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Peu importe votre âge, votre parcours ou votre expérience, communiquer efficacement est une compétence que vous pouvez apprendre. Avec un peu de confiance en vous et la connaissance des éléments de base, vous serez en mesure de faire passer votre message. Voici comment procéder.
Étapes
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Choisissez le bon moment. Comme l'expression le souligne, il y a un temps pour tout et la communication ne fait pas exception.
- Évitez de discuter de sujets importants, tels que les finances ou le planning hebdomadaire, en fin de journée. Peu de personnes seront ravies d'avoir à régler des problèmes majeurs au moment où elles sont le plus sujettes à la fatigue. À la place, traitez ces sujets majeurs le matin ou l'après-midi, lorsque les gens sont alertes, disponibles et plus susceptibles de pouvoir répondre avec clarté.
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Pour une conversation privée, choisissez le bon endroit. Si vous devez annoncer une nouvelle qui risque d'être mal prise (tel qu'un décès ou une rupture), ne le faites pas en public, avec des collègues ou d'autres personnes aux alentours. Soyez respectueux et attentif envers la personne à laquelle vous annoncez la chose et communiquez en privé. Cela vous permettra également de laisser la place à l'ouverture d'un dialogue avec la personne à propos de l'élément communiqué et aidera à s'assurer que l'échange se déroule dans de bonnes conditions.
- Si vous effectuez une présentation devant un groupe de personnes, assurez-vous de vérifier l'acoustique à l'avance et entrainez-vous à parler clairement. Utilisez un micro si nécessaire afin de vous assurer que votre public puisse vous entendre.
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Si votre téléphone sonne, riez-en, puis éteignez-le immédiatement et continuez de parler (éloignez toute distraction). Éteignez tous les appareils électroniques qui pourraient se déclencher pendant la conversation. Interdisez toute distraction externe, qui vous déconcentrera, vous distraira vous et votre auditeur et plombera à coup sûr la communication.Publicité
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Organisez et clarifiez les idées dans votre esprit. Cela devrait être fait avant de tenter de communiquer ces idées. Si vous êtes passionné par un sujet, vous pourriez être déstabilisé si vous n'avez pas pensé auparavant à des points clés auxquels vous référer pendant votre communication.
- Une bonne règle générale consiste à choisir trois points principaux et à garder votre communication axée dessus. De cette façon, si le sujet dévie, vous serez en mesure de retourner à l'un ou plusieurs de ces trois points clés sans vous sentir perturbé. Mettre par écrit ces points clés (si c'est approprié) peut aussi aider.
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Soyez clair. Clarifiez ce que vous souhaitez faire passer dès le départ. Par exemple, votre but pourrait être d'informer d'autres personnes, d'obtenir des informations ou d'engager une action. Les gens ont besoin de savoir à l'avance ce que vous attendez de votre communication.
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Restez sur le sujet. Une fois que vous avez commencé à présenter vos trois points principaux, assurez-vous que tout ce que vous dites soit utile à la conversation ou au débat. Si vous avez déjà réfléchi aux questions et à l'essence même des idées que vous souhaitez transmettre, il est probable que certaines phrases pertinentes resteront présentes dans votre esprit. N'ayez pas peur de les utiliser pour souligner vos points. Même les orateurs les plus confiants et célèbres réutilisent sans cesse leurs phrases clés pour un effet majeur.
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Remerciez vos auditeurs. Remerciez la personne ou le groupe pour le temps passé à écouter et à répondre. Peu importe le résultat de votre communication, même si la réponse à votre prise de parole ou discussion a été négative, il est de bon ton de la terminer poliment et avec respect pour la participation et le temps de chacun.Publicité
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Mettez l'auditeur à l'aise. Faites-le avant d'entamer votre conversation ou présentation. Il peut parfois aider de commencer avec une anecdote. Elle aide en effet l'auditeur à vous percevoir comme quelqu'un lui ressemblant.
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Soyez compréhensible. Il est important de parler clairement afin que le message puisse être compris par tout le monde. Les gens se souviennent de vos paroles parce qu'ils comprennent immédiatement ce que vous dites. Cela se traduit par le fait de prononcer vos mots distinctement, en donnant la préférence à des mots simples plutôt qu'à des termes compliqués et de parler de manière à être entendu, mais sans donner l'impression d'être trop calme ou désengagé.
