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你是否需要知道你何时会超出或低于预算？你想不想从一个长长的名单中挑选出一个重要的数据？Excel的条件格式功能可以帮助你完成以上任务，甚至发挥更多的功能。虽然有些操作不太好掌握，但是掌握一些这方面的基础知识，对你正在从事的任何项目都会有所帮助。
步骤
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输入所有数据，或在 这里 下载一个练习文件。 这是很有用的，因为通过你已有的数据进行测试之后，你可以获得最佳效果的条件格式。虽然你可以将条件格式应用到空白单元格，但是使用已有的数据对条件格式进行测试也是有必要的。
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单击要设置格式的单元格。 条件格式允许你改变字体样式，下划线和颜色。通过使用条件格式，你也可以使用应用于单元格的线、边框和底纹。但是，你不能更改单元格的字体或字体的大小。
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单击“格式” > “条件格式”，开始使用条件格式。 在Excel 2007中，可以在“主页”>“样式”>“条件格式”中找到。
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单击“添加>> ”以使用两种条件。 在这个例子中，使用的两个条件都是在关闭另一个时分别起作用的。Excel最高允许在每个单元格使用三个条件。如果你只需要一个条件，跳过下一步。
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再次单击“添加>>”以设定另一个条件，或单击“删除... ”，并选择要删除的条件。
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确定第一个条件是基于当前单元格的值，或者是基于工作表中的另一部分的单元格或单元格组。
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如果条件是基于当前单元格的话，让条件保持原来的样子（换句话说，将第一个下拉格式设置为“单元格数值”）。 如果是基于其它单元格，将第一个下拉格式改为“方程是”。对于要改为“公式是”的指示，转到下一个步骤。对于要改为“单元格数值”的指示，请执行以下操作：
- 选择使用第二个下拉框会达到最好效果的参数。对位于低设置和高设置之间的条件，选择“位于中间”，或者“不位于中间”。对于使用单个值的条件，使用其他参数。这个例子将在“大于”参数中使用一个单一数值。
- 确定数值或数值组适用的参数。在这个例子中，我们使用的是“大于”参数和B5单元格的值。想要选中一个单元格，需要单击文本字段中的按钮，这将最小化条件格式框。
- 选择使用第二个下拉框会达到最好效果的参数。对位于低设置和高设置之间的条件，选择“位于中间”，或者“不位于中间”。对于使用单个值的条件，使用其他参数。这个例子将在“大于”参数中使用一个单一数值。
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对于“公式是”选项，你其实可以根据其他单元格或群组的值来应用条件格式。 选择“公式是”之后，所有的下拉菜单都会消失，只剩下一个文本字段。这意味着你可以输入想要在Excel中使用任何公式。在大多数情况下，要坚持使用简单的公式，避免文字或文本字符串的出现。请记住，该公式基于当前的单元格。举一个例子：C5（当前单元格）= B5 > = B6。这意味着，当B5大于或等于B6时，C5就会改变格式。这个例子实际上可以在“单元格数值”中使用，但你已经明白了其中的含义。想要选中一个单元格，需要单击文本字段中的按钮，这将最小化条件格式框。
- 例如：假设你有一个电子表格，当前月份的所有天数都在A栏下列出；你每天都需要在这个工作表中输入数据；并且你希望把当天日期所在的正行都设为高亮。试试这个方法：（1）突出显示整个表中的数据，（2）选择如上面所述的条件格式，（3）选择“公式是”，（4）输入类似 = $A3 = TODAY（） 的式子，其中，A列包含日期，第3行是数据的第一行（位于标题后）。请注意，美元符号在A的前面出现，而不是在3的前面。（5）选择你的格式。 [1] X 研究来源 <i>Better Solutions.com</i>上的文章<i>用条件格式将整行设为高亮</i>，获取日期：2008-08-05.
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单击包含值的单元格。 你会发现，行和列的名称前会自动添加美元符号（$）。这使得该单元格的引用不可平移。这意味着，如果你是通过复制/粘贴相同的条件格式应用到其他单元格的话，它们都将引用原始单元格。要关闭此功能，只需点击文本字段，删除美元符号。如果你不想使用工作表的单元格设置一个条件，你可以简单地在文本字段中键入数值。你甚至可以输入文字，这取决于参数是什么。例如，不要使用“大于号”作为参数，并在文本字段中输入“约翰•史密斯”。你不可能比约翰•史密斯更大......啊好吧，实际上你可以，但是在这里不行——算了别管了。在这个例子中，如果你大声地读出来，内容会是这样的：“当此单元格的值大于B5单元格的值，然后......”。
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应用格式的类型。 请记住，你需要从工作表的其余部分抵消单元格，特别是如果你有大量的数据的话。但你需要使它们看起来更专业。在这个例子中，我们想要使字体变得更大胆，将白色的阴影变成红色。首先，单击“格式...”。
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选择你想使用的字体类型。 然后单击“边框”。这个例子中不会改变边界，然后点击“模式”，并在那里进行更改。在任何时候，完成格式更改后，都要单击“确定”。
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格式的预览将出现在参数和数值下面。 你可以根据需要进行更改，直到出现你想要的格式。
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移动到第二个条件（或第三个，如果你设置了的话），并再次按照上面的步骤做（从第6步开始）。 你会发现在这个例子中，第二个条件还包括一个小公式（= B5 *.90）。这一步需要将B5的值，与0.9（即90％）相乘。如果该值小于的话，就使用格式。
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单击“确定”。 现在你已经完成了所有的条件。现在有两件事情会发生：
- 没有变化出现。这意味着，条件不具备，所以没有格式被应用。
- 其中一个你选择的格式会出现，因为条件之一已经满足。
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小提示
- 你可能希望在进行尝试时，使用一些无所谓的数据，或者是万一你犯了一个错误也不会丢失的数据。
- 此功能的一个非常有用的应用，是用它来识别低于所需的库存水平的库存物品。例如：出现粗体的行或单元格时，表明存货价值比指定的数量更低。
- 这些步骤适用于Excel 97或更新的版本。
- Excel缺少的一个特征是对条件格式应用“复制-粘贴特殊-数值”的能力，即以这样一种方式复制该格式，但条件格式的“公式”会自动消失。这将节省由方程所占用的内存。下面是一个将应用程序的可视化BASIC语言（VBA）宏的Excel数据复制到Word （使用HTML格式） ，然后将其复制回Excel的例子，但是要注意，这一步适用于对使用VBA宏有了一定经验的高级用户：
----
----
Dim
appWD
As
Word
.
