Cara Mengelola dan Memonitor Stok Stasioneri Kantor

PDF download Unduh PDF
Disusun bersama Caitlin Jaymes

Referensi

PDF download Unduh PDF

Pengelolaan stok stasioneri kantor dengan mencatat dan memantau pemakaiannya harus dilakukan setiap hari sebab harganya relatif mahal. Pekerjaan ini cukup membingungkan jika Anda belum pernah mengelola stasioneri. Jangan khawatir! Artikel ini menjelaskan prosesnya dari awal sampai akhir agar Anda bisa bekerja secara profesional. Kami akan memulainya dengan menyampaikan teori dasar tentang cara mengelola stok stasioneri, lalu menjelaskan prosedur pencatatan dan pemesanan barang.

1

Rekrutlah manajer kantor sebagai penanggung jawab stok stasioneri.

PDF download Unduh PDF
  1. Manajer kantor yang baik siap mengelola, memonitor, dan mencatat stok setiap hari. Kalau ada yang ingin bertanya tentang ketersediaan stok stasioneri, manajer kantor adalah orang yang dituju dan ia mampu menjawab pertanyaan tentang ketersediaan stok dengan cepat dan tepat. [1]
    • Mengingat mahalnya harga stasioneri kantor, ia juga bertugas membatasi akses ke tempat penyimpanan.
    Iklan
2

Simpan stasioneri di tempat tertentu secara terpusat.

PDF download Unduh PDF
  1. Mungkin Anda sudah menyiapkan area khusus untuk menyimpan stasioneri. Jika belum, tentukan sebelum memesan barang! Mencatat dan memonitor persediaan stasioneri jauh lebih praktis kalau seluruh stok disimpan di satu tempat. [2]
    • Kalau Anda kekurangan tempat, manfaatkan rak besar, lemari, atau ruangan yang tidak digunakan. [3]
3

Letakkan stasioneri dengan rapi agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.

PDF download Unduh PDF
  1. Untuk itu, kelompokkan stasioneri sesuai jenisnya, lalu tentukan penataannya di tempat penyimpanan. Pertama-tama, tentukan stasioneri yang digunakan setiap hari, seminggu sekali, dan sebulan sekali. Kemudian, letakkan stasioneri yang paling sering digunakan di tempat yang mudah terlihat dan diambil. Setelah itu, tempelkan label pada rak, keranjang, atau kotak kardus sesuai nama barang yang ada di dalamnya. [4]
    • Contohnya, letakkan stasioneri yang stoknya didistribusikan setiap hari pada rak setinggi kepala orang dewasa. Stasioneri yang lain, seperti toner dan tinta printer boleh diletakkan di rak yang lebih tinggi sebab didistribusikan beberapa minggu sekali.
    • Jika stasioneri sangat beragam, kelompokkan berdasarkan abjad sesuai nama barang agar mudah ditemukan.
    • Anda boleh mengelompokkan stasioneri berdasarkan kebutuhan departemen, misalnya rak pertama untuk departemen keuangan; rak kedua untuk departemen produksi.
    Iklan
4

Buat lis berisi data stasioneri.

PDF download Unduh PDF
  1. Siapkan bolpoin dan kertas, lalu catat setiap barang yang tersedia sebagai stok secara mendetail. Cantumkan nama barang, merek, warna, jumlah, dan data lain yang diperlukan untuk pemesanan berikutnya. [5]
    • Contohnya, catat merek dan tipe toner printer yang digunakan di kantor pusat. Jadi, Anda tidak perlu mencari tahu data tersebut ketika tiba saatnya memesan toner printer .
5

Pindahkan data dalam lis ke dalam lembar sebar.

PDF download Unduh PDF
  1. Anda tidak perlu membeli program khusus untuk mencatat stok stasioneri! Gunakan saja lembar sebar Excel atau Google Sheets. Pertama-tama, cantumkan nama barang pada setiap sel kolom pertama. Kemudian, gunakan kolom berikutnya untuk mencatat data yang lain, misalnya merek, nomor seri, warna, dan lain-lain. [6]
    Iklan
6

Hitung jumlah barang, lalu cantumkan angkanya pada lembar sebar.

