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Sei es, dass du ein Jungspund bist, der vorher noch nie von einem Fax gehört hat, oder du es einfach vergessen hast, irgendwann wirst du wahrscheinlich einmal wissen müssen, wie man ein Fax versendet. Denke daran, dass es bei Faxgeräten viele Unterschiede geben kann, daher solltest du dir die Bedienungsanleitung für das jeweilige Gerät durchlesen, wenn du sie zur Hand hast. Bei den meisten Faxgeräten musst du ein Anschreiben einlegen, die Faxnummer wählen und dein Fax abschicken.
Vorgehensweise
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Erstelle das Anschreiben. Faxgeräte werden in Büros oft geteilt. Da jeder ein Fax lesen kann, das auf einem Faxgerät ankommt, ist es eine gute Idee, ein Anschreiben beizufügen. Dies stellt sicher, dass dein Fax zur richtigen Person gelangt.
- Das Anschreiben enthält Daten wie den Namen des Empfängers, den Inhalt des Fax und wie viele Seiten es enthält. Es sollte auch die Daten des Absenders wie seinen Namen und seine Faxnummer enthalten, damit der Empfänger weiß, von wem es kam und wie er falls erforderlich antworten kann.
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Wähle die Faxnummer. Als Nächstes musst du die Faxnummer wählen. Dies machst du genauso wie auf einem Telefon. Auf den meisten Faxgeräten muss die Ortsvorwahl bei einer Nummer im Ort nicht gewählt werden, bei Nummern in der Ferne jedoch schon. Einige Faxgeräte brauchen unabhängig vom Standort die Vorwahl. Lies oder frage in Bezug auf dein Gerät nach.
- Die Ländervorwahl (die 49 bei Telefonen und Faxgeräten in Deutschland) muss manchmal vor lokalen Nummern ebenfalls gewählt werden, aber nur, wenn auch die Ortsvorwahl nötig ist. Die Ländervorwahl ist bei Nummern in der Ferne fast immer nötig.
- Oftmals musst du vor dem Wählen von Nummern in weiter Ferne auch die 9 wählen. Sieh in Bezug auf dein Faxgerät in der Beschreibung nach oder frage jemanden.
- Stelle sicher, dass die verwendete Nummer die Faxnummer ist und nicht die Telefonnummer der Person, die du erreichen willst. Oftmals werden die Nummern auf Visitenkarten nebeneinander aufgeführt und können leicht verwechselt werden.
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Bestimme die Art des Einzugs. Wenn du die zu faxenden Dokumente in das Gerät legst, musst du sie in der richtigen Ausrichtung einlegen. Das Papier wird gescannt, wenn es also falsch herum liegt, wird nur die Rückseite des Blatts gescannt und das Fax, das du verschickst, ist leer. Stelle sicher, dass das Papier mit der richtigen Seite nach oben weist, bevor du das Fax verschickst.
- Verschiedene Faxgeräte haben verschiedene Einzüge. Hilfreicher Weise sind alle Faxgeräte mit der richtigen Richtung für die Unterlagen beschriftet. Suche irgendwo dort, wo du das Papier einlegst, nach einem Symbol mit einem Blatt Papier, bei dem eine Ecke nach unten gefaltet ist. Du siehst auf diesem Symbol, dass eine Seite des Blatts Linien hat und die andere Seite leer ist.
- Wenn die nach unten gefaltete Ecke Linien hat, bedeutet dies, dass das Blatt mit der leeren Seite nach oben in das Faxgerät eingelegt werden muss.
- Wenn die umgefaltete Ecke leer ist, bedeutet dies, dass du das Papier mit der beschrifteten Seite nach oben einlegen musst.
- Verschiedene Faxgeräte haben verschiedene Einzüge. Hilfreicher Weise sind alle Faxgeräte mit der richtigen Richtung für die Unterlagen beschriftet. Suche irgendwo dort, wo du das Papier einlegst, nach einem Symbol mit einem Blatt Papier, bei dem eine Ecke nach unten gefaltet ist. Du siehst auf diesem Symbol, dass eine Seite des Blatts Linien hat und die andere Seite leer ist.