Application
,
appXL
As
Excel
.
Application
Sub
CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations
()
----
'*** Purpose: retain conditional formatting in an Excel range but LOSE the conditional formatting "equations"
'*** Note: In Excel VBA, turn on "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary"
'*** 1) Copies Excel range to Word via the clipboard. NOTE: the range has conditional formating
'*** 2) Opens Word and pastes the Excel data into a new Word doc (as HTML)
'*** 3) copies this same data in word, placing it in the clipboard (HTML format)
'
----
'*** (1) copy Excel range
----
Application
.
DisplayClipboardWindow
=
True
'***watch clipboard action
Application
.
CutCopyMode
=
False
'***clear copy (ergo, clear clipboard)
Range
(
"A1"
).
CurrentRegion
.
Select
Selection
.
Copy
'***copy the excel area
----
----
' (2) now commands apply to Word = "appWD"
----
----
Set
appWD
=
CreateObject
(
"Word.Application"
)
'***create word object
appWD
.
Visible
=
True
'***show word
appWD
.
Documents
.
Add
'***new document
appWD
.
WordBasic
.
EditOfficeClipboard
'***watch clipboard in Word also
appWD
.
Selection
.
PasteExcelTable
False
,
False
,
False
'***paste the Excel data
appWD
.
Selection
.
WholeStory
'*** (3) select the same data and
appWD
.
Selection
.
Copy
'*** copy it to clipboard in an HTML format
appWD
.
Quit
----
----
' **** back to excel
Range
(
"A30"
).
Select
'***area to paste data as HTML
ActiveSheet
.
PasteSpecial
Format
:
=
"HTML"
,
Link
:
=
False
,
DisplayAsIcon
:
=
False
'paste from word*End Sub
----
----
快速实用的VBA宏代码，用于小数据集(jp_johnny)
Public
Sub
FormatMyRow
()
' Conditionally formats rows of data from red through yellow to green
'
' I had 21 rows of stuff to conditionally format, excluding header
' Column 4 (D) was a % value ranging from 0 to 1.00 (0% to 100%)
For
i
=
2
To
22
' Get the value from column 4
intVal
=
Cells
(
i
,
4
).
Value
' Establin the temporary Red and Green RGB values...
If
intVal
>
0.35
Then
intRed
=
200
Else
intRed
=
Int
(
intVal
*
510
)
If
((
intVal
-
1
)
*
(
-
1
))
>
0.65
Then
intGrn
=
255
Else
intGrn
=
Int
(((
intVal
-
1
)
*
(
-
1
))
*
255
)
' Add 100 to the RGB values to push the colors towards pastels.
intRed
=
intRed
+
100
intGrn
=
intGrn
+
100
' Trim any RGB values over 255 back down to 255...
If
intRed
>
255
Then
intRed
=
255
If
intGrn
>
255
Then
intGrn
=
255
' Apply the RGB color to each of 11 columns... Note the Blue RGB is fixed at 100...
For
j
=
1
To
11
Cells
(
i
,
j
).
Interior
.
Color
=
RGB
(
intRed
,
intGrn
,
100
)
Next
Next
End
Sub
- 条件格式也可以用来给每隔一行加阴影。信息可以在微软网站http://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513&sid=280上找到。
- 你可以对呈一个整体的行或列应用相同的格式。单击“格式刷”按钮（它看起来像一个黄色的画笔），然后选择所有你想要应用的条件格式。这只有对条件的数值前面没有美元符号的单元格才会起作用。请记住，在单元格被引用时，应再次检查。
- 你还可以对你想要的单元格的格式进行突出显示，复制并套用该格式到其他单元格。选择要使用该格式的单元格，进行选择性粘贴，选择“格式”。
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警告
- 在早于2007年的版本中，有每个单元有最多三项条件格式的限制。在Excel 2007中，这个限制被解除了。
- 不要选择难以阅读的格式。橙色或绿色的背景在你的计算机屏幕上可能看起来很清晰，但打印在纸上时，会使数据变得更难辨认。
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参考
- ↑ Better Solutions.com 上的文章 用条件格式将整行设为高亮 ，获取日期：2008-08-05.
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