Загрузить PDF
Загрузить PDF
Инвойс – документ, содержащий перечень товаров, их количество и цену, а также другую важную информацию (особенности товара, условия поставки и т.п.). Вы можете создать инвойс в Microsoft Word с помощью готовых шаблонов или по вашему собственному образцу. Эта статья рассматривает создание инвойса в Word 2003, Word 2007 и Word 2010.
Шаги
-
Создайте новый документ. Хотя готовый шаблон – это не новый документ, вы начинаете так, как будто создаете новый документ.
- В Word 2003 нажмите File – New.
- В Word 2007 нажмите кнопку Office (в левом верхнем углу), а затем нажмите File – New.
- В Word 2010 откройте вкладку File и нажмите New (слева).
- Не нажимайте на кнопку New на панели инструментов в Word 2003 или на кнопку New на панели быстрого доступа в Word 2007 или 2010 года. Нажатие на эти кнопки приведет к созданию нового документа с шаблонами по умолчанию Normal.dot или Normal.dotx (вы можете нажать эти кнопки при создании инвойса без помощи шаблонов).
-
Откройте нужный шаблон.
- В Word 2003 и 2007 в левой панели окна New Document в разделе Available Office Templates выберите Invoices. Выберите тип шаблона из списка в центральном окне; затем выберите один из предложенных типов инвойсов.
- В Word 2010 в разделе Available Office Templates - Office.com Templates выберите Invoices. Откройте папку нужного вам шаблона; затем выберите один из предложенных типов инвойсов.
-
Скачайте шаблон. Нажмите Download в правом углу экрана. Вы можете изменить и сохранить инвойс, используя информацию в разделе Method Two: Creating an Invoice from a Blank Document.
- Вы также можете скачать шаблоны для Microsoft Word и Excel непосредственно с сайта Microsoft ( http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 . http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 .) Не забудьте выбрать инвойс для вашей версии Word.
-
Метод второй: создание инвойса без помощи шаблонов.
-
Создайте заголовок инвойса. Заголовок должен включать название компании и слово «Инвойс» или описание инвойса, например, «Предлагаемые цены» (если вы только предлагаете цены на товар/услуги, а не выставляете счет за купленный товар/услуги).
- Вы можете разместить заголовок либо в верхней части страницы, либо в колонтитуле Word. Если вы поместите заголовок в колонтитуле, то заголовок будет перенесен и на следующие страницы (если инвойс состоит из нескольких страниц), причем на первой страницы вы можете дать развернутый заголовок инвойса, а на последующих страницах – краткий заголовок.
- Название компании должно отображаться тем же шрифтом, какой присутствует в других документах этой компании.
- Шрифт заголовка инвойса должен быть достаточно большим, чтобы ваши клиенты могли идентифицировать документ именно как инвойс.
-
Отображение даты инвойса. Дата инвойса проставляется в верхней части документа (под заголовком справа).
- Word имеет функцию Automatic Date, которая автоматически проставляет дату. Эта функция полезна, если вы распечатываете и отправляете инвойсы; однако не используйте эту функцию для инвойсов, отправляемых в электронном виде, так как будет проставлена текущая дата (это может привести к путанице со сроками погашения кредиторской задолженности).
-
Отображение номера инвойса. Он также проставляется в верхней части инвойса. Нумерация инвойсов дает вам возможность отслеживать те из них, которые не оплачены. Вы можете проставить номер инвойса одним из двух способов:
- Глобальная нумерация, то есть номер проставляется по порядку вне зависимости от клиента (таким образом, все инвойсы хранятся в одной папке).
- Индивидуальная нумерации, когда инвойсы для каждого клиента имеют свою нумерацию (таким образом, инвойсы хранятся в разных папках для разных клиентов). Вы можете включить имя (или часть имени) клиента в номер инвойса.
-
Отображение контактной информации отправителя и получателя. В инвойсе проставьте вашу контактную информацию и контактную информацию получателя.
- Ваша контактная информация должна включать ваше имя, адрес вашей компании, телефон, факс (если есть) и адрес электронной почты.
- Контактная информацию вашего клиента (получателя инвойса) должна включать название компании, имя получателя, его адрес и, при необходимости, телефон, факс и адрес электронной почты.
-
Отображение платежной информации. Для этого вставьте в документ таблицу и в ее строках и столбцах расположите информацию о платеже, например, количество товара, его описание, цену за единицу товара и т.п.
- В таблице вы можете автоматически вычислить сумму значений, например, общее количество проданного товара или общую сумму платежей.
-
Отображение общей суммы инвойса. Она проставляется справа под таблицей с платежной информацией. Вы можете выделить сумму полужирным шрифтом.
- Если вы включаете налог с продаж, сначала укажите промежуточную сумму за проданный товар, затем укажите налог, и только потом укажите общую сумму инвойса.
-
Включите условия оплаты. Вы можете отобразить их над или под таблицей с платежной информацией. Примеры условия оплаты: немедленно при получении, в течение 14 дней, в течение 30 дней.
- В конце документа вы можете включить информацию о методах оплаты, или информацию общего содержания, или просто слова благодарности клиенту.
-
Сохраните счет. Назовите инвойс в соответствии с его назначением, например, включите в название инвойса название вашей компании, номер инвойса и имя клиента.Реклама
Советы
- Таблицу с платежной информацией лучше всего создать в Microsoft Excel, а затем вставить ссылку на эту таблицу в документ Word. При обновлении значений в таблице Excel щелкните правой кнопкой мыши по встроенной в Word таблице и в меню выберите Update Link.
- После сохранения созданного инвойса вы можете использовать его в качестве шаблона для создания других инвойсов с помощью опции New from existing. Вы также можете сохранить созданный инвойс в формате DOT или DOTX, чтобы использовать его как шаблон.
Реклама
Источники
- http://www.word-2010.com/create-an-invoice-in-word/
- http://www.ofzenandcomputing.com/zanswers/1066/
- http://www.inflowinventory.com/Blog/index.php/2008/05/28/5-reasons-why-not-to-make-invoices-in-word/
- http://www.techrepublic.com/article/create-an-invoice-template-using-word/5305320
- http://www.uwec.edu/help/word03/basics.htm
- http://malinfotech.com/tutorials/how-to-do-easy-invoicing-in-excel
- Rodney Ruff, Omaha, NE; Microsoft Word user
Реклама
