تنزيل المقال
تنزيل المقال
كتابة تقرير الحالة فرصة ممتازة لتوضيح إنجازاتك العملية، سواء كتبته من تلقاء نفسك أو تلبية لطلب المدير. يفترض بالتقرير الجيد أن يوضح لمديرك إنجازاتك في العمل، كما يساعدك بشكل شخصي على تتبع تطورك. إليك بعض الأساسايات الواجب توافرها عند كتابة تقرير حالة.
الخطوات
-
اكتب عنوان وتاريخ التقرير. احرص على تأريخ التقرير من خلال إضافة التاريخ ضمن العنوان ببساطة وكفاءة، مثل: (ملخص الأسبوع الأول من شهر ديسمبر).
- يمكنك كتابة ذلك في خانة العنوان إذا كنت سترسل التقرير عبر البريد الإلكتروني.
- أضف العنوان الرأسي في مقدمة التقرير متضمنًا المعلومات السابقة، لأن التقرير سيكون في ملف مستقل بذاته.
-
أضِف تفاصيل المشروع. تشمل هذه التفاصيل: عنوان المشروع أو مهمة العمل، وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء، وأسماء العاملين على المشروع.
-
اكتب توضيحًا لما تم إنجازه. أضف عنوانًا، مثل: الإنجازات أو المهام المكتملة أو مهام العمل المنتهية أو يمكنك بكل بساطة كتابة ما تم إنجازه .
- تأكد من تحديد المدة التي يغطيها التقرير (أسبوعي أم شهري أم تقرير ربع سنوي... وهكذا).
- استعمل الأفعال العملية في إتمام الجمل، مثل: مُنتهى منه، محدد، تم حله، مصمم، منظم، تم تعديله، تم تصحيحه، تم إكماله.
- اكتفِ بثلاث إلى ست جمل محددة في حالة التقارير الأسبوعية المختصرة.
-
اذكر الأهداف الواجب إنجازها خلال الفترة المقبلة. أضف ذلك تحت عنوان مثل: المهام الجديدة أو الخطوات القادمة أو قائمة المهام .
- حدد الوقت المخصص لكل مهمة عمل إذا ما كنت واثقًا بشأنه، على سبيل المثال: "تسجيل تعديلات التصميمات ــ الوقت المخصص: يومان".
- احرص على إرفاق جميع جداول الأعمال التي تكون على دراية بها.
- تذكر مرة أخرى أن التقرير المختصر يكفيه من 3 إلى 6 سطور.
-
ناقش المشاكل الحالية أو المحتملة. اذكر المشكلات التي تحتاج فيها للإرشاد أو تحتاج إلى حلول وذلك تحت بند "المسائل المفتوحة" أو "التعليقات"، ويمكن توضيحها في فقرة أو فقرتين.
- على سبيل المثال، ربما أنك تعاني من مشكلة في الوصول إلى أحد الموردين بسبب عدم تواجد الموظف المسؤول في المكتب هذا الأسبوع، كما قد يكون لديك اقتراح بخصوص كيفية حل هذه المشكلة وتحسين آلية العمل. بناء على ذلك احرص على توضيح المشكلة واقتراحك ضمن هذا البند.
- في حال اكتفيت بتوضيح المشكلة دون طرح حلول، يمكنك كتابة: "نحن نتوقع حل هذه المشكلة خلال يومين" وذلك حتى تجذب انتباه المسؤولين لضرورة العمل والإشراف على حل هذه المشكلة.
- تجنب نفسك أن يشتكي مديرك المباشر مستقبلًا لأنك لم تبلغ عن المشكلة، في حال عدم حلها واستمرار الوضع على حاله، والأهم أنك توجه نظر المسؤولين لحل المشكلة، ما يجعلك لاعبًا رئيسيًا في تحقيق المصلحة العامة داخل مكان العمل.
-
راجع التقرير. من الضروري أن تراجع كتابتك قبل إرسال التقرير لمن يجب أن يطلع عليه.
