pertanyaan tersebut kepada diri sendiri saat mengevaluasi cara Anda menggunakan waktu. [4] X Teliti sumber
- Mungkin Anda menjadwalkan aktivitas harian dengan cara yang tidak rasional. Contohnya, Anda belum mengatur waktu dengan bijak jika bekerja selama 30 menit, beristirahat 10 menit untuk mengurusi hal-hal sepele, lalu kembali bekerja selama 30 menit. Anda akan lebih fokus dan produktif jika bekerja selama 1 jam lalu mengurusi hal-hal sepele.
- Selesaikan tugas dengan menentukan tenggat. Cara ini dilakukan dengan menentukan durasi waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu tanpa teralihkan.
-
Lakukan penyesuaian jadwal. Setelah mengetahui dengan tepat aktivitas yang harus dilakukan dan untuk apa Anda menggunakan waktu, sesuaikan jadwal harian. Pastikan Anda tahu aktivitas yang tidak bisa atau tidak mungkin dihilangkan dengan alasan kekurangan waktu. Kegiatan yang menyita banyak waktu tidak selalu menyia-nyiakan waktu. [5] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
-
Jika Anda membutuhkan waktu 3 jam sehari untuk mengirim surel yang berhubungan dengan pekerjaan, sepertinya alokasi waktu untuk kegiatan ini tidak mungkin dikurangi. Akan tetapi, jika Anda membalas 4-5 surel pribadi saat mengirim surel kerja, kurangi alokasi waktu.
-
Ubahlah kebiasaan dan perspektif Anda. Meskipun Anda kesulitan mengatur waktu, selalu ada solusi. Setelah mengetahui mengapa Anda memboroskan waktu atau bagaimana sebaiknya Anda menggunakan waktu, langkah berikutnya adalah mengubah cara mengatur waktu agar terbentuk kebiasaan baru. [6] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk berbenah rumah atau memasak, sebaiknya Anda merekrut pramuwisma atau berlangganan jasa boga. Bagi beberapa orang, waktu lebih berharga daripada uang.
- Mungkin Anda menggunakan sedikit waktu untuk mengakses internet tanpa tujuan tertentu. Batasi waktu mengakses situs web tertentu atau media sosial apabila Anda harus mengerjakan tugas yang lebih penting.
Iklan
-
Tentukan hal-hal yang mengalihkan perhatian saat Anda beraktivitas sehari-hari. Pengalih perhatian yang konsisten merupakan kendala utama untuk mengatur waktu dengan bijak. Cari tahu aktivitas atau orang yang banyak menyita waktu Anda, misalnya teman yang senang mengobrol atau keinginan bersantai sehingga Anda mengabaikan pekerjaan. Berusahalah menghindari hal-hal yang membuat Anda memboroskan waktu. [7] X Teliti sumber
- Jika Anda menghabiskan banyak waktu, tetapi tidak memperoleh hasil yang diharapkan, mungkin ada pengalih perhatian yang harus dihindari.
- Saat bekerja di kantor, mungkin Anda berinteraksi dengan beberapa rekan kerja yang mengalihkan perhatian. Jangan berbasa-basi atau mengobrol tanpa tujuan selama jam kerja. Akan tetapi, bersikaplah sopan kepada mereka sebab perilaku di kantor sama pentingnya dengan kemampuan mengatur waktu untuk kesuksesan berkarier.
-
Jangan bertelepon terlalu lama. Jika sebagian waktu tersita untuk percakapan panjang di telepon, ubahlah kebiasaan tersebut. Sering kali, berbicara tatap muka lebih efektif daripada melalui telepon. Jadi, hilangkan kebiasaan berbicara panjang melalui telepon. [8] X Teliti sumber
- Saat berdiskusi melalui telepon, awal atau akhir percakapan biasanya hanya membahas hal-hal yang sepele. Banyak orang tidak mampu berfokus dan melamun saat bertelepon. Jadi, berusahalah menyadari hal ini. Untuk mendapatkan hasil terbaik, adakan pertemuan tatap muka jika Anda perlu membahas hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan sebab kedua belah pihak bisa berdiskusi tanpa teralihkan selama rapat berlangsung.
-
Jangan terlalu sering mengakses situs web. Banyak orang membutuhkan internet sebagai sarana utama untuk menyelesaikan tugas. Akan tetapi, banyak juga yang memboroskan waktu tanpa manfaat sekadar untuk mencari artikel, berita olahraga, foto artis, gambar anak kucing atau anak anjing. Berfokuslah saat menggunakan internet. Ada berbagai program untuk memblokir aplikasi, situs web, dan media tertentu untuk mengurangi pengalih yang bersumber dari internet. [9] X Teliti sumber
- Tutuplah Facebook, Twitter, dan media sosial lainnya ketika Anda harus berfokus pada hal yang lebih penting.
