تنزيل المقال
تنزيل المقال
وضع جداول تنظيم المهام والوقت طريقة رائعة لتكون أكثر إنتاجية وكفاءة، خاصة إذا كنت تشعر بالارتباك معظم الأيام حيال متابعة جميع مهامك اليومية وإتمامها. ضع جدولًا يوميًا يناسب وقتك. يقلل الجدول الضغط الواقع عليك، ويُمكنك من تحقيق أعلى درجات إنتاجيتك. يتضمن الجدول الجيد على قائمة معقولة بالمهام ومساحات من الراحة. جد طريقة تناسبك بأفضل صورة وخطط دومًا في نفس الوقت من كل يوم لتستمر عليه.
الخطوات
-
خذ مفكرة أو افتح تطبيق الجدولة على هاتفك المحمول أو حاسوبك. إن أول خطوة في وضع خطة واتباعها هي إيجاد طريقة وضع الجدول الذي يناسبك والالتزام بها. [١] X مصدر بحثي
- لك الحرية في التلاعب بالطرق المختلفة للتخطيط للجدول الجديد في الأسبوع الأول من وضعه. جرب تطبيقات مختلفة أو الكتابة في المفكرة، لكن التزم بأفضل طريقة تناسبك حين تجدها.
- هناك عدد لا نهائي من التطبيقات والتقويمات وأدوات إدارة الإنتاجية تحت تصرفك. العديد من هذه الخيارات مفيد للغاية لكن محاولة استخدام أكثر من واحد قد تربكك وتقلل إنتاجيتك.
- يفضل البعض القلم والورق بينما يفضل البعض الآخر التقويم (سواءً المادي أو التطبيق) ويحب البعض برامج وضع الجداول التي تتصل بعدة أجهزة. لا بأس بما تفضله أيًا كان لكن اختر واحدًا والتزم به.
-
دون التاريخ. ضمن التاريخ سواءً كنت تكتب الجدول على الورق أو في تطبيق.
- سيكون التاريخ جاهزًا بالفعل إذا استخدمت التقويم. احرص على إضافة التاريخ إذا لم يكن مضافًا بشكل تلقائي.
- ستساعدك إضافة التاريخ وكذلك اليوم المحدد من الأسبوع على أن تواصل المتابعة وتمكنك من التركيز على اليوم فحسب. يتمثل أحد أهداف الجدول في تمكينك من التركيز على المهام الحالية وليس ما سيأتي مستقبلًا.
-
املأ جميع المعلومات الضرورية. تختلف أيام كل شخص عن آخر، لذا يتوقع أن يكون ما تضمنه في جدولك مختلفًا عن غيرك. لكن عليك تضمين كل التفاصيل التي تحتاجها لتتأكد من قدرتك على إتمام المهام بفعالية وفي الوقت المحدد.
- قد ترغب في تضمين مكان الاجتماع إذا كان عليك أن تحضره في الساعة 11:30 صباحًا ومن ستجتمع معهم ومدة الاجتماع وربما ما سيغطيه أيضًا، كما قد ترغب في تدوين ما عليك أخذه للاجتماع في مساحة الملحوظات.
- قد تجد أن ملء كل المعلومات أمر زائد عن الحاجة. اعرف أفضل ما يناسبك خلال الأسبوع "الاختباري" الأول. تمهل إذا وجدت نفسك تخربش على هوامش الورق أو تكتب ملحوظات طويلة في التطبيق لتضمين كل شيء.
- الهدف من زيادة الدقة هو مساعدتك على الاستعداد. جرب إضافة ما هو أكثر من الوقت والوصف الوجيز، لكن إذا شعرت بالارتباك لمحاولتك إضافة كل التفاصيل، فضمن فقط ما يشعرك بالاستعداد واتخاذ أفضل حالاتك.
-
التزم بطريقة وضع الجداول هذه. التزم بطريقة وضع الجداول وتنظيم الأعمال التي تناسبك بأفضل صورة حين تكتشفها. لا تحاول الجمع بين أكثر من طريقة لوضع الجداول وإلا سوف تشتت نفسك.
