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목적과 상황 그리고 주고 받는 관계에 어울리는 편지 쓰는 법을 아는 것은 회사 및 학교 생활뿐만 아니라 일상적인 관계나 정보 교환 그리고 선의를 전달하고 표현하기 위해서도 중요하다. 누군가를 향해 글을 쓰거나 편지를 쓰는 것이 어렵게 느껴졌다면 이 글이 도움이 될 것이다.
단계
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수신자를 명확히 한다. 공적으로만 알고 있는 사람에게 편지를 보낸다면 일반적으로 공적인 편지라고 하는데 정부 기관이나 회사 등에게 보내는 편지들이 여기에 해당한다.- 대부분의 공적인 편지들은 컴퓨터로 작성되어 인쇄하고 거기에 서명을 하거나 도장을 찍어 보낸다. Microsoft Word나 OpenOffice 혹은 Text Edit 등의 프로그램을 이용해 작성할 수 있다. 하지만 상대방이 이메일을 선호한다면 메일로 보내기도 한다.
- 직장 상사나 동기에게 보내는 편지라면 격식을 너무 지나치게 차리지 않아도 된다. 이메일 송, 수신이 보편적이며 그렇게 때문에 편지 상단에 주소를 기입하거나 하지 않는다.
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주소와 날짜를 편지 상단에 기입한다. 정확히 왼쪽 상단이다. 비즈니스 용도의 편지라면 회사 이름을 주소 대신 적어도 되며 레터 헤드로 대신하기도 한다. 그런 다음 두 줄을 띄우고 보내는 날짜를 적으면 된다.- 영국식으로는 날짜, 월, 년도 순으로 적고 미국식은 월, 날짜, 년도 순으로 적는다. 한국은 년도, 월, 날짜 순이다.
- 이메일을 쓸 때는 날짜 기입은 생략한다.
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수령인의 이름과 주소를 기입한다. 이메일을 보내는 것이 아니라면 다시 두 줄을 띄우고 수신자의 정보를 적는다. 이 때 한 줄에 하나씩 적어야 한다.- 이름과 직위
- 회사나 단체 명
- 주소
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인사말을 기입한다. 이제 한 줄을 더 띄우고 ‘~님께’를 수신자의 이름 다음에 써준다. 직위를 알고 있다면 이름 다음에 직위도 함께 써줄 수 있다.- 직위는 알지만 성명을 모른다면 일단 직위만으로 편지를 쓸 수도 있다. 하지만 무례해 보일 수 있으니 그 회사나 단체의 홈페이지에서 이름을 찾아보는 것이 현명하다.
- 딱히 수신자가 정해지지 않은 경우에는 “이 편지를 받는 분께” 혹은 “담당자님께”라고 적을 수 있으나 편지가 너무 구식으로 보이거나 딱딱해 보일 수도 있으니 조심하자.
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편지를 쓴다. 편지를 쓰는 목적과 전달하고자 하는 내용이 명확히 드러나게 쓰는 것이 가장 좋다. 줄임 말을 쓰거나 물음표는 쓰지 않는다. 다 쓰고 난 뒤 검수를 하고 문법이나 단어의 오타가 없는지 잘 살펴보고 필요하다면 친구의 도움을 받아 꼼꼼하게 검수한다.- 비즈니스 용도의 편지라면 구구절절 쓰는 것이 좋지 않다. 짧고 명백한 편지가 좋다. 반대로 먼 친척이나 지인에게 쓰는 편지라면 좀 더 감성적으로 쓰거나 대화체로 세세하게 쓰는 것이 좋겠다. 하지만 한 장을 넘기지 않도록 하자.
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감사의 인사로 마무리 한다. 감사의 말로 편지를 마무리하는 것은 좋은 인상을 줄 수 있고 편지를 잘 끝낼 수 있게 하는 방법이다. 단락을 끝낼 때는 보통 하드 리턴 기능을 이용하고 ‘진심을 담아’ 혹은 ‘행복을 기원하며’ 등이 가장 많이 쓰인다. 그 밑에 본인의 서명을 하면 된다.- 공적인 편지의 경우 감사 인사와 마지막 본인의 이름 사이 줄의 여백을 두고 인쇄한다. 그 다음 검은색이나 파란색의 펜으로 그 여백에 서명을 한다.
- 사적인 편지는 단순하게 감사 인사 다음 바로 이름을 쓰고 서명은 생략할 수 있다.
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경우에 따라 편지를 접는다. 봉투에 넣어 우편으로 보내야 하는 편지의 경우 대부분의 편지 봉투에 잘 맞는 편지 접는 방법이 있다. 편지 아래 부분을 위로 가져와 조금 접어준 다음 편지의 남은 윗부분을 아래로 향해 접어주는 것이다. 이렇게 하면 편지가 3등분이 되는데 어떤 봉투에도 잘 맞는 편이다. -
편지 봉투에 주소를 적는다. 편지 봉투 중간에 수신자의 정보를 적는 것이다.- 홍길동
- 123 서울로
- 서울시, 대한민국
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경우에 따라 본인의 주소도 기입한다. 우체국에서 어떠한 사유로 편지 발송을 못하는 경우에는 다시 보내는 사람에게 편지를 반송한다. 만일의 경우를 대비해 사진과 같이 본인의 정보 역시 적어주는 것이 좋다.광고
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얼마나 격식을 차려야 할 지를 결정한다. 편지의 문체나 형식이 어떤 가는 편지 예절에서 정말 중요한 부분이다.- 만약 먼 친척이나 나이가 많은 어르신 혹은 사회생활을 하며 알게 된 지인에게 보내는 편지라면 적당히 격식을 차리는 것이 예의를 잘 갖춘 것으로 보여 좋다. 만약 그 전에 이메일을 주고 받았다면 우편보다 간단한 이메일을 써도 된다. 하지만 그렇지 않다면 손으로 쓴 편지가 더 좋을 것이다.
