Cómo organizar un torneo de golf

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Un torneo de golf es una buena manera de atender a clientes corporativos o como un evento para recaudar fondos. Trabaja muy de cerca con el campo de golf para la planificación del torneo, sobre todo si nunca has estado a cargo de un evento de este tipo. Los siguientes pasos te ayudarán a organizar con éxito un torneo de golf.

Pasos

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    Incluye una fecha alternativa en caso de que llueva el día del evento y no puedan jugar. También decide la fecha final para las inscripciones, de manera que tengas suficiente tiempo para comprometerte con proveedores de comida, premios, etc.
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    Asegúrate de firmar un contrato con el campo para que sepas qué esperar en términos de precios y lo que ellos proveerán (publicidad, bebidas y comida).
    • El gerente del campo puede ayudarte en la planificación del torneo y decirte qué hoyos funcionan mejor para retos especializados. Los hoyos especiales pueden incluir Más Cerca del Hoyo, Drive Más Largo o Hoyo en Uno. Selecciona un ganador femenino y masculino para cada uno y presenta los premios en una ceremonia.
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    En el archivador, debes incluir secciones para participantes, auspiciadores, vendedores de comida, premios y contabilidad. Piensa de antemano en el formato del torneo, los sistemas de hándicaps (para igualar las habilidades de los jugadores), el proceso de inscripción, cómo se verán la mesa de inscripción y las invitaciones, y, sobre todo, el presupuesto. Busca en Internet organizadores de eventos detallados gratuitos que te ayudarán a mantenerte organizado.
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    Los trofeos, camisetas y materiales promocionales personalizados a menudo requieren planificación y pedidos.
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    Que la cuota sea una cantidad que cubra el dinero que irá para el evento y los cargos para usar el campo y la comida.
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    Los auspiciadores pueden ser empresas o individuos que donen dinero o artículos para tu evento de recaudación de fondos. A cambio, el nombre del auspiciador se publicita en una pancarta o marcador en uno de los hoyos.
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    Diseña un kit para los medios y envíalo a varias cadenas de radio, televisión y periódicos para promover el torneo de golf. Incluye volantes y formularios de registro. Si tienes una presencia establecida en los medios sociales, es una buena idea usar plataformas como Facebook, Twitter u otras redes sociales especializadas para promover el torneo de golf. Si una organización benéfica está organizando el evento de golf, es necesario usar Kickstarter.
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    Haz copias del volante y el formulario para difundirlos en el campo de golf, así como entre amigos y familiares que puedan correr la voz. También puede enviarse información por correo electrónico si es un evento corporativo.
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    Normalmente, los grupos consisten de cuatro jugadores. Puedes emparejar a participantes individuales con otros participantes solos o grupos que no tengan suficientes jugadores. Finaliza los pedidos de trofeos, premios y recuerdos basándote en las cifras de la fecha final de inscripción.
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    La mayoría de torneos de golf termina con una comida y una ceremonia. Cualquier comida proporcionada entre el 9no y 10mo hoyo de juego generalmente proviene del mismo campo de golf.
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    Asegúrate de que estén conscientes de que usarás su logo para que no hayan conflictos de copyright.
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    La mayoría de torneos tiene un comienzo Shotgun; este consiste en tener a un equipo en cada uno de los 18 hoyos, y todos comienzan al mismo tiempo.
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    Las subastas son excelentes para los eventos de recaudación de fondos para aumentar la cantidad total de dinero recaudada. Compra un rollo grande de boletos de rifa que los participantes pueden comprar individualmente para las subastas o para una rifa. La rifa divide el dinero de la venta de los boletos, con el 50% para el ganador de la rifa y el resto para el evento.
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    Coloca una mesa de inscripción para que los participantes se registren y compren boletos. También arma una mesa con artículos de subasta. Coloca un recipiente junto a los artículos de subasta silenciosa en donde los participantes puedan poner sus boletos. Sortea los boletos en la ceremonia para determinar al ganador.
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Consejos

  • Al ordenar los trofeos, premios y recuerdos, considera un artículo de agradecimiento para los voluntarios clave y sus equipos. Personalizar camisetas, lapiceros, tazas o rótulos de llaveros son algunas opciones.
  • Asigna a alguien para tomar fotos del evento. Incluye una copia de las fotos de los equipos en las tarjetas de agradecimiento.
  • Haz que los equipos lleven la cuenta de su puntaje. Suma los totales y entrega premios a los mejores equipos después de la comida.
  • Equipar adecuadamente el torneo de golf tiene múltiples ventajas, así que asegúrate de no sacrificar la calidad para obtener precios más bajos. Los beneficios incluyen: publicidad gratuita en otros campos, asociar a tu organización benéfica/empresa con buenos recuerdos y el reconocimiento de su nombre en el torneo.
  • Asegúrate de tener suficiente agua disponible para los participantes y voluntarios.
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Advertencias

  • No esperes hasta el día del torneo de golf para recolectar las cuotas de ingreso. Obtén el dinero de antemano para reducir el riesgo de perder dinero si algunos participantes no se aparecen. Todo el dinero de las inscripciones deberá ser no reembolsable.
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Cosas que necesitarás

  • Archivador de planificación
  • Paquetes de información
  • Volantes promocionales
  • Pancartas/letreros
  • Vendedores de comida
  • Premios
  • Artículos para subastar
  • Premios para rifa
  • Boletos para rifa
  • Sorteo 50/50

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Referencias

  1. http://www.golfdigestplanner.com/_Library/docs/Golf_Digest_Planner_Taskst_and_Timeline.pdf

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