Pdf downloaden
Pdf downloaden
Om effectief te leren communiceren, moet je de dingen die je zegt en schrijft aanpassen aan verschillende contexten. Dit betekent dat je je communicatiestijl moet aanpassen aan je publiek. Op de werkvloer betekent dit dat je je uiterste best moet doen om duidelijk, respectvol en professioneel te zijn. Als je te maken hebt met een emotioneel geladen situatie, concentreer je je op het valideren van de gevoelens van de ander, in plaats van het inbrengen van je eigen mening. Als je communiceert met een grote groep mensen of een presentatie geeft, kun je je aanpassen door je vast te houden aan een duidelijke structuur, de nadruk te leggen op belangrijke punten en op het publiek in te werken om hun energie en aandacht vast te houden.
Stappen
-
Pas je woordenschat aan het publiek aan. Het is belangrijk om in verschillende registers te kunnen spreken, waarvan sommige formeel en andere informeel zijn. Tijdens je werk of in je professionele leven is het waarschijnlijk belangrijk dat je er goed opgeleid, geïnformeerd en gepolijst uitziet. Je vrienden verwachten echter mogelijk eerder een meer informele kant van je persoonlijkheid te zullen zien. Door je woordenschat aan te passen aan de situatie, kun je beter contact maken met andere mensen.
- Zorg ervoor dat je woorden gebruikt die anderen begrijpen.
- Bijvoorbeeld: straattaal en jargon kunnen geschikt zijn om met vrienden te praten, maar staan mogelijk je carrière in de weg als je ze op de werkplek gebruikt. Op dezelfde manier kunnen grote woorden en professionele taal op het werk je intelligenter laten lijken, maar kan dit irritant en bevreemdend overkomen als je dergelijk taal gebruikt onder vrienden.
-
Spiegel de taal en gebaren van de persoon met wie je spreekt. Het spiegelen van de houding van de andere persoon kan diegene op zijn of haar gemak stellen. Het maakt je ook overtuigender. Je kunt gebaren, houding en/of woordkeuze kopiëren. [1] X Bron
- Doe slechts een paar van hun gebaren en woordkeuzes na. Als je dit te veel doet, kan dit ze gaan ergeren.
- Spiegel iemand alleen wanneer het als gepast wordt gezien. Als je bijvoorbeeld een man bent die praat met een vrouw die een tasje vasthoudt, is het geen goed idee om je arm langs je zijde te houden alsof je ook een tasje vasthoudt.
-
Varieer je toon naar gelang de situatie. Toon kan de ander veel vertellen over de situatie. Je kunt een serieuze toon hanteren tijdens het bespreken van zaken op de werkplek, een bemoedigende toon tijdens het evalueren van een werknemer, of een ongedwongen toon tijdens het uitgaan met vrienden.
- Wanneer je je toon aanpast, zorg er dan voor dat je non-verbale en verbale communicatie met elkaar overeenkomen, wat oprechtheid zal laten zien. Bijvoorbeeld: een stevige, serieuze toon zou worden ondermijnd als je zou lachen en slungelig doet. Een serieuze toon past beter bij een strak gezicht en lichte gebaren, terwijl een bemoedigende toon goed zou combineren met knikken en wat meer gebaren.
Advertentie
-
Plan face-to-face vergaderingen voor nieuwe of gecompliceerde onderwerpen. Kies voor persoonlijk contact, zelfs als je het gevoel hebt dat je het onderwerp in een e-mail of nieuwsbrief aan de orde kunt stellen. Op die manier geef je mensen de mogelijkheid om vragen te stellen en de kans om waar nodig opheldering te verschaffen. [2] X Bron
- Je zou bijvoorbeeld kunnen denken dat je nieuwe regels voor pauzes van werknemers wel goed kunt uitleggen met een e-mail of door de regels in de kantine op te hangen.
- Als je echter een vergadering houdt met je werknemers, kunt je er zeker van zijn dat iedereen de regels begrijpt en erop aangesproken kan worden.