- إذا وجدت تطبيقًا يمكنك من إدخال كل ما تحتاجه لجدولك، فاستخدم ذلك التطبيق فقط. كلما قلت المنصات كان أفضل، ما لم تكن مضطرًا لاستخدام عدة منصات للعمل.
- قد تحب تدوين جدولك على الورق. اعلم أنك قد تحتاج لاستخدام تقويم أيضًا للتخطيط للاجتماعات أو مواعيد التسليم النهائية. لا بأس بهذا، تعلم أن تفصل بين الاثنين. لازال يمكنك تدوين تلك الاجتماعات أو المهام في المفكرة. ضع في اعتبارك استخدام المفكرة للمناسبات والأحداث التي عليك التخطيط لها مسبقًا ولاجتماعات العمل.
-
استحدث تسلسلًا هرميًا للتخطيط للمهام والمناسبات. عليك الآن أن تطور نظامك الخاص لإدخال مهامك اليومية بعد تثبيت طريقة لوضع الجدول. يجب أن تكون هذه الطريقة هي أكثر ما يريحك.
- قد ترغب في وضع جدولك اليومي بالترتيب الزمني إذا كنت من النوع الذي يحب التخطيط لكل شيء بدءً من الاستيقاظ وحتى الخلود للفراش. أنشئ تقويمًا خاصًا لجدولك اليومي إذا كنت تستخدم تطبيق المفكرة. ومن ثم يمكنك عرض تقويم "النظام اليومي" هذا فقط، واستخدامه منفردًا إلى أن تحتاج لعرض غيره. [٢] X مصدر بحثي
- قد لا تشعر بالحاجة للتخطيط لكل شيء، كالاستيقاظ وإعداد الفطور، وإنما تحب التخطيط للمهام الهامة في اليوم فقط. قد يكون تسلسلك مختلفًا في هذه الحالة، فمثلًا قد تجد أن تدوين المهام الأهم في بداية الجدول والمهام الأصغر أسفله أسهل عليك.
- الطريقة الوحيدة الصحيحة لكتابة الجدول هي فعل ذلك بطريقة تخدمك بأفضل درجة وتمكنك من الالتزام به. قد تجد أنك تفضل التخطيط لأشياء معينة في وقت معين أولًا بينما يمكن وضع الأشياء الأخرى حسب ترتيب الأهمية. إذا علمت مثلًا أن لديك اجتماعًا في الساعة 11:30 صباحًا فقد تختار تضمين واحدة أو اثنتين من المهام المهمة قبل ذلك بينما تدخر المهام الصغيرة لبقية اليوم.
-
اكتب الأشياء المهمة أولًا. حاول وضع جدولك بأن تبدأ بالمهام الهامة سواءً كتبتها على ورقة منفصلة أم استخدمت تقويمًا يمكنك من نقل المهام. من الجيد أن تعرف المهام الهامة في اليوم قبل التخطيط لتلك الأقل أهمية بعد تثبيت تسلسلك.
- معرفة المهام التي عليك إنجازها اليوم أمر هام، حتى لو كنت تضع جدولك حسب الترتيب الزمني، ومن ثم يمكنك إتمام ملء الجدول بالمهام الصغيرة بعد أن تنهي التخطيط للمهام الكبيرة.
- يمنحك البدء بالمهام الكبيرة فكرة عن مدى انشغالك اليوم. ستساعدك معرفة هذا في عدم المبالغة في الخطة. إن هدفك اليومي هو إتمام جميع مهامك. لا تكلف نفسك بمهام كثيرة لدرجة ألا تتمكن من إتمام أيًا منها.
-
أضف أوقات البدء بالمهام والانتهاء منها. يساعدك التخطيط لأوقات المهام على أن تظل متابعًا لها ومحافظًا على تركيزك، سواءً كنت تخطط لها على تطبيق أو تقويم أو هامش ورقة.
- يساعدك اختيار بدء مهمة في وقت معين على أن تظل على مسار خطتك، كما سيساعد هذا في المهام التي لا تتعلق بالعمل كالتنظيف أو التمرن. خطط للتمرين لمدة معينة بدل التخطيط لتحقق هدف ما.
