Pdf downloaden
Pdf downloaden
In de zakenwereld betekent efficiëntie niet dat je hoffelijkheid en manier op hoeft te offeren. In feite (en vaker wel dan niet) valt goed fatsoen samen met verstandig zakendoen. Het klassieke bedankbriefje is een perfect voorbeeld van zo'n geval, waar een leuk gebaar ook een goede manier is om onderlinge betrekkingen te verstevigen, op te vallen en aan iets herinnerd te worden binnen een concurrerende zakelijke context. Maar het juiste evenwicht vinden tussen hoffelijkheid en professionaliteit is niet altijd gemakkelijk. De stappen hieronder bieden een vereenvoudigde benadering van deze soms ontmoedigende (maar meestal lonende) taak.
Stappen
-
Stel niets uit! In een zakelijke context is het belangrijkste voordeel van het sturen van een bedankbriefje dat het een positieve en duurzame indruk achterlaat bij de zakenpartner, potentiële werkgever, cliënt of donateur. Hoe meer tijd er is verstreken tussen het interview, de deal of de geleverde diensten en de ontvangst van een bedankbriefje, hoe minder doeltreffend dit gebaar zal zijn.
-
Kies een geschikte vorm. In de meeste gevallen is het beter om te kiezen voor echt papier, in tegenstelling tot een e-mail. Als je een bedrijf vertegenwoordigt, is het typen van het briefje op bedrijfsbriefpapier de meest professionele keuze. Een handgeschreven kaart voegt echter een meer persoonlijke noot toe, en is wellicht meer geschikt in sommige omstandigheden -- bijvoorbeeld, als je een klein bedrijf hebt, of als dankbetuiging voor aanzienlijke donaties. Handgeschreven notities zijn ook een goede keuzes om een potentiële werkgever te bedanken nadat je een sollicitatiegesprek hebt gehad. Als je ervoor kiest om je bedankje met de hand te schrijven, doe dan het volgende:
- Kies een kaart die eenvoudig en verfijnd is. Een crèmekleurige of witte kaart met een 'Bedankt' reliëf aan de voorzijde is over het algemeen een veilige gok. Vermijd kaarten met berichten aan de binnenkant en ontwerpen die overdreven sierlijk, 'schattig' of rommelig zijn.
- Denk na over je vermogen om netjes te schrijven. Als je niet zeker bent over de kwaliteit of duidelijkheid van je handschrift, laat dan een voorbeeld zien aan een betrouwbare vriend of collega. Als je niet echt een meester bent in leesbaar en net cursief schrijven, schrijf dan een paar voorbeelden vóór je de tekst daadwerkelijk op de kaart schrijft die je wilt verzenden. Lukt het niet, vraag dan iemand anders om het briefje te schrijven (maar zorg er wel voor dat je het zelf ondertekent).
- Als om welke reden dan ook het postadres van de ontvanger niet beschikbaar is, dan blijft e-mail mogelijk over als je enige optie. Het is soms ook een meer passend format --bijvoorbeeld, als e-mail de primaire vorm van correspondentie is tussen jou en de persoon/personen die je wil bedanken. Het grootste nadeel aan een bedankbriefje via e-mail is dat ze makkelijker verloren gaan of genegeerd worden, en zich minder snel zullen onderscheiden van andere berichten. Vergeet niet dat sommige mensen (en vooral bedrijfsleiders) honderden e-mails per dag kunnen ontvangen. Met deze waarschuwing in het achterhoofd, is het wellicht verleidelijk om dit te compenseren door je e-mail flitsender te maken, of een E-card te versturen via een website. Doe dit echter niet -- dit zal het nog waarschijnlijker maken dat je e-mailadres overkomt als reclame, en daarmee de kans vergroten dat het zal worden genegeerd of weggegooid. Houd het in plaats daarvan kort, simpel, verfijnd en nogmaals, tijdig. Je kunt de onderwerpsregel aanpassen zodat het informatie bevat die specifiek is voor jullie zakelijke relatie, of voor dat waarvoor je bedankt – bijvoorbeeld, 'Dank u voor het overwegen van mijn sollicitatie'. [1] X Bron
-
Kies een passende aanhef. Als er één persoon in het bijzonder is aan wie je dank verschuldigd bent, adresseer het briefje dan aan hem of haar met diens titel en achternaam -- bijvoorbeeld 'Geachte heer Koolhaas'. Neem bij het adresseren van meer dan één persoon ieders naam en titel op in de begroetingsregel. Vermijd onpersoonlijke groeten, zoals 'Aan eenieder die er belang in stelt'. Daarnaast moet het formele karakter van je toon afgestemd zijn op het niveau van vertrouwdheid met de ontvanger(s) en de aard van het bedrijf.
-
In de openingszin geef je uitdrukking aan je dankbaarheid, samen met een duidelijke omschrijving van dat waar je de ontvanger voor wilt bedanken. Er is geen behoefte om je inleiding te rechtvaardigen -- vermijd openingszinnen als 'Ik wil dit schrijven om te bedanken voor ...' of 'Ik wil mijn dankbaarheid uiten over ...,' maar kies in plaats daarvan voor de eenvoudige en directe tegenwoordige tijd: bijvoorbeeld, 'Dank u voor uw ondersteuning van ons community serviceproject.'
