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यदि आप वर्ड डॉक्यूमेंट में मौजूद डाटा से संबंधित कोई लिस्ट या टेबल को एक्सेल में ले जाना चाहते हैं, तो आपको स्प्रेडशीट की प्रत्येक सेल में एक-एक करके इंफॉर्मेशन को कॉपी और पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। वर्ड डॉक्यूमेंट की फॉर्मेटिंग यदि पहले ही सही तरीके से कर ली जाए तो, आप केवल कुछ क्लिक्स के माध्यम से ही पूरे डॉक्यूमेंट को एक्सेल में इंपोर्ट कर सकते हैं।
चरण
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समझिये कि किस तरह डॉक्यूमेंट को कन्वर्ट किया जाएगा। जब आप एक्सेल में किसी डॉक्यूमेंट को इंपोर्ट करते हैं, तो कुछ अक्षरों के माध्यम से यह पता चलता है कि एक्सेल स्प्रेडशीट की किस सेल में कौन सा डाटा जाएगा। यदि इंपोर्ट करने से पूर्व ही कुछ फॉर्मेटिंग के स्टेप ले लें, तो आप आसानी से फाइनल स्प्रेडशीट को बना पाएंगे और इसके लिए आपको कम से कम फॉर्मेटिंग करने की आवश्यकता पड़ेगी। यह खासकर तब काफी उपयोगी है जब आप एक बहुत बड़ी लिस्ट को जो कि वर्ड डॉक्यूमेंट में है, उसे एक्सेल में ले जा रहे हो।
- यदि आपके पास कई सारी एंट्रीज की लिस्ट हो, जिनका फॉर्मेट एक सा हो(एड्रेस की लिस्ट, फोन नंबर्स, ईमेल आदि), तो यह तरीका सबसे बेहतर काम करता है।
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डॉक्यूमेंट को किसी फॉर्मेट से संबंधित त्रुटि पकड़ने के लिए पहले स्कैन करें। कन्वर्ट करने की प्रक्रिया आरंभ करने से पूर्व, यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक इंट्री का फॉर्मेट एक जैसा है। इसका मतलब यह है कि पंक्चुएशन से संबंधित त्रुटियां सही करना और मौजूद एंट्रीज जो एक जैसी नहीं है, उन्हें ठीक करना। यह सुनिश्चित करेगा कि डाटा ठीक तरीके से ट्रांसफर हो सके।
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अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में फॉर्मेटिंग से संबंधित अक्षरों को डिस्प्ले करें। हिडेन यानी कि छुपे हुए फॉर्मेटिंग अक्षरों को डिस्प्ले करने से एंट्रीज को अलग करने में आपको सबसे ज्यादा मदद मिलेगी। इनको डिस्प्ले करने के लिए आपको होम टैब पर दिए हुए "Show / Hide Paragraph Marks" बटन पर क्लिक करना होगा या फिर Ctrl + ⇧ Shift + * को कीबोर्ड पर प्रेस करना होगा।
- ज्यादातर लिस्ट में एक पैराग्राफ मार्क प्रत्येक लाइन के आखिर में होता है, या लाइन के आखिरी में और फिर एंट्रीज के बीच कि खाली(ब्लैंक) लाइन में होता है। आपको इन मार्क का इस्तेमाल उन अक्षरों को इंसर्ट करने के लिए करना है जोकि एक्सेल में सेल के मध्य अंतर का काम करते हैं।
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4प्रत्येक इंट्री के बीच में मौजूद पैराग्राफ मार्क को हटा देना चाहिए जिससे कि एक्स्ट्रा स्पेस से बचा जा सके। एक्सेल एंट्रीज के बीच मौजूद स्पेस को, पंक्ति(रोज) की पहचान हेतु उपयोग करता है, लेकिन आपको अभी इसे हटा देना चाहिए जिससे कि आपकी फॉर्मेटिंग प्रक्रिया में मदद हो सके। चिंता ना करें, आप इसको बाद में डाल सकते हैं। यह सबसे बढ़िया तबी काम करता है जब एक पैराग्राफ मार्क एंट्री के आखिर में हो और एक एंट्रीज के बीच के स्पेस में हो(एक पंक्ति में दो हो)।
- Ctrl + H को क्लिक करें जिससे कि फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खुल सके।
- फाइंड फील्ड में Ctrl + H टाइप करें। यह एक पंक्ति में दो पैराग्राफ मार्क का कोड है। यदि प्रत्येक एंट्री केवल एक सिंगल लाइन है और उनके बीच कोई ब्लैंक लाइन या पंक्ति नहीं है, तो इसकी जगह केवल एक बार ^p का उपयोग करें।
