Pdf downloaden
Pdf downloaden
Een tijd- en bewegingsstudie wordt gebruikt om arbeidsefficiëntie te analyseren door middel van de observatie en timing van taken. Het kan je helpen om te zien waar je dag efficiënter zou kunnen zijn, waardoor je tijd en energie bespaart – iets wat iedereen kan gebruiken! Je kunt er één voor jezelf uitvoeren of een andere persoon observeren. Eerst moet je beslissen welke methode je gaat gebruiken, van real-time observatie tot een steekproefbenadering, en dan ga je de taak observeren en timen. Nadat je het onderzoek hebt afgerond, kun je de gegevens gebruiken om een efficiënter werkproces te creëren.
Stappen
-
Gebruik 'werk-steekproeven' als je weinig tijd hebt. Bij deze aanpak observeer je de persoon op bepaalde momenten in plaats van continu. De intervallen kunnen regelmatig of willekeurig zijn. Je observeert de persoon gedurende een bepaalde tijd en extrapoleert vervolgens uit de steekproeven hoeveel tijd er aan elke taak wordt besteed. Dit type onderzoek werkt beter bij taken die minder componenten hebben of werknemers die in het algemeen minder verschillende taken uitvoeren. [1] X Betrouwbare bron Science Direct Ga naar de bron
- Bijvoorbeeld: als de belangrijkste taak van iemand factureren is, kunnen willekeurige steekproeven werken omdat elke keer dat je incheckt, je een momentopname krijgt van wat de persoon aan het doen is. Als je eenmaal alle gegevens hebt, kun je uitzoeken aan welke taak of onderdeel de persoon het meeste tijd besteedt, door te kijken naar hoe vaak en hoe lang hij of zij in elke willekeurige steekproef opduikt.
- Het voordeel van deze methode is dat je meer dan één persoon in een bepaalde tijdsperiode kunt observeren door elke persoon te rouleren.
- Als je deze methode op jezelf gebruikt, stel dan een alarm in om met bepaalde tussenpozen af te gaan, zodat je kunt vastleggen wat je gedurende een bepaalde tijd doet.
-
Observeer de taak in real time om vragen te kunnen stellen. In deze benadering ben je in de kamer met de persoon die de taak uitvoert. Observeer wat ze doen en breek de taak op in kleinere onderdelen terwijl je de tijden vastlegt. Elk onderdeel moet zinvol zijn als geheel zonder dat het zo gedetailleerd wordt dat je het niet kunt bijhouden. [2] X Betrouwbare bron Science Direct Ga naar de bron
- Het timen van een grote taak is niet nuttig zonder te kijken naar de onderdelen waaruit de taak bestaat. Als je de componenten analyseert, kun je op zoek gaan naar inefficiënties. Je gaat de persoon niet ophouden -- je breekt alleen de taak af voor registratiedoeleinden. Als de taak bijvoorbeeld bestaat uit het controleren van de post, dan zouden de componenten kunnen bestaan uit het lopen naar de postafdeling, het verzamelen van de post, de post terugbrengen naar het bureau, het openen van enveloppen, het lezen van de post, en het weggooien of behandelen van elke brief.
- Het kan helpen om als groep te observeren. Op die manier kan je één persoon vragen om de stopwatch te werken, één persoon om de tijd op te nemen en één persoon om aantekeningen te maken.
- Je kunt deze aanpak ook op jezelf toepassen. In dat geval schrijf je elk onderdeel op terwijl je het doet.
-
Neem een video op om de deelnemer op een meer natuurlijke manier te laten presteren. In plaats van de taken in real time te observeren, neem je een video op. Op die manier kunt je later teruggaan en analyseren hoe lang elke taak duurt. Je zult niet zoveel missen, want je kunt de video altijd terugspoelen om iets nogmaals te bekijken. [3] X Betrouwbare bron Science Direct Ga naar de bron
-
Neem een video van jezelf op voor een nauwkeuriger onderzoek. Als je het onderzoek op jezelf uitvoert, zal deze aanpak veel gemakkelijker zijn dan de andere twee. Zet een camera op een statief op een plaats die kan vastleggen wat je aan het doen bent. Laat de camera opnemen terwijl je een bepaalde taak uitvoert, zoals het schrijven van een rapport. [4] X Betrouwbare bron Science Direct Ga naar de bron
- Test de taak gedurende een bepaalde periode. Je kunt het bijvoorbeeld gedurende een week of zelfs een maand testen.
Advertentie
-
Maak een spreadsheet aan om gegevens in bij te houden. Je hebt een plek nodig om te schrijven wat de taak is, en een spreadsheet is ideaal. Daarnaast heb je een plek nodig voor het bijhouden van de tijd. Vaak worden taken in batches uitgevoerd. Als dat het geval is, zal je de tijd voor elk onderdeel van elke taak ergens vast moeten leggen. Je hebt alleen maar een paar genummerde dozen nodig voor dit onderdeel. Voeg ook een kolom toe voor notities.
- Bijvoorbeeld: als de taak bestaat uit het controleren van e-mail en een van de onderdelen is het lezen van e-mail, leg de tijd die nodig is om elke e-mail te lezen dan vast in de genummerde vakjes naast het onderdeel.