- Mencari topik melalui Google juga sangat menyita waktu. Awalnya, Anda hanya ingin mencari sedikit informasi, tetapi tanpa disadari, Anda sudah menelusuri berbagai situs web selama 3 jam.
-
Pasanglah tanda "Harap Tenang". Mungkin Anda pernah melihat tanda tersebut tergantung di pintu kamar hotel. Pasanglah tanda ini di kantor atau ruang kerja. Selain memintanya di hotel, cetaklah sendiri lalu gantung di pintu ruang kerja jika diperlukan. Dengan demikian, tidak ada yang mengajak Anda mengobrol sehingga bisa fokus bekerja. [10] X Teliti sumber
- Jika Anda bekerja di rumah, siapkan ruangan khusus untuk bekerja. Jangan bekerja di tempat yang biasa digunakan untuk beraktivitas bersama anggota keluarga. Perhatian mudah teralihkan saat mendengar suara dari TV, dering telpon, atau bunyi gim video. [11] X Teliti sumber
-
Bersiaplah menghadapi pengalih takterduga. Adakalanya, pengalih datang tanpa terelakkan, misalnya karena atasan mengajak Anda mengobrol melalui WA atau orang tua meminta bantuan untuk menyelesaikan tugas ringan. Jika sudah dijadwalkan, hal-hal tersebut tidak membuat Anda kekurangan waktu untuk menyelesaikan tugas dan melakukan aktivitas yang menjadi prioritas. [12] X Teliti sumberIklan
-
Catatlah semua hal yang harus dilakukan. Jangan mengandalkan ingatan untuk mengerjakan tugas sehari-hari. Buatlah lis berisi kegiatan yang harus dilakukan dan bacalah sesering mungkin agar semua sasaran kerja tercapai. [13] X Teliti sumber
- Meskipun tugas tertentu terkesan sepele atau ringan, tulis saja. Jadwal di agenda akan terisi oleh tulisan, misalnya "Telepon Steve", "Hitung margin laba", atau "Kirim surel untuk bos".
- Biasakan membawa catatan saat beraktivitas sehari-hari supaya Anda siap mencatat kegiatan atau tugas baru. Meskipun Anda bisa mencatatnya nanti, sebaiknya jangan ditunda agar tidak lupa.
-
Gunakan kalender. Menggunakan kalender atau agenda sebagai sarana untuk menjadwalkan kegiatan harian membantu Anda mengatur waktu secara efisien. Catatlah setiap ada hal baru yang perlu dimasukkan dalam jadwal, misalnya tenggat, tugas, atau rapat. Sisihkan waktu setiap pagi untuk membaca agenda guna mencari tahu aktivitas yang harus dilakukan sepanjang hari. [14] X Teliti sumber
-
Jangan membuat janji dengan jadwal yang sama. Agar bisa mengatur waktu dengan bijak, susunlah jadwal kegiatan yang tidak terlalu padat. Jangan menyanggupi tenggat kerja atau membuat janji dengan jadwal yang sama. Baca dahulu agenda sebelum menyetujui jadwal baru untuk memastikan ketersediaan waktu. Dengan demikian, Anda mampu mengatur waktu dengan baik dan menerapkan jadwal harian secara konsisten.
-
Hindari pengalih perhatian. Manfaatkan waktu secara produktif dengan menghilangkan berbagai hal yang mengalihkan perhatian atau membuat Anda menyimpang dari jadwal sehingga aktivitas lain tertunda. Matikan TV dan gim video supaya Anda mampu berfokus pada tugas yang menjadi prioritas dan bersenang-senang kemudian. [15] X Teliti sumber
-
Prioritaskan tugas yang harus diselesaikan. Aturlah waktu sebaik mungkin dengan menjadwalkan tugas yang paling penting atau harus didahulukan. Tulislah tugas ini dalam jadwal menggunakan warna mencolok atau stiker kecil. Jadwalkan tugas yang menjadi prioritas utama terlebih dahulu supaya tersedia cukup waktu untuk menyelesaikannya lalu cantumkan aktivitas lain yang bisa dikerjakan setelahnya. [16] X Teliti sumber
- Bersiaplah mengubah prioritas setiap saat. Ada hal yang muncul tiba-tiba dan harus segera ditangani sehingga Anda terpaksa berhenti bekerja untuk mengarahkan perhatian dan mengalokasikan waktu guna memenuhi tenggat yang sangat mendesak dengan hasil yang maksimal. Pastikan peristiwa seperti ini jarang terjadi.
- Jika Anda sering mengubah prioritas harian, sepertinya ada yang perlu diperbaiki. Meskipun penyesuaian kecil pada jadwal adalah hal yang wajar, terlalu sering mengubah jadwal menunjukkan ketidakmampuan menentukan prioritas dengan baik.