PDF download Unduh PDF
  1. Cantumkan angka stok pada kolom terakhir lembar sebar sesuai nama barang. [7]
    • Jika Anda ingin memonitor jumlah stok, buat kolom "stok minimal", lalu cantumkan angkanya. Stok minimal harus ditentukan untuk setiap jenis barang agar stasioneri siap didistribusikan sesuai kebutuhan. Begitu angkanya kurang dari stok minimal, sudah saatnya Anda memesan lagi! Dengan demikian, Anda tidak pernah kehabisan stok stasioneri. [8]
7

Gunakan program manajemen persediaan barang untuk kantor berskala besar.

PDF download Unduh PDF
  1. Untuk kantor berskala besar yang menyimpan banyak barang di gudang, menginvestasikan dana untuk membeli program manajemen persediaan barang bisa meningkatkan efisiensi! Pertama-tama, masukkan nama barang dan jumlah stok yang tersedia. Kemudian, manajer kantor akan memasukkan jumlah stok yang dikeluarkan setiap kali ia mengambil barang dari gudang. [9]
    • Kalau pencatatan menggunakan program tidak bisa dilakukan secara real time , ia harus mencatat pengeluaran barang secara manual, lalu memasukkan data pada hari yang sama.
    • Lakukan pengaturan agar program mengirimkan notifikasi ke desktop atau ponsel ketika stok yang tersedia di gudang mencapai stok minimal agar Anda tidak terlambat memesan barang!
    • Setiap program fungsinya berbeda. Jadi, gunakan program yang tepat sesuai kegiatan operasional kantor. Contohnya, program tertentu menyediakan pemindai bar code untuk mencatat mutasi stok. Program ini sangat cocok untuk kantor berskala besar yang menyimpan stok barang sangat banyak!
    Iklan
8

Lakukan pengecekan stok di gudang secara rutin.

PDF download Unduh PDF
  1. Tergantung seberapa cepat stok stasioneri berkurang, Anda perlu mengecek stok di gudang seminggu, dua minggu, atau sebulan sekali. Pada hari yang ditentukan, masuklah ke dalam gudang untuk menghitung jumlah stok yang tersedia sesuai jenis barang. Kemudian, lakukan pemutakhiran data dalam lembar sebar dengan mencantumkan jumlah stok yang tersedia saat ini supaya barang dipesan sesuai kebutuhan. [10]
    • Jika Anda menentukan stok minimal, lakukan penghitungan ulang untuk mencari tahu jumlah stok minimal yang aman. Jangan mengandalkan jumlah stok yang tersedia di gudang.
9

Tentukan jadwal pemesanan barang agar permintaan stasioneri terpenuhi tepat waktu.

PDF download Unduh PDF
  1. Langkah ini membantu Anda mempertahankan jumlah stok yang paling efisien. Selain itu, Anda tidak memesan berulang kali dengan jadwal yang acak. Siapkan data stasioneri yang ingin dipesan, lalu order pada tanggal yang sudah ditentukan agar pesanan dikirim sekaligus. [11]
    • Seberapa sering Anda perlu memesan barang tergantung rasio perputaran persediaan dan hasil perhitungan stok minimal setiap kali Anda melakukan pengecekan rutin.
    Iklan
10

Batasi akses ke tempat menyimpan stasioneri.

PDF download Unduh PDF
  1. Pencatatan stok sangat sulit dilakukan jika semua karyawan bebas mengambil barang. Selain itu, ada risiko kerugian karena stok tiba-tiba berkurang. Untuk mencegahnya, pastikan hanya manajer kantor (dan 1-2 orang staf yang ditunjuk) yang memegang kunci pintu gudang atau lemari stasioneri. [12]
    • Dengan demikian, karyawan yang membutuhkan stasioneri harus menghubungi manajer kantor (atau staf yang ditunjuk) untuk meminta bantuan.

wikiHow Terkait

Cara
Membuat Rencana Strategis Organisasi
Cara
Terbaik untuk Meminta Maaf karena Datang Terlambat ke Kantor
Cara
Membuka Dealer Mobil
Cara
Menyusun Profil Perusahaan
Cara
Mendirikan Perusahaan Produksi Film
Cara
Menghemat Energi di Kantor
Cara
Mengakses Komputer Kerja dari Rumah
Cara
Mengirim Faks tanpa Mesin Faks
Cara
Mengeluhkan Pelayanan Hotel
Cara
Melakukan Serah Terima Pekerjaan di Kantor
Iklan

Referensi

  1. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
  2. ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
  3. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
  5. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  6. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  7. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  8. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  9. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  1. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  2. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  3. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html

Tentang wikiHow ini

Bahasa lain
Halaman ini telah diakses sebanyak 1.415 kali.

Apakah artikel ini membantu Anda?

Iklan