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Il est fondamental de savoir écrire une lettre, car cette compétence vous servira dans votre entreprise, à l'école et dans vos relations personnelles. Ainsi, vous serez en mesure de communiquer des informations, exprimer vos désirs ou votre affection. Cependant, il sera nécessaire de respecter quelques règles simples pour présenter votre lettre correctement.
Étapes
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Sachez quand écrire une lettre officielle. Une telle lettre vous permet de communiquer avec une personne dans un contexte professionnel. Cela comprend des lettres écrites à des ministères ou des entreprises. Généralement, vous ne connaissez pas bien le destinataire de la lettre.
- Ces lettres devraient être saisies, puis imprimées. Dans ce but, vous pouvez utiliser n'importe quel logiciel de traitement de texte, tel que « Microsoft Word », « OpenOffice » ou « TextEdit ». Si la lettre est urgente ou si le destinataire préfère le courrier électronique, vous pouvez lui envoyer un courriel.
- Lorsque vous vous adressez à votre patron ou à un collaborateur, vous pouvez être un peu moins strict. Généralement, un courriel suffit et vous n'avez pas besoin d'indiquer une adresse en haut de la page.
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Écrivez votre adresse et la date en haut de la page. Inscrivez aussi votre nom et votre adresse à la partie supérieure de la page, à gauche. Si vous rédigez une lettre commerciale, utilisez le nom et l'adresse de l'entreprise ou rédigez votre lettre sur du papier à entête. De toute façon, sautez deux lignes, ensuite inscrivez la date du jour.
- Écrivez la date complète. Il est préférable de rédiger entièrement le nom du mois, par exemple : « le 19 septembre 2014 ». Autrement vous pouvez aussi écrire : « 19/9/14 ».
- N'inscrivez pas de date dans un courriel.
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Écrivez le nom et l'adresse du destinataire. Sautez deux lignes, puis inscrivez les coordonnées du destinataire. Cette étape n'est pas nécessaire, s'il s'agit d'un courriel. Écrivez les inscriptions suivantes chacune sur une ligne à part :
- la fonction ou le titre complet et le nom,
- le nom de l'entreprise ou de l'organisation (le cas échéant),
- l'adresse complète (au besoin, utilisez deux lignes ou plus).
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Écrivez une formule d'appel. Sautez une ligne, ensuite vous pouvez saluer le destinataire en écrivant le mot « cher » suivi de son nom. Vous devrez utiliser le nom ou le nom et le prénom, mais jamais le prénom seul. Incluez l'abréviation du titre ou de la fonction le cas échéant.
- Si vous ne connaissez que la fonction du destinataire, vous pouvez écrire par exemple : « à monsieur le directeur de la santé » ou une expression similaire. Il est habituellement possible de trouver le nom du destinataire en faisant une recherche en ligne. Donc, vous devrez essayer d'abord cette formule.
- Si vous n'avez pas d'information, contentez-vous d'écrire « madame, monsieur » ou « à qui de droit ». Cette dernière expression semble un peu sèche ou démodée, donc évitez de l'utiliser autant que possible.
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Rédigez la lettre. Le début d'une lettre officielle doit contenir un énoncé clair de l'objectif. Ne commencez pas votre lettre par une expression familière comme « salut », mais écrivez plutôt une formule d'appel en bonne et due forme. De même, ne terminez jamais votre lettre par une expression à la mode comme « à plus », mais utilisez une formule de politesse classique. Relisez votre lettre pour corriger les erreurs éventuelles d'orthographe ou de grammaire. Vous pouvez aussi demander à un ami de vous aider.
- Si vous rédigez une lettre commerciale, soyez concis et précis. Si vous écrivez à un parent éloigné ou dans le cadre d'une relation sociale, vous pouvez adopter un style plus léger. Cependant, essayez de ne pas dépasser une page.
