ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
Microsoft Word [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง เป็นโปรแกรมจัดทำเอกสาร word ที่คนนิยมใช้กันมากที่สุด แต่จะใช้ฟอร์แมตไหนนั้น ก็แล้วแต่ประเภทเอกสารของคุณ เช่น เอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางการ หรือเอกสารส่วนตัว ถ้าใช้ Microsoft Word จัดทำเอกสาร จะมี guideline ช่วยจัดฟอร์แมตให้สะดวกรวดเร็ว โดยใช้ tools หรือเครื่องมือต่างๆ ในโปรแกรม Word ถ้าเป็นมือใหม่หัดใช้ Microsoft Word ก็ไม่ต้องเครียดไป เพราะบทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการจัดฟอร์แมตเอกสารให้คุณเอง อ่านแป๊บเดียวก็จัดได้แบบมือโปร
ขั้นตอน
-
สำรวจเมนูต่างๆ ของ Word. ขั้นแรกคือต้องรู้จักและทำความคุ้นเคยกับเมนูต่างๆ และ formatting tools หรือเครื่องมือสำหรับจัดฟอร์แมตเอกสารซะก่อน บางทีก็ต้องเปิดใช้ (enable) tools ใน tool bar ก่อน ถึงจะใช้งานได้ โดยเลือก Toolbars ใน tab "View" แล้วเลือก "Standard"
- แถบ Menu จะอยู่ด้านบนสุดของหน้าจอ จะมี File, Edit, View และเมนูสำคัญอื่นๆ ให้ได้เลือกใช้
- Toolbar จะอยู่ล่างแถบเมนูเลย ในนั้นจะมีคำสั่งต่างๆ ที่ใช้บ่อย เช่น เซฟ พริ้นท์ และเปิดเอกสาร
- Ribbon จะอยู่ทางด้านบนของ workspace (หน้ากระดาษ) ล่าง Toolbar โดยรวมฟีเจอร์ต่างๆ ของ Microsoft Word แบ่งเป็นหมวดหมู่ เช่น tab Home และ Layout
-
ตั้งค่าย่อหน้าข้อความในเอกสาร. เอกสารต่างประเภทกัน ก็จะมีการวางแนวของข้อความ (text alignments) ในเอกสารต่างกันไป คุณเลือกได้ว่าจะ align ข้อความทั้งเอกสารไปชิดซ้าย ชิดขวา หรืออยู่ตรงกลาง โดยคลิกปุ่ม Alignment ต่างๆ ในหัวข้อ Paragraph ของ Ribbon
- ปุ่มพวกนี้จะหน้าตาเหมือนเอกสารฉบับย่อ มีเส้นดำเล็กๆ แทนเส้นบรรทัด บอกว่าปุ่มนั้นใช้จัดย่อหน้าไปด้านไหน
- ปุ่ม align พวกนี้จะอยู่แถวๆ กลาง Ribbon ตามหลังปุ่ม Underline (ขีดเส้นใต้) และก่อนหน้าปุ่ม Bullets
-
กำหนดความห่างระหว่างบรรทัด (line spacing). ปรับได้โดยคลิกปุ่ม Line and Paragraph Spacing เลือก tool นี้แล้วถ้าพิมพ์ข้อความอะไร ก็จะใช้ค่าตามที่ตั้งไว้
- ปกติปุ่ม Line and Paragraph spacing จะอยู่ใน Ribbon หลังปุ่ม Alignment ต่างๆ ปุ่มที่ว่าจะหน้าตาเหมือนบรรทัดเรียงกัน มีลูกศรแนวตั้งทางซ้ายของเส้นชี้ขึ้นและลง
