Cómo escribir un correo electrónico con sentido de urgencia

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La mayoría de las personas han escrito incontables correos electrónicos y se preguntan por qué tienen que esperar tanto tiempo para recibir una respuesta. Darle un sentido de urgencia al correo es simple, pero debes elegir las palabras cuidadosamente. Básate en palabras sensibles mientras le pides al lector que actúe inmediatamente. Siempre que mantengas el correo conciso y coherente en el tono, puedes hacer que cualquier correo suene urgente.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Crear una línea de asunto

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    Si te diriges a la otra persona directamente, el correo electrónico se destaca más. Puedes hacerlo al mencionar el nombre de la persona o usando las palabras “usted” y “su”. Estas palabras son directas, de conversación y animan a que el destinatario abra el correo. [1]
    • Por ejemplo, comienza la línea de asunto con una frase como: “¡Hola Bill!” o “¿Aún no has llamado?”.
    • Si no sabes el nombre de la persona, puedes hacer referencia a detalles personales como la ubicación del destinatario. Por ejemplo, di: “Los mejores restaurantes en tu ciudad”.
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    Es importante transmitir la urgencia lo antes posible. Anima al lector a abrir el correo al incluir una llamada de atención o una referencia a la escasez. Estas tácticas sugieren que el lector debe actuar de inmediato para beneficiarse del correo. [2]
    • Por ejemplo, usa palabras y frases como “¡Apresúrate!” o “Quedan 24 horas” para que el lector actúe inmediatamente.
    • Insinúa que algo es limitado, como diciendo “Los artículos salen volando de los estantes”.
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    Continúa el texto urgente con una imagen clara de lo que el lector espera ver dentro del correo. Usa palabras orientadas a la acción para sugerir al lector cómo debe responder. Asegúrate de mantener la línea de asunto clara y concisa para que el título no sea confuso. [3]
    • Por ejemplo, puedes decir algo como “¡Apresúrate! Es una venta”.
    • También puedes explicar el correo a través de números. Por ejemplo, di: “5 maneras de reducir la factura de electricidad”.
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    Una pregunta puede ser una excelente manera de insinuar lo que está dentro del correo. La pregunta tiene que ser relevante para el lector. Debe referirse a un evento urgente o a un tema que el lector necesite saber, animándole a leer el correo de inmediato.
    • Por ejemplo, puedes decir algo como “Última oportunidad, ¿ya pediste tus boletos?”.
    • Otro ejemplo es “¿Cómo puedes ser más productivo al día?”.
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Estructura el texto del correo

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    En el texto, explica por qué envías el correo electrónico. Muéstrale al lector lo que hace que el correo sea urgente y por qué debe responder lo antes posible. Sé lo más específico posible para sugerir lo que la otra persona obtiene al leer tu correo. [4]
    • Por ejemplo, puedes decir algo como “¿Cansado de caminar con zapatos desgastados? Nuestra venta le ofrece zapatos de marcas registradas a precios bajísimos”.
    • Podrías escribir “Llama al cliente el día de hoy para ingresar dentro de la fecha límite”.
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    Evita escribir un correo urgente largo y confuso. Limítate a escribir un par de oraciones o párrafos cortos. Transmite el mensaje de un forma que sea fácil de comprender y gramáticamente correcto. [5]
    • Para evitar hacer el mensaje muy largo, prueba a hacer una lista de los puntos más importantes que debes cubrir.
    • Muchas compañías incluyen una ilustración en el correo. Un anuncio de ventas explica el objetivo del correo eficientemente.
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    Al tratar de sonar urgente, es posible que parezcas agresivo o intimidante. Evita exigirle atención y respuesta al lector, ya que esto resulta contraproducente la mayoría de las veces. En lugar de eso, combina palabras relacionadas con el tiempo y sugerencias de acciones que el lector debe tomar. [6]
    • Por ejemplo, di: “Hay 5 espacios libres en el avión. Llama hoy para reservar tu asiento”.
    • Para evitar sonar intimidante, sé un poco indirecto. Por ejemplo, di: “El robo de identidad aumenta en un 5% cada año, por lo que es más importante que nunca proteger su información personal”.
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    Usa la última oración del correo para guiar al lector hacia la acción que quieres que tome. Debe ser específica, así que incluye cualquier información que necesiten para responderte. Podría ser un botón para presionar, un enlace a un sitio web o un número de teléfono. [7]
    • Por ejemplo, si quieres que alguien te llame, di: “Por favor, llámame el día de hoy” y continúa con el número telefónico.
    • Brinda el enlace exacto del sitio web. Si quieres que una persona vea un producto específico, publica el enlace a la página del producto, no a al sitio web en general.
    • Si quieres dirigir a alguien a una ubicación física, proporciónale direcciones, mapas y otras referencias.
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Perfeccionar el correo electrónico

