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워드에 있는 데이터의 목록이나 표를 엑셀로 옮겨야 하지만, 각각의 정보를 스프레드시트의 각각의 셀로 복사하고 붙여 넣고 싶지 않다면, 워드 문서를 먼저 포맷한 후 몇 번의 클릭만으로 간단하게 전체 문서를 엑셀로 내보낼 수 있다.
단계
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문서 변환 방법 이해하기. 문서를 엑셀로 내보낼 때 특정 문자가 엑셀 스프레드시트의 각각의 셀에 어떤 데이터가 삽입되어야 하는지 판단한다. 데이터를 내보내기 전에 몇 단계의 포맷 과정을 거치면 최종 스프레드시트의 모양을 통제할 수 있으며, 수동으로 데이터를 작업하는 수고를 최소화할 수 있다. 특히 워드 문서에서 데이터의 양이 많은 목록을 엑셀로 내보낼 때 이 방법을 사용하면 큰 도움이 될 수 있다.
- 동일하게 포맷된 여러 자료 목록이 있을 때 사용하면 유용하다(주소, 전화번호, 이메일 주소 등의 목록).
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포맷 에러가 있는지 문서를 검토하기. 변환 과정을 시작하기 전에 각가의 데이터들이 동일한 방법으로 포맷되었는지 확인한다. 나머지 포맷 형식과 벗어나는 맞춤법이나 정렬 에러를 수정하면 데이터를 더 정확하게 내보낼 수 있다.
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워드 문서에서 포맷 문자 나타내기. 일반적으로 감춰져 있는 포맷 문자가 나타나도록 하면 데이터 자료를 분리하는데 도움이 된다. 홈 탭에서 "문단 마크 보이기 / 숨기기" 버튼을 클릭하거나 Ctrl + ⇧ Shift + * 를 눌러서 포맷 문자가 나타나도록 해보자
- 대부분의 목록의 경우 각 줄 끝에 하나의 문단 마크가 나타나거나, 각 데이터 값이 나타난 줄 끝에 하나와 데이터 사이를 비우기 위한 빈 줄 끝에 문단 마크가 나타난다. 엑셀에서 셀을 서로 구분할 수 있도록 문자를 삽입할 때 이 마크를 사용할 수 있다.
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추가 공간을 제거할 수 있도록 각 데이터 값 사이에 있는 문단 마크를 대체하기. 엑셀은 데이터 값 사이에 있는 빈 공간을 하나의 열로 이해하기 때문에, 빈 공간을 제거하면 더 매끄럽게 포맷할 수 있다. 이후에 이 공간은 다시 더할 수 있으니 너무 걱정하지 말자. 각 데이터 값 끝에 문단 마크가 하나씩 있고, 문단 사이에 빈 줄이 있을 때 이 방법을 사용하면 도움이 될 수 있다.
- Ctrl + H 를 눌러서 찾고 변경하기 창을 열어보자.
- 찾기 영역에 ^p^p 를 입력한다. 한 줄에 두 개의 문단 마크가 들어가 있음을 의미하는 코드이다. 각각의 데이터 값이 한 줄에 들어가 있으며, 데이터 사이에 빈 줄이 없다면 대신 ^p 하나만 사용한다.
- 바꾸기 영역에 범위 끝 문자를 입력한다. ~ 등, 문서 어디에도 나타나지 않는 문자여야 한다.
- 모두 바꾸기 를 클릭한다. 데이터 값들이 서로 뒤섞일 수도 있지만, 올바른 곳에(각 데이터 값 사이) 범위 끝 문자가 들어가 있다면 걱정하지 않아도 좋다.
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분리된 영역으로 각 데이터 값을 분류하기. 데이터 값 사이의 빈 공간이 모두 제거되었으니 이제 각각의 영역에 데이터를 규정해보자. 예를 들어, 첫 번째 줄에는 이름, 두 번째 줄에는 주소, 세 번째 줄에는 행정구역 이름과 우편 번호를 넣고 싶다면 다음의 단계를 따라보자
- Ctrl + H 를 눌러서 찾고 바꾸기 창을 열어보자.
- 찾기 영역에서 ^p 마크 중 하나를 제거한다.
- 바꾸기 영역 값을 쉼표 , 로 바꿔보자.
- 모두 바꾸기 를 누르면 남은 문단 기호가 쉼표로 분리되어서 각 줄이 하나의 영역으로 분류된다.
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범위 끝 문자를 변경해서 포맷 과정을 완료하기. 위의 찾고 변경하는 과정을 완료했다면 더 이상 데이터가 목록처럼 보이지 않는다. 모든 데이터 값이 동일한 줄에 쉼표로 구분되어 나타났다면, 마지막으로 찾고 변경하기 과정을 통해 각각의 값이 쉼표로 구분된 상태에서 목록처럼 보일 수 있도록 변환해보자.
