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Wir alle haben schon die Beschwerden darüber gehört, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen, was getan werden muss. Einige grundlegende Fertigkeiten im Bereich Organisation und Zeitmanagement können dir helfen, die Zeit, die du hast, zu maximieren. Lerne, wie du deine Zeit sinnvoll organisierst, um mehr in der Zeit, die du hast, zu erledigen.
Vorgehensweise
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Überwache deine täglichen Aktivitäten. Notiere genau, was du täglich machst und wie viel Zeit du damit verbringst. [1] X Forschungsquelle
- Denk daran, auch banale Aktivitäten festzuhalten, wie die Vorbereitung des Frühstücks, Putzen, Duschen etc.
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Schreib all deine Aktivitäten in einem Notizbuch auf. Wenn du weißt, was du jeden Tag wie lange machst, notiere dir das in einem Notizbuch. Wenn du alle Informationen an einer Stelle aufschreibst und auf einer Seite siehst, könnten dir Muster oder Bereiche auffallen, in denen du deine Zeit verschwendest. [2] X Forschungsquelle
- Sei bei den Eintragungen in deinen Notizblock ausführlich und genau. Fasse unterschiedliche Ereignisse nicht zusammen, übersehe keine kleinen Aufgaben und achte darauf, die genauen Uhrzeiten festzuhalten, wenn du auswertest, wie dein Tag aufgeteilt ist.
- Es kann helfen, bestimmte Aktivitäten zu kategorisieren. Schreibe zum Beispiel Hausarbeiten in Blau auf, Arbeitsaktivitäten in Rot und Freizeitaktivitäten in Schwarz. So kannst du besser visualisieren, wie du deine Zeit verbringst.
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Werte aus, wie du deine Zeit verbringst. Verbringst du eine Stunde am Tag mit Tagträumen? Zwei Stunden überlegst du, wo du essen sollst? Surfst du acht Stunden im Internet? Such nach Mustern, wie du deine Zeit verbringst, und bestimme, was notwendig ist und was nicht. [3] X Forschungsquelle
- Verschwendest du deine Zeit, weil du keine Selbstkontrolle hast? Schiebst du Dinge zu oft vor dir her? Übernimmst du zu viel Verantwortung? Diese Fragen musst du dir stellen, wenn du auswertest, wie du deine Zeit verbringst. [4] X Forschungsquelle
- Dir könnte auffallen, dass du Aktivitäten den Tag über auf eine Weise aufteilst, die keinen Sinn ergibt. Es ist zum Beispiel nicht klug, eine halbe Stunde zu arbeiten, dann zehn Minuten mit nebensächlichen Dingen zu verbringen, nur um dann wieder eine halbe Stunde zu arbeiten. Du bist konzentrierter und produktiver, wenn du einfach eine Stunde arbeitest und dich später um nebensächliche Dinge kümmerst.
- Am besten gehst du deine Aufgaben an, indem du Blöcke einrichtest. Dabei widmest du eine vorher festgelegte Zeit ohne Ablenkungen einer einzigen Aufgabe.
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Ziehe Anpassungen in Betracht. Jetzt da du genau weißt, wie du deine Zeit verbringst, kannst du deinen Zeitplan aktiv anpassen. Bestimme auf alle Fälle die Bereiche, die nicht aus Zeitgründen reduziert werden dürfen. Nur weil etwas lange dauert, bedeutet das nicht, dass es Zeitverschwendung ist. [5] X Vertrauenswürdige Quelle Harvard Business Review Weiter zur QuelleEXPERTENRATErnährungsberaterinAlyssa Chang ist eine Ernährungsberaterin und -trainerin in der Bucht von San Francisco. Sie setzt ihr umfangreiches Hintergrundwissen in Neurowissenschaften des Gehirns ein, um mit Kunden daran zu arbeiten, die Verbindung mit ihrem Gehirn und ihrem Körper zu verbessern, um zu heilen, Ziele zu erreichen und sich schmerzfrei zu bewegen. Sie hat einen Bachelor in Kinesiologie und Sport, Ernährung und Wellness von der California State University, East Bay und ist in präziser Ernährung und für Leistungen in der Z-Gesundheit zugelassen und wurde vom National Council for Strength and Fitness zugelassen.
