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Para ser un comunicador eficaz, debes adaptar lo que dices y lo que escribes a cada contexto. Esto quiere decir que deberás ajustar tu estilo de comunicación según el público. En el trabajo, significa salir un poco de tu área de comodidad para hablar con claridad, respeto y de manera profesional. Si te enfrentas a una situación cargada de emotividad, concéntrate en darles valor a los sentimientos de la otra persona, en lugar de imponer tu propia opinión. Si quieres comunicarte con un grupo grande o harás una presentación, puedes seguir una estructura clara, enfatizar los puntos principales, y esforzarte por mantener la energía y la atención del público.
Pasos
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Ajusta el vocabulario según el público. Es importante que puedas usar distintos registros formales e informales para hablar. En el trabajo o en tu vida profesional, debes parecer educado, culto y refinado. Sin embargo, a tus amigos puedes mostrarles el lado informal de tu personalidad. Si cambias el vocabulario para adaptarlo a la situación, podrás crear una mejor conexión con los demás.
- Asegúrate de usar palabras que la otra persona entienda.
- Por ejemplo, quizás sea adecuado usar palabras callejeras y jerga con tus amigos, pero podrían interferir en tu carrera si las usas en el trabajo. Asimismo, las palabras rebuscadas y el vocabulario profesional podrían hacer que parezcas más inteligente en el trabajo, pero quizás sean poco atractivas y repulsivas para tus amigos.
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Imita el lenguaje y los gestos de la persona con quien hables. Si reflejas sus gestos, es posible que se sienta más cómoda. Además, esto hace que seas más convincente. Puedes imitar sus gestos, su postura o su elección de palabras. [1] X Fuente de investigación
- Copia solo algunos de sus gestos y palabras. Si exageras, podrías parecer desagradable.
- No imites a una persona cuando no sea adecuado hacerlo. Por ejemplo, si eres hombre y conversas con una mujer que lleva un bolso, no es recomendable que coloques el brazo a un lado como si también llevaras un bolso.
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Adapta el tono a la situación. El tono puede revelar mucho sobre la situación. Puedes usar un tono serio para hablar de los asuntos laborales, un tono motivador mientras evalúas a un empleado o un tono informal cuando salgas con tus amigos.
- Para ajustar el tono, asegúrate de que hacer coincidir la comunicación verbal y no verbal; de esta forma, demostrarás sinceridad. Por ejemplo, un tono serio y firme se debilitaría si estuvieras encorvado y sonriendo. Un tono serio coincide mejor con un rostro rígido y gestos limitados, mientras que un tono motivador se enfatizaría si asientes con la cabeza y haces gestos.
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Programa algunas reuniones en persona para tratar los temas complicados o nuevos. Organiza una reunión en persona aunque sientas que podrías tratar el tema a través de un correo electrónico o un boletín informativo. De esta forma, la gente podrá hacer preguntas y aclaraciones cuando sea necesario. [2] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, quizás pienses que puedes explicar bien las nuevas reglas para los descansos de los empleados en un correo electrónico o publicarlas en la sala de descanso.
- Sin embargo, si haces una reunión en persona con los empleados, podrás asegurarte de que todos comprendan las reglas y asuman la responsabilidad de cumplirlas.
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Aborda los problemas con los subalternos en una reunión individual. Evita llamarles la atención frente a otros empleados, porque esto podría provocar resentimiento. Los correos electrónicos podrían malinterpretarse, así que tampoco es recomendable abordar los problemas de esta forma. En cambio, puedes programar una reunión para hablar en privado. [3] X Fuente de investigación
- Asegúrate de habar con palabras que la persona entienda.
- Puedes empezar la reunión diciendo algo como “Francisco, quería reunirme contigo para hablar sobre algunos asuntos que he observado en tu rendimiento los últimos días y sobre cómo podemos mejorarlos”. De esta forma, establecerás un tono firme, pero con miras al futuro, en lugar de parecer muy crítico.
- Luego, haz un resumen escrito de la reunión y envíalo a todos los involucrados por correo electrónico. De esta forma, la comunicación será aún más clara.
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Usa las redes sociales con profesionalismo. Evita emitir quejas personales o revelar información confidencial sobre los asuntos laborales en las redes sociales. En resumen, mantén el profesionalismo. Si sueles usar las redes sociales solo para relacionarte con tus amigos, quizás esto signifique cambiar el tono y el contenido de tus publicaciones. [4] X Fuente confiable Official UK government website Ir a la fuente
- Los mensajes en las redes sociales del trabajo deben ser positivos y concisos. Por ejemplo: “¡Hola, paisanos! ¡Pasen hoy por la Tienda Deportiva para recibir un 20 % de descuento en todos los equipos!”.
