Pdf downloaden
Pdf downloaden
Als je voor je job vaak klanten moet opbellen, dan is er een grote kans dat je vaak een voicemail moet achterlaten. Maar wat moet je precies zeggen na de biep? Het kan zenuwslopend zijn om je alle relevante informatie te herinneren die je moet meedelen, waardoor belangrijke details mogelijk niet gezegd worden. Door een systeem voor voicemails te gebruiken zal je nooit meer verwarde en geïmproviseerde voicemails moeten inspreken. Door snel een controlelijst in je hoofd af te lopen kan je ervoor zorgen dat je alle nodige informatie hebt vermeld en dat je meer kans hebt om teruggebeld te worden.
Stappen
-
Gebruik de juiste intonatie. Vanaf dat de opname van je bericht begint, moet je duidelijk en verstaanbaar praten. Probeer niet te mompelen of te snel te praten. Doe je best om geïnteresseerd en opgewekt te klinken zodat je de aandacht van de luisteraar opwekt. Hoewel de ontvanger jou niet kan zien, zal je algemene intonatie wel door de telefoon opgevangen worden, dus zorg ervoor dat je de juiste overbrengt. [1] X Bron
- Articuleer alles dat je zegt. Een slechte ontvangst kan je stem vervormen en ervoor zorgen dat je wegvalt. Zelfs een normaal sprekende stem kan door de telefoon als gemompel klinken.
- Je stem moet afgestemd zijn op het soort telefoontje dat je pleegt. Het is bijvoorbeeld oké om opgewekt te klinken wanneer je een voicemail inspreekt om je neefje te feliciteren omdat hij afgestudeerd is aan de middelbare school. Als je echter je medeleven wenst te betuigen aan een rouwende vriend, dan moet je ervoor zorgen dat je stem plechtig en respectvol klinkt.
-
Vermeld je naam. Het eerste dat je moet doen is je naam vermelden. Zo zal de persoon die je opbelt onmiddellijk weten met wie hij of zij te maken heeft. Een simpele ‘dit is (jouw naam)’ is voldoende voor de meeste situaties. Als je iemand nog niet ontmoet hebt dan kan je kiezen voor ‘mijn naam is (je volledige naam)’. Vrienden en familieleden zullen je herkennen zonder dat je jezelf moet identificeren. Als het een zakelijk telefoontje betreft dan heeft de andere persoon meteen een naam om met de stem en het bericht te associëren, zodat een persoonlijkere vorm van communicatie misschien mogelijk wordt. [2] X Bron
- Deze stap lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten door bellers.
- Als je een specifieke functie hebt of een beschrijving van jezelf die voor de ontvanger van pas kan komen voor het opvolggesprek, vermeld dat dan na je naam. Bijvoorbeeld ‘Mijn naam is Dr. Versluis, radioloog in het Universitair Ziekenhuis van Amsterdam’ of ‘Dit is Ariane Janssens, de mama van Chloë die met uw dochter in de klas zit’.
-
Laat je telefoonnummer achter. Vermeld je telefoonnummer onmiddellijk nadat je je naam hebt vermeld. De meeste bellers wachten tot het einde van de voicemail om hun contactinformatie te verstrekken, maar als de ontvanger het de eerste keer niet goed kan noteren dan is die verplicht om het volledige bericht nogmaals te beluisteren. Vergeet niet om langzaam te praten en alles te articuleren wanneer je je telefoonnummer meedeelt, zodat het begrijpelijk is. [3] X Bron
- Een simpele manier om je telefoonnummer aan het begin van een bericht te vermelden is door iets te zeggen zoals ‘Dit is (jouw naam), mijn nummer is (jouw telefoonnummer)’ of ‘mijn naam is (naam) en ik bel met (nummer)’.
- Ondanks het feit dat Caller ID-functies alomtegenwoordig zijn, is het altijd aangeraden om je telefoonnummer achter te laten voor het geval dat de persoon die jou moet opbellen jouw nummer niet heeft opgeslagen of voor het geval dat je vraagt dat er teruggebeld wordt op een ander nummer.
-
Zorg voor een aanknooppunt. Bij het luisteren naar zakelijke voicemails of berichten van onbekende afzenders, zullen mensen snel achterdochtig worden of hun interesse verliezen indien ze niet weten wie je bent en waarom je belt. Stel ze gerust door een gezamenlijke vriend of een referentie te vermelden die jou hun nummer heeft gegeven. Dit zorgt er wederom voor dat het telefoontje professioneler overkomt. De voicemail zal minder opdringerig klinken en de kans zal groter zijn dat je een telefoontje terug krijgt. [4] X Bron
- Probeer een korte introductie toe te voegen die de interesse van de luisteraar wekt, zoals ‘Ik kreeg uw nummer van Patrick, die me vertelde dat u overweegt om uw boot te verkopen.’
