Iemand een vriendelijke herinnering sturen

Bijdragen van Maureen Taylor

Soms heb je iemand gevraagd iets voor je te doen, of moet je iemand bijvoorbeeld laten weten dat er een vergadering is, en wil je diegene daar een herinnering over sturen. Hoe doe je dat het beste zonder onbeleefd of ongeduldig over te komen? Mensen kunnen vrij gemakkelijk in beslag wordengenomen door andere dingen, maar er gelukkig bestaan er allerlei goede manieren waarop je iemand een beleefde herinnering kunt sturen. In dit artikel hebben we een groot aantal tips en voorbeelden voor je verzameld over wat je via e-mail of in een app- of chatbericht het beste kunt zeggen. Lees dus snel verder om te weten te komen hoe je het perfecte bericht opstelt waar je zeker antwoord op zult krijgen.

Dingen die je moet weten

Geef mensen minstens een week de tijd om te antwoorden voordat je ze een herinnering stuurt.
Hou je verzoek duidelijk en direct. Het is het beste om je verzoek als dat kan in de eerste paar regels van je e-mail te zetten.
Houd in je hele e-mail een waarderende toon aan. Moedig de ontvanger aan om te reageren door hem of haar hulp of een altrnatief te bieden.

Methode 1

Methode 1 van 12:

Geef de ontvanger een week voordat je een herinnering stuurt.

Pdf downloaden

1
Je komt minder opdringerig over als je in ieder geval een week voordat je een herinnering stuurt. Als je een paar dagen na je oorspronkelijke verzoek al een herinnering stuurt, heeft de ander misschien nog niet genoeg tijd gehad om actie te ondernemen. Na ongeveer zeven dagen kun je zonder probleem een herinneringsmail of sms te sturen . Je kunt dan namelijk aannemen dat jouw oorspronkelijke bericht misschien verloren is gegaan in zijn of haar inbox, waardoor hij of zij je verzoek niet gezien heeft. ^{[1]
X
Bron}
- Als je verzoek tijdgevoelig is omdat je een bepaalde deadline moet halen, mag je uiteraard best een paar dagen eerder contact opnemen.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 12:

Noem je oproep tot actie ook in de onderwerpregel van je e-mail op.

Pdf downloaden

1
De persoon weet dan zodra hij of zij de onderwerpregel leest meteen wat er van hem of haar verwacht wordt. Een algemene onderwerpregel als "Actie nodig" of "Vervolg" klinkt nogal vaag of kan de ontvanger het idee geven dat er geen haast bij is. Geef met zo weinig mogelijk woorden precies aan wat je van de persoon verwacht. Je kunt ook de deadline noemen, of hoe lang de taak ongeveer zal duren, zodat de persoon een beter idee krijgt van de omvang van de verplichting. ^{[2]
X
Betrouwbare bron
Harvard Business Review
Ga naar de bron}
- "Update met betrekking tot notulen laatste vergadering"
- "Actie nodig: Reactie op enquête"
- "Volgende stappen voor creatief project"
- "5 Minuten - Feedback Formulier Nodig"

Methode 3

Methode 3 van 12:

Stuur een herinneringsmail in de oorspronkelijke thread.

Pdf downloaden

Als er belangrijke details zijn waarvan je niet wilt dat de ander ze vergeet, houd dan de e-mail thread gaande en stuur gewoon het hele bericht nogmaals door. Op die manier hoeft de persoon niet in zijn of haar inbox te zoeken naar datgene wat jij ook alweer precies nodig had. ^{[3]
X
Betrouwbare bron
Harvard Business Review
Ga naar de bron}

Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 12:

Open met een vriendelijke begroeting.

Pdf downloaden

1
Beginnen met een positieve noot zet daarmee de toon voor de rest van de herinnering. Begroet de persoon aan het begin van je bericht op een vriendelijke, professionele manier om de bal aan het rollen te brengen. Als je de persoon in kwestie niet zo vaak hebt gesproken, stel jezelf dan even kort opnieuw voor, zodat de ander zich herinnert wie je bent. Voeg vervolgens een kort, persoonlijk zinnetje toe om de ander het gevoel te geven dat je hem of haar respecteert. ^{[4]
X
Bron}
- "Beste Julia, Eric hier, van de teamvergadering van vorige week. Je hebt een aantal goede opmerkingen gemaakt terwijl je onze discussie leidde."
- "Hallo Dina, Mijn naam is Maggie van het bedrijfs-webinar. Ik hoop dat je deze week goed bent begonnen, en ik ben reuze benieuwd waar je allemaal mee bezig bent."
- "Geachte heer Sherman, Allereerst hartelijk dank voor de uitstekende organisatie en voor de prioriteit die u heeft gegeven aan dit marketing project."
- "Dag Mark, We hopen dat het goed met je gaat."