- تعلم أن لديك وقتًا يكفي لإتمام المهمة إذا كنت تخطط لإعداد مسودة عرض في الساعة 9:30 صباحًا ثم كتابة مقالة في تمام 11:00 صباحًا، كما أن فعل هذا يساعدك على تجنب تجربة المهام المتعددة أو تشتيت نفسك بفعل شيء آخر.
- يمنحك تحديد أوقات البدء والانتهاء فكرة جيدة عن اليوم مسبقًا. سيكون لديك تصور أفضل عن مكان تواجدك في ساعة محددة وموعد انتهائك في ذلك اليوم.
-
اترك لنفسك متنفسًا. يميل معظمنا عند وضع الخطط والجداول إلى المبالغة وحشر المهام فوق بعضها البعض.
- نجد عادة عند التخطيط لأيامنا سبع ساعات أو ثمانية يمكننا ملؤها بالمهام اليومية. لكن هناك فترات مقاطعة دومًا وراحة ومهام معينة تستغرق وقتًا أطول مما خططنا. امنح نفسك 5-10 دقائق بين كل مهمتين.
- يمكنك منح نفسك بضع دقائق بين المهام، لضمان الانتقال ذهنيًا إلى الحالة المناسبة للشيء التالي. اذهب للحمام أو استرخ. اقرأ مقالة بين المهام أو أجب عن رسالة نصية أو تمشَ قليلًا، كما يُمكنك إيجاد المتنفس بين المهام من الحفاظ على تركيزك خلال مهمة معينة.
- يفرض عليك ترك المتنفس أن تخطط جيدًا لإتمام المهام قبل آخر دقيقة. أنهِ مشروعك يوم الثلاثاء في الساعة الخامسة عصرًا إذا كان موعد تسليمه في الخامسة عصرًا من يوم الأربعاء. لن تتجاوز موعد التسليم بهذه الطريقة وتؤجل المزيد من المهام.
-
حافظ على توازن جدولك واحترم وقت فراغك. خصص وقتًا لانتهاك من مهامك. ستعرف ما يمكنك إتمامه في يومك أو أسبوعك بشكل واقعي مع اعتيادك على وضع جداولك.
- استغل هذه المعرفة للتخطيط لأيامك مع تذكر نهايتها. إن هدفك هو إتمام مهامك وتنفيذ كل ما دونته في الجدول لكن هذا لا يعني أن عليك العمل حتى وقت متأخر كل يوم أو التضحية بوقت فراغك الثمين لإنهاء عملك. خطط لنهاية مهام العمل. حدد وقتًا لمراجعة يومك أو تنظيف صندوق رسائلك. اذهب للبيت بعد أن تنتهي. [٣] X مصدر بحثي
- خطط لآخر مهام اليوم والتزم بها. احرص على اتباع الجدول إذا كنت قد دونت كل شيء وضمنت تنظيف أسنانك بالفرشاة والخلود للفراش. التزم بنهاية يومك في العمل. أتمم عملك بحلول الساعة 5:30 مساءً كحد أقصى إذا كنت تخطط للانتهاء في ذلك الوقت ما لم تحدث أي طوارئ.
- افصل بين الأشياء التي عليك فعلها بأشياء أخرى أكثر مرحًا وإمتاعًا وسهولة. يمنحك تضمين مهام شخصيات ممتعة توازنًا جيدًا بين العمل والمتعة. حتى أنه يمكنك عمل مفكرة للراحة في جدولك اليومي. يمكنك فعل ذلك بعد كل مهمتين أو كل ساعة من العمل أو أخذ 10 إلى 20 دقيقة لوقتك الشخصي. [٤] X مصدر بحثي
-
أضف بعض المتعة أو الأحداث المجزية إلى جدولك. سيكون اتباع جدولك اليومي أسهل إذا ضمنته مهامًا معينة تتطلع إليها.
- ستكون أكثر ميلًا لشطب كل مهمة منتهية مع اقترابك من الحدث الممتع إذا كان يومك مليئًا بمهام العمل، كالعروض والاجتماعات ومواعيد التسليم النهائية.