-
Bespreek problemen met ondergeschikten onder vier ogen. Roep een collega nooit ter verantwoording waar andere medewerkers bij aanwezig zijn, omdat dit wrok kan veroorzaken. E-mails kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd, dus is het beter om problemen van medewerkers ook niet op deze manier te willen aanpakken. Plan in plaats daarvan een privévergadering om te praten. [3] X Bron
- Gebruik woorden die door de ander begrepen kunnen worden.
- Open het gesprek met iets als 'Frank, ik wilde met je praten over een paar zaken die me de laatste tijd zijn opgevallen in je werk, en hoe we daar iets aan kunnen doen'. Dat zorgt voor een stevige, maar toekomstgerichte toon, in plaats van een al te kritische toon.
- Schrijf achteraf een samenvatting van elke vergadering en e-mail deze naar alle betrokkenen. Dit maakt de communicatie nog duidelijker.
-
Maak professioneel gebruik van sociale media. Stuur geen persoonlijke klachten of vertrouwelijke informatie over het werk via sociale media de wereld in. Kortom, houd je zaken professioneel. Als je sociale media meestal alleen gebruikt om contact te maken met vrienden, dan kan dit betekenen dat je zowel de toon als de inhoud van je berichten moet veranderen. [4] X Betrouwbare bron Official UK government website Ga naar de bron
- Houd je berichten op sociale media positief en beknopt: 'Hé Groningen, kom vandaag naar Totaalsport voor 20% korting op alle apparatuur!'
- Als je via sociale media communiceert met collega's, werknemers of klanten, houd je dan verre van persoonlijke aanvallen, ventileren, klachten en ongepaste afbeeldingen.
- Weet dat alles wat je online plaatst, door iedereen kan worden gezien.
- Veel mensen houden graag een aparte sociale media-account aan -- één voor persoonlijk gebruik en één voor zakelijk gebruik.
-
Vraag je af wat je wilt overbrengen als je niet persoonlijk communiceert. Lees een e-mail of tekst voordat je op 'verzenden' drukt. Als je met iemand moet praten of telefoneren, maak dan een paar aantekeningen over wat je wilt zeggen, voordat je het gesprek aangaat. Communicatie die via tekst plaatsvindt kan moeilijk te interpreteren zijn, omdat je geen contextuele aanwijzingen hebt, zoals toon en gezichtsuitdrukkingen. Zorg ervoor dat je volledig duidelijk bent: [5] X Bron
- Als je op de werkplek schrijft, plaats het belangrijkste punt van je e-mail dan in de onderwerpsregel of, als het in een sms staat, bovenaan. De ontvanger zal het waarderen dat je tijd bespaart door direct te zijn.
- Gebruik de onderwerpsregel van de e-mail zorgvuldig. Vermijd vage of voor de hand liggende onderwerpen, zoals 'Bericht over werk'. Gebruik in plaats daarvan specifieke titels zoals 'Ontmoeting met Berend Wijmans op 16 november!'
- Als je telefoneert, gebruik dan duidelijke verbale aanwijzingen zoals 'Dus, Natasja, de reden dat ik bel is om te praten over de dalende verkoopcijfers' en 'André, ik wil er zeker van zijn dat ik het begrijp. Kun je de slogan nog een keer herhalen?
-
Zet tijd opzij voor kleine gesprekken, als je introvert bent. Doe je best om ook informeel te praten, zodat mensen zich, wanneer ze met je praten, ongeacht de context vertrouwd en op hun gemak voelen. Zelfs als je een introvert bent en een praatje niet vanzelf komt, is het niet moeilijk om manieren te vinden om neutrale gesprekken met mensen te voeren. [6] X Bron
- Houd het bij neutrale, niet-controversiële onderwerpen. Je kunt het bijvoorbeeld hebben over populaire televisieprogramma's, eten, of een die je altijd kunt gebruiken: het weer.
- Probeer bijvoorbeeld eens iets als 'Hé, wat vond je van die laatste aflevering van Game of Thrones?