- Ctrl + H 를 눌러서 찾고 바꾸기 창을 열어보자.
- ~ (혹은 선택했던 문자)를 찾기 영역에 입력한다.
- 바꾸기 영역에 ^p 를 입력한다.
- 모두 바꾸기 를 누르면 쉼표로 분류된 데이터가 그룹처럼 분류된다.
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일반 텍스트 파일로 저장하기. 포맷 과정이 완료되었으니 텍스트 파일로 문서를 저장해보자. 이렇게 하면 엑셀이 데이터를 읽고 분석해서 올바른 영역으로 분류할 수 있다.
- 파일 탭을 클릭하고 "다른 이름으로 저장"을 선택한다.
- "저장 형식" 드롭다운 메뉴를 클릭하고 "일반 텍스트"를 선택한다.
- 선호하는 파일 이름을 입력하고 저장 을 클릭한다.
- 파일 변환 창이 나타나면 OK 를 클릭한다.
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엑셀에서 파일 열기. 일반 텍스트로 파일을 저장했다면, 엑셀에서 저장한 파일을 열어보자. [1] X 출처 검색하기
- 파일 탭을 클릭하고 열기를 선택한다.
- "모든 엑셀 파일" 드롭다운 메뉴를 클릭하고 "텍스트 파일"을 선택한다.
- 텍스트 불러오기 마법사 창에서 다음> 을 클릭한다.
- 구분 목록에서 "쉼표"를 선택하고 하단에서 데이터 값들을 미리보기로 확인한 후 다음 > 을 클릭한다.
- 열에서 데이터 포맷을 각각 선택한 후 완성 을 클릭한다.
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데이터로 워드에서 표 만들기. 워드에 데이터 목록이 있다면, 워드에서 표 포맷으로 데이터를 변환한 후 빠르게 엑셀에서 표를 복사할 수 있다. 이미 표 포맷의 데이터가 있다면, 다음 과정으로 넘어가자.
- 표로 변환하고 싶은 모든 텍스트를 선택한다.
- 삽입 탭을 클릭하고 표 버튼을 클릭한다.
- "표로 텍스트를 변환하기"를 선택한다.
- "열의 수" 영역에서 표 데이터의 줄 수를 입력한다. 각 데이터 사이에 빈 줄이 있다면, 이 공간도 전체 개수에 더한다
- OK 를 클릭한다.
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표의 포맷 확인하기. 워드가 설정값에 따라 표를 생성한다. 표를 더블클릭해서 모든 데이터 값이 제자리에 있는지 확인하자.
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표의 좌측 상단 코너에 나타나는 "+" 버튼을 클릭하기. 표 위에 마우스를 가져다 대면 이 버튼이 나타난다. 이 버튼을 클릭하면 표의 모든 데이터가 선택된다.
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. Ctrl + C 를 눌러서 데이터를 복사하기. 혹은 홈 탭에서 "복사" 버튼을 클릭해보자.
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엑셀 열기. 데이터가 모두 복사되면 엑셀을 열어보자. 이미 존재하는 스프레드시트에 데이터를 삽입하고 싶다면 데이터를 불러온다. 표의 좌측 상단 코너가 되길 원하는 셀에 커서를 위치해보자.
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. Ctrl + V 를 눌러서 데이터를 붙여넣기. 워드 표 각각의 셀이 엑셀 스프레드시트의 분리된 셀로 이동된다.
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남은 열은 나누기. 불러오는 데이터의 종류에 따라 추가적인 포맷 과정이 필요할 수 있다. 예를 들어, 도시의 주소와 행정 구역, 우편 번호를 모두 동일한 셀에 불러온 경우, 엑셀이 자동으로 열을 나눠준다. [2] X 출처 검색하기
- 나누고 싶은 열의 가장 위열을 클릭하면 열 전체가 선택된다.
- "데이터" 탭을 선택하고 "텍스트 나누기" 버튼을 클릭한다.
- 다음 > 을 클릭하고 구분 기호 영역에서 "쉼표"를 선택한다. 위에서 소개한 예시를 사용할 경우 행정구역과 우편번호에서 도시 명이 분리된다.
- 완료 를 클릭해서 변경 사항을 저장한다.
- 나누고 싶은 열을 선택해서 구분 기호로 "쉼표" 대신에 "스페이스"를 선택해서 이 과정을 반복한다. 이렇게 하면 우편번호에서 행정 구역을 나눌 수 있다.
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출처
이 위키하우에 대하여
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