تنزيل المقال
تنزيل المقال
من المفيد أن تتعلم كيفية استخدام جهاز الفاكس في المراسلات، سواء كنت تتعلم ذلك لأول مرة أو استخدمته لسنوات فيما مضى ولكنك نسيت. لا تظن أبدًا أنه خارج نطاق الاستخدام نهائيًا، فعلى الرغم من أن البريد الإلكتروني قد سحب البساط من تحت آلة الفاكس، تظل مطلوبة الاستخدام ومُطبقة في بعض الخدمات والدول إلى الآن. تعلم جيدًا الفروق بين مختلف أجهزة الفاكس، بما يوفر عليك الاضطرار دائمًا لقراءة كتيب التعليمات الخاص بكل آلة أو جهاز للفاكس. اعرف آلية الإرسال المتبعة وكيفية استخدام الفاكس بطريقة صحيحة. أدرج صفحة الغلاف، وهي المستخدمة في غالبية حالات المراسلة عبر الفاكس، وبعد ذلك اكتب رقم الفاكس الخاص بالطرف المستقبل واكتب رسالتك. لن تحتاج إلى أكثر من ذلك.
الخطوات
-
اصنع ورقة الغلاف. لاحظ أنه عادة ما يتم استخدام أجهزة الفاكس بشكل تشاركي في المكاتب أو من قبل أكثر من شخص يعملون في نفس الشركة أو الجهة، وبما أنه من المحتمل أن يطلع أشخاص مختلفون على رسالتك المرسلة بواسطة الفاكس، يُفضل أن تستخدم ما يُسمى بورقة الغلاف، التي تضمن لك تغطية الورقة المحتوية على الرسالة، وأن تصل الرسالة بالفاكس إلى الشخص الصحيح فقط لا غير.
- تحتوي ورقة غلاف رسائل الفاكس على مجموعة من البيانات، مثل: اسم المستقبل ومحتوى الفاكس وعدد الصفحات المحتوي عليها. يجب كذلك أن تضم معلومات حول المُرسل، مثل: اسمه ورقم الفاكس الخاص به، لكي يتعرف الطرف المستقبل للرسالة على هوية المُرسل ومن ثم الرد عليه بطريقة صحيحة عند الحاجة.
-
اتصل برقم الفاكس. بعد إدخال ورقة الغلاف، ستحتاج في الخطوة التالية إلى الضغط على رقم الفاكس من خلال لوحة الأرقام في الجهاز، تمامًا بنفس الطريقة كما تفعل مع أجهزة الهاتف. في معظم أجهزة الفاكس الحديثة، لن تحتاج إلى إدخال الرقم الخاص بالمنطقة عند إرسال الفاكس المحلي، بينما ستحتاج إلى ذلك مع الأرقام الإقليمية (في مدن أخرى). قد تشترط آلة الفاكس الخاصة بك أن تكتب رمز المنطقة بغض النظر عن موقعك. ابحث عبر الإنترنت أو اسأل لمعرفة كيفية تشغيل جهاز الفاكس المتاح وللتعرف على رموز المناطق المختلفة.
- ستحتاج في بعض الحالات إلى كتابة رمز البلد الخاص بالفاكس (وعادة ما يكون هو نفسه رمز الهاتف). على الرغم من أنك تراسل رقم فاكس محلي وليس رقم خارجي (في بلد أخرى)، ويحدث ذلك عندما تشترط الآلة أن تُدخل كود المنطقة. بينما في المقابل، ستضطر إلى كتابة رمز الفاكس الدولي للبلد التي تراسلها عندما تتواصل مع رقم فاكس في بلد آخر.
- ستحتاج عادة إلى الضغط على الرقم 9 (أو رقم آخر مخصص) قبل مراسلة أرقام الفاكس في بلدان أخرى. اطلع على الخصائص أو الخطوات المتبعة في التعامل مع جهاز الفاكس المستخدم.
- تأكد من أنك تستخدم رقم الفاكس وليس رقم الهاتف الخاص بالشخص الذي تحاول التواصل معه. عادة ما تُدرج أرقام الهاتف بجوار أرقام الفاكس على بطاقات الهوية التعريفية، ولأنها كذلك تكون متشابهة نسبيًا، فقد يُخطئ القارئ ويبدل بينهما في الاستخدامات. قد يترتب على ذلك عدم إرسال الفاكس وعدم إتمام العملية بشكل صحيح، لذا راعِ التأكد من استخدامك للبيانات الصحيحة.
