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Si necesitas mover una lista o una tabla de Word a Excel, no tienes que copiar y pegar cada entrada de información de forma individual a cada celda en la hoja de cálculo. Si editas bien el formato del documento en Word, puedes importar fácilmente todo el documento en Excel con un par de clics.
Pasos
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Entiende cómo el documento se va a convertir. Cuando importas un documento a Excel, ciertos caracteres se usarán para determinar qué información va en cada celda en la hoja de cálculo de Excel. Al realizar un par de pasos de formato antes de importar la información, podrás controlar cómo lucirá al final en la hoja de cálculo y minimizarás la cantidad de edición manual que tendrás que realizar. Esto es especialmente útil si vas a importar una gran lista de un documento de Word a Excel.
- Este método funciona mejor cuando tienes una lista con múltiples entradas, cada una con el mismo formato (lista de direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.).
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Revisa el documento para ver si no tiene errores de formato. Antes de comenzar con el proceso de conversión, necesitas asegurarte de que cada entrada tenga el mismo formato. Esto significa que tienes que corregir errores de puntuación o reorganizar entradas que no coinciden con el resto. Esto asegurará que toda la información se transfieran apropiadamente.
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Muestra los caracteres de formato en el documento de Word. Mostrar los caracteres de formato que usualmente están escondidos te ayudará a determinar la mejor forma de separar las entradas. Puedes mostrarlos haciendo clic en el botón de “Mostrar/Esconder marcas de párrafo” en la pestaña de “Inicio” o presionando Ctrl + Mayús + * .
- La mayoría de las listas tienen al menos una marca de párrafo al final de cada línea, o uno al final de cada línea y uno en el espacio en blanco entre cada entrada. Usarás estas marcas para insertar caracteres usados por Excel para diferenciar diferentes celdas.
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Reemplaza las marcas de párrafo entre cada entrada para deshacerte del espacio extra. Excel usa el espacio en blanco en cada entrada para determinar las filas, pero necesitas deshacerte de estos por ahora para ayudar al proceso de formato. No te preocupes, los volverás a agregar en un momento. Esto funciona mejor cuando tienes una marca de párrafo al final de cada entrada y un espacio entre cada entrada (dos en una fila).
- Presiona Ctrl + H para abrir la ventana de “Buscar y reemplazar”.
- Escribe ^p^p en el campo de búsqueda. Este es el código para dos marcas de párrafo seguidas en una fila. Si cada entrada es una línea y no hay espacios entre ellas, entonces solo escribe ^p .
- Escribe un separador en el campo de reemplazo. Asegúrate de que sea un caracter que no aparezca en ninguna parte del documento, como ~ .
- Haz clic en Reemplazar todo . Notarás que todas las entradas se combinarán, pero no te preocupes ya que el caracter separador está en su lugar (entre cada entrada).
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Separa cada entrada en campos separados. Ahora que las entradas están separadas para que aparezcan en filas subsecuentes, definirás qué información aparece en cada campo. Por ejemplo, si cada entrada es un nombre en la primera línea, la dirección en la segunda línea, y el estado y el código postal en la tercera línea, puedes:
- Presiona Ctrl + H para abrir la ventana de “Buscar y reemplazar”.
- Borra una de las marcas ^p en el campo de búsqueda.
- Cambia el caracter en el campo de reemplazo por una coma , .
- Haz clic en Reemplazar todo . Esto reemplazará el resto de los símbolos con una coma, la cual separará cada línea en un campo.
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Reemplaza el caracter separador para terminar el proceso de formato. Una vez que termines con los dos pasos anteriores, tu lista ya no lucirá como una lista. Todo estará en la misma línea, con comas en cada pedazo de información. Este último paso convertirá tu información en una lista y mantendrá las comas que definen los campos.
- Presiona Ctrl + H para abrir la ventana de “Buscar y reemplazar”.
- Escribe ~ (o lo que hayas escogido originalmente) en el campo de búsqueda.
- Escribe ^p en el campo de reemplazo.
- Haz clic en Reemplazar todo . Esto separará las entradas de nuevo en grupos individuales separados por comas.
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Guarda el archivo como un archivo de texto. Ahora que ya terminaste de cambiar el formato, puedes guardar el documento como un archivo de texto sin formato. Esto le permitirá a Excel lee y analizar la información para que se copie en los campos correctes.
- Haz clic en la pestaña de “Archivo” y selecciona “Guardar como”.
- Haz clic en el menú de “Tipo de archivo” y selecciona “Texto sin formato”.
- Ponle un nombre al archivo y haz clic en Guardar .
- Si aparece la ventana de conversión de archivo, solo haz clic en Aceptar .
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Ahora abre el archivo en Excel. Ya que lo guardaste como archivo de texto sin formato, puedes abrirlo en Excel. [1] X Fuente de investigación
- Haz clic en la pestaña de “Archivo” y selecciona “Abrir”.
- Haz clic en el menú desplegable de “Todos los archivos” y selecciona “Archivo de texto”.
- Haz clic en Siguiente > en la ventana del asistente de importación de texto.
- Selecciona “coma” en la lista de separadores. Puedes ver cómo las entradas se separarán en la vista previa de la parte inferior. Haz clic en Siguiente > .
- Selecciona el formato de información de cada una de las columnas y haz clic en Terminar .
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Crea una tabla en Word con tu información. Si tienes una lista de información en Word, puedes convertir la tabla en Word y después copiarla rápidamente en Excel. Si tu información ya está en una tabla, omite el siguiente paso.
- Selecciona todo el texto que quieras convertir a tabla.
- Haz clic en la pestaña de “Insertar” y después haz clic en el botón de “Tabla”.
- Selecciona “Convertir texto a tabla”.
- Introduce el número de líneas por récord en el campo de “Número de columnas”. Si tienes un espacio en blanco entre cada récord, añade una al total.
- Haz clic en Aceptar .
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Revisa el formato de la tabla. Word generará una tabla basándose en tus ajustes. Revísalo bien para asegurarte de que todo esté en orden.
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Haz clic en el pequeño botón de “+” que aparece en la esquina superior izquierda de la tabla. Este aparecerá cuando coloques el cursor sobre la tabla. Hacer clic aquí seleccionará toda la información de la tabla.
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Presiona . Ctrl + C para copiar la información. También puedes hacer clic en el botón de “Copiar” en la pestaña de “Inicio”.
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Abre Excel. Una vez que copies la información, puedes abrir Excel. Si quieres poner información en una hoja de cálculo ya existente, abre el archivo. Coloca el cursor en la celda que quieras en la celda superior izquierda de la tabla para que aparezca.
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Presiona . Ctrl + V para pegar la información. Las celdas individuales de la tabla de Word se pegarán en celdas separadas en la hoja de cálculo de Excel.
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Separa el resto de las columnas. Dependiendo del tipo de información que vas a importar, es probable que necesites editar un poco el formato. Por ejemplo, si estás importando direcciones, la ciudad, el estado y el código postal estarán todos en la misma celda. Puedes hacer que Excel separe estos de forma automática. [2] X Fuente de investigación
- Haz clic en el encabezado de la columna que quieres separar para seleccionar toda la columna.
- Selecciona la pestaña de “Información” y después haz clic en el botón de “Texto a columnas”.
- Haz clic en el botón de Siguiente > y después selecciona “coma” en el campo de separadores. Si estás usando el ejemplo anterior, esto separará la ciudad del estado y del código postal.
- Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
- Selecciona la columna que necesita separarse y repite el proceso anterior, selecciona “espacio” en lugar de “coma” como separador. Esto separará el estado del código postal.
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Referencias
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