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事故報告書作成と職場の規則遵守のためのガイド
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- 手順に従う |
- 発生した状況を説明する |
- 報告書の最終調整
セキュリティガードや警察官として事故現場に派遣された場合、詳細かつ正確な報告書を作成することは、職務を適切に遂行する上で重要な役割です。良い事故報告書は、不快な情報を省略したり重要な事実を漏らしたりすることなく、発生した事象を徹底的に記録します。適切な手順に従い、事故を明確に記述し、完成度の高い報告書を提出することが不可欠です。
事故報告書をどのように作成しますか？
フォームに事件の発生日時と場所を記入してください。あなたの氏名とID番号も必ず記入してください。現場で起こったことを第一人称で説明し、正直に、明確かつ簡潔に記述してください。その後、事件報告書を校正し、誤りを修正してから提出してください。
ステップ
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所属機関から適切な書類を入手してください。 各機関には、事件の対応と報告書の提出に関する異なる手順が定められています。 [1] X 出典文献
- フォームに添付されている指示に従ってください。各組織でフォーマットが異なるため、ガイドラインに注意してください。
- 場合によっては、所属機関が発行するフォームを記入する必要があります。他の場合は、自分で報告書をタイプまたは手書きで作成するよう求められます。
ヒント: 可能であれば、ワードプロセッサーを使用して報告書を作成してください。見栄えが良くなり、完了後にスペルチェックで校正できます。手書きで報告書を作成する場合は、筆記体ではなく明瞭に印刷してください。7が1に見えるような書き方は避けてください。
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基本的な事実を提供してください。 報告書には、事件に関する情報を記入する欄がある場合があります。ない場合は、以下の基本情報を明確に記載した文で報告書を開始してください: [2] X 出典文献
- 事件の発生日時と場所(詳細に記入してください。正確な住所などを記入してください)。
- あなたの名前とID番号。
- 現場にいた組織の他のメンバーの名前
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事件の一般的な性質について一行記載してください。 現場で何があったか説明してください。電話を受けた場合は、電話の内容と受けた時間を記載してください。客観的かつ事実に基づいた文で、何が起こったかを記述してください。 [3] X 出典文献
- 例えば、酔っ払って騒いでいる人物が通報されたため、特定の住所に呼ばれたと書くことができます。
- 注意:あなたが 起こったかもしれない 可能性があったと考えることは書かないでください。事実に基づいて、客観的に記述してください。
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報告はできるだけ早く開始してください。 可能であれば、事件が発生した当日中に作成してください。1日や2日待っていると、記憶が曖昧になり始めます。事件が発生した直後に、記憶しておくべき基本的な事実を書き留めてください。報告書の作成は、事件発生後24時間以内に完了してください。 [4] X 出典文献広告
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第一人称で、何が起こったかを記述してください。 現場に到着した際に起こったことを正確に時系列で記述してください。 [5] X 出典文献
- 報告書に記載する各人の氏名(フルネーム)を記載してください。報告書で初めて引用する人物は、氏名(ファーストネーム、ミドルネーム、ラストネーム)、生年月日、人種、性別、および政府発行の身分証明書番号を記載して特定してください。以降の文では、ファーストネームとラストネームのみを使用して参照できます:例:「Doe, John」または「John Doe」。各人物の行動を個別に記述する際は、新しい段落から始めてください。発生した事象の「誰が」「何が」「いつ」「どこで」「なぜ」を明確に回答してください。
- 例えば、上記の警察官が通報を受けた住宅に到着した際、次のように言うことができます:「到着時、警察官は、現在ドイ・ジョン・エドウィンと判明した白人男性(生年月日:1998年3月15日、カリフォルニア州運転免許証番号00789142536)が、上記住所(先ほど伝えられた住所)の玄関前で、ドイ・ジェーンと判明した白人女性に対して叫び声を上げていたのを確認しました。警官は両者を分離し、現場での聴取を行いました。ジョン・ド氏から、仕事から帰宅したところ、夕食が用意されていなかったため、妻のジェーン・ド氏に対して怒りを覚えたと述べられました。」
- 可能であれば、目撃者や事件に関わった人物からの直接の引用も必ず含めてください。例えば、上記のシナリオでは、警察官は「ジェーンは私に『ジョニーは、私が夕食を時間通りに用意しなかったために怒っていました』と述べました」と書くことができます。
- 発生した出来事における自身の役割を正確に記述してください。誰かを拘束するために物理的な力を使用した場合、その点を軽視しないでください。状況の対応方法とその後の経過を報告してください。
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詳細に記述してください。 思い出せる限り詳しく書き、詳細なほど良いです。報告書を読む人が誤った解釈をする余地を残さないようにしてください。報告書が長くなったり、冗長になったりすることを心配しないでください。重要なのは、発生した事象の全体像を正確に報告することです。 [6] X 出典文献