-
حدد وسيلة إدخال الورق إلى الآلة بطريقة صحيحة. يجب أن توضع الأوراق الجاري إرسالها عبر الفاكس بالاتجاه الصحيح لكي تتم عملية الإرسال، تمامًا كما هو الأمر مع وضع الورق في آلة الطابعة الإلكترونية. يقوم جهاز الفاكس بمسح محتوى الصفحة، لذا إذا أدخلت الورق إلى الآلة مقلوبًا، سوف يتم مسح الظهر "الفارغ" وسيصل للطرف الآخر صفحة فارغة فقط لا غير. تأكد من أن الورق موجه بطريقة صحيحة قبل الاستمرار في الخطوات التالية.
- تختلف طريقة تغذية آلات الفاكس بالورق، لكن اطمئن إلى حتمية وجود صور إرشادية على الجهاز تخبرك بالاتجاه الصحيح لوضع الأوراق. بالقرب من المنطقة التي تسمح بدخول الورق ابحث عن رمز أو أيقونة على شكل ورق مثني من أحد الأركان. سترى من خلال تلك الصورة الإرشادية الجهة التي يفترض أن يكون بها الكلام المكتوب والجهة التي يفترض أن يكون بها الجهة الفارغة من الورق.
- إذا كان الركن المثني من الورقة يحتوي على الخطوط، يعني ذلك أن يتم إدخال الأوراق إلى الفاكس مع جعل الجانب الفارغ منها مواجهًا لك؛ أي الورقة مقلوبة على ظهرها.
- إذا كان الركن المثني من الورقة هو الفارغ، يعني ذلك أنه يجب إدخال الأوراق إلى الفاكس مع جعل الجانب المكتوب مواجهًا لك؛ أي الورقة معدولة وكأنك تقرأها.
- تختلف طريقة تغذية آلات الفاكس بالورق، لكن اطمئن إلى حتمية وجود صور إرشادية على الجهاز تخبرك بالاتجاه الصحيح لوضع الأوراق. بالقرب من المنطقة التي تسمح بدخول الورق ابحث عن رمز أو أيقونة على شكل ورق مثني من أحد الأركان. سترى من خلال تلك الصورة الإرشادية الجهة التي يفترض أن يكون بها الكلام المكتوب والجهة التي يفترض أن يكون بها الجهة الفارغة من الورق.
-
استخدم المعدات الصحيحة للفاكس. تعمل أجهزة الفاكس بطريقة أفضل مع الحجم القياسي المتعارف عليه من الورق، ما يعني أن محاولة إرسال الأوراق بأحجام غير تقليدية قد لا تعمل بطريقة صحيحة وقد يترتب عليه إفساد الآلة نفسها. إذا كنت ترغب في إرسال شيء بحجم غير قياسي من الورق، كما هو الأمر مع الإيصالات وما شابه، فستحتاج أولًا إلى نسخه بآلة التصوير على ورقة بحجم قياسي، ثم استخدام تلك النسخة في الإرسال عبر الفاكس.
- المقاس التقليدي القياسي لأغلبية أجهزة الفاكس – وكما هو الأمر مع الطابعات – هو الورقة بحجم إيه فور "A4".
-
تعلم كيفية استخدام جهاز الفاكس في الإرسال. بعد تنفيذ الخطوات سابقة الذكر، يصبح كل شيء مهيئًا للإرسال. تأكد من استخدام ورقة بمقاس صحيح وتحتوي على النص المراد إرساله واكتب الرقم الصحيح. يمكنك الآن أن تضغط على "إرسال". يفترض بذلك الزر أن يكون كبير الحجم وظاهرًا أمامك بوضوح. تهانينا، لقد وصل الفاكس!
- ستلاحظ أنه بمجرد الضغط على "إرسال" سوف يقوم جهاز الفاكس بإصدار مجموعة من الصفافير وأصوات الطنين. وهو أمر طبيعي. تدل هذه الأصوات على وجود تجاوب بين آلة الفاكس الخاصة بك وغيرها من الآلات. ستلاحظ كذلك بعدها بفترة صدور صوت رنين طويل وواضح، وهو ما يدل على أن الرسالة قد وصلت بنجاح. في المقابل، ستسمع صوت رنين تحذيري مزعج إذا حدثت مشكلة ولم يتم الإرسال بنجاح. يجب حين إذن أن تراجع كل ما يتعلق بخطوات الإعداد وفحص آلة الفاكس للتأكد من أن كل شيء يعمل بطريقة صحيحة واكتشاف سبب المشكلة.
