Unduh PDF
Unduh PDF
Rekan kerja tidak akan datang jika diundang menghadiri rapat tanpa tujuan yang jelas. Jika Anda bertanggung jawab menyusun agenda rapat, hindari hal tersebut dengan menentukan topik yang akan didiskusikan dalam rapat dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik. Dengan menyusun rencana dan menjalankannya sebaik mungkin, Anda mampu mencapai hasil yang lebih baik dan peserta rapat tidak merasa dirugikan karena kehilangan waktu kerja.
Langkah
-
Mintalah informasi dari rekan kerja. Peserta rapat akan merasa lebih dilibatkan jika mereka dilibatkan saat menyusun agenda rapat. Mintalah mereka mengusulkan topik yang ingin dibahas lalu cantumkan dalam agenda. [1] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Kirim surel atau temui rekan kerja yang akan diundang beberapa hari sebelum rapat.
- Lakukan langkah tersebut minimal 6-7 hari sebelumnya supaya mereka masih sempat berkontribusi. Pastikan agenda rapat sudah final 3-4 hari sebelum tanggal rapat.
-
Tentukan tujuan utama atau beberapa tujuan yang ingin dicapai. Pastikan rapat diadakan dengan tujuan tertentu, misalnya untuk mengambil keputusan, menyampaikan informasi, membuat rencana kerja, atau melaporkan progres penyelesaian tugas. Anda tidak perlu mengadakan rapat jika tidak ada tujuan. [2] X Teliti sumber
- Rapat boleh diadakan dengan beberapa tujuan, misalnya untuk melaporkan progres kerja sebagai dasar untuk mengambil keputusan jangka panjang.
-
Berfokuslah pada topik yang memengaruhi banyak orang. Topik yang pembahasannya cukup melibatkan 2 orang, jangan dimasukkan dalam agenda. Manfaatkan waktu untuk mencari solusi yang membutuhkan keterlibatan banyak orang. [3] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Sebagai contoh, adakan pertemuan terpisah (di luar rapat) jika Anda dan rekan kerja ingin berdiskusi untuk membahas tugas baru.
- Jika Anda mengadakan rapat untuk membahas masalah yang bisa diselesaikan hanya oleh beberapa orang, partisipan rapat yang tidak terlibat dalam pembahasan topik seharusnya bisa tetap bekerja. Hal ini membuat mereka merasa kecewa karena waktu kerja terbuang percuma. Oleh sebab itu, manfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin sebab mengadakan rapat yang melibatkan banyak orang bukan hal mudah.
-
Susunlah agenda rapat dengan menentukan topik yang ingin dibahas secara selektif. Prioritaskan topik penting yang perlu didiskusikan dalam rapat sebab Anda tidak bisa memasukkan semua topik dalam agenda. [4] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Contohnya, Anda ingin mencantumkan "negosiasi tenggat proyek", "presentasi laporan progres", "perencanaan proyek baru", dan "sumbang saran". Oleh karena keterbatasan waktu, Anda tidak mencantumkan sesi sumbang saran dalam agenda rapat.
- Pertimbangkan apakah Anda perlu mengadakan rapat dengan beberapa orang untuk membahas agenda utama sebagai persiapan rapat pleno.
-
Cantumkan topik paling penting di urutan pertama. Saat merencanakan rapat, menempatkan topik paling penting di awal rapat merupakan kebijakan yang tepat. Dengan demikian, semua partisipan mampu mendiskusikan topik penting ketika pikiran masih jernih dan fisik masih bugar saat rapat baru dimulai.
- Contohnya, agendakan "pengambilan keputusan" lalu "presentasi laporan progres" (kecuali jika laporan progres dibutuhkan untuk mengambil keputusan).
- Selain itu, topik yang paling penting sudah didiskusikan jika rapat perlu diakhiri lebih awal atau beberapa peserta rapat harus meninggalkan pertemuan sebelum rapat berakhir.
-
Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik. Meskipun Anda tidak bisa memastikan durasi waktu untuk membahas setiap topik, buatlah estimasi. Pertimbangkan berapa lama rapat akan berlangsung dan berapa topik yang akan dibahas. Alokasikan lebih banyak waktu untuk topik yang paling penting. [5] X Teliti sumber
- Contohnya, alokasikan 30 menit untuk pelaporan progres, 10 menit untuk diskusi, dan 10 menit untuk menentukan tenggat baru.