- Zelfs als je geen zakelijk telefoontje pleegt, is het vinden van een aanknooppunt belangrijk om de ontvanger gerust te stellen. ‘Dit is Bob, uw buur van recht tegenover u’ is persoonlijker dan ‘Dit is Bob Vermeersch’.
Advertentie
-
Denk vooraf na over wat je zal zeggen. Zorg ervoor dat je, voordat je een voicemail achterlaat, een duidelijk idee hebt van wat je zal zeggen. Dit zou geen probleem mogen vormen als je belt omwille van een speciale reden, maar door de biep aan de andere kant van de lijn te horen en door het besef dat je opgenomen wordt, kan je even niet meer weten wat gezegd. Verdeel de informatie onder in afzonderlijke punten en behandel ze allemaal voordat je ophangt. [5] X Bron
- Voor zeer dringende of belangrijke voicemails kan je overwegen om op voorhand een ruwe versie van het script uit te schrijven.
- Als je merkt dat je vaak de draad verliest, focus je er dan gewoon op om in enkele woorden je naam, een nummer om terug te bellen en de reden waarom je belt te vermelden.
- Stel je voor dat je een voicemail verstuurt om de romantische avond van gisteren op te volgen. Mentaal je bericht opstellen voordat je het opneemt, kan een groot verschil betekenen om koel, kalm en beheerst of stotterend en zenuwachtig over te komen.
-
Houd je bericht beknopt. Beperk je voicemailberichten tot 20-30 seconden. Er zijn niet veel situaties waarin een voicemail langer hoeft te zijn. Het is niet de bedoeling dat je de ontvanger verveelt met een zeer lange introductie of verhaal. Hou het beknopt. Een kort bericht kan trouwens meer nieuwsgierigheid opwekken en iemand ertoe overhalen om terug te brengen, terwijl dat anders misschien niet het geval zou zijn. [6] X Bron
- Anderzijds zal een te kort voicemailbericht de ontvanger mogelijk het gevoel geven dat het niet belangrijk is, waardoor deze het kan wissen zonder er zelfs maar naar te luisteren. Dit geldt vooral wanneer je belt met een privénummer. [7] X Bron
- Het doel van een voicemail achter te laten is om iemand ertoe te brengen om terug te bellen. Het is niet de bedoeling om alle informatie te verstrekken, want dat was de bedoeling van het telefoongesprek.
-
Begin met de belangrijkste informatie. Ga recht door zee en vermeld duidelijk de reden waarom je belt. Als je slechts polst, bijvoorbeeld wanneer je een voorstel hebt om iets aan te kopen of als je een transactie opvolgt of een afspraak wenst te bevestigen, dan moet je dit duidelijk maken aan de ontvanger. Je luisteraar zal snel zijn of haar interesse verliezen als je hen niet in het begin informeert over de reden waarom je hen contacteert. [8] X Bron
- Je hebt niet veel tijd om je punt over te brengen. Als je niet rechtuit bent dan zal je luisteraar het bericht wissen voordat hij of zij de cruciale informatie heeft gehoord.
- Het is beter om slecht nieuws zoals ‘papa ligt in het ziekenhuis’ rechtuit te brengen. Gebruik de rest van het bericht om te troosten en uitleg te bieden. Dat is in elk geval beter dan het onderwerp te omzeilen en je luisteraar zich zorgen te laten maken.
-
Wees persoonlijk en oprecht. Weersta de verleiding om een geknutselde, algemeen klinkende ‘telefoonstem’ aan te nemen. Wees gewoon vriendelijk, wees jezelf en praat op een natuurlijke manier. Mensen weten het wanneer men iets op een bepaalde manier probeert te verkopen en ze zullen je waarschijnlijk vaker een kans geven als ze het gevoel hebben dat je hen als een gelijke aanspreekt. [9] X Bron
- Wanneer je klinkt alsof je een script afleest, zal je luisteraar het gevoel krijgen dat je slechts een zoveelste telefoontje pleegt omdat je dat moet doen.