-
Verdeel het werk in kleine categorieën. Onderdeel van het uitvoeren van een tijd- en bewegingsonderzoek is het uitzoeken hoeveel tijd er precies aan elke taak wordt besteed. Over het algemeen is de enige manier om de efficiëntie te verbeteren het kijken naar de kleine acties binnen elke taak. Terwijl het werk wordt gedaan, stelt je elk onderdeel van de taak vast en stel je een korte beschrijving op.
- De sleutel is het vinden van het juiste detailniveau. Je wilt niet te gedetailleerd zijn, want de timing hoe lang het duurt om een enkele knop te raken is niet nuttig. Maar je wilt ook niet te breed werken, want dan heb je niet genoeg gegevens om aan de efficiëntie te werken.
- Stel dat je je e-mail controleert. Je kunt dit opsplitsen in het inloggen op de computer en in je e-mail, het verwijderen van spammail zonder deze te openen, het lezen van e-mails, het samenstellen van antwoorden en het organiseren van e-mail in mappen.
-
Houd de tijd bij voor elke taak. Begin met een stopwatch. Houd te tijd bij voor elk onderdeel van de taak, met vermelding van de tijd die nodig was om elk onderdeel te voltooien. Het is vaak makkelijker om gewoon te stoppen en de timer te starten, aan de hand van de verstreken tijd. Je kunt later terugkeren en uitzoeken hoeveel seconden er aan elke taak zijn besteed.
- Voor meer nauwkeurigheid, neem je de gegevens op over meerdere dagen.
-
Houd de tijd bij met behulp van video-opnames. Wanneer je een video gebruikt, moet je de video stoppen en starten voor elk onderdeel dat je wilt timen. Op die manier hebt je tijd om je notities en de tijden voor elk onderdeel op te schrijven.Advertentie
-
Bereken het gemiddelde van de tijden voor elke component. Als je klaar bent, neem je de tijden voor elk onderdeel en vind je het gemiddelde. Om een gemiddelde te bepalen, tel je alle tijden voor een onderdeel bij elkaar op en deel je de som door het aantal tijden in die groep.
- Als je bijvoorbeeld e-mails leest als onderdeel, kunnen de tijden 65 seconden, 210 seconden, 240 seconden, 39 seconden en 354 seconden zijn. Tel de getallen bij elkaar op: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Deel de som door het aantal tijden. In dit geval zijn het er vijf, dus deel 908 door vijf en je krijgt een gemiddelde van 181,6 seconden per e-mail.
-
Bepaal de gemiddelde tijd voor de taak. De eenvoudigste manier om de gemiddelde tijd voor de hele taak te vinden is door alle gemiddelden van de onderdelen bij elkaar op te tellen. Dat geeft je het gemiddelde voor de hele taak.
-
Wijs een hoge of lage waarde toe aan je taken. Het toekennen van een hoge of lage waarde aan elke taak kan je helpen bij het prioriteren van wat belangrijk is. Je hoeft geen cijfer toe te kennen -- je hoeft ze alleen maar te duiden als hoge of lage waarde. Bijvoorbeeld: het beantwoorden van e-mails op je werk kan belangrijk zijn, maar tenzij je in de klantenservice zit, heeft het waarschijnlijk een lagere waarde dan het voltooien van een belangrijk rapport. [5] X Bron
-
Bezuinig op laagwaardige taken die veel tijd kosten. Nadat je je taken hebt beoordeeld, bekijk je welke taken veel tijd in beslag nemen, maar over het geheel genomen een lage waarde hebben. Dat zijn de taken waarbij je moet nadenken over een manier om erop te bezuinigen. Het is ook belangrijk om te kijken naar de taken die veel tijd in beslag nemen, maar wel een hoge waarde hebben. Het kan geen kwaad om te proberen deze taken efficiënter te maken. [6] X Bron
-
Let op multitasking. Multitasking zorgt er in veel gevallen voor dat afzonderlijke taken langer duren, omdat je geen van de taken je volledige aandacht kunt geven. In gevallen waarin je multitaskt, zoals het heen en weer gaan tussen e-mail en het schrijven van een rapport, moet je proberen dat te veranderen. Stel een periode in waarin je slechts één ding doet. Als je een verslag schrijft, negeer dan je e-mails. [7] X Bron
- Als je de hele dag door voortdurend e-mail ophaalt en leest, leidt je voortdurend je gedachten af van wat je ook aan het doen bent. Vaak is het beter om alle taken in één keer uit te voeren, zoals het 's ochtends, 's middags en vlak voor je stopt met werken lezen van e-mails.
-
Zoek naar zaken die inefficiënt verlopen om op te bezuinigen. Vaak vind je dergelijke problemen terug in de routines waarvan je de tijd bijhoudt en die je beschrijft. Het elimineren van inefficiënt handelen kan je helpen om beter te werken en meer gedaan te krijgen in de tijd die je hebt.
- Als je bijvoorbeeld dagelijks het papierwerk in een andere kamer buiten je kantoor moet opslaan, overweeg dan om alles in één keer te doen. Als je voortdurend heen en weer moet lopen, neemt dat tijd weg die je aan andere taken zou kunnen besteden.
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1532046414000562
- ↑ http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1532046414000562
- ↑ http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1532046414000562
- ↑ http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1532046414000562/
- ↑ http://blog.idonethis.com/how-to-do-a-time-and-motion-study-to-make-real-change/
- ↑ http://blog.idonethis.com/how-to-do-a-time-and-motion-study-to-make-real-change/
- ↑ http://blog.idonethis.com/how-to-do-a-time-and-motion-study-to-make-real-change/
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