- Als je in een leidinggevende of managementpositie zit, zal praten of alledaagse zaken je medewerkers het gevoel geven dat je op hun niveau komt en benaderbaar bent. Over koetjes en kalfjes praten met een manager of baas helpt om een band te smeden, waardoor het makkelijker wordt om later over meer complexe of serieuze zaken te praten.
Advertentie - Houd het bij neutrale, niet-controversiële onderwerpen. Je kunt het bijvoorbeeld hebben over populaire televisieprogramma's, eten, of een die je altijd kunt gebruiken: het weer.
-
Gebruik 'ik' in plaats van 'jij'-verklaringen. Herformuleer de dingen die je wilt zeggen zodat je duidelijk maakt hoe jij je voelt of denkt, in plaats van gericht te zijn op wat een ander heeft gedaan. Hierdoor zal de ander zich minder snel aangevallen te voelen. Bijvoorbeeld:
- Op het werk zou je iets kunnen zeggen als: 'Ik herinner me nog dat ik dit als nieuwe werknemer heb geleerd,' in plaats van 'Je begrijpt niet hoe dit werkt.'
- Evenzo is het beter om een vriend(in) niet iets te vertellen als: 'Je raakt te gemakkelijk van streek. Zeg in plaats daarvan iets als: 'Ik heb het gevoel dat dit iets is waar je echt om geeft.'
-
Zoek naar een binding met wie er ook maar van streek is. Zelfs als iemand je van streek maakt, of wanneer je probeert te bemiddelen tussen twee partijen, moet je er alles aan doen om een gemeenschappelijke basis te vinden in emotionele situaties. Als de situatie emotioneel geladen is, helpt het smeden van banden voorkomen dat mensen zich aangevallen voelen. Dit kan ook voorkomen dat iemand in de verdediging schiet. [7] X Betrouwbare bron Harvard Business Review Ga naar de bron
- Benadruk partnerschap in de manier waarop je dingen verwoordt. Gebruik bijvoorbeeld zinnen als 'We kunnen het' of 'We zitten hier samen in'.
-
Toon empathie voor de ander, in plaats van kritiek. Soms, als mensen van streek zijn, moeten ze zich uiten en hebben ze iemand nodig om gewoon te luisteren. Laat zien dat je hun zorgen serieus neemt en bereid bent om te proberen te begrijpen wat er aan de hand is. Dit betekent dat je de manier waarop je communiceert moet aanpassen, om je meer te richten op het reageren op wat de ander zegt. [8] X Betrouwbare bron Harvard Business Review Ga naar de bron
- Zeg iets als 'Ik begrijp helemaal waarom je overstuur bent' of 'Je had gelijk, dat zou voor iedereen irritant zijn.'
- Vermijd opmerkingen als 'Je hoeft hier niet echt door van streek zijn' of 'Ik begrijp niet waarom dit je stoort,' zelfs als je er zo over denkt.
-
Doe je best om respect te tonen. Het onschadelijk maken van een emotioneel geladen situatie vereist dat je de inbreng en waarde van andere mensen erkent, zodat ze zich niet machteloos of niet erkend voelen. Maak duidelijk wat de ander goed heeft gedaan, of welke rechten en bevoegdheden de ander heeft, zoals: [9] X Betrouwbare bron Harvard Business Review Ga naar de bron
- Je hebt hier echt hard aan gewerkt, nietwaar?
- Ik vind dat je hier met veel geduld mee omgaat.
Advertentie
-
Pas je presentatie aan je publiek aan. Het is belangrijk om je publiek te kennen, zodat je je boodschap aan je publiek kunt aanpassen. Je moet weten wie er in het publiek zit, hun achtergrond enigszins begrijpen en waarom ze je presentatie bijwonen. Hoe meer informatie je hebt, hoe beter je je presentatie vorm kunt geven.
- Als je bijvoorbeeld een presentatie houdt voor een groep leidinggevenden boven je in de hiërarchie van het bedrijf, dan moet je taal professioneel en gepolijst zijn, en laat je grappen of jargon buiten beschouwing. Je kunt echter wél grappen, jargon en eenvoudige taal gebruiken als je met een groep ondergeschikten spreekt, omdat dit de spanning in de ruimte kan helpen verlichten.
