So kannst du jemanden höflich an etwas erinnern.

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unter Mitarbeit von Maureen Taylor

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Vielleicht hast du jemanden um etwas gebeten oder willst ihn über ein Meeting informieren, weißt aber nicht, wie du ihn daran erinnern sollst, ohne dass es unhöflich oder ungeduldig klingt? Man verliert sich schnell in anderen Dingen und vergisst etwas, aber du kannst denjenigen höflich erinnern. Wir haben viele Tipps und Beispiele für dich, was du sagen, in einer Mail oder Nachricht schreiben kannst. Lies weiter, wenn du die perfekte Nachricht zur Erinnerung schreiben willst.

Das solltest du wissen

  • Gib demjenigen mindestens eine Woche, um auf dich zurückzukommen, bevor du ihn erinnerst.
  • Drücke dich klar und direkt aus. Schreibe nach Möglichkeit innerhalb der ersten Zeilen einer Mail, was du möchtest.
  • Achte auf einen positiven Tonfall. Biete Hilfe oder einen Ausweg an, um eine Antwort zu bekommen.
1

Gib demjenigen eine Woche, bevor du ihn erinnerst

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    Wenn deine Bitte erst einige Tage her ist, hatte derjenige noch nicht genug Zeit, um ihr nachzukommen. Nach sieben Tagen ist es okay, eine Folgemail oder eine Nachricht zu schreiben, denn vielleicht ist deine ursprüngliche Nachricht einfach untergegangen und derjenige hat sie nicht gesehen. [1]
    • Wenn deine Anfrage dringend ist und du eine Deadline einhalten musst, ist es okay, wenn du ein paar Tage früher nachfragst.
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2

Schreibe in die Betreffzeile der Mail eine Bitte um Handeln

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    Ein allgemeiner Betreff, wie "Handlungsbedarf" oder "Erinnerung" klingt wage oder derjenige fühlt sich schlecht, weil er so lang braucht. Schreibe so knapp wie möglich, was du von demjenigen erwartest. Du kannst auch schreiben, wie lang die Aufgabe dauert, damit derjenige sich darauf einstellen kann. [2]
    • "Erinnerung Meeting-Notizen"
    • "Handlungsbedarf: Umfrage"
    • "Nächste Schritte für kreatives Projekt"
    • "5 Minuten - Feedback-Formular"
3

Schicke eine Erinnerungsmail im Rahmen des vorigen Mailverlaufs

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    Wenn es wichtige Details gibt, die derjenige nicht vergessen soll, dann nutze den bisherigen Mailverkehr und leite diesen an denjenigen weiter. So muss derjenige nicht in seiner Inbox suchen, um zu finden, was du von ihm willst. [3]
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4

Fange mit einer freundlichen Begrüßung an

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    Begrüße denjenigen zu Beginn freundlich und professionell, um das Gespräch ins Laufen zu bringen. Wenn ihr noch nicht viel Kontakt hattet, kannst du dich kurz nochmal vorstellen, damit derjenige sich an dich erinnert. Schreibe einen kurzen personalisierten Satz, damit derjenige sich respektiert fühlt. [4]
    • "Hi Julie, ich bin Eric aus dem Team Meeting von letzter Woche. Du hast in der Diskussion ein paar großartige Punkte angeführt."
    • "Hallo Dina, ich bin Maggy vom Webinar. Ich hoffe deine Woche läuft gut und freue mich sehr, etwas darüber zu erfahren, woran du gearbeitet hast."
    • "Sehr geehrter Herr Sherman, vielen Dank, dass sie so organisiert sind und immer über das Marketingprojekt Bescheid wissen."
    • "Hallo Mark! Wir hoffen, dass es dir gut geht."
5

Frage schnell direkt

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    Wenn du bis zum Ende deiner Nachricht wartest, um jemanden zu erinnern, überfliegt er vielleicht nur die ersten Zeilen und sieht das nicht mehr. Erinnere denjenigen direkt nach der Begrüßung oder frage nach dem Fortschritt. Du kannst demjenigen danach immer noch mehr Kontext liefern. [5]
    • "Das ist eine freundliche Erinnerung, dass die Deadline für die Umfrage nächste Woche ist und wir liebend gerne dein Feedback darüber hören würden, wie wir besser werden können."
    • "Konntest du bereits einen Blick auf die Dokumente werfen, die ich dir geschickt hatte? Ich bin fast so weit, dass ich sie einreichen kann, und brauche deine Bestätigung."
    • "Letzte Woche haben wir darüber gesprochen, gemeinsam an einem kreativen Projekt zu arbeiten. Hast du daran weiterhin Interesse?"
    • "Ich wollte dich kurz an das heutige Meeting erinnern. Wir wollten sichergehen, dass das ganze Team da ist."
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6