- ถ้าจะปรับระยะห่างของบรรทัดหรือย่อหน้าที่มีอยู่แล้ว ให้ลากคลุมหรือเลือกเนื้อหานั้น แล้วคลิกปุ่ม Line and Paragraph Spacing เพื่อแก้ไข
- คุณปรับ line and paragraph spacing ได้อีกวิธี คือคลิก tab Format ในแถบ Menu ทางด้านบนของหน้าจอ แล้วเลือก “Paragraph” จากในรายการ จากนั้นเลือกระยะห่างที่ต้องการ
- พวกเอกสารทางการ อย่างเรียงความ (essay) ในมหาวิทยาลัย หรือ cover letter (CV) ที่ต้องใช้สมัครงาน ต้องเลือกระยะห่างแบบ double-spaced
-
เลือกการวางแนวของหน้าเอกสาร (page orientation). ถ้าอยากเปลี่ยนการวางแนวของเอกสาร ให้คลิก “Orientations” ในหัวข้อ Page Layout ของแถบ Menu แล้วเลือก Portrait (แนวตั้ง) หรือ Landscape (แนวนอน) จากในรายการที่ขยายลงมา
-
ปรับขนาดกระดาษในหัวข้อ Page Layout ของแถบ Menu. ถ้าจะพริ้นท์เอกสารในกระดาษขนาดต่างๆ ให้คลิกปุ่ม “Size” แล้วเลือกขนาดกระดาษที่ต้องการจากในรายการที่ขยายลงมา
- ขนาดของกระดาษที่เห็นในโปรแกรมจะเปลี่ยนตาม
-
ปรับ header กับ footer ของเอกสาร. header จะมีข้อมูลที่ปรากฏในทุกหน้ากระดาษ
- คุณตั้งค่า header ของเอกสารได้โดยดับเบิลคลิกส่วนบนสุดของหน้า แล้วช่องพิมพ์ header จะโผล่มา
- ส่วนการปรับ footer ของเอกสาร ก็จะเหมือน header คือข้อความใน footer จะปรากฏที่ท้ายเอกสารทุกหน้า
- คุณตั้งค่า footer ของเอกสารได้โดยดับเบิลคลิกส่วนล่างสุดของหน้า แล้วช่องพิมพ์ footer จะโผล่มา
- คุณจัดฟอร์แมตของ header และ footer ได้โดยเลือก tab “View” ของแถบเมนู ทางด้านบนของหน้าจอ แล้วคลิก “Header and Footer” ในรายการ เพื่อเปิด header กับ footer ของหน้านั้น แล้วพิมพ์ข้อความได้เลย
-
ปรับระยะขอบ (margin). คลิกปุ่ม “Margins” ในหัวข้อ Page Setup ของ tab Page Layout แล้วเลือก margin จาก margin settings ที่มีในรายการที่ขยายลงมา
- ถ้าจะกำหนด margin เอง ให้คลิก “Custom Margins” ด้านล่างสุดของรายการที่ขยายลงมา แล้วกำหนดระยะขอบเอง
-
สร้างคอลัมน์. ถ้าอยากสร้างเอกสารที่มีฟอร์แมตแบบหนังสือพิมพ์ ให้ปรับฟอร์แมตเอกสารเป็นหลายคอลัมน์ โดยเลือก “Columns” จาก Ribbon แล้วเลือกจำนวนคอลัมน์ และกำหนดการวางแนวของคอลัมน์ จากรายการที่ขยายลงมา จะเห็นปุ่ม Columns ในแถวบนสุดของ Ribbon ปุ่มนี้ไอคอนจะเป็นสีเขียว มีสี่เหลี่ยมเล็กๆ แบ่งครึ่ง