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Rédigez une conclusion élogieuse. En fait, il s'agit de conclure votre lettre sur une note favorable, en adressant au destinataire une formule de politesse appropriée. Sautez deux lignes après le dernier paragraphe, puis écrivez votre formule de politesse. Pour les lettres formelles, limitez-vous à des formules comme « je vous prie d'agréer l'expression de mon profond respect » ou « je vous prie de recevoir mes salutations distinguées ». Ensuite, apposez votre signature.
- Pour une lettre officielle, sautez environ quatre lignes après la formule de politesse, puis inscrivez votre nom et votre prénom. Imprimez la lettre, ensuite apposez votre signature à l'encre bleue ou noire dans l'espace ainsi délimité.
- Dans un courriel officiel, tapez votre nom et votre prénom après la formule de politesse.
- En mettant votre nom au bas d'une lettre officielle, vous pouvez utiliser votre titre de civilité. Ainsi, une femme mariée pourrait signer en utilisant l'expression « madame Amanda Ligator ».
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Pliez la lettre si vous voulez. Si vous envoyez une lettre par voie postale, il est préférable de la plier en trois parties. D'abord, pliez le bas de la feuille pour couvrir les deux tiers de la page, puis rabattez la partie supérieure pour faire correspondre le pli avec le bas de la feuille. En procédant ainsi, vous êtes certain que la lettre ira dans la plupart des enveloppes.
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Inscrivez l'adresse du destinataire sur l'enveloppe. Déterminez le milieu de l'enveloppe dans le sens de la longueur et la largeur et inscrivez l'adresse complète du destinataire dans cet emplacement :
- M. Jean Martin
- 123 rue abc
- Paris, 75099
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Écrivez l'adresse de l'expéditeur sur le verso de l'enveloppe, le cas échéant. Ainsi, si, pour une raison quelconque, le Service postal ne peut pas délivrer votre lettre, il pourra la renvoyer à l'adresse de l'expéditeur sans frais supplémentaires. Écrivez votre adresse en respectant la présentation que vous avez employée pour l'adresse du destinataire (voir ci-dessus). La seule différence est que vous pouvez vous contenter d'inscrire votre nom sans mentionner votre prénom.Publicité
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Déterminez le degré de formalisme de votre lettre. Le style de votre lettre dépendra de la nature de vos relations avec le destinataire. Voici quelques suggestions dont vous pourrez vous inspirer.
- Adoptez un style semi-formel, si vous écrivez à un parent âgé ou éloigné ou à une relation sociale. Si la personne en question vous a déjà envoyé un courriel, vous pouvez répondre par un courriel. Sinon, il est préférable de lui envoyer une lettre manuscrite.
- Si vous écrivez à un ami proche ou un membre de la famille, vous pouvez aussi envoyer soit un courriel ou une lettre manuscrite.
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Saluez votre correspondant. La formule que vous utiliserez dépendra de votre relation avec lui et du degré de formalisme de la lettre. Voici quelques suggestions.
- Si vous rédigez un courrier semi-formel, vous pouvez commencer par « cher » ou « bonjour ». Utilisez le prénom du destinataire si vous avez l'habitude de l'appeler par son prénom. Autrement, vous devrez vous servir d'un titre de civilité approprié comme « monsieur » ou « madame ».
- Si la lettre est informelle, vous pouvez faire précéder le prénom de votre correspondant par des mots tels que « cher » ou « bonjour » ou un terme plus décontracté comme « salut ».
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Commencez la lettre. Passez à la ligne suivante et commencez à écrire. Si votre lettre est personnelle, vous devrez d'abord évoquer la santé du destinataire. Vous pouvez utiliser une expression assez stricte comme : « j'espère que vous vous portez bien » ou être plus décontracté et lui demander comment il va. Imaginez que votre correspondant se trouve devant vous. Comment allez-vous lui parler ?