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Évitez de marmonner. Faites plus particulièrement attention d'énoncer clairement les points que vous devez faire passer, dans le but d'éviter toute sorte de malentendus. Si marmonner est une habitude défensive, dans laquelle vous êtes tombé par crainte de communiquer, entrainez-vous à énoncer votre message chez vous devant le miroir. Discutez au préalable de ce que vous voulez communiquer avec les personnes avec lesquelles vous vous sentez à l'aise, dans le but de mieux définir le message dans votre esprit. À la fois l'entrainement et la définition de vos mots pour le message participeront à vous faire prendre confiance en vous-même.
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Soyez attentif lorsque vous écoutez et assurez-vous que les expressions de votre visage reflètent votre intérêt. Écoutez attentivement . La communication est à double sens. Souvenez-vous que pendant que vous parlez, vous n'apprenez rien. En écoutant, vous serez capable de juger la part du message reçu par vos auditeurs et si ce message est reçu correctement. Il peut être utile de demander aux auditeurs de reformuler avec leurs propres mots une partie de ce que vous avez dit s'ils vous apparaissent confus ou dans l'erreur.
- Réconfortez les autres. De cette manière, vous allez les rassurer, les ouvrir et les calmer lorsqu'ils sont mécontents.
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Soyez intéressant vocalement. Un ton monotone n'est pas agréable à l'oreille. Un bon communicant modulera sa voix pour améliorer la communication. Norma Micheal recommande d'élever l'intonation et le volume de votre voix lors d'une transition d'un sujet ou d'un point, à un autre et d'augmenter le volume de votre voix et de ralentir votre débit lorsque vous soulevez un point précis ou procédez à un résumé.
- Elle recommande également de parler de façon vive, mais de faire des pauses pour souligner les mots-clés lorsque vous sollicitez de l'action.
- Lorsque vous changez de sujet de conversation, parlez un peu plus fort.
- Haussez le ton pour souligner un mot ou un point important.
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Reconnaissez les gens. Évidemment, vous ne connaissez pas forcément toutes les personnes se trouvant dans votre public ou ce tout nouvel « ami » au sein du groupe présent, mais ils hochent la tête et vous regardent d'un air entendu en même temps. Cela signifie qu'ils sont « connectés ». Alors, récompensez-les en les reconnaissant.
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La clarté de votre message peut aussi s'exprimer au travers de votre langage corporel. Utilisez les expressions du visage en toute connaissance de cause. Ayez pour objectif de refléter l'engouement et de générer l'empathie de votre auditeur en utilisant des expressions faciales douces. Évitez les expressions négatives, comme de froncer ou de hausser les sourcils. Ce qui est ou n'est pas négatif dépend du contexte, y compris le contexte culturel ou sociétal, donc faites en fonction de la situation.
- Soyez vigilant à tout comportement inattendu suggérant que vous êtes confronté à un choc des cultures, tel qu'un poing fermé, une posture voutée ou bien même le silence. Si vous ne connaissez pas la culture, posez des questions au sujet des défis inhérents à la communication avant de commencer à parler avec des personnes dans leur contexte culturel.
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Communiquez les yeux dans les yeux. Le contact visuel établit un rapport, aide à convaincre les gens que vous avez de la valeur et montre de l'intérêt. Lors d'une conversation ou d'une présentation, il est important de regarder l'autre personne dans les yeux si possible et de maintenir le contact pendant un temps raisonnable (mais n'exagérez pas : juste assez pour paraitre naturel, environ 2 à 4 secondes à chaque fois).
- Souvenez-vous de prendre en considération tout votre public. Si vous vous adressez à des gens dans une salle de réunion, regardez chaque membre présent dans les yeux. Négliger ne serait-ce qu'une seule personne peut facilement être considéré comme offensant et vous pourriez perdre votre affaire, admission ou échouer dans ce que vous tentez de réaliser.
- Si vous vous adressez à un public, faites une pause et établissez un contact visuel avec un membre de l'assistance pendant 2 secondes avant de vous détacher et de reprendre votre discours. Cela aide à ce que les individus présents dans le public se sentent personnellement valorisés.
- Soyez conscient du fait que le contact visuel est culturellement prescrit. Dans certaines cultures, c'est considéré comme dérangeant ou inapproprié. Demandez ou recherchez à l'avance.
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Utilisez la respiration et les pauses à votre avantage. Il y a du pouvoir dans les pauses. Simon Reynolds indique que les pauses amènent le public à se plonger dans ce que vous dites et à écouter. Elles vous aident à souligner vos points et donnent du temps à l'auditeur pour intégrer ce qui a été dit. Elles aident également à rendre votre communication plus convaincante et votre discours plus facile à écouter.
- Prenez de longues respirations pour vous stabiliser avant de commencer à communiquer.
- Prendre l'habitude de respirer régulièrement durant une conversation vous aidera à conserver une voix posée, calme. Cela vous gardera également plus détendu.