- Si interactúas con tus compañeros de trabajo, empleados o clientes en las redes sociales, evita los ataques personales, las divulgaciones, las quejas y las imágenes inadecuadas.
- Da por sentado que todo lo que publiques en Internet podrá verlo el público.
- Muchas personas prefieren tener cuentas separadas en las redes sociales: una de uso personal y otra profesional.
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Revisa lo que quieres decir, si no te comunicas en persona. Vuelve a leer un correo electrónico o un mensaje de texto antes de enviarlo. Si tienes que hablar por teléfono con alguien, anota algunas cosas que quieras decir antes de llamar. Quizás sea difícil interpretar la comunicación que no se realiza en persona, porque no tienes las señales del contexto, como el tono y las expresiones faciales. Asegúrate de hablar con claridad: [5] X Fuente de investigación
- Si quieres enviar un mensaje escrito en el trabajo, coloca el punto principal del correo electrónico en la línea del asunto o, si es un mensaje de texto, colócalo al inicio. El destinatario agradecerá que seas directo y no lo hagas perder mucho tiempo.
- Usa con cuidado la línea del asunto. Evita usar frases confusas o evidentes como “Mensaje sobre el trabajo”. En cambio, usa títulos específicos como “¡Reunión con Juan Pérez el 16 de noviembre!”.
- Si hablas por teléfono, emplea señales verbales claras como “María, el motivo de mi llamada es para hablar sobre la reducción en las cifras de ventas” o “Andrea, quiero asegurarme de comprenderlo. ¿Podrías repetir el argumento?”.
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Aparta un tiempo para charlar, si eres introvertido. Sal de tu área de comodidad para tener una charla informal y lograr que la gente se sienta cómoda y en confianza para hablar contigo en cualquier contexto. Aunque seas introvertido y las charlas no surjan de forma natural para ti, puedes encontrar fácilmente algunas formas para tener conversaciones neutrales con los demás. [6] X Fuente de investigación
- Habla de temas neutrales y no controversiales. Por ejemplo, puedes hablar sobre los programas populares de la televisión, de la comida, de un viejo dicho o del clima.
- Por ejemplo, puedes decir algo como “Oye, ¿qué piensas del último episodio de Juego de tronos?”.
- Si tienes un puesto superior o administrativo, las charlas informales les permitirán a los empleados sentir que pueden relacionarse contigo y que eres accesible. Además, ayudan a establecer un vínculo para hablar con un jefe o gerente, por lo que será más fácil tratar los asuntos más serios o complejos posteriormente.
Anuncio - Habla de temas neutrales y no controversiales. Por ejemplo, puedes hablar sobre los programas populares de la televisión, de la comida, de un viejo dicho o del clima.
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Usa oraciones en primera persona y no en segunda. Reformula lo que quieras decir para enfocarte en lo que sientes o piensas, y no en lo que ha hecho la otra persona. De esta forma, evitarás que se sienta atacada. Por ejemplo:
- En un entorno laboral, podrías decir algo así como “Recuerdo cuando era un empleado nuevo y aprendí esto” en lugar de decir “No entiendes cómo funciona”.
- Asimismo, debes evitar decirle a un amigo “Te enojas muy rápido”. En cambio, puedes decirle algo así como “Me parece que esto te importa mucho”.
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Establece un vínculo con la persona que esté molesta. Aunque una persona te haga enojar o cuando simplemente seas un mediador entre dos partes, haz tu mayor esfuerzo por encontrar las cosas en común en las situaciones emocionales. Si una situación está cargada de emotividad, los vínculos evitarán que los involucrados se sientan atacados. Además, esto evitará que alguien se ponga a la defensiva. [7] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Enfatiza el compañerismo cuando te expreses. Por ejemplo, usa algunas frases como “podemos hacerlo” o “estamos juntos en esto”.
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Muéstrale empatía a la otra persona, en lugar de criticarla. Algunas veces, cuando una persona está molesta, necesita desahogarse y simplemente que alguien la escuche. Demuéstrale que tomas en serio sus preocupaciones y que estás dispuesto a tratar de entender lo que le sucede. Esto quiere decir que tendrás que adaptar tu forma de comunicarte para concéntrate en reflejar lo que diga la otra persona. [8] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Trata de decir algunas cosas como “Sin duda veo por qué estás molesto” o “Tienes razón; eso enojaría a cualquiera”.
- Evita decirle cosas como “No deberías enojarte por eso” o “No entiendo por qué te molesta”, aunque eso sea lo que sientes en realidad.