Methode 5

Methode 5 van 12:

Doe aan het begin van de mail een rechtstreeks verzoek.

Pdf downloaden

1
Door de ander er meteen aan te herinneren maak je je verzoek duidelijk. Als je iemand pas aan het einde van je bericht herinnert aan datgene wat je nodig hebt, kan het zijn dat hij of zij alleen de eerste paar regels leest en datgene waar je om vraagt over het hoofd ziet. Direct na je begroeting kun je de persoon op een vriendelijke manier aan je verzoek herinneren, of een beleefde vraag stellen over de voortgang. Je kunt de persoon daarna altijd nog wat meer context geven. ^{[5]
X
Betrouwbare bron
Harvard Business Review
Ga naar de bron}
- "Dit is simpelweg een vriendelijke herinnering aan het feit dat de antwoorden op de enquête uiterlijk volgende week binnen moeten zijn; wij zouden erg graag je feedback ontvangen met suggesties voor eventuele verbeteringen."
- "Heb je al kans gezien om de documenten die ik je gestuurd heb te bekijken? Ik ben bijna klaar om ze in te leveren; ik wacht alleen nog op jouw goedkeuring."
- "Vorige week hebben we het gehad over een mogelijke samenwerking aan een creatief project. Zou je daar nog in geïnteresseerd zijn?"
- "Hierbij voor de zekerheid een herinnering aan onze vergadering van vandaag. We willen er zeker van zijn dat we het hele team bij elkaar krijgen."
Advertentie

Methode 6

Methode 6 van 12:

Druk je waardering uit.

Pdf downloaden

1
De kans dat je een reactie krijgt is groter als je bericht warm en beleefd overkomt. De toon van een e-mail of tekst is vaak moeilijk te lezen, waardoor zelfs een neutrale zin onbedoeld negatief kan klinken. Wees beleefd en laat de persoon weten dat je datgene wat hij of zij doet echt belangrijk vindt. Als de ander zich gerespecteerd voelt, is de kans groter dat hij of zij zal reageren. ^{[6]
X
Betrouwbare bron
Harvard Business Review
Ga naar de bron}
- "Gezien jouw ervaring met dit type projecten, weet ik dat alle feedback die je ons kunt geve ons enorm zou helpen onze service te verbeteren."
- "We waarderen al het harde werk dat je voor ons hebt gedaan en we kunnen niet wachten om te horen wat jij ons te zeggen hebt."
- "Jouw hulp zou echt helpen om deze presentatie naar een hoger niveau te brengen."
- "We waarderen je mening, en jouw aanbevelingen zullen ons enorm helpen."

Methode 7

Methode 7 van 12:

Vraag of er iets is waarmee je kunt helpen.

Pdf downloaden

1
Aanbieden de persoon te helpen neemt wat druk bij de ander weg. Als je de persoon om een grote gunst vraagt of om hulp bij een moeilijke taak, laat diegene dan weten dat je hem of haar steunt. De ontvanger zal eerder reageren als hij of zij weet dat jij er bent om hem of haar te steunen en op alle mogelijke manieren te helpen. ^{[7]
X
Bron}
- "Laat het me weten als je nog iets van me nodig hebt om je te helpen één en ander af te ronden."
- "Ik ben hier als je vragen of opmerkingen hebt over het project."
- "Als er iets anders is dat je zou kunnen helpen een beslissing te nemen, neem dan gerust contact op."
- "Ik ben beschikbaar om dit te bespreken als je niet zeker bent voor wat betreft de volgende stappen en hulp zou kunnen gebruiken."
Advertentie

Methode 8

Methode 8 van 12:

Geef de ontvanger een alternatief.

Pdf downloaden

1
Door een uitweg te geven laat de persoon weten dat het geen probleem is als hij of zij je niet verder kan helpen. De persoon met wie je praat zal misschien niet reageren als hij of zij zich niet prettig voelt bij het oorspronkelijke verzoek. Laat de ander weten dat je bereid bent met hem of haar samen te werken en dat je alternatieven te bieden hebt, zodat de ander zich niet onder druk gezet voelt. ^{[8]
X
Betrouwbare bron
Harvard Business Review
Ga naar de bron}
- "Als er iemand anders is met wie ik over dit onderwerp contact zou kunnen opnemen, laat me het dan vooral weten."
- "Ik begrijp dat je nu te veel aan je hoofd heeft. Laat het ons daarom weten als je meer tijd nodig hebt."
- "Als je je niet op je gemak voelt bij het idee aan deze opdracht te werken, laat het ons dan weten zodat we het aan iemand anders kunnen toewijzen."
- "We staan open voor suggesties als je denkt dat we dit project in een andere richting kunnen sturen."

