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충분히 자격을 갖춘 구직자에게 불합격 통보를 하는 것이 쉬운 일은 아니다. 면접 단계에서 떨어진 지원자라면 전화로 통보하는 것이 좋고 서류 전형에서 떨어진 지원자라면 불합격 이메일을 보내는 것이 좋다. 사실, 통보 방식보다 더 중요한 것은 불합격 사실을 정중하고도 명확하게 전달하는 것이다.
단계
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지원자에게 전화하기. 회사 차원에서는 대화할 필요 없이 일방적으로 통보할 수 있는 이메일이 더 마음 편하긴 하지만, 사실 지원자와 직접 전화 통화를 하는 것이 더 정중하고 프로페셔널한 방법이다. 면접에 참석했던 지원자에게 각각 전화를 돌려 불합격 통보를 해야 한다. [1] X 출처 검색하기
- 식사 시간을 피해 업무 시간 안에 전화하자.
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필요없는 말은 하지 않기. 5분 이내의 짧은 전화 통화가 좋다. 소속을 밝힌 뒤 곧바로 본론을 얘기해야 서로 쓸데없이 시간을 낭비하지 않을 수 있다. 괜히 지원자의 사생활을 묻거나 시답잖은 얘기를 하는 일은 없도록 한다.
- "안녕하세요, 비타민 월드의 배수진입니다. 저번 면접 때 뵈었었죠? 잘 지내고 계셨나요? 요즘 날씨도 별로 안 좋은데 건강 챙기시구요." 등의 잡담은 부적절하다.
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다른 지원자가 채용 확정되었다는 사실 밝히기. '면접에 참여해주셔서 진심으로 감사드린다'고 정중하게 말한 뒤 '정말 채용하고 싶었는데 다른 분이 합격하시게 되었다'는 사실을 밝힌다 . 불합격 통보가 목적이므로 서로 "안녕하세요"하고 인사를 나눈 뒤 곧바로 본론으로 들어가는 것이 가장 좋다. [2] X 출처 검색하기
- "안녕하세요, 김연주 님. AAA 테크놀로지 인사팀장 유서준입니다. 먼저 저번 주 면접에 참석해 주신 것 정말 감사드립니다. 이력서도 그렇고 면접 분위기도 그렇고 모두 너무 좋았는데 죄송하게도 다른 후보자가 최종 합격을 하게 되어서 연락 드렸습니다."라고 말한다.
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지원자의 장점 몇 가지 언급하기. 불합격한 지원자는 자연스럽게 왜 본인이 탈락한 것인지, 다른 지원자는 어떤 이유로 합격한 것인지를 궁금해하게 된다. 불합격자의 부족한 점을 조목조목 따져가며 설명해 줄 필요는 없지만, 그 사람의 강점이라고 생각되는 것들은 몇 가지 이야기해 주는 것이 좋다.
- "다른 지원자들에 비해 경력이 너무 좋으셨는데, 저희 업무가 전문성이 중요하다 보니 석사 학위가 있으신 분으로 채용하게 되었어요."라고 말한다.
- 또는, "다른 회사에서 정확히 저희가 원하는 업무를 하신 경력이 있는 지원자분이 계셔서요, 그분을 채용하게 되었네요."라고 말한다.
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다른 쟁쟁한 후보자들이 많이 지원했다고 말하기. 지원 자격이 충분함에도 불합격을 통보받은 구직자는 채용 과정이 부적절하다고 생각하거나 인간적으로 거부당했다는 기분을 느낄 수도 있다. 그러므로 다른 쟁쟁한 후보자들이 많이 지원했었다는 점을 언급하며 경쟁률이 높았다고 어필하는 것이 좋다.
- "이번에 김준원 씨도 정말 유력한 후보였는데, 경쟁률이 너무 치열해서 아쉽게도 다른 분이 합격하셨네요."라고 말한다.
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회사 SNS로 지원자들과 소통하기. 채용에 떨어진 사람에게 우리 회사의 SNS를 팔로우하라고 요구하는 것은 껄끄러운 일이 될 수 있으니, 자연스럽게 지원자에게 다음 기회를 위해 회사 SNS를 참고하라고 일러준다. [3] X 출처 검색하기
- "조만간 또 해당 부서에 채용 공고가 날 수도 있으니 회사 공식 SNS를 계속 보시는 것도 좋을 것 같아요."
- "이번에 채용은 못 했어도 이수현 씨는 너무 아까운 인재라 꼭 같이 일할 기회가 있었으면 좋겠습니다. 저희 공식 페이스북이나 트위터에서 진행하는 프로그램들을 잘 확인해 보세요."
