كيفية كتابة خاتمة خطابات الشكوى

شارك في التأليف: Tami Claytor

خطابات الشكوى المقدمة من العملاء وسيلة فعّالة للتعبير عن تجارب السيئة مع الشركات أو مقدمي الخدمات، وهي فرصتك كمستهلك للتعبير عن رأيك وإبلاغ خدمة عملاء الجهة التي تتواصل معها حول مشكلتك حيال استخدام واحدة من منتجاتهم أو خدماتهم. غالبًا سيكون من السهل كتابة مقدمة بسيطة ومتن للشكوى تشرح فيه مشكلتك، ولكن يظل ختام الشكوى فقرة في غاية الأهمية يجب أن تكتبها بعناية لتضم التواصل الاحترافي والمتأدب وترك انطباع أخير يجبر الطرف الآخر على التواصل معك والعناية بشكواك. تعلم معنا في هذا المقال كيفية كتابة فقرة ختامية ذكية ودقيقة لشكواك لن تحتاج بعدها سوى لكتابة كلمة تحياتي والتوقيع باسمك.

طريقة 1

طريقة 1 من 2:

كتابة الفقرة الختامية

تنزيل المقال

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bc\/End-a-Complaint-Letter-Step-1.jpg\/v4-460px-End-a-Complaint-Letter-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bc\/End-a-Complaint-Letter-Step-1.jpg\/v4-728px-End-a-Complaint-Letter-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

1
أكد على انتظارك لتواصل شخص مسؤول معك لمناقشة الشكوى وعلاجها. ابدأ الفقرة الختامية بالتأكيد على انتظارك لتواصل الموظف المعني معك لفحص كيفية علاج أسباب الشكوى. يوضح ذلك لمن يقرأ الرسالة أنك لا تكتب تقيمًا عامًا في شكواك ولكنك تتوقع حدوث عملية تواصل تالية لفحص أسباب المشكلة. ^{[١]
X
مصدر موثوق
USA.GOV
الانتقال إلى المصدر}
- مثال: يمكنك أن تكتب "أنتظر تجاوب مباشر لمناقشة هذه الشكوى" أو "أثق في حرص خدمة عملاء الشركاء على التواصل بخصوص هذه المشكلة".
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9b\/End-a-Complaint-Letter-Step-2.jpg\/v4-460px-End-a-Complaint-Letter-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9b\/End-a-Complaint-Letter-Step-2.jpg\/v4-728px-End-a-Complaint-Letter-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

2
اذكر ارتباطك الشخصي بالمنتج أو ثقتك السابقة في التعامل مع الشركة. هل سبق لك التعامل مع الشركة وكانت تجاربك السابقة معهم مثالية؟ اذكر هذا الأمر في نهاية الشكوى للتأكيد على أن واحدة من دوافعك هي الثقة القوية في خدمات الشركة وإحباطك من التجربة الأخيرة معهم فقط. يوضح ذلك للطرف الآخر أنك عميل دائم لهم وسيحرص المسؤول على حل مشكلتك للحفاظ على العلاقة المستقبلية بينك وبينهم. ^{[٢]
X
مصدر بحثي}
- مثال: اكتب جملة شبيهة بما يلي: "بصفتي عميل دائم مع الشركة، فأنا واثق في حرصكم على حل تلك المشكلة وإيجاد حل عاجل" أو "كانت تجاربي السابقة في التعامل معكم مميزة ولسنوات طويلة، ولكن ما حدث في هذا الموقف يستدعي كتابة هذه الشكوى ومناقشتها."
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f8\/End-a-Complaint-Letter-Step-3.jpg\/v4-460px-End-a-Complaint-Letter-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f8\/End-a-Complaint-Letter-Step-3.jpg\/v4-728px-End-a-Complaint-Letter-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

3
حدد وقت معين تتوقع أن يأتيك الرد من الشركة قبل حلوله. اضغط على من يتلقى الرسالة بما يدفعه للتجاوب معك، وذلك بالتحديد الدقيق لما تتوقعه بعد إرسالك للشكوى، وكذلك بتحديد إطار زمني لهذا الأمر. بناءً على نبرة الرسالة التي تختارها، يمكنك في النهاية إما بالتهديد أو التلميح إلى أن عدم التواصل مع قبل الشركة مع رسالتك قبل انقضاء تلك المهلة الزمنية يعني أنك ستتوجه إلى جهات رقابية أعلى سعيًا لإيجاد حل عملي وفعّال. ^{[٣]
X
مصدر بحثي}
- مثال: اكتب ضمن الفقرة الختامية جملة بصياغة شبيهة بما يلي: "أنا بانتظار رد الشركة الرسمي خلال مدة أسبوع من الآن، وأتمنى ألا نضطر لنقل الشكوى إلى مسؤولي حماية المستهلك أو المكاتب الرقابية المحلية."
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d0\/End-a-Complaint-Letter-Step-4.jpg\/v4-460px-End-a-Complaint-Letter-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d0\/End-a-Complaint-Letter-Step-4.jpg\/v4-728px-End-a-Complaint-Letter-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

4
اذكر ما أرفقته مع الشكوى من مستندات أو إيصالات. هل ألحق برسالة الشكوى أية مستندات هامة متعلقة بفحص المشكلة؟ قد يكون ذلك وثائق لمراسلات سابقة أو إيصالات إثبات الشراء وما شابه؛ في هذه الحالة يجب أن تذكر في متن الفقرة الختامية لرسالة الشكوى ما يُشير إلى إرفاقك لتلك المستندات. تقديم الشكوى مع ما يتعلق بها من مستندات فكرة ذكية لأنها توثق وتثبت الحجج من وراء شكواك وتدعم إدعائك بأدلة قانونية.
- اكتب مثلًا: "برجاء الاطلاع على النسخة المرفقة مع الشكوى من إيصال الشراء/ عقد اتفاق البيع."
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c5\/End-a-Complaint-Letter-Step-5.jpg\/v4-460px-End-a-Complaint-Letter-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c5\/End-a-Complaint-Letter-Step-5.jpg\/v4-728px-End-a-Complaint-Letter-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

5
اذكر معلومات التواصل معك ليسهل على من يقرأ الشكوى الرجوع إليك. انتهِ من الفقرة الختامية بذكر عنوانك وبريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. تأكد من كتابة الرقم الهاتفي بطريقة صحيحة مُضافًا إليه رمز المدينة وذكر أكثر من وسيلة تواصل لتضمن وجود أكثر من خيار يمكن لهم عن طريقه الوصول إليك. ^{[٤]
X
مصدر بحثي}
- مثال: اكتب "برجاء التواصل معي على الرقم: [اكتب رقمك]."