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Sal de tu área de comodidad para demostrar respeto. Para calmar una situación emocional, debes reconocer el valor de la otra persona para evitar que se sienta impotente o invalidada. Expresa lo que ha hecho bien o los derechos y poderes que tiene. Por ejemplo, podrías decirle lo siguiente: [9] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- “Haz trabajado mucho en esto, ¿no es así?”
- “Creo que lo has manejado con mucha paciencia”
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Ajusta la presentación según el público. Es importante que conozcas al público para darle al mensaje la forma adecuada para el mismo. Debes saber quiénes estarán en el público, algunos de sus antecedentes y por qué asistirán a la presentación que harás. Mientras más información tengas, mejor podrás ajustar la presentación.
- Por ejemplo, si harás la presentación ante un grupo de ejecutivos que tienen una jerarquía mayor en la empresa, debes usar un vocabulario profesional y refinado, y evitar los chistes o la jerga. Sin embargo, si hablarás con un grupo de menor jerarquía que tú, puedes incluir algunos chistes, jerga y un vocabulario sencillo para relajar la tensión que pueda haber en la sala.
- Ten en cuenta los antecedentes de las personas del público para asegurarte de no usar palabras ni ejemplos ofensivos.
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Planifica lo que quieras decir. Para comunicarte de forma clara con un grupo grande, debes planificar lo que dirás, al contrario de cuando tienes una conversación informal con alguien. Si no lo haces, corres el riesgo de perder su atención. Planifica lo siguiente: [10] X Fuente de investigación
- Las ideas principales que quieras resaltar. Por ejemplo, si presentarás la nueva estrategia de ventas compuesta por 3 puntos, planifica subir un poco la voz cuando menciones cada punto por primera vez.
- Los momentos donde deberías disminuir la velocidad (por ejemplo, para presentar información complicada o nueva).
- Los momentos naturales de la presentación cuando podrías hacer una pausa, por ejemplo, después de presentar cada punto de la estrategia de ventas. De esta forma, dejas un tiempo para procesar la información.
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Señala algunos puntos clave de la presentación. Emplea algunas frases clave para describir los puntos principales. Quizás sea difícil llevar la secuencia de una presentación oral, pero estas “señales” le ayudarán al público a seguir el ritmo. Algunas buenas frases que puedes usar son las siguientes: [11] X Fuente de investigación
- “Para continuar…” (si quieres presentar una idea nueva).
- “Como dije anteriormente…” (para recordarle al público la idea principal).
- “Para concluir…” (si quieres informar que estás por terminar).
- Indícales a los asistentes en qué momento contestarás las preguntas. Podrías decirles: “Reserven sus preguntas para el final y me aseguraré de contestarlas”.
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Usa material didáctico visual para resaltar los puntos principales. Haz una presentación sencilla con diapositivas que puedas usar para enfatizar los puntos principales y no para explicarlos de forma detallada. De lo contrario, el público únicamente verá las diapositivas y no le prestará atención a lo que digas. [12] X Fuente de investigación
- Incluye poco texto o material visual en cada diapositiva. Por ejemplo, si quieres describir las tres metas de la empresa para el próximo año, haz una diapositiva que diga “Meta 1: Incrementar la membresía en un 10 %”.
- Esta información es suficiente para recordarle al público lo que quieres resaltar, pero no tanta como para perder su atención.
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Interactúa con el público. Incluye algunas pausas en la presentación para hacer preguntas y animar a los asistentes a hacerlas si necesitan alguna aclaración sobre la presentación. Puedes dirigirte directamente a las personas del público, ya sea por su nombre o haciendo contacto visual. De esta forma, la presentación será más interesante, mantendrás la atención del público y la gente aprenderá más de tu presentación. [13] X Fuente de investigaciónAnuncio
Referencias
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/beyond-words/201209/mimicry-and-mirroring-can-be-good-or-bad
- ↑ https://timemanagementninja.com/2012/10/5-reasons-why-meeting-face-to-face-is-best/
- ↑ https://timemanagementninja.com/2012/10/5-reasons-why-meeting-face-to-face-is-best/
- ↑ https://www.gov.uk/service-manual/design/sending-emails-and-text-messages
- ↑ https://www.canyons.edu/Offices/PD/PresentationArchives/Tips%20for%20Writing%20Effective%20SMS%20Text%20Messages.pdf
- ↑ http://www.askamanager.org/2016/07/i-cant-make-small-talk-at-work-and-its-holding-me-back.html
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
- ↑ https://hbr.org/2016/01/defusing-an-emotionally-charged-conversation-with-a-colleague
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