- Utilisez les pauses pour un répit dans votre discours.
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Comment ce geste est-il interprété ? Utilisez les gestes de la main avec précaution. Soyez conscient de ce que vos mains expriment pendant que vous parlez. Certains gestes de la main peuvent se révéler très efficaces pour souligner vos points (gestes ouverts), alors que d'autres peuvent être distrayants ou même offensants pour certains auditeurs et peuvent mener à la fin de la conversation ou de l'écoute (gestes fermés). Il est également utile d'observer les gestes de la main d'autres personnes pour voir comment vous les interprétez.
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Gardez le contrôle sur les autres signaux du langage corporel. Surveillez les yeux dans le vague, les mains peluchant vos vêtements et un reniflement constant. Ces petits gestes s'ajoutent les uns aux autres et garantissent de nuire à l'efficacité de votre message.
- Demandez à quelqu'un de vous filmer. En vous filmant, vous allez pouvoir vous observer et analyser votre comportement, vos mouvements et vos intonations. Vous aurez ainsi la possibilité de corriger les points négatifs afin de vous améliorer.
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Placez-vous sur un pied d'égalité. Ne surplombez pas l'autre personne. Cela crée une lutte de pouvoir et pousse le conflit à un tout autre niveau. Si la personne est assise, vous devriez vous assoir avec elle.
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Écoutez l'autre partie. Laissez la personne dire ce qu'elle ressent. Attendez qu'elle ait complètement fini de s'exprimer avant de prendre la parole.
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Parlez d'une voix calme. Ne criez pas ou n'accusez pas l'autre partie. Laissez la personne savoir que vous avez entendu et compris son point de vue.
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Essayez de comprendre les autres. Faites savoir clairement que vous écoutez et que vous avez compris le point de vue des autres personnes.
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N'essayez pas à tout prix d'en finir avec la dispute. Si la personne sort de la pièce, ne la suivez pas. Laissez-la faire et revenir une fois calmée et prête à parler.
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N'essayez pas d'avoir le dernier mot. Encore une fois, cela pourrait mener à une lutte de pouvoir sans fin. Quelquefois, vous devez accepter le désaccord et tourner la page, même quand vous avez raison.
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Utilisez les messages « Je ». Lorsque vous exprimez vos préoccupations, essayez de commencer vos phrases avec « Je… » L'autre personne sera ainsi plus réceptive à vos plaintes. Par exemple, au lieu de dire « Tu es négligé et ça me rend fou », essayez plutôt « Je ressens ton côté désordonné comme un problème dans notre relation ».Publicité
Conseils
- Ne vous lamentez pas ou ne plaidez pas. Ni l'un ni l'autre n'instilleront de respect ou de l'intérêt de la part de l'auditeur. Si vous êtes vraiment perturbé, excusez-vous et revenez discuter plus tard après avoir pris un moment pour réfléchir.
- Ne divaguez pas. Votre message ne sera pas compris ou pris au sérieux.
- Soyez prudent avec l'humour. Alors qu'introduire un brin d'humour au sein de votre conversation peut se révéler très efficace, ne poussez pas le bouchon trop loin et ne comptez pas dessus comme une béquille pour couvrir les choses délicates à dire. Si vous continuez à rire et à plaisanter, votre communication ne sera pas prise au sérieux.
- Regardez sur Internet des exemples de bons locuteurs en action. Il y a une foule de modèles immédiatement accessibles par le biais de vidéos en ligne. Considérez-les comme vos « coachs personnels en communication ».
- Si vous donnez une présentation à un groupe ou un public, préparez-vous à des questions difficiles afin de ne pas être mis hors circuit et de vous sentir troublé. Pour rester en position de communiquer efficacement, Michael Brown recommande une règle d'or pour gérer les questions difficiles dans le cadre d'un groupe ou d'un public. Il suggère que vous écoutiez au nom de tout le monde présent, y compris en posant vous-même des questions et en répétant la question posée par la personne. Partagez la réponse avec chacun, ce qui signifie détacher vos yeux de la personne ayant posé la question et les poser ensuite sur le groupe entier afin de le voir assimiler la réponse. Profitez de cette réponse partagée pour avancer et changer de direction.
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Références
- Some elements of this article were sourced from FEMA, Effective Communication : An Independent Study , December 2005, at PDF document - downloads on clicking , a US government copyright free information source.
- Center for Nonverbal Studies, ( http://center-for-nonverbal-studies.org/ CN), is an organization dedicated to the study of all forms of non-spoken communication ; here you'll find a thorough explanation of the various forms of non-verbal communication.
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