- फील्ड में डेलिमिटिंग अक्षर(करैक्टर) एंटर करें। आपकी जानकारी के लिए यह कैरेक्टर डॉक्यूमेंट में किसी को दिखाई नहीं देता है, जैसे कि ~ ।
- Replace All पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि सारी एंट्रियां एक दूसरे के साथ हो गई हैं, लेकिन जब तक की डेलिमिटिंग अक्षर(करैक्टर) सही स्थान(प्रत्येक इंट्री के बीच में) पर मौजूद है तब तक कोई समस्या की बात नहीं है।
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प्रत्येक इंट्री को अलग-अलग फील्ड में रखें। अब चूँकि आपकी एंट्रियां अलग कर दी गई है जिससे कि वे अलग अलग पंक्तियों में दिखाई दें, संभवतः आप सुनिश्चित करना चाहेंगे कि कौन सा डाटा किस फील्ड में रखा जाए। उदाहरण के लिए, नाम वाली प्रत्येक एंट्री पहली पंक्ति में आए, एड्रेस वाली द्वितीय पंक्ति में आए, और स्टेट एवं जिप कोड तीसरी पंक्ति में आए, तो आप ऐसा कर सकते हैं।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो को खोलने के लिए कीबोर्ड पर Ctrl + H प्रेस करें।
- फाइंड फील्ड पर मौजूद ^p मार्क्स मे से एक को मिटा दें।
- रिप्लेस फील्ड में मौजूद कैरेक्टर को कामा , से बदल दें।
- Replace All पर क्लिक करें। यह बचे हुए पैराग्राफ सिंबल्स को कॉमा सेपरेटर से बदल देता है, जो कि प्रत्येक पंक्ति को फील्ड में बदल देती है।
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फॉर्मेटिंग प्रक्रिया को समाप्त करने के लिए डेलिमिटिंग कैरेक्टर को बदल दें। जब आप ऊपर दिए गए दोनों फाइंड एंड रिप्लेस चरणों को कर ले, तब यह आपको एक लिस्ट की तरह नहीं दिखाई देगी। सभी कुछ एक ही पंक्ति में होगा, और प्रत्येक डाटा के बीच में कॉमा लगे होंगे । आखिरी के फाइंड एंड रिप्लेस स्टेप में आपका डाटा वापस लिस्ट में परिवर्तित हो जाएगा जबकि कॉमा भी लगे रहे होंगे जोकि फील्ड परिवर्तन को बताते हैं।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो को खोलने के लिए अपने कीबोर्ड पर Ctrl + H को प्रेस करें।
- फाइंड फील्ड में ~ (या जो भी कैरेक्टर आपने उस समय चुना था) को एंटर करें।
- रिप्लेस फील्ड में ^p एंटर करें।
- Replace All पर क्लिक करें। यह वापस आपकी एंट्री को उनके समूहों में ले आएगी जो कि कॉमा के माध्यम से अलग किए गए होंगे।
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7फाइल को एक सामान्य टेक्स्ट फाइल की तरह सेव करें। अब आपकी फॉर्मेटिंग पूरी हो चुकी है, आप इसे एक टेक्स्ट फाइल की तरह सेव कर सकते हैं। इस तरह से एक्सेल इसको रीड कर सकेगा और आपके डेटा को इस तरह पास कर सकेगा जिससे कि यह सही फील्ड में जा सके।
- फाइल टैब पर क्लिक करें और "Save As" चुने।
- Dropdown-menu में "Save as type" पर क्लिक करें और "Plain Text" का चयन करें।
- फाइल को अपनी पसंद का नाम दें और Save पर क्लिक करें।
- यदि फाइल कन्वर्जन विंडो दिखाई देती है, तो केवल OK पर क्लिक करें।
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फाइल को एक्सेल में खोलें। अब जो फाइल आपने प्लेन टेक्स्ट रूप में सेव की थी, आप उसे एक्सेल में खोल सकते हैं। [१] X रिसर्च सोर्स
- फाइल टैब पर क्लिक करें और ओपन चुने।
- ड्रॉप डाउन मेनू से "All Excel Files" पर क्लिक करें और "Text Files" चुने।
- टेक्स्ट इंपोर्ट विजार्ड विंडो में मौजूद Next > पर क्लिक करें।
- डेलिमिटर लिस्ट में "Comma" चुने। नीचे की तरफ दिए गए प्रीव्यू में आप देख सकेंगे कि किस प्रकार एंट्रीज अलग अलग हो गई है। Next > पर क्लिक करें।