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Faxe die richtigen Unterlagen. Faxgeräte funktionieren am besten mit Papier in einer Standardgröße. Irgendetwas in einer nicht standardisierten Größe zu verschicken funktioniert vielleicht nicht oder kann zu einem Papierstau oder einem Schaden an deinem Faxgerät führen. Wenn du etwas in einer nicht standardisierten Größe verschicken musst, z.B. die Kopie einer Quittung, kopierst du es am besten zuerst und faxt dann die Kopie.
- Die üblichste Papiergröße bei Faxgeräten und Druckern ist DIN A4 oder die amerikanische Größe Letter.
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Verschicke das Fax mit deinem Faxgerät. Wenn du alles oben Beschriebene gemacht hast, bist du bereit zum Verschicken deines Fax. Wenn du das Papier richtig eingelegt und die Nummer gewählt hast, bist du bereit, um auf Senden zu drücken. Dieser Knopf ist normalerweise groß und deutlich beschriftet. Das war's! Du hast dein Fax verschickt!
- Du wirst feststellen dass das Gerät nach dem Drücken von Senden eine Reihe Piepstöne und surrende Geräusche von sich gibt. Das ist normal. Über diese Geräusche kommunizieren Faxgeräte miteinander. Wenn ein Fax erfolgreich durchgegangen ist, hörst du normalerweise nach ein paar Minuten ein langes, deutliches Piepsen. Wenn ein Problem auftritt und ein Fax nicht durchgeht, hörst du normalerweise schreckliche Geräusche. Wenn du diese hörst, solltest du dir das Faxgerät ansehen, um das Problem zu erkennen.
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Verschicke ein Fax über das Internet. Du kannst auch über das Internet Unterlagen an ein Faxgerät schicken. Es gibt eine Reihe Services, die du nutzen kannst. Die meisten sind kostenpflichtig. Dies kann jedoch eine kluge Investition sein, wenn du nicht sehr oft Faxe verschickst und kein Faxgerät kaufen oder mit anderen Services wie FedEx zu tun haben willst.
- PamFax ist ein exzellenter Fax-Service für Skype. Dieses Programm berechnet allerdings eine kleine Gebühr.
- HelloFax ist ein Service, welcher gut Google Drive integriert und es dir ermöglicht, leicht Google-Dokumente zu faxen. Es enthält eine bestimmte Anzahl kostenloser Faxe und berechnet dann eine Gebühr.
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Verschicke ein Fax per E-Mail. Je nach Nummer, an die du das Fax schickst, ist es vielleicht möglich, dass du die Datei einfach ohne Gebühren an das Faxgerät mailst. Du solltest jedoch daran denken, dass diese Methode nur eine beschränkte Anzahl an Faxnummern abdeckt und nur beschränkte Informationen schicken kann.
- Du kannst im Internet prüfen, ob die Faxnummer abgedeckt wird.
- Erstelle mit diesem Formular die Adresse, an die du die E-Mail schickst: “remote-printer.Vor_Nach@12345678910.iddd.tpc.int”
- Entferne die Anführungszeichen, tausche die Zahlen für die Faxnummer aus (einschließlich Länder- und Ortsvorwahl) und Vor und Nach durch den Namen der Person, an die du das Fax schickst.
- Beachte, dass nur der Text im Textfeld auf dem Fax erscheint. Du kannst mit dieser Methode keine PDFs oder andere Unterlagen anhängen.
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Tipps
- Gib immer die ganze Nummer einschließlich Länder- und Ortsvorwahl ein.
- Die meisten Faxgeräte haben eine Bedienungsanleitung. Nutze die Weisheit der anderen.
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Warnungen
- Wenn du vertrauliche Informationen verschickst, sei dir darüber im Klaren, dass JEDER ein Fax lesen kann, das gedruckt wird. Überprüfe die Nummer vor dem Verschicken noch einmal und stelle sicher, dass der Empfänger dein Fax erwartet.
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Was du brauchst
- Anschreiben
- Zu faxende Unterlagen
- Faxnummer des Empfängers
- Faxgerät oder Computer
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