- يمنحك تضمين تناول العشاء مع أحد أصدقائك أو حتى قضاء ليلة مع الأفلام أو ألعاب الفيديو في جدولك شيئًا تعمل للوصول إليه.
- جرب إضافة أوقات استرخائك في اليوم. قد يفيدك أن تضيف عشاءك أو وقت برنامجك التلفزيوني المفضل. معرفة أن كل مهمة تنجزها قبل هذا الوقت تقربك منه ستبقيك متحفزًا وملتزمًا بالجدول.
-
خطط ليومك في نفس الوقت من كل يوم. اعمل على وضع جدولك في الوقت ذاته من كل يوم لأن هذا يجعل التخطيط جزءً من نظامك اليومي وسرعان ما سيصبح عادة لا يمكنك العيش دونها.
- يساعدك التخطيط في الوقت نفسه على عدم نسيان ما هو مدون في مفكرتك سواءً استغرقت له نصف ساعة صباحًا أثناء شرب القهوة أو فعلته في الليلة السابقة.
- وضع الجدول مهم لتنظيم حياتك، بنفس قدر اتباعه والالتزام به. يضمن تخصيص الوقت نفسه من كل يوم لفعل ذلك أن تمنح نفسك الوقت الملائم وألا تترك شيئًا.
-
ركز على مهمة واحدة وانتهِ من المهام الكبيرة في وقت مبكر. لن يفيدك جدولك كثيرًا إذا لم تلتزم به. سيسهل عليك اتباع الجدول والمواظبة عليه حين تتعلم كيفية ملئه بأفضل صورة تناسبك.
- تقل إنتاجيتك مع تقدم اليوم، لذا أنهِ الأمور الهامة بينما لا تزال تملك الطاقة والقدرة الذهنية على فعل ذلك. ادخر ترتيب الملفات الورقية وإفراغ صندوق البريد لوقت لاحق.
- تصعب على نفسك الأمر إذا انشغلت بعدة مهام أو تركت نفسك تتشتت بمواقع التواصل الاجتماعي أو المهام الأخرى التي عليك إتمامها لاحقًا. للالتزام بجدول يومى ، ركز على المهمة الحالية؛ فأنت تعلم أنك قد خصصت وقتًا لكل شيء تريده وتحتاج لفعله. كلما أسرعت بإنهاء ما تفعله حاليًا قاربت من فعل ما تريد.
- بالطبع هناك مرات تضطر فيها للرد على رسالة مديرك البريدية في الحال أو تكلف بمشروع عاجل لكنك قد خططت للجزء الأكبر. لقد منحت نفسك وقتًا للراحة ووقتًا للرد على البريد غير العاجل، لذا حين يطرأ شيء غير عاجل فاتركه حتى يحين وقت معالجته.
-
ضع علامة على المهام المنتهية. يمنح شطب المهام المنتهية شعورًا رائعًا ويساعدك على الالتزام بالجدول ووضعه وتنفيذه.
- ضع علامة على المهمة بعد إنجازها سواءً كانت علامة بجانبها أو كان هناك خيار "تحديد انتهاء" في تطبيقك. ستشعر بالفخر لإنجازك ما خططت لفعله حين تضع علامة على المهمة المنتهية.
- يساعدك تحديد المهام المنتهية على معرفة ما أتممته وما لا يزال قائمًا في لائحة ما عليك فعله. من الرائع أن ترى اقترابك من وقت فراغك وستشعر بالمكافأة حين تنظر ليومك وترى أنك قد أنجزت ما حددته.
- لا بأس إذا لم تنجز كل مهامك.ستساعدك رؤية المهام أو الأشياء دون علامات الانتهاء في الجدول على تعديل خطتك لتكون أكثر فعالية. ألم تنه هذا المشروع؟ صرت تعرف الآن أنه أكبر مما ظننت.خطط لفعل أشياء أقل في اليوم التالي حتى تتمكن من إنجازها.
-
امنح نفسك وقت فراغ. سيساعدك الحرص على إضافة وقت الفراغ في الالتزام بجدولك لأنك سترغب في العمل حتى تنعم به. تذكر أن تخطط ليوم واقعي وأن تضمن فترات راحة وهوامش بين المهام. [٥] X مصدر بحثي
- ليس من السهل اتباع جدول مكتظ ليوم مزدحم لا يتيح لك أي وقت شخصي. يمكن لرؤية كل الأشياء التي لا تريد فعلها أمامك أن تغريك برمي الجدول وتجاهله.