- प्रत्येक कॉलम का डाटा फॉरमैट चुने और Finish पर क्लिक करें।
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वर्ड डॉक्यूमेंट में अपने डाटा की एक टेबल बनाएं। यदि वर्ड में आपके पास डाटा की कोई लिस्ट है, तो आप इसे टेबल फॉर्मेट में परिवर्तित कर सकते हैं और फिर तुरंत ही एक्सेल में टेबल कॉपी की जा सकती है। यदि आपका डाटा पहले से ही टेबल फॉर्मेट में है, तो आप सीधे अगले चरण में जा सकते हैं।
- जितने टेक्स्ट को आप टेबल में परिवर्तित करना चाहते हैं उन सभी को आप सेलेक्ट कर ले।
- इंसर्ट टैब पर क्लिक करें और फिर टेबल बटन पर क्लिक करें।
- "Convert Text to Table" पर क्लिक करें।
- "Number of columns" फील्ड में प्रत्येक रिकॉर्ड में डाली जाने वाली पंक्तियों की संख्या अंकित करें। यदि प्रत्येक रिकॉर्ड के बीच में एक खाली पंक्ति है तो, कुल संख्या में एक और जोड़ें।
- OK पर क्लिक करें।
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अपनी टेबल का फॉर्मेट जांचे। वर्ड आपकी बताई गई सेटिंग्स के अनुसार टेबल बना देगा। अच्छे से इसकी जांच कर लें कि सभी चीजें वैसे ही है जैसी उनको होना चाहिए।
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टेबल के ऊपरी बाएं कोने में मौजूद छोटे से "+" बटन पर क्लिक करें। यह आपको तब दिखाई देगा जब आप अपना माउस टेबल के ऊपर ले जाएंगे। इस पर क्लिक करने पर टेबल में मौजूद सारा डाटा चयनित (सेलेक्ट) हो जाएगा।
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4डाटा कॉपी करने के लिए . Ctrl + C को दबाए। कॉपी करने के लिए आप होम टैब में मौजूद "Copy" पर भी क्लिक कर सकते हैं।
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एक्सेल खोलें। जब डाटा कॉपी हो गया हो, आप एक्सेल को खोल सकते हैं। यदि आप मौजूदा स्प्रेडशीट में डाटा डालना चाहते हैं, तो इसको लोड करें। उस सेल के ऊपर क्लिक करें जिसको आप अपनी टेबल की सबसे ऊपरी बाईं सेल बनाना चाहते हैं।
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डाटा को पेस्ट करने के लिए कीबोर्ड पर . Ctrl + V दबाए। वर्ड की टेबल में मौजूद अलग-अलग सेल्स एक्सेल स्प्रेडशीट की अलग-अलग सेल्स में आ जाएंगी।
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बचे हुए कॉलम्स को स्प्लिट कर दें। आपको कुछ अतिरिक्त फॉर्मेटिंग करने की आवश्यकता पड़ सकती है, जो कि इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस तरह का डाटा इंपोर्ट कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एड्रेस, सिटी, स्टेट एबरेविएशन, और जिप कोड एक ही सेल में रखना चाहते हैं। आप एक्सेल द्वारा इसे ऑटोमेटिकली स्प्लिट करने की सुविधा का लाभ ले सकते हैं। [२] X रिसर्च सोर्स
- कॉलम जिसे स्प्लिट करना चाहते हैं उसे पूरा सेलेक्ट करना होगा और उसके लिए कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें।
- "Data" टैब चुने और "Text to Columns" बटन पर क्लिक करें।
- Next > पर क्लिक करें और डेलीमिटर फील्ड में "Comma" का चयन करें। यदि आप ऊपर दिया गया उदाहरण लेकर चल रहे हैं, तो आप देखेंगे कि यह कैसे सिटी को स्टेट एबरेविएशन और जिप कोड से अलग कर देगा।
- किए गए परिवर्तनों को सेव करने के लिए Finish पर क्लिक करें।
- यदि आपको कॉलम को अभी भी स्प्लिट करने की आवश्यकता है तो इस प्रक्रिया को दोहराएं, अबकी बार डेलिमिटर की तरह "Comma" के स्थान पर "Space" का चुनाव करें। यह स्टेट के शार्ट फॉर्म को जिप कोड से अलग कर देगा।