-
Bersikaplah realistis. Tentukan alokasi waktu yang realistis supaya setiap tugas terselesaikan dengan baik. Jika Anda membutuhkan waktu 30-60 menit untuk menyelesaikan tugas, jadwalkan 60 menit. Dengan membuat estimasi waktu yang realistis, Anda tidak merasa terbebani atau tidak perlu mengubah jadwal kerja. [17] X Teliti sumber
- Lebih baik berhati-hati dengan memberikan lebih banyak waktu daripada yang dibutuhkan. Jika tugas sudah selesai lebih awal, kerjakan tugas berikutnya dan hal ini sama sekali tidak memengaruhi produktivitas.
-
Jadwalkan aktivitas rutin yang dilakukan sehari-hari. Jangan lupa menjadwalkan rutinitas harian, misalnya makan dan mandi. Hal ini sepertinya akan berjalan dengan sendirinya, tetapi Anda perlu mengalokasikan waktu di sela-sela tugas terjadwal agar tidak terlewatkan atau menunda jadwal kegiatan yang lain.
-
Gunakan pengingat. Selain agenda, gunakan sarana lain untuk mengingatkan jadwal tugas atau tenggat penting, misalnya lembaran Post-it atau mengatur pengingat di ponsel yang akan berbunyi atau memunculkan pesan di waktu tertentu guna mengingatkan Anda agar melakukan sesuatu atau bersiap untuk jadwal berikutnya. Cara ini membuat Anda tidak lupa pada aktivitas yang sudah dijadwalkan. [18] X Teliti sumber
- Jangan mengandalkan orang lain untuk mengingatkan Anda sebab ada kemungkinan ia juga lupa sama seperti Anda.
- Jika ada jadwal kegiatan yang sangat penting, pasanglah beberapa pengingat untuk mengantisipasi jika catatan kecil atau alarm ponsel terabaikan.
-
Mintalah bantuan. Anda boleh meminta bantuan orang lain atau mendelegasikan pekerjaan ringan jika diperlukan. Anda mampu menyusun jadwal dengan baik jika tidak sungkan meminta orang lain membantu berbenah rumah atau menyiapkan makan malam jika Anda masih sibuk bekerja sampai malam. [19] X Teliti sumber
- Delegasikan tanggung jawab kepada orang yang bisa diandalkan. Alih-alih meminta bantuan kepada orang yang mampu menyelesaikan tugas, pilihlah orang yang siap bekerja dengan baik sampai tuntas.
- Jangan terbiasa mengalihkan tugas kepada orang lain. Selain menunjukkan ketidakmampuan mengatur waktu, Anda terkesan malas dan tidak termotivasi.
-
Cari tahu produktivitas Anda. Secara berkala, Anda perlu menyisihkan waktu untuk menganalisis apa yang sudah tercapai, seberapa baik performa Anda, dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan. Dengan mengevaluasi berbagai aspek dalam kehidupan personal dan profesional, Anda bisa menyesuaikan jadwal kerja dan pola hidup sehari-hari sehingga memberikan hasil melebihi sasaran yang Anda tentukan.
-
Berikan hadiah kepada diri sendiri. Bekerja terlalu keras atau terlalu lama cenderung memicu rasa jenuh sehingga Anda kesulitan berfokus, bahkan pada tugas yang paling mudah. Jadi, sisihkan waktu untuk merayakan pencapaian Anda dan berikan hadiah yang Anda sukai kepada diri sendiri. [20] X Teliti sumber
- Manfaatkan waktu beristirahat untuk merilekskan diri . Matikan ponsel dan jangan membalas surel. Jika pekerjaan dan bersantai disatukan, ini bukan cara memberikan hadiah kepada diri sendiri atau mencegah kejenuhan.
- Jika Anda bekerja hari Senin sampai dengan Jumat, manfaatkan akhir pekan untuk beristirahat. Contohnya, apabila Anda sedang menyelesaikan proyek yang memakan waktu 3 bulan berturut-turut, sisihkan waktu untuk berlibur singkat setelah proyek selesai.
Iklan
Peringatan
- Jangan biarkan pikiran mengembara atau melamun saat menyelesaikan tugas harian.
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~acskills/success/time.html
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~acskills/success/time.html
- ↑ https://www.psychologytoday.com/basics/time-management
- ↑ https://www.psychologytoday.com/basics/time-management
- ↑ https://hbr.org/2014/12/align-your-time-management-with-your-goals
- ↑ https://hbr.org/2014/12/align-your-time-management-with-your-goals
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/233992
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/233992
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/224675
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/224675
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/224675
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/219553
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/224675
- ↑ http://manchester.unh.edu/blog/student-perspectives/managing-your-time-wisely-5-simple-tips
- ↑ http://manchester.unh.edu/blog/student-perspectives/managing-your-time-wisely-5-simple-tips
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/224675
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/219553
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/219553
- ↑ http://leadership.uoregon.edu/resources/exercises_tips/skills/delegating_responsibility
- ↑ http://www.manageyourlifenow.com/14-tips-to-successfully-manage-your-time/
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 11.429 kali.
Iklan