Methode 9

Methode 9 van 12:

Hou je bericht kort.

Pdf downloaden

Als de persoon je bericht opent en meerdere lange alinea’s ziet, is de kans groter dat je dat wat je nodig hebt op een verkeerde manier communiceert. Zeg dus niet meer dan nodig is, zodat je de ontvanger niet overweldigt of in de war brent. ^{[9]
X
Bron}

Advertentie

Methode 10

Methode 10 van 12:

Sluit de e-mail op de juiste manier af.

Pdf downloaden

1
Geef aan het eind van je e-mail hoe de ontvanger het beste contact met je kan opnemen. Voeg aan het einde van je e-mail je volledige naam, je e-mailadres en eventuele links naar sociale media toe. Zo krijgt de ander een beter idee met wie hij of zij te maken heeft en hoe hij of zij op je verzoek moet reageren. Sluit af met een begroeting als: ^{[10]
X
Bron}
- Een prettige dag nog
- Hoogachtend
- Met vriendelijke groet
- Nogmaals bedankt

Methode 11

Methode 11 van 12:

Bel de persoon of zoek hem of haar op voor een snelle reactie.

Pdf downloaden

1
Je kunt meteen antwoord krijgen als je rechtstreeks met de persoon te praten. Als je meteen een antwoord nodig hebt of als er snel een deadline nadert, aarzel dan niet om de telefoon te pakken of naar zijn of haar kantoor te lopen om het persoonlijk te vragen. De ander zal dan de urgentie in je stem kunnen horen, waardoor je hoogstwaarschijnlijk meteen antwoord zult krijgen zonder te hoeven wachten. ^{[11]
X
Bron}
- "Zeg, ik wilde je er graag nog even aan herinneren dat Julia vandaag jarig is."
- "Bij deze wil ik er vriendelijke aan herinneren dat onze vergadering gepland staat voor vanmiddag om half drie."
- "Heb je nog kunnen kijken naar de cijfers die ik je vorige week gestuurd heb? Ze moeten morgen klaar zijn en ik zou het op prijs stellen als je hier prioriteit aan geeft."
Advertentie

Methode 12

Methode 12 van 12:

Voorbeeld van een model van een herinneringsmail

Pdf downloaden

Beste Sam, Mijn naam is Pamela, van het webinar van vorige week. Het was leuk je daar te ontmoeten, en ik hoop dat je tot nu toe een succesvolle week hebt gehad. Hierbij stuur ik je een vriendelijke herinnering aan het feit dat de bedrijfsenquête die we tijdens de vergadering hebben besproken volgende week vrijdag klaar moet zijn. We willen ons team blijven versterken, en we waarderen alle inhoudelijke en praktische feedback die je ons kunt geven zeer. Als je vragen of opmerkingen hebt, laat me het dan weten. Ik zal je met alle plezier op welke manier dan ook verder helpen. Met vriendelijke groet, Pamela Jaspers, pjaspers@gmail.com

[1]

[2]

Betrouwbare bron

Ga naar de bron

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

Aanmelden

Iemand een vriendelijke herinnering sturen

Dingen die je moet weten

Stappen

Geef de ontvanger een week voordat je een herinnering stuurt.

Noem je oproep tot actie ook in de onderwerpregel van je e-mail op.

Stuur een herinneringsmail in de oorspronkelijke thread.

Open met een vriendelijke begroeting.

Doe aan het begin van de mail een rechtstreeks verzoek.

Druk je waardering uit.

Vraag of er iets is waarmee je kunt helpen.

Geef de ontvanger een alternatief.

Hou je bericht kort.

Sluit de e-mail op de juiste manier af.

Bel de persoon of zoek hem of haar op voor een snelle reactie.

Voorbeeld van een model van een herinneringsmail

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Over dit artikel

Was dit artikel nuttig?

Gerelateerde artikelen

Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!

Delen

Uitgelichte artikelen

Trending artikelen

Uitgelichte artikelen

Uitgelichte artikelen

Uitgelichte artikelen

Uitgelichte artikelen

Explore Categories