Advertentie
-
Stel een specifieke vraag of verzoek om iets. Naarmate je het bericht afrondt, moet je specifiek vermelden waarom je wilt dat de ontvanger je terugbelt. Stel een precieze vraag of verzoek iets dat hen ertoe zal aanzetten om de telefoon op te nemen. Als ze zich na het beluisteren van de voicemail verward of onzeker voelen over wat je precies wilt, dan heeft de voicemail zijn doel gemist. [10] X Bron
- Probeer zinnen zoals ‘Laat me weten of je het recept dat ik je toestuurde geslaagd vond’ of ‘Ik zou graag uw ideeën over dit voorstel horen.’
- Mensen zijn gemotiveerder om contact op te nemen wanneer je een specifiek verzoek hebt vermeld in plaats van simpelweg de zin ‘bel met terug’.
-
Vermeld normaals je naam en contactinformatie. Rond je bericht af door nogmaals je naam en contactinformatie te vermelden. Herhaal je nummer tweemaal zodat de luisteraar het goed kan noteren en geen cijfer verkeerd begrijpt. Zorg ervoor dat je alle details vermeldt die van pas kunnen komen voor je luisteraar om terug te bellen, zoals wanneer je wel en niet beschikbaar bent en het beste tijdstip van de dag om te bellen. [11] X Bron
- Je telefoonnummer meer dan tweemaal vermelden aan het einde van een telefoontje is overdreven en kans zelfs als onbeschoft worden geïnterpreteerd.
- Maak je geen zorgen over deze stap indien het een alledaags bericht betreft voor een vriend of familielid.
-
Vermijd een langdradig einde. Wanneer het tijd is om op te hangen, dan mag je het bericht niet nodeloos uitrekken. Tenzij het een persoonlijk telefoongesprek met een geliefde betreft, is het niet nodig om iemand nog een mooie dag toe te wensen. De aandacht van de ontvanger zal verdwijnen naarmate het bericht blijft duren, dus probeer om op het einde de focus niet te verliezen. Bedank hen voor hun tijd en laat de volgende stap van de communicatie aan hen over. [12] X Bron
- Vriendelijk afronden met iets zoals ‘Ik kijk ernaar uit om van je te horen’ is warmer en daardoor doeltreffender dan algemene, commerciële zinnen zoals ‘Ik wens u nog een mooie dag.’
- Je mag je bericht aan het einde niet recapituleren of samenvatten. Als de ontvanger een bepaald detail opnieuw moet horen, dan kan die het bericht later opnieuw afspelen.
Advertentie
Tips
- Denk even na over de voicemails die je ontvangen hebt en waarvan je dacht ‘wat wil deze persoon van mij?’. Laat een voicemail achter die je zelf graag zou ontvangen.
- Indien het relevant is voor de ontvanger dan kan je naast je telefoonnummer ook je e-mailadres of een andere contactmethode vermelden.
- Vergeet niet om de datum te vermelden als je tijdsgevoelige informatie deelt.
- Glimlachen! Zelfs door de telefoon kan dit gevoeld worden.
- Als je over een gevoelig onderwerp belt dan moet je de informatie die je in de voicemail vermeldt beperken voor het geval dat het door andere mensen wordt beluisterd.
- Bij een noodgeval of een natuurramp kan je een uitgaand voicemailbericht gebruiken om de mensen te laten weten dat je het goed stelt.
Advertentie
Waarschuwingen
- Als je probeert iemand ertoe te brengen om je terug te bellen, praat dan niet over vorige mislukte belpogingen. Dit kan geërgerd overkomen, waardoor de luisteraar zich minder op zijn of haar gemak zal voelen om met jou te praten.
- Bij zakelijke omstandigheden moet je altijd een voicemail achterlaten indien de persoon die je opbelt niet antwoordt. Het zien van meerdere gemiste oproepen zonder voicemailberichten zal het belang van je onderneming ondermijnen.
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://www.mannersmentor.com/only-at-work/how-to-leave-a-voice-mail-message-everyone-enjoys-hearing
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ https://www.corkcrm.com/5-tips-for-leaving-the-perfect-voicemail-message/
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ http://blog.hubspot.com/sales/tips-to-leave-the-perfect-sales-voicemail#sm.00001exne3tuasdoeyvep0d10vi8i
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ http://blog.hubspot.com/sales/tips-to-leave-the-perfect-sales-voicemail#sm.00001exne3tuasdoeyvep0d10vi8i
- ↑ https://www.corkcrm.com/5-tips-for-leaving-the-perfect-voicemail-message/
Over dit artikel
Deze pagina is 5.234 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
