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É possível administrar o estoque do seu negócio usando uma planilha do Excel. Sim, e você pode fazer isso tanto no Windows quanto no Mac OS. Aprenda agora a criar um inventário usando um modelo pronto do Office ou começando do zero.
Passos
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Abra o Excel. Trata-se do programa que tem um ícone verde-escuro, com um “X” em destaque.
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Selecione a caixa “Procurar modelos online”. Fica na parte superior da tela.
- No Mac OS, abra o menu Arquivo , que fica na parte superior esquerda da tela, e escolha a opção Novo usando Modelo… .
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Procure por modelos de inventário. Para isso, digite inventário na caixa de buscas e aperte ↵ Enter . Logo abaixo, aparecerão várias miniaturas, representando diferentes tipos de inventário.
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Escolha um dos modelos. Clique sobre a miniatura do inventário que melhor se adapte às suas necessidades. O Excel apresentará os detalhes do modelo escolhido em uma nova janela.
- Cada modelo tem características individuais. Se não gostar do que escolheu, dê um Esc para retornar à tela de resultados.
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Clique no botão Criar . Ele se encontra na parte inferior da janela de detalhes do modelo.
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Aguarde enquanto o Excel carrega o modelo. Não levará mais do que alguns segundos. Assim que o modelo estiver aberto, será possível editá-lo.
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Entre os dados do inventário. Para modificar qualquer um dos campos, basta dar um clique duplo sobre o campo, apagar o conteúdo anterior e digitar o novo conteúdo. Embora o modelo escolhido possa ter algumas particularidades, é possível que ele tenha alguns campos em comum com outros modelos. Por exemplo:
- SKU : o número de registro no estoque;
- Descrição : o nome descritivo;
- Custo : o preço de compra;
- Quant : quantidade em estoque;
- Valor de Estoque : o preço unitário multiplicado pelo número de unidades em estoque.
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Salve a planilha. É simples.
- No Windows : abra o menu Arquivo e escolha a opção Salvar como . Na caixa de diálogo que aparecerá, selecione Este Computador e, em seguida, uma das pastas que surgirão à esquerda. Dentro do campo “Nome:”, digite o nome do arquivo (“Inventário”, por exemplo) e clique no botão Salvar .
- No Mac OS : abra o menu Arquivo e escolha a opção Salvar Como... . Na caixa de diálogo, dentro do campo “Salvar Como:”, digite o nome do arquivo (“Inventário”, por exemplo). Logo abaixo, no seletor “Onde:”, escolha o local onde deseja salvar e dê um Salvar .
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Abra o Excel. Procure pelo programa que tem um ícone verde-escuro, com um “X” em destaque.
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Escolha a opção Pasta de trabalho em branco . Está na parte superior esquerda da tela.
- Pule este passo no Mac.
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Crie os rótulos das colunas do inventário. Seguindo a ordem das células, digite o nome de cada coluna.
- A1 : SKU ;
- B1 : Descrição ;
- C1 : Custo ;
- D1 : Quantidade ;
- E1 : Valor de estoque .
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Ajuste a largura das colunas. Clique entre duas letras ( A e B , por exemplo) na parte superior da planilha e arraste para a direita.
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Digite o número (SKU) do primeiro item. Selecione a célula A2 , digite o número do item ( 123456 , por exemplo) e dê um ↵ Enter .
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Acrescente a descrição (nome). Escolha a célula B2 , entre com o nome oficial do item ( Abraçadeiras , por exemplo) e aperte a tecla ↵ Enter .
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Informe o custo unitário. Use a célula C2 para inserir o preço do item ( 4,99 , por exemplo).
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Insira o número total de unidades. Na célula D2 , digite o número correspondente de unidades daquele item no estoque. Por exemplo, se você tiver oitenta abraçadeiras, digite 80 .
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Entre com a fórmula para o valor de estoque. Dê um clique na célula E2 , digite
=C2*D2e pressione ↵ Enter . O Excel fará a conta automaticamente e mostrará o resultado na célula.- Repita a fórmula para cada item da coluna “Valor de estoque”. Para isso, basta mudar os números nos endereços das células. Por exemplo, em vez de C2 e D2 , os endereços corretos na fórmula para o segundo item do inventário seriam C3 e D3 (repare que só os números mudam).
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Continue preenchendo o inventário com os demais itens do estoque. Cada um deles ocupará uma linha diferente da planilha. Basta repetir o mesmo processo até o fim.
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Salve o trabalho. Não tem segredo.
- No Windows : abra o menu Arquivo e escolha a opção Salvar como . Na caixa de diálogo que aparecerá, selecione Este Computador e, em seguida, uma das pastas que surgirão à esquerda. Dentro do campo “Nome:”, digite o nome do arquivo (“Inventário”, por exemplo) e clique no botão Salvar .
- No Mac OS : abra o menu Arquivo e escolha a opção Salvar Como... . Na caixa de diálogo, dentro do campo “Salvar Como:”, digite o nome do arquivo (“Inventário”, por exemplo). Logo abaixo, no seletor “Onde:”, escolha o local onde deseja salvar e dê um Salvar .
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Dicas
- É possível adicionar mais planilhas ao seu documento do Excel, basta clicar no ＋ que fica na parte inferior esquerda da tela.
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