步骤
-
选择适当的时机。 有句老话说，天时地利人和，每件事情都有其发生的正确时间与地点，交流沟通也是如此。
- 避免把沉重的课题（如财政或每周计划）留到最后或傍晚才讨论。在每个人最疲劳的时候，很少有人能兴奋激动地解决主要问题。反之，请在人最清醒、空闲、能做出清晰回应的时候（通常是早晨或下午）讨论这些重要课题。
-
2私密对话。 选择适当的地点。如果你需要告诉别人某件不太容易被接受的事情（像是死讯或分手），切勿在公共场合、同事周围或其他人附近这么做。请尊重并为沟通的另一方着想，在私人地方和他们进行沟通。私人地方也给你们空间展开开放式的沟通对话，并确保双向沟通过程正常进行。
- 如果你将对一组人进行汇报，确保事先检查音响效果并练习清晰发声。如有必要请使用麦克风，以确保你的观众能听得到你的声音。
-
消除干扰。 关掉交谈时可能发生响声的任何电器。如果电话响起，第一次时可一笑置之，但请马上关掉电话并继续交谈。切勿让外在干扰成为分散你注意力的力量。它们将使你和你的听众分心，有效地扼杀了沟通。广告
-
在脑海里组织并弄清楚想法。 在你试图交流这些想法时应先那么做。如果你对某个课题兴趣十足，如果在交流时没有想好一些相关要点，你可能会被混淆。
- 一个很好的经验法则是选择3个要点，并让你的交流保持专注于此。这样如果离题了，你也无需慌张即可重回三个要点中的任何一个或多个重点。如果合适，把这些重点写下也能有所帮助。
-
2保持叙述明确。 一开始就清晰叙述你想要表达的东西。比如说，你的目的可以是通知他人、获取资讯或采取行动。人们需要预先知道你对此次沟通的期望。
-
3集中在主题上。 一旦你开始演说你的3个要点，确保你说的每一句话都在补充对话或论点。如果你已经对该课题及你想要说明的想法本质思考透彻，一些相关的词组很有可能会一直浮现在你的脑海里。不要害怕利用这些词组来强调你的重点。即使是非常有自信和出名的演说家也常常一再重复使用关键句子以对听众产生重大影响。
-
4感谢你的听众。 感谢人们或团体抽时间倾听和回应。无论你的交流结果为何，即使你的演说或讨论得到负面反响，有礼地结束它并尊重每一个人的意见与时间是一个很好的礼节。广告
-
1让听众放松。 在你进行交谈或汇报前这么做。有时候以你特别喜欢的趣事作为开头能有所帮助。此举有助于让听众与你产生共鸣。
-
2咬字清晰。 说话清晰非常重要，以便能把信息说得明明白白，让每位听众都能理解。你的话会被记住是因为人们马上就能了解你所说的是什么。这意味着发出清晰的声音，使用简单的字比复杂的字来得好，以及用可以被听见的音量说话，但却不会给人留下太安静或疏离的印象。
-
避免说话含糊。 要特别留心清楚说明你需要特别强调的要点，以避免任何形式的误会。如果你出于对沟通的害怕而习惯以说话含糊来自卫，你可以在家里镜子前练习你要说的话。先与让你能自在相处的人讨论你想要沟通的事情，以便能在你的脑海里更好地构出沟通信息。 练习和构建沟通信息的用词将建立你的信心。
-
4留心倾听，并确保你的脸部表情反映你对谈话的兴趣。 积极倾听。沟通是双向的。记住，你在说话时并非在学习。而在倾听时，你将能衡量听众理解了多少你表达的信息以及它们是否被正确接收。如果听众看似对你产生困惑或误解的看法，要求听众用自己的词语来重新组织你说过的话将非常有用。
-
使自己的声音变有趣。 无变化的语调并不悦耳。好的沟通者将利用“声音的色彩”来加强交流。诺玛-迈克尔（Norma Michael，著有多本沟通与管理书籍）建议在你从一个主题过渡到另一个时可提高你的声调和音量，并在你提起特别要点或总结时提高音量但放慢声音。 [1] X 研究来源 Norma Michael, <i>How to Say What You Mean</i>, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5 她也建议说话语速可较轻快，但在你要求行动时稍微停顿强调关键词。广告
-
1对听众致意。 当然你未必需要知道听众席里的人或组织里的新朋友，但他们随着你的话点头并且会意地看着你。这表示他们在和你互动。所以用你对他们的认可回馈他们。
-
2你也可用肢体语言清楚表达你的意思。 有意识地使用脸部表情。用温和及有意识的脸部表情反映你的热情，并引起听众的共鸣。 避免使用负面的脸部表情，比如皱眉或挑眉头。某个脸部表情是否负面因环境而异，包括文化环境，因此让你身处的状况引导你吧。
- 留意会让人联想到跨文化冲突的意外行为，比如握紧拳头、弯腰驼背抑或安静。 [2] X 研究来源 Don W Prince and Michael H Hoppe, <i>Listen and Watch for Cultural Differences</i>, in <i>Communicating Across Cultures</i>, (2000), pp.14-19 如果你不了解该地文化，可在他人文化背景下与人交谈前先询问沟通上的挑战。
-
眼神交流。 眼神接触建立融洽关系，有助于说服他人你值得信任，并显示兴趣。在对话或汇报时，尽可能直视他人的眼睛并在合理的时间内保持眼神接触是非常重要的（切勿注视他人眼睛太久，尽可能感觉自在，一次大约2到4秒钟）。 [3] X 研究来源 Linda Talley, <i>Body Talk</i>, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6
- 记住向所有听众致意。如果你向整个会议室的人致词，注视会议室里每一个人的眼睛。忽略任何一人容易被当作冒犯的迹象，或可失去生意、录用、成就或任何你正在极力争取的东西。