- 친한 친구나 가족에게 보내는 편지라면 손 편지나 이메일 둘 다 상관없이 좋다.
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어울리는 인사말로 시작한다. 본인과 편지를 받을 수신자의 관계에 따라 어울리는 인사말이 달라진다.- 조금은 격식을 차린 편지라면 “~님께’ 혹은 “~씨에게” 가 어울리고 “안녕하세요.”와 같은 격식을 차린 인사말로 시작하는 것이 좋겠다.
- 편한 사이의 주고받는 편지라면 간단히 “안녕”과 같은 가벼운 인사로 시작하거나 생략하기도 한다.
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편지의 내용을 쓴다. 한 줄 띄우고 본격적인 편지를 쓰기 시작한다. 상대방의 안위를 묻는 인사가 흔하다. “요즘 건강을 어떠세요?” 혹은 “불편한 곳 없이 잘 지내시죠?” 등이 그 예다. 어떻게 시작할 지 모르겠다면 상대방이 바로 앞에 있다고 생각해보자. 무슨 말로 이야기를 먼저 시작할 것 같은가? -
편지는 곧 의사 소통을 하는 것이다. 편지를 쓰거나 펜만 잡으면 무뚝뚝해지고 말 수가 적어지는 사람들이 있다. 예를 들자면 할머니에게 선물을 받았고 그것에 대한 감사 편지를 쓰는 상황인데 “할머니 선물 감사합니다” 라고 편지가 끝난다면 결코 잘 쓴 편지가 아닌 것이다. 대신 “할머니께서 선물 해주신 게임기로 친구랑 하루 종일 놀았어요. 정말 재미있었고 할머니께 감사 드립니다.” 라고 쓰는 것이 의사 소통이라는 편지의 목적과 편지를 받는 할머니를 고려했을 때 훨씬 훌륭한 편지라고 할 수 있을 것이다.- ”쓰지 말아야” 할 것들도 있다. 화가 난 상태에서 혹은 동정을 갈구 하는 것 같은 말이나 내용의 편지가 그것이다. 써놓고도 보낼지 말지 고민이 된다면 일단 보내지 말고 조금 생각해보는 시간을 갖자. 어쩌면 마음이 곧 바뀔 수도 있고 후회를 줄여 줄 수 있다.
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편지를 마무리한다. 사적인 편지에서는 편지의 마지막 부분에 두 사람의 관계에 따라 조금씩 다른 말을 쓰게 된다. 친한 친구나 가족에게 보낸다면 “사랑하는 ~로부터”와 같은 마무리가 좋고 반대로 조금은 격식을 차린 편지의 경우에는 “진심을 담아”와 같은 것들이 좋겠다.- 약간은 구식이라고 할 수 있는 마무리 문장들이 원래는 공적인 편지에 많이 쓰이지만 편한 사이의 편지에서 쓰이면 한층 재미를 더 할 수 있다. 예를 들면 “영원히 당신의 진정한 친구로 남겠습니다.”와 같은 것들 말이다.
- 편지를 다 쓴 다음 하고 싶은 말이 생각 난다면 P.S를 쓰고 덧붙이면 된다.
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편지를 보낸다. 편지 봉투에 담아 우표를 붙이고 봉투에 주소를 기입하면 된다.광고
팁
- 편지를 쓸 때는 받는 사람이 관심이 있을 내용을 위주로 작성한다.
- "~님께"와 같은 인사말은 뒤에 보통 쉼표가 따라오지만 아주 공적인 편지에서는 쉼표 대신 콜론이 올 수 있다.
- 컴플레인 편지를 쓸 때는 가능한 이성적이고 정중하게 사실을 잘 전달해야 한다. 감정적이고 화만 내는 컴플레인 편지보다 이 편이 더 나은 회신을 받는다.
- 격식을 굉장히 중요한 편지라면 더 두꺼운 고급 인쇄 용지를 쓴다.
- 격식을 차린 편지를 이메일로 보내는 경우 메일 주소가 우스꽝스럽지 않도록 조심하자. 예를 들면 "sweetstar189"처럼 장난스러운 주소 보다는 "jane.smith."와 같이 단순하고 깔끔한 것이 신뢰가 간다.
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경고
- 편지 봉투에 낙서를 하거나 그림을 그리는 것은 배달에 지장이 생기게 할 수도 있다. 편지 봉투를 스티커나 그림으로 꾸미고 싶다면 뒷면에 하도록 한다.
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