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Rédigez le contenu de votre lettre. Le but principal d'une lettre est de communiquer. Vous devrez donner au destinataire des informations assez détaillées sur votre situation. Par exemple, ne dites pas simplement à votre grand-mère : « je te remercie pour le cadeau ». Au contraire, montrez-lui qu'il signifie quelque chose pour vous : « j'ai passé toute la nuit avec mes amis à m'amuser avec le jeu que tu m'as offert. Merci beaucoup ! » Quel que soit le sujet, vous devrez donner des informations à votre correspondant.
- Identifiez les sujets à éviter . Vous ne devrez pas envoyer une lettre écrite sous l'emprise de la colère ou pour inciter à la pitié. Si vous avez déjà rédigé une telle lettre et si vous ne savez pas quoi faire, laissez-la de côté pendant quelques jours avant de l'envoyer. En effet, vous changerez peut-être d'avis dans l'intervalle.
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Terminez la lettre. La clôture d'une lettre informelle devrait refléter votre relation avec le destinataire. Si vous écrivez à votre conjoint, un ami cher ou un membre proche de votre famille, vous pouvez utiliser des expressions comme « affectueusement », « tendrement » ou « grosses bises ». Pour une lettre un peu plus formelle, il serait préférable d'employer une expression comme « sincèrement », « cordialement » ou « avec mes meilleures salutations ».
- Si vous aimez le style classique, consacrez votre dernière phrase pour clôturer votre lettre. À l'origine, cette manière était considérée comme formelle. Cependant, vous pouvez vous amuser en l'utilisant pour terminer une lettre adressée à un ami. Par exemple, vous pouvez rédiger votre dernière phrase de la manière suivante : « je reste, comme toujours, votre serviteur dévoué ». Ensuite, inscrivez votre nom.
- Si vous désirez ajouter quelques mots après votre signature, utilisez un « postscriptum » (P.-S.).
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Envoyez la lettre. Placez votre lettre dans une enveloppe. Apposez un timbre, puis inscrivez l'adresse du destinataire avant de confier la lettre au Service postal.Publicité
Conseils
- En vue de rédiger votre lettre, choisissez un sujet qui pourrait intéresser le destinataire.
- Des termes d'appel comme « cher » sont suivis d'une virgule.
- En écrivant une lettre de réclamation, efforcez-vous d'être poli et raisonnable. Ainsi, vous augmenterez vos chances de recevoir une réponse favorable.
- Pour imprimer une lettre officielle, utilisez un papier d'un grammage approprié (90 à 100 g/m 2 ).
- Si vous envoyez un courriel officiel ou semi-formel, vérifiez que votre adresse de courriel est respectable. Une adresse comme « étoiledouce189 » sera prise avec nettement moins de sérieux qu'une adresse comme « jeanne.martin ».
- Rédigez vos lettres à l'encre bleue ou noire.
- Vérifiez que vous avez écrit l'adresse correctement.
- Indentez la première ligne de vos paragraphes.
- N'oubliez pas de relire votre lettre deux fois au moins.
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Avertissements
- Une illustration ou un gribouillage sur l'enveloppe risque d'interférer sur la remise de la lettre au destinataire. Si vous souhaitez décorer une enveloppe ou ajouter des autocollants, vous pouvez le faire au verso.
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À propos de ce wikiHow
Résumé de l'article
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Pour écrire une lettre officielle, commencez par inscrire votre adresse et la date en haut à gauche, puis le nom et l'adresse du destinataire. Ensuite, écrivez une formule de politesse, comme « Cher monsieur Dupont » ou « À qui de droit ». Quand vous écrivez le corps de votre lettre, n'utilisez pas de contractions, comme « doc » pour document ou « info » pour information, ils donnent un côté informel à votre lettre. Soyez concis et précis dans le corps de la lettre et ne dépassez pas une page. Pour terminer, inscrivez une formule de politesse, comme « Je vous prie de recevoir mes salutations distinguées » ou « Sincèrement ». Pour savoir comment écrire une lettre informelle, poursuivez votre lecture !
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