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지원자의 이야기 차단하기. 떨어진 지원자가 "다시 한 번만 면접 기회를 주세요."라고 한다든가 "채용 과정에 문제가 있었던 것 같은데요, 제 점수가 제일 높지 않나요?"라고 컴플레인을 걸어올 수도 있다. 이런 경우에는 면접이 어땠느니 이력서가 어땠느니 하며 일일이 지원자의 말에 응대해서는 안 된다. [4] X 출처 검색하기
- "최종 합격을 다른 분이 하셨다고 박은수 님의 자격이 부족한 건 아니에요. 분명히 더 좋은 기회 얻으실 수 있을 겁니다."라고 정중히 말한다.
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유력한 후보는 재지원하도록 격려하기. 이번 채용 건에 합격하지 못한 지원자라도 다음번에는 합격할 수도 있는 법이다. 이런 유력한 지원자와는 인연을 이어나가는 것이 좋으니, 다음 번에 더 좋은 자리에 채용 공고가 나면 꼭 지원해 달라고 이야기하자. [5] X 출처 검색하기
- "다음 번 채용 공고에 꼭 다시 지원해 주세요. 이번에 유력한 후보셨으니까 다음에는 더 가능성이 있을 거예요."라고 말하자.
- 회사 내 다른 부서에서도 일할 수 있는 충분한 자격이 갖춰진 지원자라고 생각된다면, 해당 부서에 연결해 주는 것도 서로에게 좋은 방법이다.
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합격자 발표 직후에 개개인에게 메일 보내기. 채용 과정에서 합격자가 정해졌다면 해당 전형에 떨어진 지원자들에게 최대한 빨리 메일을 보내야 한다. 그래야 불합격한 지원자들이 시간 낭비, 감정 낭비를 하지 않고 조금이라도 빨리 다른 회사에 지원할 수 있다.
- 채용이 결정된 다음 영업일에 바로 이메일을 보내는 것이 가장 이상적이다.
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3~4문장 이하로 이메일 초안 작성하기. 서류 전형에서 떨어진 지원자들에게는 간략한 내용의 메일을 보내는 것이 좋다. 먼저 지원자의 이름을 가장 먼저 언급하고 "저희 ABC광고에 지원해 주셔서 진심으로 감사드립니다. 귀하께서는 훌륭한 역량을 갖추셨으나 안타깝게도 금번 채용에서는 함께할 수 없게 되었음을 알려 드립니다. 추후 좋은 기회에서 만나뵐 수 있기를 바랍니다." 같은 내용의 글을 쓴다. [6] X 출처 검색하기
- 이메일 하단에 회사의 서명을 확인하고 본문에 오류는 없는지 잘 살펴본 뒤 전송한다.
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불합격 사실에 대해 사과하지 않기. 자신의 이력서가 서류 전형에서부터 탈락했다는 사실이 지원자에게는 쓰디쓴 고배이겠지만 그렇다고 지원자를 위로하기 위해 불합격 사실에 대해 사과하거나 회사의 채용 결정이 유감이라는 뉘앙스의 발언을 하는 것은 아주 위험한 일이니 절대 삼가야 한다.
- 예를 들어, "저는 정말로 유선화 씨를 채용하고 싶었지만, 인사 담당자와 이견이 있어 그러지 못하게 되었습니다." 같은 말은 절대 해서는 안 된다.
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지원자에게 답장이 오면 짧게 답변하기. 불합격한 지원자가 합격한 지원자에 대한 질문을 담은 이메일을 보내온다면 그에 해당하는 3~4줄짜리 짧은 답장을 준비한다. [7] X 출처 검색하기 다시 답장이 오는 일이 없도록 간결하고 객관적인 사실만을 작성한다.
- "서현호 씨의 이력서는 충분했는데, 아쉽게도 공백 기간이 너무 길었다는 점이 문제가 되었습니다." 등의 내용을 작성한다.
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팁
- 전화 통화를 너무 길게 끌지 않도록 한다. 쟁쟁한 지원자들이 너무 많아 경쟁이 치열했으며, 향후 다른 채용 공고에 지원해 주셨으면 좋겠다는 점을 명확히 하면서 5분 이내로 짧고 정중하게 전화 통화를 끝낸다.
- 면접 한 번에 5~6명 정도의 면접자를 뽑는 것이 좋다. 그러면 불합격 통보 전화는 4~5명에게만 하면 된다.
- 불합격 이유에 대해서 거짓말하지 말자. 지원자가 면접을 엉망으로 봤다면, 그 사실을 최대한 정중하게 전달할 방법을 찾는 것이 좋다.
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출처
- ↑ https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#3fcf4200776c
- ↑ https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#3fcf4200776c
- ↑ https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#3fcf4200776c
- ↑ https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#3fcf4200776c
- ↑ https://www.themuse.com/advice/what-to-say-to-the-candidates-you-dont-hire
- ↑ https://www.forbes.com/sites/lizryan/2015/01/28/how-to-tell-a-job-candidate-no-thanks/#4b0ceea4776c
- ↑ https://www.yourerc.com/blog/post/You-Didnt-Get-the-Job-4-Tips-for-Communicating-with-Applicants.aspx
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