Zeige Wertschätzung

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    Der Tonfall kommt in einer Mail oder Nachricht manchmal nicht zur Geltung, so dass sogar ein neutraler Satz negativ klingen kann. Sei höflich und sage demjenigen, dass wir wirklich wichtig ist, was er tut. Wenn er sich respektiert fühlt, dann wird er eher auf dich zurückkommen. [6]
    • "Da du mit solchen Projekten viel Erfahrung hast, wüsste ich gerne dein Feedback, damit wir besser werden können."
    • "Wiir schätzen all deine harte Arbeit und freuen uns sehr auf deine Einschätzung."
    • "Mit deiner Hilfe käme diese Präsentation auf das nächste Level."
    • "Wir schätzen deine Meinung und deine Empfehlungen sind uns eine große Hilfe."
7

Frage, ob du helfen kannst

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    Wenn du denjenigen um einen großen Gefallen oder Hilfe bei einer schwierigen Aufgabe bittest, solltest du deine Unterstützung zusichern. Derjenige antwortet dir eher, wenn er weiß, dass du ihn unterstützt und ihm hilfst. [7]
    • "Gib Bescheid, wenn du meine Hilfe benötigst."
    • "Ich bin da, wenn du Fragen oder Sorgen mit dem Projekt hast."
    • "Wenn ich dir helfen kann, eine Entscheidung zu treffen, dann gib mir Bescheid."
    • "Ich chatte gerne mit dir, wenn du dir bei den nächsten Schritten unsicher bist und Hilfe brauchst."
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8

Biete dem Empfänger einen Ausweg

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    Derjenige antwortet dir vielleicht nicht, wenn er sich mit der ursprünglichen Bitte unwohl fühlt. Sage, dass du gerne mit demjenigen zusammenarbeitest und biete Alternativen, damit derjenige sich nicht unter Druck gesetzt fühlt. [8]
    • "Gib mir Bescheid, wenn ich eine andere Person um diese Informationen bitten soll."
    • "Ich verstehe, wenn du zu viel zu tun hast. Gib mir einfach Bescheid, wenn du mehr Zeit brauchst."
    • "Gib mir Bescheid, wenn du dich mit der Aufgabe unwohl fühlst, dann gebe ich sie weiter."
    • "Wir sind offen für Vorschläge, wenn du denkst, dass wir das Projekt anders angehen sollten."
9

Halte deine Nachricht kurz

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    Wenn derjenige deine Nachricht öffnet und viele, lange Absätze sieht, dann fehlkommunizierst du wahrscheinlich. Schreibe nur so viel wie nötig, damit du den Empfänger nicht überforderst oder verwirrst. [9]
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10

Beende eine Mail mit deiner Signatur

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    Schreibe am Ende der Mail deinen vollständigen Namen, deine Mail-Adresse und Links zu Social Media. So weiß derjenige, mit wem er kommuniziert und wem er antworten soll. Schreibe am Ende eine dieser Grußformeln: [10]
    • Beste Grüße
    • Mit freundlichen Grüßen
    • Liebe Grüße
    • Vielen Dank bereits jetzt
11

Rufe an oder gehe zu demjenigen, wenn du schnell eine Antwort brauchst

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    Wenn du sofort eine Antwort brauchst oder eine Deadline hast, dann rufe an oder gehe kurz zu demjenigen. So merkt derjenige in deiner Stimme, dass es dringend ist und du bekommst sofort eine Antwort. [11]
    • "Hey, ich wollte dich erinnern, dass Julie heute Geburtstag hat."
    • "Eine freundliche Erinnerung an das Meeting heute um 14:30 Uhr."
    • "Konntest du schon einen Blick auf die Zahlen werfen, die ich dir letzte Woche geschickt hatte? Die Deadline ist morgen und ich würde mich freuen, wenn du das priorisierst."
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12

Beispiel-Mails

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    Lieber Zach, Hier ist Pamela vom Webinar letzte Woche. Es war so toll, dich zu sehen und ich hoffe, dass deine Woche bisher gut war. Ich wollte dich kurz daran erinnern, dass die Umfrage, über die wir im Meeting gesprochen hatten, nächste Woche ihre Deadline hat. Wir wollten Verbesserungen für euer Team umsetzen und würden uns über Feedback hierzu freuen. Wenn du Fragen oder Sorgen hast, dann gibt mir Bescheid. Ich helfe dir sehr gerne. Liebe Grüße Pamela Johnson pjohnson@gmail.com

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Referenzen

  1. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  2. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  3. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  4. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  5. ↑ https://hbr.org/2021/08/how-to-write-better-emails-at-work
  6. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  7. ↑ https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2016/11/11/the-follow-up-email-that-works-even-better-than-just-checking-in/?sh=36f486fe7f86
  8. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  9. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  1. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  2. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html

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