- ถ้าจะสร้างคอลัมน์เดียว 2 คอลัมน์ หรือ 3 คอลัมน์ ก็เลือกได้จากตัวเลือกที่มีในโปรแกรม ถ้าจะสร้างหลายคอลัมน์กว่านั้น ให้เลือก "More Columns"
- แต่ตัวเลือกคอลัมน์นี้จะต่างจากคอลัมน์ที่ได้จากการสร้างตารางในเอกสาร
-
ใส่ bullets และหมายเลข. ให้เลือกข้อความที่จะใส่เลขลำดับหรือ bullet แล้วคลิกปุ่ม Numbering หรือ Bullets ใน Ribbon
- ปุ่มพวกนี้จะอยู่ติดกันใน Ribbon ตามหลังปุ่ม alignment ต่างๆ โดยปุ่ม Numbering จะมี 3 เส้นเล็กๆ ที่มีเลขลำดับอยู่ทางซ้าย ส่วนปุ่ม Bullets จะมี 3 เส้นเล็กๆ พร้อม bullet point ทางซ้าย
-
เลือกสไตล์ฟอร์แมตของเอกสาร. ปกติเอกสารจะเป็นสไตล์มาตรฐานที่โปรแกรมกำหนดมา (เช่น Normal, Title, Heading 1) โดย default style คือ Normal ตัวเทมเพลตที่เอกสารใช้ (เช่น Normal.dotx) จะเป็นตัวกำหนดว่าสไตล์ไหนจะโผล่มาใน Ribbon และ tab Styles
- ก่อนจะเลือกสไตล์เอกสารไหน จะมีสไตล์ทั้งหมดที่ใช้ได้ให้ดู พร้อมตัวอย่างว่าใช้จริงแล้วหน้าตาเป็นยังไง
- ใน tab Home หรือ Format ของแถบ Menu ในหัวข้อ Styles ให้เลือก style แล้วคลิกสไตล์ที่ต้องการ
- หรือคลิกปุ่ม Modify ต่างๆ ใน tab Styles เพื่อสร้างสไตล์ที่ต้องการ
- ตามค่า default โปรแกรม Word จะใช้สไตล์ของย่อหน้า (เช่น Heading 1) เดียวกันทั้งย่อหน้า ถ้าจะกำหนดสไตล์ของย่อหน้าให้บางส่วนของย่อหน้า ให้เลือกเฉพาะบางส่วนของย่อหน้า ที่จะปรับฟอร์แมต
โฆษณา
-
ปรับ font settings. ใน Ribbon จะมีเมนูประเภทฟอนต์และขนาดฟอนต์ ที่ขยายลงมาได้ ถ้าจะปรับแต่งข้อความไหน ก็ต้องเลือกข้อความนั้นก่อน แล้วถึงจะปรับแต่งได้ คุณเลือกได้ทั้งตัวอักษรเดียว คำเดียว หรือทั้งย่อหน้า พอเลือกข้อความแล้ว ก็ปรับแต่งฟอร์แมตได้เลย เช่น เปลี่ยนฟอนต์ ปรับขนาด และแต่งสี
- คลิกทางซ้ายของคำแรกที่จะเลือก จากนั้นคลิกเคอร์เซอร์ค้างไว้ แล้วลากคลุมทุกคำที่จะเปลี่ยนฟอร์แมต
-
ปรับขนาด สี และเน้นข้อความ. ไปยังหัวข้อที่ขยายลงมาได้ ใน Ribbon เพื่อเลือกฟอนต์ ขนาด สี หรือเน้นคำ จะเจอปุ่ม font เป็นปุ่มแรก ทางซ้าย ติดกับปุ่ม Style ต่อมาเป็นปุ่ม size ที่ตอนแรกเป็นขนาดตามค่า default (ปกติจะเป็นฟอนต์ขนาด 12)
- ให้คำนึงถึงจุดประสงค์และประเภทเอกสารนั้นๆ เป็นหลัก เวลาเลือกสไตล์และขนาดของฟอนต์
- ฟอนต์มาตรฐาน (ภาษาอังกฤษ) ที่ใช้กันในรายงาน ทั้งของนักศึกษามหาวิทยาลัยและตามองค์กร คือ Time New Roman ขนาด 12
-