- راجع جدولك أسبوعيًا. تفقد ما إذا نجحت في إتمام كل المهام المتوقعة أم لا. لاحظ متى بدأت تضل عن جدولك. ربما كنت تضع مهامًا أكثر مما يجب أو لا تخصص وقتًا كافيًا. أجر التعديلات واجعلها تناسب أهدافك الجديدة للأسبوع القادم.
- احرص على التخطيط للحظات المرح وكذلك التخطيط الواقعي سواءً كنت في مدرسة أم عمل بمتوسط 8 ساعات يوميًا يمضى نصفه فقط في العمل الفعلي. لا تخادع نفسك بأن تفكر في أن تكون منتجًا طيلة اليوم. ستكون أكثر إنتاجية في الوقت الذي حددته للعمل.
- حاول وضع المهام المهمة في بداية تسلسل جدولك. يكون العديدون أكثر إنتاجية في بداية اليوم لذا لا تضغط نفسك بالمهام الكبيرة في وقت متأخر حين تتعب. [٦] X مصدر بحثي
- حتى أنك قد ترغب في بدء عملك في وقت أبكر قليلًا إذا كنت تعلم أن إنتاجيتك تقل بعد الغداء. انته من المهام الكبيرة قبل أن يبدأ الناس بمراسلتك وطلب الأشياء منك. يمكنك بهذه الطريقة أن تشعر بشعور جيد حيال أخذ وقت فراغك حين تقل إنتاجيتك.
-
أبق جدولك قريبًا منك. احتفظ بجدولك على مقربة منك دومًا سواءً كان مفكرة أم دفتر تخطيط أم تطبيق حتى تتمكن من مراجعته بسهولة وشطب المهام المنجزة.
- سيصبح الالتزام بجدولك أسهل بكثيرإذا كان قربك دومًا وتتفقده باستمرار.
- سيسهل عليك تفقد جدولك وتقديم إجابة إذا سألك أحدهم عما إذا كنت تستطيع فعل شيء له أو احتاج منك شيئًا.
- لا تخف من نقل المهام أو الاجتماعات خاصة لإتمامك الأمور الهامة في وقت باكر. لكن استخدم جدولك كطريقة لرفض طلب أحدهم حين تحتاج لذلك. جدولك هو صديقك وكل ما فيه مذكور لسبب ما، حتى لو كنت قد خصصت وقتًا لراحتك أو وقت فراغك فإن هذا لا يزال مقدسًا.
أفكار مفيدة
- امنح نفسك وقتًا كافيًا لإتمام كل مهمة.
- احمله في حقيبتك واحتفظ به على مقربة منك لتلتزم به.
- خطط لإنهاء المهام الهامة في وقت مبكر.
- راجع المهام التي اكتملت.
- امنح نفسك وقت فراغ وفترات راحة.
- اختر وقتًا تخطط فيه ليومك.
- راجع أسبوعك الفائت وأجر التعديلات لاتباع الجدول بصورة أفضل.
- أعد ذهنك ليتكيف مع الوقت
- امنح نفسك بعض وقت الفراغ.
- لا تقطع نومك لتدرس فهذا سيضرك لاحقًا. حافظ على الاتزان بين العمل ووقت الفراغ.
المصادر
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ http://lifehacker.com/5848603/program-your-day-to-defeat-distractions-and-stick-to-your-daily-routine
- ↑ http://lifehacker.com/5832503/how-to-stop-working-and-go-home-at-night
- ↑ http://zenhabits.net/optimize-your-productivity-with-daily-weekly-routines/
- ↑ http://www.pickthebrain.com/blog/how-to-make-a-schedule-you-can-stick-to/
- ↑ http://www.lifehack.org/290992/20-time-management-hacks-wish-known-before-20s
المزيد حول هذا المقال
تم عرض هذه الصفحة ٨٬٨١٠ مرات.