-
استخدم الإنترنت في إرسال الفاكس. يمكنك أن تستخدم الإنترنت في إرسال الفاكس عبر مجموعة من الخدمات الإلكترونية. قد تكون مجانية أو مجانية لفترة محدودة ويبدأ بعد ذلك تحصيل رسوم نظير استخدام الخدمة. لكن على الجانب الآخر، ينظر الكثيرون لهذه الخدمات على أنها استثمار جيد، فمن جهة هي سهلة الاستخدام، وبديل رائع في حالة كنت تحتاج إلى الفاكس على فترات متقطعة ولا ترغب في تحمل تكلفة شراء آلة فاكس أو التعامل مع الخدمات المعقدة، مثل: "فيدإكس" (FedEx).
- خدمة "بام فاكس" (PamFax) واحدة من الخدمات الرائعة الممكن استخدامها عن طريق سكايب (Skype). لاحظ فقط أنه يكلفك رسوم مالية بسيطة.
- تُستخدم خدمة "هاللو فاكس" (HelloFax) جيدًا مع خدمة "جوجل درايف" وتتيح لك أن ترسل عبر الفاكس مستندات جوجل المختلفة. لاحظ أنه تعمل مجانًا لعدد معين من رسائل الفاكس ثم تبدأ في تحصيل رسوم مالية.
-
استخدم البريد الإلكتروني لإرسال الفاكس. قد يكون من المتاح لك أن تستخدم خدمات البريد الإلكتروني في مراسلة أرقام الفاكس، ودون أن تتحمل تكلفة رسوم إضافية، اعتمادًا على توفر تلك الخدمة وتغطيتها لرقم الفاكس نفسه. في المقابل، لاحظ أنك لن تملك حرية إرسال المحتوى المتعارف عليه باعتيادية عبر البريد الإلكتروني، بل يوجد بعض التحديدات والقيود المفروضة على هذا النوع من الخدمات.
- يمكنك التحقق من تغطية رقم الفاكس في خدمة البريد أم لا عن طريق البحث عبر الإنترنت. [١] X مصدر بحثي
- هذه هي المعادلة التي تمكنك من إنشاء عنوان يمكنك أن ترسل عليه رسالة البريد الإلكتروني لتصل عن طريق الفاكس: "remote-printer.First_Last@12345678910.iddd.tpc.int"
- احذف علامتي التنصيص واستبدل الأرقام برقم الفاكس (محتويًا على رمز البلد والمنطقة)، واستبدل (First_Last) باسم الشخص الذي تراسله.
- لاحظ أن النص الموجود في صندوق تحرير النص هو الذي سيظهر في رسالة الفاكس فقط لا غير. لا يمكنك مثلًا أن تُلحق مستندات بي دي إف أو صور أو غيرها من الوسائط عبر رسالة البريد الإلكتروني.
أفكار مفيدة
- تأكد دائمًا من إدخال الرقم الكامل، بما في ذلك رقم المنطق ورمز الدولة ورقم الاتصال الدولي الخاص بآلة الفاكس (قد يكون 9 أو 1).
- لكل آلة فاكس تعليمات استخدام خاصة بها مدرجة في كتيب دليل الاستخدام. استفد من الاطلاع على تلك المعلومات مسبقًا بدلًا من إرهاق نفسك بالتعلم عن طريق التجربة والخطأ!
تحذيرات
- لن يكون من المناسب استخدام الفاكس في الرسائل بالغة الخصوصية أو المحتوية على معلومات سرية. انتبه إلى احتمالية أن يطلع الكثيرون على محتوى الرسالة المطبوعة عبر آلة الفاكس على الطرف الآخر، وليس فقط الشخص الذي ترغب في مراسلته. تأكد أن الطرف الآخر ينتظر استلام الرسالة قبل أي شخص آخر أو أنه يستخدم جهاز فاكس شخصي.
الأشياء التي ستحتاج إليها
- ورقة الغلاف
- أوراق لإرسالها بالفاكس
- رقم الطرف المستقبل للفاكس
- جهاز فاكس أو كمبيوتر
المزيد حول هذا المقال
تم عرض هذه الصفحة ٧٦٬٩٥٥ مرة.