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    Muchas personas ven primero la dirección de correo y si no es reconocible, es posible que lo pasen por alto. Asegúrate de que la dirección del correo sugiera lo que la otra persona espera ver en el correo. Personalízalo para hacer el correo más visible. [8]
    • Usa tu nombre, por ejemplo. El correo electrónico debe verse como “John Smith, wikiHow” o “johnsmith@wikihow.com”.
    • Evita usar números y símbolos al azar, ya que no es profesional y hace que el correo se vea como un correo no deseado.
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    Para parecer urgente, transmite la impresión de que el lector debe actuar de inmediato. Incluso si no tienes una fecha límite específica, pretende como que sí la hubiese. Asegúrate de hacer referencia a la fecha límite tan pronto como sea posible a través del correo electrónico. [9]
    • Por ejemplo, puedes decir: “Este acuerdo vence mañana”.
    • Si no tienes una fecha límite específica, prueba a decir “Favor responder antes del martes” o “Le agradecería si responde antes de las 5:00 p. m.”.
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    Toda la información en el correo debe estar relacionada con el objetivo para enviarla. Este objetivo es el que se debe resaltar en el asunto y a través del texto. Cada detalle debe dirigirse a él, informando al lector lo que tiene que saber para tomar cartas sobre el asunto. Edita cualquier detalle que no se adapte, ya que resta valor al tono urgente. [10]
    • Si vas a vender un producto, debes incluir las características y mayores beneficios del producto. Es posible que las historias largas o pequeños detalles sean un distractor.
    • Por ejemplo, si vas a contactar a un cliente, podrías escribirle “Ahorra el 20% comprando en mi nuevo sitio web”.
    • Piensa sobre lo que la persona debe saber. Si ya te has comunicado con alguien, no debes repetir lo que le dijiste antes.
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    Las buenas técnicas de escritura y el sentido gramatical hacen que el correo sea mucho más fácil de comprender. Evita usar demasiados signos de exclamación o mayúsculas innecesarias. Usa un idioma adecuado y sé respetuoso. [11]
    • Evita usar palabras abreviadas como “Ud”, “atte”, “fvr” y emojis.
    • Usar demasiados signos de exclamación, letras mayúsculas o números también puede activar un filtro de correo no deseado, lo que significa que el correo puede nunca ser visto.
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Consejos

  • Mantén el correo coherente y práctico desde la línea de asunto hasta la última oración.
  • Asegúrate de que el correo se centre en lo que quieres transmitir. Borra cualquier cosa que vaya contra el mensaje.
  • Siempre vuelve a leerlo y a editarlo antes de enviarlo. Por lo general, encontrarás puntos que deben ser más concisos y urgentes.
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Referencias

  1. ↑ https://www.addthis.com/academy/email-subject-line-best-practices/
  2. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/205692
  3. ↑ https://www.addthis.com/academy/email-subject-line-best-practices/
  4. ↑ https://www.inc.com/heather-r-morgan/3-ways-to-trigger-a-sense-of-urgency-in-your-sales-emails.html
  5. ↑ https://www.inc.com/heather-r-morgan/3-ways-to-trigger-a-sense-of-urgency-in-your-sales-emails.html
  6. ↑ https://www.inc.com/heather-r-morgan/3-ways-to-trigger-a-sense-of-urgency-in-your-sales-emails.html
  7. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/205692
  8. ↑ https://www.addthis.com/academy/email-subject-line-best-practices/
  9. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/205692
  1. ↑ https://www.addthis.com/academy/email-subject-line-best-practices/
  2. ↑ https://www.addthis.com/academy/email-subject-line-best-practices/

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