- Sering kali, agenda rapat tidak bisa dituntaskan karena tidak ada alokasi waktu untuk setiap topik. Lakukan pembagian waktu sebelum rapat berlangsung untuk memastikan semua topik yang diagendakan bisa dibahas sampai selesai.
- Pertimbangkan jumlah peserta rapat yang diundang saat menghitung tambahan waktu. Jika rapat akan dihadiri 15 orang dan Anda mengalokasikan waktu 15 menit untuk setiap topik, ini berarti setiap orang mendapat waktu berbicara lebih kurang 1 menit per topik. Meskipun tidak semua orang berbicara, waktu yang dialokasikan terlalu singkat. [6] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
Iklan
-
Tulislah judul agenda rapat. Manfaatkan judul agenda rapat untuk memberi tahu pembaca bahwa ia sedang membaca agenda berisi topik yang akan dibahas. Setelah menentukan judul, cantumkan di paling atas blangko dokumen. Pilihlah judul yang simpel dan lugas.
- Contoh judul agenda rapat: "Agenda Rapat Bulan Juli: Mendiskusikan Gagasan Proyek Baru" atau "Agenda Rapat Bulan Agustus 2018: Memperpanjang Tenggat Proyek".
- Ketiklah agenda rapat menggunakan fon untuk bisnis, misalnya Times New Roman atau Calibri.
-
Sediakan waktu untuk memberi salam dan mengucapkan terima kasih atas kehadiran peserta rapat. Gunakan kesempatan ini untuk menyapa para partisipan. Saat ini, Anda atau pimpinan rapat yang lain boleh membuka rapat dan menjelaskan topik utama yang akan dibahas. [7] X Teliti sumber
- Jika banyak peserta rapat yang belum saling mengenal, manfaatkan waktu untuk mencairkan suasana.
- Jika ingin menyusun agenda rapat untuk pertemuan penting, misalnya konferensi, waktu yang dibutuhkan untuk membuka rapat biasanya lebih panjang. Untuk rapat rutin di kantor, sesi pembukaan biasanya membutuhkan waktu hanya beberapa menit.
- Berikan waktu untuk mengantisipasi perubahan agenda saat rapat dimulai.
-
Cantumkan agenda rapat berupa pertanyaan untuk memancing keingintahuan partisipan. Mereka akan bertanya-tanya jika Anda merumuskan agenda rapat hanya dalam beberapa kata. Pertanyaan mampu mengungkapkan konteks yang akan dibahas sehingga peserta rapat mendapatkan kesempatan untuk memikirkannya jauh-jauh hari sebelum rapat. [8] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Contohnya, alih-alih menulis, "Membahas Tenggat Proyek", cantumkan, "Apakah tenggat proyek perlu diperpanjang karena permintaan meningkat?"
- Jika diperlukan, berikan penjelasan singkat di bawah pertanyaan tersebut.
-
Cantumkan estimasi waktu di samping setiap topik. Meskipun estimasi waktu boleh tidak dicantumkan dalam agenda, informasi ini membantu rekan kerja mempersiapkan diri atau meminta tambahan waktu jika diperlukan. [9] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Mereka juga masih sempat mempersingkat laporan yang akan disampaikan sesuai waktu yang diberikan.
-
Siapkan alur diskusi untuk setiap topik dalam agenda. Alur diskusi merupakan metode untuk membahas setiap topik. Contohnya, saat membahas perpanjangan tenggat proyek, semua orang akan berdiskusi sesuai alur yang sudah ditentukan. Dengan demikian, semua peserta rapat akan memiliki perspektif yang sama. [10] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Contohnya, rapat akan membahas perpanjangan tenggat proyek untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Untuk itu, siapkan alur diskusi terdiri dari "10 menit untuk membahas progres kerja sampai saat ini; 15 menit untuk memutuskan cara meningkatkan produktivitas; 10 menit untuk mempertimbangkan aspek positif dan negatif; 5 menit untuk memutuskan perlu tidaknya tenggat diperpanjang".
-
Tentukan siapa yang akan memimpin pembahasan setiap topik. Cantumkan namanya di samping topik supaya ia bisa mempersiapkan diri. Konfirmasikan tugas ini kepada orang yang bersangkutan beberapa hari sebelum rapat lalu cantumkan dalam agenda. [11] X Sumber Tepercaya Harvard Business Review Kunjungi sumber
- Jika Anda yang akan memimpin rapat dari awal sampai selesai, cantumkan hal ini di bawah judul agenda rapat.