Denk daran, dass es in Ordnung ist, dir jedenTag etwas Ruhezeit zu gönnen. Manchmal halten wir uns an wirklich hohe Standards. Wenn du dich also entspannst, fühlst du dich möglicherweise unproduktiv oder möchten etwas mehr tun. Es kann hilfreich sein, darüber nachzudenken, was deiner Meinung nach Effizienz bedeutet, damit du nicht das Gefühl hast, ständig produktiv sein zu müssen.
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Wenn du drei Stunden am Tag E-Mails verschickst, die mit deiner Arbeit zu tun haben, kannst du die dafür benötigte Zeit wahrscheinlich nicht reduzieren. Wenn du allerdings in der Zeit auch vier oder fünf private E-Mails versendest, kannst du die Zeit reduzieren, die du für die E-Mails brauchst.
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Ändere deine Gewohnheiten und Normen. Was auch immer dein Problem beim Zeitmanagement ist, gibt es eine Lösung. Wenn du weißt, wo du Zeit verschwendest oder wie du deine Zeit verbringen solltest, kannst du deine Gewohnheiten beim Zeitmanagement ändern. [6] X Vertrauenswürdige Quelle Harvard Business Review Weiter zur Quelle
- Wenn du zu viel Zeit damit verbringst, dein Haus zu putzen oder das Essen vorzubereiten, dann hol dir Hilfe in Form einer Putzkraft oder eines Kochs. Manchen Menschen ist ihre Zeit mehr wert als ihr Geld.
- Vielleicht verbringst du einen Großteil deines Tages damit, ziellos im Internet zu surfen. Du kannst deinen Zugriff auf bestimmte Internetseiten oder soziale Netzwerke einschränken, wenn du eigentlich an etwas anderem arbeiten solltest.
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Identifiziere die Ablenkungen in deinem Leben. Dauerhafte Ablenkungen sind die größte Gefahr, wenn es darum geht, deine Zeit sinnvoll zu nutzen. Du solltest herausfinden, welche Aktivitäten oder Menschen deine Zeit verschwenden. Ob es nun ein Freund ist, der nicht aufhört zu reden, oder ein Laster, das dich von der Arbeit ablenkt, kannst du Möglichkeiten finden, diese Zeitfresser zu vermeiden. [7] X Forschungsquelle
- Wenn du viel Zeit mit etwas verbringst, das dir keine erwünschten Ergebnisse bringt, ist es wahrscheinlich nur eine Ablenkung, die du vermeiden solltest.
- Wenn du in einem Büro arbeitest, sind wahrscheinlich viele deiner Kollegen Ablenkungen. Vermeide Smalltalk oder sinnloses Gerede, wenn du arbeiten solltest. Denk aber daran, dass dein Verhalten im Büro genauso wichtig für deine Karriere ist wie dein Zeitmanagement, also sei nicht unhöflich.
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Vermeide lange Telefonate. Wenn dir auffällt, dass du viel Zeit am Telefon verbringst, musst du deine Telefongewohnheiten anpassen. Oft kann man bei direkten Treffen mehr erreichen als am Telefon – also lass die langen Telefonate sein. [8] X Forschungsquelle
- Vor allem zu Beginn und am Ende eines Telefonats werden oft überflüssige Floskeln verwendet. Menschen neigen dazu, die Konzentration zu verlieren und abzuschweifen, wenn sie telefonieren. Wenn man sich persönlich trifft, fühlt man sich eher verpflichtet, bei den Arbeitsthemen zu bleiben. Der Grund ist, dass man bei persönlichen Treffen nicht von Ablenkungen umgeben ist.