- Hoewel het belangrijk is om te vermelden waar je dankbaar voor bent, moet je de directe vermelding van geld vermijden, als het gaat om een donatie. Vervangen specifieke aanduidingen van geld door eufemismen zoals 'uw vrijgevigheid,' 'uw vriendelijkheid' of 'uw gulle donatie.'
-
Geef aan welke directe positieve impact het heeft gehad of de betekenis van dat waar je dankbaar voor bent.
- Bij het aanschrijven van een donor, geef je aan wat je bedrijf met de donatie wil bereiken.
- Bij het aanschrijven van een potentiële werkgever na een gesprek, kun je desgewenst bij deze gelegenheid nogmaals je interesse aangeven in de positie waarop je solliciteert. Gebruik het bedankbriefje echter niet als een excuus om nogmaals te benadrukken waarom je denkt dat je 'perfect bent voor de baan.' Kies in plaats daarvan voor een tactvolle aanpak, zoals 'Ik heb het zeer gewaardeerd om u te ontmoeten en ben erg enthousiast over de functie.'
- Bij het aanschrijven van een zakenpartner of adviseur zeg je iets als 'Het was een genoegen om met u te werken', of 'Uw advies bleek van onschatbare waarde bij het nastreven van de jaarlijkse doelstellingen van mijn afdeling,' Dit draagt bij aan het versterken van een positieve relatie en impliceert een belang in de voortzetting van die relatie.
-
Complimenteer de geadresseerde, maar zonder vleierij. Dit is wellicht het meest ingewikkelde deel van het bedankbriefje, en is niet altijd gerechtvaardigd of noodzakelijk. Overweeg een algemene uiting van lof met betrekking tot de ontvanger of het bedrijf dat hij of zij vertegenwoordigt -- bijvoorbeeld, 'Uw werk is geweldig' of 'Uw expertise in accountbeheer is ongeëvenaard.'
-
Geef een hint over de toekomst. Hier kun je desgewenst expliciet de wens uiten om zaken te blijven doen of een langdurige relatie op te bouwen met de ontvanger. Bij het aanspreken van een potentiële werkgever is dit een goede gelegenheid om je vertrouwen in zijn of haar beslissing uit te spreken. Dit kan worden bereikt door simpelweg te zeggen 'Ik hoop van u te horen.' [2] X Bron
-
Herhaal je bedankje. Hier is niet meer voor nodig dan een eenvoudige zin, waarbij je je openingsbedankje herhaalt (maar dan in andere woorden). 'Nogmaals bedankt voor ...' zou moeten volstaan.
-
Rond het af met een groet, en onderteken met je naam. In de meeste gevallen is het passend om je briefje af te sluiten met variatie op 'Met vriendelijke groet,' 'Hartelijke groet', of 'Hoogachtend'. Zelfs als je brief is getypt moet je altijd je naam met pen ondertekenen. Indien nodig geef je onder je naam je titel of functie aan en het bedrijf dat je vertegenwoordigt.
-
Proeflees en bekijk je dankbriefje. Afhankelijk van de omstandigheden zou het eindproduct kort en relatief eenvoudig moeten zijn (hoogstens ongeveer de helft van een getypte pagina). Als het te lang lijkt, controleer dan op onnodige herhalingen -- met uitzondering van het bedankje zelf, moet elk punt slechts eenmaal worden vermeld. Controleer ook of je toon consistent blijft. Het is wellicht een goed idee om beroep te doen op één of twee andere mensen om te proeflezen op spelfouten of grammaticale fouten, want zelfs kleine fouten kunnen een negatieve indruk maken op de ontvanger.
-
Ben je tevreden over je dankbriefje, stuur het bericht dan direct. Nogmaals, tijd is van essentieel belang – hoe directer je bent, hoe gedenkwaardig je algemene indruk zal zijn.Advertentie
Tips
- Wat je niet erin op moet nemen: persoonlijke gegevens, of nieuws over je zakelijke leven. Vergeet niet: het doel van een bedankbriefje is het uitspreken van waardering en dankbaarheid voor de ontvanger, en niet het loven van je eigen persoonlijke prestaties. Gebruik het bedankbriefje ook niet als een kans om reclame te maken voor jezelf of je bedrijf, anders dan wat direct relevant is voor het doel van je bedankje. Als je iets schrijft als, 'Indien u onze X is bevallen, dan heeft u misschien ook interesse in onze Y's en Z's (die nu in de uitverkoop zijn!)', zal waarschijnlijk de oprechtheid van je bedankje ondermijnen.
- Je kunt een visitekaartje bij je bedankje doen, maar dat heeft geen zin als je de ontvanger al goed kent of hem of haar in het verleden al een visitekaartje hebt gegeven. Het kan soms zinvol zijn bij het aanschrijven van een potentiële werkgever, maar je kunt er ook het risico mee lopen dat je enigszins pretentieus overkomt. Als je er onzeker over bent, sla dit dan over – je naam, functie en contactinformatie zouden reeds beschikbaar moeten zijn. Als je briefje is getypt, dan kun je tevens deze informatie als kop aan de brief toevoegen (linksboven op de pagina), twee regels eronder gevolgd door de naam van de geadresseerde en het adres.
Advertentie
Bronnen
Over dit artikel
Deze pagina is 26.210 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