- 如果你向某个听众致意，可停顿片刻，和他进行2秒钟的眼神接触，然后才错开并继续你的演说。此举有助于让听众里的个别人士感觉自己受到重视。
- 要小心的是眼神接触是随文化而定。在某些文化中，眼神接触被认为是令人不安或不适当的行为。请事先询问或调查清楚。
-
4利用呼吸和停顿。 停顿蕴含着某种力量。西蒙•雷诺兹（Simon Reynolds，音乐评论家）表示停顿可让听众倾身聆听。停顿帮助你强调你的重点，给听众时间消化你说过的话。此举也有助于让你的的交流更激发听众的兴趣，也让你的演说更容易让人接受。 [4] X 研究来源 Siimon Reynolds, <i>Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them</i>, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0
- 在开始交流前，先深呼吸让自己保持沉稳。
- 在对话期间养成实实在在、均匀呼吸的习惯，可使你的声音平稳。此举也能让你更放松。
- 利用停顿让你在演说中获得片刻休息。
-
5这个手势会给别人留下怎么样的印象？谨慎地使用手势。 当你说话时请察觉自己的手在说什么。有些手势可非常有效地强调你的重点（开放的姿势），而有些则会令人分心，甚至是冒犯一些听众，从而导致交谈或聆听告终（封闭的姿势）。观察别人的手势可帮助你了解别人对你的印象。
-
6留神其它的身体语言信号。 留意你的眼睛是否四处张望，手是否玩弄衣服的绒毛，还是不断地吸鼻子。这些小姿势加起来保证抑制你传达信息的效果。广告
-
让彼此处于平等的位置上。 切勿站着或居高临下地望着另一方。否则会产生权利斗争，把冲突推向另一层面。如果他们坐着，你也应该和他们一同坐着。
-
2聆听另一方。 让他们说出自己的感觉。等到他们说完话了你才开始为自己说话。
-
3以平静的声音说话。 切勿叫喊或指责另一方。让他们知道你把他们的观点听进去了，并理解他们的处境。
-
4切勿不惜任何代价只求结束争吵。 如果另一方踏出房间，不要跟随他们。随他们去，当他们冷静下来并且愿意交谈时允许他们回来。
-
5不要试图没理也要说到有理。 此举也可引起一场没完没了的权力斗争。有时候，你必须要接受各自不同的观点，然后前进。
-
6使用“我”来表达信息。 当你描述你的顾虑时，试着用“我……”作为句子开头 。这有助于让他人更愿意接受你的抱怨。比如，与其说“你的邋遢让我受不了了”，不如试着说“我觉得脏乱是我们之间的一个问题”。广告
小提示
- 切勿闲聊瞎扯。这会导致他人不明白或不重视你要表达的信息。
- 谨慎利用幽默。在你要讨论的课题里注入少许幽默元素非常有效，但切勿做过了头，也不可依赖它来掩盖难以启齿的事情。如果你一直在咯咯笑和开玩笑，你的沟通信息将不会被人重视。
- 切勿发牢骚或恳求他人。两种方式都不能得到听众的尊重或激发他们的兴趣。如果你非常沮丧，请他人稍后，当你有机会想清楚后 才回到原先的讨论。
- 在网上寻找伟大演说家的演讲例子。你可立刻通过网上视频找到很多典范。把他们当作你的“私人沟通教练”！
- 如果你正在为一组人或听众作汇报，做好充分的准备应付难以回答的问题，以免脱离主题，慌乱不安。要保持有效的沟通，迈克•布朗（Michael Brown，媒体与表达技巧培训师）建议使用黄金法则，针对群众或听众的情况来处理困难的问题。他建议你代表现场每一个人聆听问题，包括提问和重复问题。与所有人分享回答，这表示把视线从提问者身上转到所有出席者，以便答案对每个人都适用。利用这个共享的答案推动汇报及改变方向。 [5] X 研究来源 Michael Brown, <i>Speaking Easy</i>, (undated), Media Associates, NZ, p.114.
广告
参考
- ↑ Norma Michael, How to Say What You Mean , (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5
- ↑ Don W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences , in Communicating Across Cultures , (2000), pp.14-19
- ↑ Linda Talley, Body Talk , Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6
- ↑ Siimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them , (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0
- ↑ Michael Brown, Speaking Easy , (undated), Media Associates, NZ, p.114.
- 此文某些部分源自美国联邦紧急事务管理署（FEMA）2005年12月的《有效沟通：一个独立研究》 可在网上下载此美国政府授权的免费资料来源： PDF document - 点击下载 。
- 非语言研究中心（Center for Nonverbal Studies, http://center-for-nonverbal-studies.org/ CN)是致力于研究非语言交流的所有形式的组织。你可以在这里找到关于各种形式的非语言交流的详细解释。
广告