- 例えば、「私が到着したとき、彼の顔は赤かった」と言う代わりに、「私が到着したとき、彼は息を切らして怒鳴っていて、怒りで顔が赤くなっていた」と言うことができます。2番目の例の方が1番目の例よりも良いのは、人の顔が赤くなる理由は、怒っているだけとは限らないからです。
- あるいは、「私が現場に到着した後、彼は私に向かって突進してきた」と言う代わりに、「私が現場に到着すると、私は両者に争いをやめるよう要求しました。彼は一呼吸置いて私を見た後、私に向かって素早く走り出し、私を殴ろうとするような仕草で手を上げました」と言うべきでしょう。
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正確に記述してください。 実際に起こったかどうか確信のないことは報告書に書かないでください。伝聞は事実としてではなく、伝聞として報告してください。 [7] X 出典文献
- 例えば、目撃者が「誰かがフェンスを飛び越えて逃げた」とあなたに伝えた場合、その報告は目撃者の証言に基づいていることを明確に示してください。まだ証明された事実ではありません。
- さらに、証人があなたに伝えた内容を報告する場合、証人の態度に関する記憶をすべて記録してください。その証言が後で議論の的になった場合、あなたの報告書が役立つ可能性があります。例えば、証人が事件を説明する際、興奮していたことや、非常に冷静で公平な態度だったことは、重要な情報となります。
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明確にしてください。 起こったことを説明する際、華美で混乱を招く表現は使用しないでください。文章は明確で簡潔に。解釈の余地を残さない、短く要点を押さえた事実に基づく文を使用してください。 [8] X 出典文献
- 文章は明確かつ簡潔に保ってください。
- さらに、法律用語や専門用語は使用しないでください。例えば、「P.O.V.」(個人所有車両)の代わりに「個人所有車両」と、「犯罪現場」の代わりに、警察が到着を通知するために通常使用する番号コードの代わりに「犯罪現場」と表現してください。
- 事実を強調し、解釈の余地を残さない、短く簡潔な文章を使用してください。「容疑者は妻に復讐したかったと思います。なぜなら、彼は妻に近づき、彼女をつかんだとき、悪意のある様子だったからです」と書く代わりに、「容疑者(氏名)は妻(氏名)に近づき、彼女の腕を力強くつかみました」と書いてください。
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正直に記述してください。 状況の対応に誇りを持てない場合でも、正直な報告を記載することが不可欠です。虚偽の記述は後で表面化し、職を失うリスクや、事件に関与した人々への問題を引き起こす可能性があります。真実を述べることで、自身の信頼性と所属機関の信頼性を維持してください。 [9] X 出典文献広告
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基本事実を確認してください。 名前、日付、時間、住所、車番など、基本情報が報告書に記載した内容と一致しているか確認してください。 [10] X 出典文献
- 報告書の記述が同僚の記述と一致するように努めないでください。個別の報告書は、同一の出来事に関する複数の記録が残ることを保証します。事故報告書は、後に法廷で提出される可能性があります。報告書の事実を他者の記述と一致させるために変更した場合、懲戒処分を受ける可能性があります。
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報告書を編集し、校正してください。 読み返して、内容が明確で理解しやすいことを確認してください。含まれるべき情報が欠落していないか確認してください。物語に明らかな空白がないか確認し、必要に応じて補足してください。 [11] X 出典文献
- スペルと文法の間違いがないか、もう一度確認してください。
- 感情や感情を表現する言葉など、主観的または判断的な言葉は削除してください。
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事故報告書を提出してください。 報告書を提出すべき人物または部署の名前を確認してください。可能な場合は、事故報告書を直接提出し、追加の質問や説明に対応できるようにしてください。事故報告書を郵送またはメールで提出する場合、10日以内に電話で確認し、報告書が受け取られたことを確認してください。広告
出典
- ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/work-incident-report
- ↑ https://www.csus.edu/campus-safety/police-department/_internal/_documents/rwm.pdf
- ↑ https://www.nfic.org/docs/WrittingEffectiveIncidentReports.pdf
- ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/work-incident-report
- ↑ https://www.messiah.edu/web-services/_docs/incident_report_tips_and_examples.pdf
- ↑ https://www.nfic.org/docs/WrittingEffectiveIncidentReports.pdf
- ↑ https://openoregon.pressbooks.pub/ctetechwriting/chapter/accident-and-incident-reports/
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