- Wees je bewust van de achtergrond van mensen in het publiek om er zeker van te zijn dat je geen taal of voorbeelden gebruikt die beledigend zijn.
-
Breng in kaart wat je wilt zeggen. Om duidelijk te communiceren met een grote groep, heb je een plan nodig voor wat je wilt zeggen, in tegenstelling tot wanneer je met een paar mensen informeel praat. Anders riskeer je de aandacht van je toehoorders te verliezen. Plan het volgende: [10] X Bron
- De belangrijkste punten die je wilt benadrukken. Als je bijvoorbeeld de nieuwe verkoopstrategie van je bedrijf in drie punten introduceert, plan dan om iets luider te gaan praten wanneer je elk punt voor de eerste keer noemt.
- Momenten waarop je misschien wilt vertragen (zoals het introduceren van nieuwe of gecompliceerde informatie).
- Natuurlijke plaatsen in je presentatie wanneer je kunt pauzeren, zoals na het introduceren van elk punt van een verkoopstrategie in drie punten. Dit geeft aanwezigen de tijd om de informatie te laten bezinken.
-
Geef de belangrijkste punten in je presentatie aan. Gebruik sleutelzinnen om de belangrijkste punten in je gesprek te schetsen. Het kan moeilijk zijn om mondelinge presentaties te volgen, maar deze 'wegwijzers' helpen je publiek om de tekst bij te houden. Goede zinnen om de onderstrepen zijn: [11] X Bron
- 'Verder...' (om een nieuw punt te introduceren).
- 'Zoals ik al eerder heb gezegd...' (om het publiek te herinneren aan je belangrijkste punt).
- 'Om dingen af te ronden...' (om ze te laten weten dat het slot van je tekst nadert).
- Vertel mensen wanneer je vragen gaat beantwoorden. Je zou kunnen zeggen: 'Bewaar uw vragen even tot na de presentatie, dan zal ik ze beantwoorden.
-
Maak visuele hulpmiddelen om de belangrijkste punten te benadrukken. Stel een eenvoudige diavoorstelling samen. Gebruik de diavoorstelling als een manier om belangrijke punten te benadrukken, niet om ze in detail uit te leggen. Anders zal je publiek naar de dia's kijken, in plaats van te letten op wat je zegt. [12] X Bron
- Gebruik slechts een kleine hoeveelheid tekst of beeldmateriaal per dia. Als je bijvoorbeeld drie doelen voor het komende jaar van je organisatie schetst, maak dan een dia met de tekst 'Doel 1: Aantal leden met 10% uitbreiden'.
- Dat is genoeg informatie om het publiek te herinneren aan het punt dat je wilt maken, maar niet zo veel dat hun aandacht verflauwt.
-
Ga de interactie aan met je publiek. Neem pauzes op in je presentatie, stel vragen en stimuleer mensen om vragen te stellen als ze opheldering nodig hebben over een van de presentaties. Je kunt mensen in het publiek ook rechtstreeks aanspreken, hetzij op naam, hetzij door ze in de ogen te kijken. Dit helpt om de presentatie aantrekkelijker te maken, de aandacht van het publiek vast te houden en de hoeveelheid informatie die ze uit je gesprek kunnen afleiden te vergroten. [13] X BronAdvertentie
Bronnen
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/beyond-words/201209/mimicry-and-mirroring-can-be-good-or-bad
- ↑ https://timemanagementninja.com/2012/10/5-reasons-why-meeting-face-to-face-is-best/
- ↑ https://timemanagementninja.com/2012/10/5-reasons-why-meeting-face-to-face-is-best/
- ↑ https://www.gov.uk/service-manual/design/sending-emails-and-text-messages
- ↑ https://www.canyons.edu/Offices/PD/PresentationArchives/Tips%20for%20Writing%20Effective%20SMS%20Text%20Messages.pdf
- ↑ http://www.askamanager.org/2016/07/i-cant-make-small-talk-at-work-and-its-holding-me-back.html
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
Over dit artikel
Deze pagina is 3.517 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