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Surf nicht ausschweifend im Internet. Viele Menschen benutzen das Internet als wichtiges Werkzeug, um ihre Aufgaben zu erledigen. Doch genauso viele Menschen surfen dann zu unnützen Artikeln, Sportberichten und Bildern von Stars, Kätzchen oder Welpen. Bleibe konzentriert, wenn du im Internet bist. Es gibt Programme, die bestimmte Apps, Internetseiten und Domains blockieren, so dass zu nicht so sehr vom Internet abgelenkt wirst. [9] X Forschungsquelle
- Meide Facebook, Twitter und andere soziale Netzwerke, wenn du dich eigentlich auf etwas anderes konzentrieren sollst.
- Auf Google nach verschiedenen Themen zu suchen, ist ebenfalls ein gefährlicher Zeiträuber. Du denkst vielleicht, dass du nur schnell eine Kleinigkeit nachschaust, aber ehe du dich versiehst, hast du drei Stunden in den Tiefen des Internets verbracht.
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Verwende ein „Bitte nicht stören”-Schild. Du kennst sicher das Schild, das man im Hotel an die Zimmertür hängt. So ein Schild kann auch im Büro oder an deinem Arbeitsplatz nützlich sein. Du kannst so ein Schild bei deinem nächsten Hotelbesuch mitnehmen oder eins ausdrucken und bei Bedarf bei der Arbeit an die Tür hängen. So kannst du den Smalltalk verhindern, der dich von deiner Arbeit ablenkt. [10] X Forschungsquelle
- Wenn du von zuhause aus arbeitest, ist es wichtig, dass du einen festen Arbeitsplatz für dich hast. Arbeite nicht in den Gemeinschaftsräumen deines Hauses, da der Fernseher, das Telefon oder Spielekonsolen dich leicht bei der Arbeit ablenken können. [11] X Forschungsquelle
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Nimm dir Zeit für unvermeidbare Ablenkungen. Es gibt Ablenkungen, die man einfach nicht vermeiden kann. Manchmal ist es dein Chef, der will, dass du dir für ein Gespräch Zeit nimmst. Manchmal ist es ein älteres Familienmitglied, das immer wieder Hilfe bei einfachen Aufgaben braucht. Was auch immer diese unvermeidbaren Ablenkungen sind, wenn du dafür im Voraus planst, nehmen sie dir keine wichtige Zeit für andere Projekte und Aufgaben weg, die du erledigen musst. [12] X ForschungsquelleWerbeanzeige
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Schreibe alles auf. Verlass dich nicht auf dein Erinnerungsvermögen, um wichtige Dinge zu erledigen. Schreibe alles, was du erledigen musst, an einer Stelle auf und ziehe diese Liste immer wieder hinzu, damit du alle deine Ziele erreichst [13] X Forschungsquelle
- Selbst wenn eine Aufgabe nicht so wichtig oder banal erscheint, schreib sie auf. Dein Tagesplaner sollte voller kurzer Einträge wie „Steve anrufen“, „Gewinnspanne nachschauen“ oder „ dem Chef eine E-Mail schicken“ sein.
- Du solltest immer ein Notizbuch dabeihaben und Aufgaben aufschreiben, wenn sie hinzukommen. Du glaubst vielleicht, dass du daran denkst, sie später aufzuschreiben, aber das wirst du nicht.
EXPERTENRATErnährungsberaterinAlyssa Chang ist eine Ernährungsberaterin und -trainerin in der Bucht von San Francisco. Sie setzt ihr umfangreiches Hintergrundwissen in Neurowissenschaften des Gehirns ein, um mit Kunden daran zu arbeiten, die Verbindung mit ihrem Gehirn und ihrem Körper zu verbessern, um zu heilen, Ziele zu erreichen und sich schmerzfrei zu bewegen. Sie hat einen Bachelor in Kinesiologie und Sport, Ernährung und Wellness von der California State University, East Bay und ist in präziser Ernährung und für Leistungen in der Z-Gesundheit zugelassen und wurde vom National Council for Strength and Fitness zugelassen.Unsere Expertin stimmt zu: Dinge in einen Planer zu schreiben, kann dir oft helfen, effizienter zu arbeiten. Es kann wirklich hilfreich sein, Dinge aus dem Kopf zu bekommen und sie visuell vor sich zu haben, damit man seinen Tag strategisch planen kann. Streiche außerdem Dinge von deiner Liste, wenn du sie erledigt hast, damit du verfolgen kannst, wie viel du erledigt hast.