-
Alokasikan waktu jika ada pembicara tamu dalam rapat. Jika rapat akan dihadiri oleh beberapa pembicara tamu untuk membahas topik yang penting, Anda perlu mengalokasikan sebagian waktu rapat untuk mereka. Tentukan jadwal dalam agenda agar setiap tamu mendapat kesempatan berbicara meskipun ia ingin membahas beberapa topik. Dengan demikian, mereka bisa menyiapkan materi yang ingin disampaikan sebaik mungkin.
- Beberapa hari sebelum rapat, hubungi pembicara tamu untuk menanyakan durasi waktu yang dibutuhkan untuk mendiskusikan topik yang ingin dibahas. Cara ini membantu Anda menyusun jadwal sehingga tidak saling berbenturan.
-
Sediakan waktu untuk membahas hal-hal lain. Agendakan sesi ini di akhir rapat. Manfaatkan sesi ini untuk menanyakan kepada semua partisipan apakah masih ada yang ingin dibahas sebelum rapat ditutup. Selain itu, mereka masih bisa menyampaikan hal-hal yang terlewatkan atau belum sempat didiskusikan. [12] X Teliti sumber
- Dengan mencantumkan sesi ini dalam agenda, penerima undangan mengetahui bahwa ia bisa berkontribusi meskipun apa yang ingin disampaikan tidak termasuk dalam agenda rapat.
- Berikan waktu untuk tanya jawab dalam sesi ini.
Iklan
-
Cantumkan hal-hal mendetail yang berkaitan dengan pelaksanaan rapat. Tulislah waktu, tanggal, dan lokasi rapat dalam agenda berikut nama peserta yang bisa menghadiri rapat. Dengan demikian, mereka sudah tahu akan bertemu dengan siapa dalam rapat saat menerima undangan. [13] X Teliti sumber
- Ada baiknya Anda mencantumkan juga nama peserta yang biasanya menghadiri rapat, tetapi kali ini tidak bisa datang. Informasikan dengan jelas bahwa nama tersebut tidak bisa ikut rapat.
- Lampirkan peta lokasi untuk orang-orang yang belum tahu tempat rapat diadakan.
-
Beri tahukan hal-hal yang perlu disiapkan sebelum rapat. Informasikan kepada rekan kerja yang diundang jika ada hal-hal yang perlu mereka siapkan terlebih dahulu, misalnya membaca laporan, mengumpulkan informasi untuk menentukan solusi, atau mengidentifikasi masalah. [14] X Teliti sumber
- Cantumkan informasi tersebut di bagian bawah agenda rapat menggunakan huruf tebal atau berwarna agar terlihat jelas dan mudah dibaca oleh semua peserta rapat.
-
Periksalah agenda rapat dengan teliti sebelum didistribusikan agar tidak ada kesalahan. Agenda rapat merupakan hal yang penting bagi orang yang diundang. Sebelum didistribusikan, periksalah agenda rapat untuk memastikan informasi sudah ditulis dengan lengkap dan benar serta tidak ada salah ketik. Selain menunjukkan etika kerja yang tinggi, cara ini merefleksikan bahwa Anda memperhatikan hal-hal mendetail dan menghargai mereka.
-
Distribusikan agenda 3-4 hari sebelum rapat berlangsung. Rekan kerja yang menerima undangan masih sempat mempersiapkan diri apabila sudah membaca agenda rapat beberapa hari sebelumnya, tetapi jangan dikirimkan terlalu dini sebab ada kemungkinan terabaikan. [15] X Teliti sumber
- Jika ingin mengadakan rapat penting saat konferensi, siapkan agenda beberapa bulan sebelumnya.
Iklan
Tips
- Gunakan format agenda rapat yang tersedia di program Word. Banyak program untuk membuat dokumen, seperti Microsoft Office, Pages for Mac, dsb. yang menyediakan format dokumen personal dan profesional, misalnya untuk menyusun agenda rapat dengan cepat dan mudah.
- Jika ada format standar agenda rapat di perusahaan Anda, gunakan format tersebut.
- Pastikan rapat berjalan sesuai jadwal yang sudah ditentukan, tetapi bersikaplah fleksibel. Anda perlu memantau jalannya rapat dengan sering-sering melihat jam. Jika pembahasan agenda pertama sudah selesai, arahkan partisipan untuk melanjutkan rapat dengan membahas agenda berikutnya. Anda bisa mengatakan dengan sopan, "Kita akan membahas topik berikutnya agar rapat berakhir sesuai jadwal."
Iklan
Referensi
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
Iklan