เลือกวิธีเน้นข้อความให้เหมาะสม. นอกจากปรับสไตล์และขนาดของฟอนต์แล้ว คุณเลือกเน้นคำหรือบรรทัดในเอกสารได้ด้วย ข้างปุ่ม size จะมีปุ่ม Bold, Italics และ Underline โดยปุ่ม Bold ใช้ทำตัวหนา ไอคอนเป็นตัว B ใหญ่ ปุ่ม Italics ใช้ทำตัวเอียง ไอคอนเป็นตัว I ใหญ่เอียงๆ และปุ่ม Underline ใช้ขีดเส้นใต้ ไอคอนเป็นตัว U ใหญ่ขีดเส้นใต้
- แค่คลิกปุ่มที่ต้องการใน Ribbon หลังเลือกฟอนต์ที่จะปรับแต่งแล้ว
-
ตั้งค่าเน้นข้อความและเลือกสีฟอนต์. ถ้าจะใส่สีหรือเน้นข้อความในเอกสาร ให้เลือกส่วนนั้นของเอกสาร แล้วคลิกปุ่ม Text Highlight หรือ Font Color ใน Ribbon
- ไปที่ด้านขวาสุดของ Ribbon แล้วจะเห็นปุ่ม Highlight ไอคอนเป็น ABC สีฟ้า ขีดเส้นใต้สีขาว ส่วนปุ่มใส่สีฟอนต์ ไอคอนจะเป็นตัว A ขีดเส้นใต้สีดำ
โฆษณา
-
ลากรูปไปหย่อนใส่ช่องพิมพ์ข้อความ. กะตำแหน่งที่ต้องการก่อนใส่รูป เพราะพอหย่อนรูปแล้ว จะย้ายตำแหน่งให้ได้ตามต้องการยากหน่อย ต่อไปนี้คือ 2 - 3 วิธีปรับแต่งรูปอย่างง่ายๆ
-
เปิดใช้ text wrapping. text wrapping ใช้ปรับ layout ของเอกสาร ให้ข้อความล้อมกรอบรูปได้ ไม่ว่าจะวางรูปตรงไหน
- คลิกขวาที่รูป แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ Wrap Text แล้วเลือกการวางแนวที่เหมาะสมกับเอกสารนั้นที่สุด จะมีตัวอย่างให้ดูตอนเลื่อนเคอร์เซอร์ไปจ่อแต่ละตัวเลือก
- เลือกรูปแล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ ระหว่างนั้นให้กดปุ่มลูกศรขยับรูปไปมาในเอกสาร
-
ใส่แผนภูมิ. คลิก tab “Insert” แล้วคลิก "Chart" พอเลือก Chart แล้ว toolbar ใหม่จะโผล่มาใน ribbon แสดงระยะต่างๆ ของแผนภูมิให้คุณเลือก ก็เลือกแผนภูมิที่ต้องการ เช่น แผนภูมิวงกลม
-
ปรับแต่งแผนภูมิ. เลื่อนไปที่หัวข้อนั้นในหน้าต่าง แล้วเลือกแผนภูมิที่ต้องการจากแผนภูมิประเภทต่างๆ เช่น “Exploded pie in 3-D”
- คลิก “OK” เพื่อให้ Word สร้างแผนภูมินั้นในเอกสาร แล้วจะมีหน้าต่าง pop-up “Chart in Microsoft Word – Microsoft Excel” โผล่มา
โฆษณา
เคล็ดลับ
- ถ้าไม่ได้เขียนแบบด้นสด ย้ำว่าต้องคำนึงถึงจุดประสงค์และประเภทเอกสารเสมอ ก่อนปรับแต่งฟอร์แมต
- นอกจากฟอร์แมตของ header, footer และ page layout (ที่มีผลกับเอกสารทั้งฉบับ) แล้ว คุณสามารถใช้ formatting tools ต่างๆ ปรับแต่งเฉพาะบางส่วนของเอกสารได้ด้วย
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
โฆษณา