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Verwende einen Kalender. Wenn du als Organisationswerkzeug zusätzlich einen Kalender oder Planer verwendest, wird dir das helfen, deine Zeit effizienter zu nutzen. Schreibe jede neue Frist, Aufgabe oder Meeting auf, das zu deiner Planung dazukommt. Nimm dir jeden Morgen Zeit, deine Aufgaben für den Tag durchzuschauen, damit du weißt, was ansteht.
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Vermeide, dich für zu viel zu verpflichten. Organisiere deinen Kalender, indem du vermeidest, dir zu viel aufzubürden oder dir zu viele Projekte und Veranstaltungen auf einmal zuzumuten. Bevor du einer Sache zustimmst, solltest du immer in deinen Kalender schauen, um sicherzugehen, dass du die Zeit dafür hast. So organisierst du deine Zeit und kannst dich an deinen normalen Zeitplan halten.
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Entferne Ablenkungen. Organisiere deine Zeit produktiv, indem du Dinge entfernst, die Ablenkungen sein oder dafür sorgen könnten, dass du von deinem Plan abkommst und deinen Zeitplan nicht einhalten kannst. Der Fernseher und Spielekonsolen sollten nicht in dem Bereich stehen, in dem du lernst. Erledige die Rechnungen, damit du dich zuerst auf die Dinge konzentrierst, die erledigt werden müssen, und heb dir die spaßigen Dinge für später auf.
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Setze bei deinen Aufgaben Prioritäten. Organisiere deine Zeit sinnvoll, indem du die wichtigsten oder zeitkritischsten Aufgaben als erstes ansetzt. Markiere diese in deinem Kalender in einer speziellen Farbe oder mit einem kleinen Aufkleber. Setze diese wichtigen Aufgaben an erste Stelle, damit du genug Zeit für ihre Ausführung hast. Arbeite danach an den weniger zeitkritischen Aufgaben. [14] X Forschungsquelle
- Sei darauf vorbereitet, die Prioritäten von Zeit zu Zeit zu verschieben. Manche Dinge kommen in letzter Minute auf und brauchen sofort deine Aufmerksamkeit. Hin und wieder musst du deine aktuelle Arbeit unterbrechen und deine Energie und Zeit dieser Last-Minute-Aufgabe widmen. Achte nur darauf, dass so etwas nicht zu oft vorkommt.
- Wenn dir auffällt, dass du immer wieder deine Prioritäten im Verlauf des Tages neu organisierst, stimmt etwas nicht. Kleinere Anpassungen am Kalender sind zu erwarten. Wenn du aber ständig Veränderungen durchführen musst, bedeutet das, dass du von vorneherein deine Prioritäten falsch gesetzt hast.
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Sei realistisch. Gib dir eine realistische Zeitspanne, um jede Aufgabe zu erledigen. Wenn du denkst, dass etwas zwischen einer halben Stunde und einer Stunde braucht, um erledigt zu werden, dann gib dir die halbe Stunde. Wenn du realistisch abschätzt, wie lange eine Aufgabe dauert, verhinderst du, dass es zu viel für dich wird oder du nicht mehr hinterherkommst. [15] X Forschungsquelle
- Es ist immer besser, auf Nummer Sicher zu gehen und dir mehr Zeit zu geben als du brauchst. Wenn du früher mit deiner Aufgabe fertig bist, kannst du zur nächsten übergehen – was deine Produktivität nicht beeinflussen sollte.
