Como Inventariar e Gerenciar o Estoque de Materiais de uma Empresa

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Materiais de escritório podem sair bem caros. Sendo assim, é muito importante fazer o inventário de todo o estoque para ter um bom controle sobre tudo o que a empresa possui. Se você nunca fez nada parecido, não se preocupe: os passos deste artigo vão facilitar a sua vida! Comece seguindo passos básicos e gerais e, conforme se acostuma, passe às partes mais específicas.

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Designe um funcionário como gerente de estoque da empresa.

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    Essa pessoa deve organizar, monitorar e atualizar o estoque todos os dias. É a ela que os outros vão recorrer caso tenham dúvidas sobre os materiais. [1]
    • Como muitos materiais de escritório são caros, o gerente de estoque também deve limitar o acesso a eles.
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Guarde os materiais de escritório em um único lugar.

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    A empresa provavelmente já tem um espaço definido como estoque, mas escolha um se não for o caso. A vida de todo mundo vai ficar mais fácil com essa organização. [2]
    • Use uma prateleira, um arquivo ou uma salinha vazia caso a empresa não tenha tanto espaço livre. [3]
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Organize o depósito para facilitar o acesso ao estoque.

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    Comece organizando os materiais de acordo com o tipo. Em seguida, decida onde você pretende colocar cada coisa específica. Pense nos itens que as pessoas vão usar a cada dia, semana ou mês, bem como quais são mais recorrentes e quais saem menos. Por último, distribua etiquetas com o nome de cada objeto e material. [4]
    • Por exemplo: coloque os materiais mais usados na altura dos olhos; os menos recorrentes, como cartuchos e impressoras, podem ficar em estantes mais altas.
    • Se o estoque tiver muitos materiais, experimente organizar tudo por ordem alfabética.
    • Você pode ainda juntar os materiais de acordo com os departamentos que os usam com a maior frequência. Por exemplo: designe uma estante para a equipe de contabilidade, outra para a parte administrativa, e assim por diante.
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Crie uma lista mestra dos materiais da empresa.

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    Pegue uma caneta e uma folha de papel e comece a anotar o nome de cada item do estoque. Inclua a marca, o código ou número, a cor e outros detalhes que ajudem na localização e na identificação. [5]
    • Por exemplo: anote a marca e o tipo de cartucho que a impressora central da empresa usa. Assim, ninguém vai precisar sair por aí caçando o material quando for a hora de trocar.
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Transfira a lista a uma planilha digital.

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    E você não precisa comprar nenhum pacote de programa especial: opções básicas, como Excel e Planilhas Google, já quebram um galho danado na maioria dos casos! Comece com uma coluna para os materiais e liste os nomes de cada item nas células. Termine criando uma segunda coluna para detalhes como marca, número, cor etc. [6]
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Conte a quantidade de itens e inclua tudo na planilha.

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    Nela, escreva o número total de cada item no depósito. Salve a planilha na Área de Trabalho do computador para ter acesso fácil a ela. [7]
    • Caso você queira algo mais detalhado, crie uma coluna chamada "quantidade para reposição" (ou algo do tipo) e inclua esses mesmos números. Essa quantidade corresponde ao número recomendado de cada item que o estoque sempre deve ter. Se o valor cair abaixo dele, é hora de ir às compras para nunca faltar nada! [8]
7

Use programas de gerenciamento de inventário se a empresa é grande.

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    Se a empresa é grande e tem muitos materiais, invista em um software do tipo! Primeiro, digite o nome e a quantidade de cada item. Depois, o gerente deve atualizar os totais a cada vez que houver alterações. [9]
    • Se não for possível atualizar o programa em tempo real, o gerente de estoque pode pelo menos fazer um registro manual dos itens. Depois, é só fazer todos os ajustes de uma vez.
    • Configure o programa para enviar alertas quando os itens chegarem àquela quantidade mínima para reposição. Você nunca vai ficar para trás!
    • Cada programa funciona de um jeito diferente. Por isso, escolha um que faça sentido para a sua empresa. Por exemplo: alguns softwares criam códigos de barra que correspondem a itens específicos. Isso é uma mão na roda em empresas grandes!
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Faça checagens de rotina para nunca deixar nada passar.

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    Dependendo do ritmo em que a empresa usa os materiais, você vai ter que fazer essa checagem a cada semana, quinzena ou mês. No dia, conte quanto ainda resta de todos os itens e atualize a planilha para saber o que está em falta. [10]
    • Se você tiver configurado aquela coluna de reposição, lembre-se de consultar esses dados em vez do número total no estoque.
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Marque dias específicos para fazer as reposições do estoque.

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    Desse jeito, vai ser mais fácil manter o estoque em um nível aceitável e evitar confusões — como comprar vários itens desnecessários em momentos aleatórios. Deixe para fazer tudo de uma vez até mesmo para receber os materiais de uma tacada só! [11]
    • A frequência dessa reposição do estoque depende do ritmo com que a empresa usa os materiais e faz aquelas checagens de rotina.
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Limite o acesso ao depósito.

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    Não deixe nenhum funcionário pegar materiais quando quiser, ou vai ser quase impossível manter tudo sob controle — sem contar na despesa de ter que comprar itens novos desenfreadamente. Para evitar acidentes, tranque o depósito e entregue a chave somente ao gerente ou responsável (e, no máximo, a mais uma ou duas outras pessoas de confiança). [12]
    • Isso quer dizer que os funcionários vão ter que conversar com o gerente de estoque (ou outras pessoas autorizadas) sempre que precisarem de algo.

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Referências

  1. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
  2. ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
  3. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
  5. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  6. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  7. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  8. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  9. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  1. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  2. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  3. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html

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