कैसे कन्फर्मेशन लेटर लिखें (Write a Confirmation Letter)

सहयोगी लेखक द्वारा विकीहाउ स्टाफ

कन्फ़र्मेशन (confirmation) लेटर एक तरह का पत्राचार (correspondence) है जिससे ऐसे विवरणों की पुष्टि की जाती है, जैसे मौखिक अनुबंध, नियुक्तियाँ, और नौकरी के साक्षात्कार। लेटर के द्वारा आरक्षण, निमंत्रण का जवाब, विभिन्न वस्तुओं या सेवाओं की प्राप्ति, या यात्रा की व्यवस्था की पुष्टि भी हो सकती है। कन्फ़र्मेशन लेटर छोटे होते हैं और आसान प्रारूप का पालन करके आसानी से लिखे जा सकते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 2:

कन्फ़र्मेशन लेटर लिखना

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1
लेटरहेड का प्रयोग करें: अगर कन्फ़र्मेशन लेटर व्यावसायिक मामलों के बारे में हों तब लेटरहेड पर ही लिखे जाने चाहिए। यह लेटर को एक औपचारिक और आधिकारिक कंपनी दस्तावेज़ बना देता है। अभिवादन के ठीक ऊपर, लेटर के प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और पता शामिल करें। इसमें उस व्यक्ति का नाम शामिल है जिसे आप लेटर लिख रहे हैं, उनके उचित शीर्षक, वे विभाग जिसमें वे हैं या जिस कंपनी के लिए वे काम करते हैं (यदि लागू हो), और उस कंपनी का पता होना चाहिए।
- यदि वह कोई निजी मामला हो, या आप व्यक्तिगत रूप से किसी कंपनी को जवाब दे रहे हैं, तो पेपर को उपयुक्त व्यावसायिक प्रारूप के अनुसार सेट करें। अपना रिटर्न (return) पता और तारीख़ बाईं ओर के हाशिये पर रखें, या आप इसे दाहिने हाथ हाशिये के साथ अलाइन (align) कर सकते हैं। एक पंक्ति छोड़ें, फिर बाएं हाथ हाशिये के साथ लेटर के प्राप्तकर्ता का पता शामिल करें। ^{[१]
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  रिसर्च सोर्स}
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2
उचित अभिवादन के साथ आरंभ करें: जब कन्फ़र्मेशन लेटर भेजें, तो आपको व्यक्ति को उचित अभिवादन, और व्यक्ति का नाम तथा शीर्षक प्रयोग करना चाहिए। सामान्य रूप से स्वीकृत प्रारूप है प्रिय श्रीमान/ श्रीमती/ सुश्री/ डा. उसके बाद अंतिम नाम आता है।
- किसी को भी तब तक श्रीमती कहकर संदर्भित न करें जब तक आपको यह न मालूम हो कि वह विवाहित हैं।
- यदि आप एक अधिक अनौपचारिक, व्यक्तिगत कन्फ़र्मेशन लेटर लिख रहे हैं, तो आप व्यक्ति के पहले नाम का प्रयोग कर सकते हैं।
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3
पहले पैराग्राफ़ में की गई व्यवस्था के ब्योरे की पुष्टि करें: कन्फ़र्मेशन लेटर में सीधे पॉइंट पर जाएँ। किसी भी प्रारंभिक जानकारी या प्रसन्न करनेवाली बातों की कोई ज़रूरत नहीं है। इसके बजाए, पहले पैराग्राफ़ का प्रयोग आप जो पुष्टि कर रहे हैं उसके विवरण हेतु विशेष रूप से करें। इसमें तिथियां, समय और स्थान शामिल हो सकता है। निश्चित उल्लेख करें।
- इन पैराग्राफों को शुरू करने के कुछ सामान्य तरीक़े हैं: मैं पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं...., मैं पुष्टि करना चाहूँगा॰...,” या “यह लेटर पुष्टि करता है...,” ^{[२]