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Plane auch die grundlegenden Aufgaben. Denk daran, auch Zeiten für grundlegende Dinge wie Essen und Duschen in deinem Kalender festzulegen. Sie mögen selbstverständlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass du ihnen neben deinen anderen geplanten Aufgaben Zeit einräumst, damit du sie nicht auslässt oder sie deinen Zeitplan durcheinanderbringen.
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Benutze ein Erinnerungssystem. Verwende zusätzlich zu deinem Kalender einfache Gedächtnisstützen, um dich an wichtige Aufgaben und Fristen zu erinnern. Verwende Post-its oder Text- und Sprachnachrichten auf deinem Handy, um dich daran zu erinnern, dass du etwas Wichtiges erledigen musst oder ein Termin ansteht. Dieses Backup-System hilft dir, nichts zu vergessen. [16] X Forschungsquelle
- Verlass dich nicht auf andere Personen, dich an etwas zu erinnern. Sie können das genauso vergessen wie du.
- Wenn etwas sehr wichtig ist, solltest du dir mehrere Gedächtnisstützen einrichten. Du kannst ein einzelnes Post-it oder einen Handyalarm übersehen.
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Bitte um Hilfe. Bitte jemand anderen um Hilfe und delegier wenn nötig kleinere Aufgaben. Es ist gut für deinen Zeitplan, wenn du deinen Stolz überwindest und jemanden bittest, dir bei kleineren Hausarbeiten zu helfen oder das Abendessen vorzubereiten, wenn du einen harten Arbeitstag hast. [17] X Forschungsquelle
- Achte darauf, dass du die Verantwortung geeigneten Personen überträgst. Es reicht nicht, dass diese Person die Arbeit nur erledigt. Sie soll sie gut erledigen.
- Mach es nicht zur Gewohnheit, deine Aufgaben anderen zu übertragen. Das zeugt nicht gerade von guten Zeitmanagement-Fähigkeiten. Du wirkst dann faul und unmotiviert.
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Analysiere deine Produktivität. Ab und an ist es wichtig, dass du Abstand nimmst und analysierst, was du erreicht hast, wie gut deine Leistung war und wie viel Zeit du gebraucht hast. Wenn du diese Aspekte deiner Arbeit und deines Lebens bewertest, kannst du deinen Zeitplan und deine tägliche Routine anpassen, was zu überraschend effektiven Ergebnissen führen kann.
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Belohne dich selbst. Wenn du zu hart oder zu viel arbeitest, kann das zu einem Burnout führen, so dass du dich selbst auf einfachste Dinge nicht mehr konzentrieren kannst. Also nimm dir die Zeit, das zu feiern, was du erreicht hast, und dich mit etwas zu belohnen, das dir wirklich Spaß macht. [18] X Forschungsquelle
- Achte darauf, dass es bei deiner Freizeit darum geht, dass du dich amüsierst. Stell dein Diensthandy aus und beantworte keine E-Mails. Wenn du deine Arbeitszeit mit deiner Freizeit vermischst, belohnst du dich nicht wirklich und vermeidest kein Burnout.
- Wenn du von Montag bis Freitag arbeitest, dann mach am Wochenende frei. Wenn du drei Monate an einem Projekt durchgearbeitet hast, dann mach danach einen kleinen Urlaub.
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Warnungen
- Lass deine Gedanken nicht abschweifen und tragträume nicht, während du dich um deine täglichen Aufgaben kümmerst.
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Referenzen
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~acskills/success/time.html
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- ↑ https://www.psychologytoday.com/basics/time-management
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- ↑ https://hbr.org/2014/12/align-your-time-management-with-your-goals
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- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/233992
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- ↑ http://leadership.uoregon.edu/resources/exercises_tips/skills/delegating_responsibility
- ↑ http://www.manageyourlifenow.com/14-tips-to-successfully-manage-your-time/
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