Как выполнить слияние адресных наклеек, используя Excel и Word

Загрузить PDF
Загрузить PDF

Научиться пользоваться Mail Merge в Microsoft Word может быть непростой задачей, если вы пытаетесь использовать Microsoft Help. Мы опишем гораздо более линейный способ - создание файла адресов в Excel, слияние в Word и добавление предпочтений и более утонченных деталей. Этот простой способ может сэкономить часы "возни" с этикетками, гарантируя, что вы не будете прибегать к подписыванию их позже!

Примечание: Это для Office 2003; инструкции для других версий могут различаться.

Шаги

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e3\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e3\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Создайте файл адресов в Microsoft Excel, вставив имена и адреса следующим образом:
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6e\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6e\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    строка 1 должна иметь заголовок, прежде чем начать добавлять адреса из строки 2 дальше
    1. Поместите имена в колонку A.
    2. Поместите фамилии в колонку B.
    3. Поместите почтовые адреса в колонку C.
    4. Поместите города или местечка в колонку D.
    5. Поместите округ (область) в колонку E.
    6. Поместите почтовые индексы в колонку F.
    • # Сохраните файл. Запомнить расположение и имя файла.
    • # Закройте Excel.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9f\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9f\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    • Если панель задач не открыта на правой стороне экрана, перейдите в View/Task Pane и щелкните по ней. Панель задач должна появиться.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/25\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/25\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/69\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/69\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-5-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Нажмите кнопку ОК, как только вы выбрали.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/84\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-6-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-6-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/84\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-6-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-6-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    "Select Recipients".
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/ce\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/ce\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Нажмите на кнопку "Browse" и найдите файл, который только что сохранили в Excel и сохраните в папке My Documents. Откройте этот файл и откроется диалоговое окно. Все получатели должны быть выбраны по умолчанию. Если нет, сделайте это и нажмите кнопку OK.
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/30\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/30\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    "Arrange your labels".
  9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/94\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-9-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-9-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/94\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-9-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-9-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Оставьте поля Database (вверху справа), отобранными и нажмите на поля, которые хотите вставить. Нажимайте по них в порядке, в котором они будут появятся на этикетке. Как правило, это Имя, Фамилия, Улица, Город, Область, Почтовый индекс. Не обращайте внимания на то, что все они в конечном итоге находятся в одной строке. Когда вы закончите выбор, можно будет добавить пробелы и возврат каретки, где вы хотите их видеть на этикетке. Если у вас есть все вставленные поля, нажмите кнопку ОК. Если вы забыли одно, поместите курсор, где вы хотите, чтобы оно было (поле справа от курсора, вероятно, станет серым - это нормально), затем нажмите кнопку "More items..." снова и выберите поле, которое нужно добавить. Нажмите кнопку CLOSE в окне, как только закончите вставлять все необходимые поля.
  10. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/78\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/78\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Добавьте пробелы и возврат каретки так, чтобы этикетка выглядела правильно. Игнорируйте это, когда поле после Location (место) для любого из них становится серой, пробел будет добавлен вместо замены поля.
  11. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/50\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/50\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Мы «подтолкнули» весь адрес немного вправо путем "увеличения отступа" один раз. Это зависит от размера этикетки, которую вы используете, но выглядит лучше!
    • Если все находится там, где вам нужно, нажмите на Update All Labels. Вы должны увидеть поля, скопированные на все этикетки.
  12. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ef\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ef\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-12-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    "Preview your labels".
  13. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4f\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-13-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-13-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4f\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-13-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-13-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    "Complete the Merge". В этом окне можно редактировать отдельные этикетки или напечатать их: стоит нажать на EDIT INDIVIDUAL LABELS и нажать ALL и OK, даже если вас все устраивает, таким образом вы можете получить доступ ко всем страницам этикеток.
    • Сохраните файл, прежде чем сделаете что-нибудь еще!
  14. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d4\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-14.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d4\/Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-14.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-Address-Labels-Using-Excel-and-Word-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Вы также можете использовать коммерческие онлайн-инструменты для выполнения вашего слияния при создании этикеток. Преимуществом является то, что они легки и быстрые в использовании.
    Реклама

Дополнительные статьи

Как
пользоваться Microsoft Access
Как
редактировать документы на iPhone
Как
просматривать документы PDF в полноэкранном режиме
Как
получить доступ к рабочей электронной почте из дома
Как
узнать ключ продукта для Office
Как
преобразовать файл PDF в документ Word
Как
удалить горизонтальную линию в Word
Как
применить формулу ко всему столбцу в Google Таблицах на компьютере
Как
создать файл формата CSV
Как
отобразить скрытые строки в Google Таблицах на компьютере
Как
рисовать в PowerPoint
Как
изменять поля страницы в Word
Как
копировать формулы в Excel
Как
связать таблицы в Access
Реклама

Об этой статье

На других языках
Эту страницу просматривали 6123 раза.

Была ли эта статья полезной?

Реклама