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  रिसर्च सोर्स}
- यदि आप प्राप्त वस्तुओं की पुष्टि भेज रहे हैं, तो पहले पैराग्राफ़ में बताएं। वास्तव में आइटम (item) क्या हैं, वस्तुओं की संख्या, और क्रम संख्या बताएं। निम्नलिखित के साथ पैराग्राफ़ शुरू करें: मुझे पुष्टि करने में खुशी है या “मुझे प्राप्त कर प्रसन्नता हुई।
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4
अन्य विवरण दीजिये: या तो उसी पैराग्राफ़ या संक्षिप्त दूसरे पैराग्राफ़ में, किसी भी ऐसे अन्य विवरण का उल्लेख करें जो प्रासंगिक हो। इसमें मोनेटरी (monetary) समझौते, नियम और शर्तें, या कुछ भी ऐसा शामिल हो सकता है जिसकी पुष्टि करने की आवश्यकता हो। ये विवरण विशिष्ट कार्यों या शेष कार्यों को पूरा करने के लिए जिम्मेदारियां भी हो सकते हैं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए आपको हमेशा एग्रीड (agreed) नियमों और शर्तों को पुनर्स्थापित करना चाहिए ताकि इस पर कोई गलतफ़हमी नहीं हो कि किस पर सम्मति हुई है। एग्रीड शर्तों को दोहराने से आपको यह समझने में मदद मिलती है कि आपसे क्या अपेक्षा की जाती है।
- यदि आप किसी से किसी कार्य की ज़िम्मेदारी लेने का अनुरोध कर रहे हैं, तो सुझाव दें कि वे आपको कन्फ़र्म करें कि क्या यह व्यवस्था उनके लिए स्वीकार योग्य है। आप संकेत दे सकते हैं कि आपको यह एक फ़ोन कॉल, या ईमेल के माध्यम से लिखित चाहिए।
- कन्फ़र्मेशन लेटर न केवल नियुक्ति, समझौते, या दोनों पक्षों के लिए वस्तुओं की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए हैं, बल्कि वे पेपर ट्रेल के रूप में भी काम करते हैं। कन्फ़र्मेशन लेटर दोनों पक्षों के लिए दस्तावेज़ हैं जो पत्राचार के प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं। यह किसी समस्या या गलतफ़हमी होने पर दोनों पक्षों को कवर करने में मदद करता है। ^{[३]
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  रिसर्च सोर्स}
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5
यदि आवश्यक हो तो फॉलो अप के लिए पूछें: अंतिम पैराग्राफ़ में एक पंक्ति शामिल होनी चाहिए जो आवश्यकता होने पर, प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने के लिए प्रोत्साहित करे। उन्हें बताएं कि यदि कोई मुद्दे हों तो आपको बताएं, जैसे स्पष्टीकरण, गलतफ़हमियाँ, या समस्याएं।
- ये वाक्य ऐसे हो सकते हैं: कृपया मुझे सूचित करें यदि आपको अतिरिक्त जानकारी चाहिए... या अगर आपको कुछ और जुड़वाने की ज़रूरत है तो कृपया जवाब दें... ^{[४]
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  रिसर्च सोर्स}
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प्राप्तकर्ता को धन्यवाद के साथ लेटर समाप्त करें: लेटर को सही तरीक़े से समाप्त करना सुनिश्चित करें। भवदीय, धन्यवाद, ससम्मान, या सम्मानपूर्वक वाक्यांशों का प्रयोग करें। अपना नाम टाइप करें और उसके ऊपर अपना हस्ताक्षर करें। व्यावसायिक लेटर पर अपना पूरा नाम लिखें।

विधि 2

विधि 2 का 2:

कन्फ़र्मेशन लेटर की प्रूफ़ रीडिंग करना

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1
कन्फ़र्मेशन लेटर की प्रूफ़रीडिंग करें: कोई औपचारिक दस्तावेज़ भेजने से पहले, यहां तक कि व्यक्तिगत मामले में भी, आपको लेटर की प्रूफ़रीडिंग करना चाहिए। यह तब विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि लेटर किसी व्यावसायिक प्रबंधन से संबंधित है। स्पेलिंग की ग़लतियों, ग़ायब शब्दों, गलत व्याकरण, विराम चिह्न त्रुटियों, या अन्य सतही समस्याओं को ढूंढें।
- एक परिष्कृत लेटर भेजना आपको यह दिखाते हुए ज़िम्मेदार और व्यावसायिक बनाता है कि आपकी नज़र पैनी है।
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2
एक क्वालिटी प्रिंटर पर उपयुक्त कागज़ का प्रयोग करें: किसी व्यवसाय की ओर से लेटर लिखते समय, कंपनी स्टेशनरी का उपयोग करें जिसमें लेटरहेड शामिल है। यदि आप किसी व्यवसाय से संबद्ध नहीं हैं और आपके पास कोई स्टेशनरी नहीं है, तो उच्च गुणवत्ता वाले कागज़ पर लेटर मुद्रित करें। स्याही या टोनर कम नहीं हों और अच्छे प्रिंटर से लेटर मुद्रित करना सुनिश्चित करें।
- अगर आप उन्हें ई-मेल नहीं कर रहे हैं तो हमेशा पुष्टि लेटर मुद्रित करें। आपको कभी भी व्यावसायिक लेटर को हाथ से नहीं लिखना चाहिए।
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3
एक मानक फ़ॉन्ट और मार्जिनों का प्रयोग करें: किसी भी औपचारिक लेटर को लिखते समय, टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट का आकार 12 होना चाहिए और बोल्ड, इटैलिसाइज़ या रेखांकित नहीं होना चाहिए। मार्जिन प्रत्येक तरफ़ 1 इंच होना चाहिए।
- कन्फ़र्मेशन लेटर जैसे औपचारिक लेटर के लिए, आपको ब्लॉक फॉर्मेटिंग का उपयोग करना चाहिए। इसका मतलब है कि लेटर सिंगल स्पेस्ड है, आप पैराग्राफों के बीच एक लाइन छोड़ते हैं, और इंडेंट नहीं करते हैं।
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कन्फ़र्मेशन लेटर छोटे लेटर होते हैं। आप उन्हें छोटा रखना चाहेंगे और किन्हीं भी अवांछित शब्दों, वाक्यांशों और जानकारी को निकाल सकते हैं। ^{[५]
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रिसर्च सोर्स} लेटर का कथ्य आप जिस बात की पुष्टि कर रहे हैं उसी तक निश्चय ही सीमित रखें।
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5
टोन व्यावसायिक ही रखें: चूंकि अधिकांश कन्फ़र्मेशन लेटर प्रकृति में संक्षिप्त होते हैं, इसलिए उनका टोन बहुत औपचारिक और अवैयक्तिक होता है। इससे पुष्ट किए जा रहे विवरणों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है और अनावश्यक प्रसन्न करनेवाली बातें कम होती हैं। ^{[६]
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रिसर्च सोर्स}
- अगर आप व्यक्तिगत कन्फ़र्मेशन लेटर लिख रहे हैं, किसी परिचित व्यक्ति को लिख रहे हैं, या किसी ऐसे व्यक्ति को जिससे आपका हल्का सा अनौपचारिक रिश्ता है, आप कुछ अधिक व्यक्तिगत हो सकते हैं। तथापि, अगर आप सुनिश्चित नहीं हैं, तो इसे औपचारिक ही रखें।
- यद्यपि आप इसे औपचारिक रखना चाहते हैं, लेकिन आपका कृतज्ञता या उत्साह दिखाना उचित है। उदाहरण के लिए, यदि आपको नौकरी के साक्षात्कार के लिए बुलाया गया है, तो आप जवाब दे सकते हैं और कह सकते हैं, "मैं इस पद के लिए साक्षात्कार के इस अवसर की सराहना करता हूं..." या 'मैं वास्तव में पद के लिए साक्षात्कार की उम्मीद कर रहा हूं...
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6
जानें कि एक कन्फ़र्मेशन लेटर कब भेजें: इसके कई कारण हैं कि आप एक कन्फ़र्मेशन लेटर क्यों भेजेंगे। नियुक्तियों, बैठकों, साक्षात्कारों, सम्मेलनों, या अन्य घटनाओं की तिथियों की पुष्टि करना सामान्य कारण हैं जिनके लिए लोग कन्फ़र्मेशन लेटर भेजते हैं। अन्य सामान्य परिस्थितियां जहां आप एक कन्फ़र्मेशन लेटर भेज सकते हैं में निम्न शामिल हैं:
- रोज़गार का प्रस्ताव
- नौकरी की स्वीकृति
- आदेश की प्राप्ति
- रोज़गार की स्थिति
- यात्रा की व्यवस्था
- किसी अन्य व्यक्ति का प्रमाणीकरण
- उपस्थिति ^{[७]
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  रिसर्च सोर्स}

[१]

[२]

[३]

[४]

[५]

[६]

[७]

लॉग इन

कैसे कन्फर्मेशन लेटर लिखें (Write a Confirmation Letter)

चरण

कन्फ़र्मेशन लेटर लिखना

कन्फ़र्मेशन लेटर की प्रूफ़ रीडिंग करना

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