نموذج لتقرير حالة
"هذا مثال لتقرير حالة إذا ما تم كتابته على يد محرر من محرري موقع ويكي هاو. استخدم هذا النموذج وعدل عليه بما يجعله مناسبًا وفقًا لعملك أنت. انتبه إلى أن الجمل عادة ما تكون فعلية (تبدأ بفعل)."
"تقرير حالة بخصوص الأسبوع البادئ يوم 26 سبتمبر 2011" ما تم إنجازه
- بدأت 3 مقالات: "إعادة استخدام العلب الصفيح" (اقتراحي الخاص)، و"كيفية أن تصبح مصمم حقائب يد" (بناء على طلب)، و"كيفية أن تتعلم بنفسك" (بناء على طلب).
- أضفت وحررت المقالات التالية: "كيفية إيجاد سيارتك في مواقف السيارات المزدحمة" و"تخطيط بيع المخبوزات".
- أعدت كتابة: "عمل الإسعافات الأولية اللازمة في حالات كسر العظام".
- راقبت 400 تعديل واطلعت على طلبات مراجعة الأخطاء الإملائية والنحوية.
مهام جديدة
- أضفت الصور لمقالة "كيفية أن تصبح مصمم حقائب اليد".
- راجعت ودققت لغويًا مقالة "كيفية التعلم الذاتي".
- طلبت المساعدة من محرر له خلفية طبية لمراجعة مقالة "تقديم الإسعافات الأولية لمصابي كسور العظام". أجريت ما يمكنني فعله من بحث وتدقيق أثناء العمل على المقالة، ولكنني لا أمتلك خلفية طبية كافية.
- راجعت مقالة "قراءة المعلومات الغذائية على ملصقات الطعام". هذه المقالة مقبولة مبدئيًا، ولكنها بحاجة للمراجعة والمزيد من الإضافة من قبل محرر متخصص.
المشكلات والتعليقات
- كل الشكر والتقدير للمبرمجين الذين طوروا من موقعنا هذا الشهر. سوف أنتبه إلى أيّة مشكلات قد تقابلني أثناء العمل.
- تعرضت زميلة لأزمة أسرية، وأقترح أن تأخذ بعض الوقت للراحة بعيدًا عن العمل إذا شعرت أنها بحاجة ذلك.
أفكار مفيدة
- حافظ على الصياغة الإيجابية لفقرات التقرير قدر الإمكان، فتقرير الحالة عامة ليس المكان الأنسب للشكوى أو الاعتذارات، بل على العكس يُفضل استغلاله في طرح حلول عملية أو الاستعراض البناء للمشاكل، وهو ما يُظهر سلوكك الاحترافي والعملي وبُعد نظرك.
- اعطِ كل شخص حقه وذلك عن طريق توجيه الشكر للزملاء على إتمامهم مهمة صعبة أو مساعدة شخص لآخر من أجل المصلحة العامة.
- كن صادقًا ولا تذكر أبدًا أي مهام لم تنجزها.
- استفد من كتابة التقرير في نهاية الأسبوع كمستند تذكير ممتازة يوضح ما تم إنجازه عند الإطلاع عليه مع بداية أسبوع العمل.
- حافظ على صياغة التقرير بلغة بسيطة وبليغة ومختصرة ، فالمدراء عادة لا يكون لديهم الوقت الكافي لقراءة التقارير المطولة. اكتب المعلومات الهامة، وسيسألك المدير باستفاضة إذا أراد معرفة المزيد من التفاصيل.
- كُن محددًا.
- استعمل برنامج "إكسيل" (Excel) أو "داتا بيز" (Database) لعمل جدول بيانات يستعرض مهام العمل المتعلقة بنفس المسألة، وذلك لتتبعها بشكل محدد أكثر.
- اكتب تقارير الحالة بصورة دورية إذا ما أردت أن تتبع إنجازاتك. يمكنك تسهيل مهمة تنفيذ ذلك من خلال تدوين بعض الملاحظات أولًا بأول ومن ثم تجميعها في صورة تقرير.
- احتفظ بنسخ من تقارير الحالة لتكون مرجعًا لك عند الحاجة، فقد تحتاج إليها عند كتابتك لسيرتك الذاتية لتوضيح إنجازاتك، أو عند طلبك لعلاوة .
- يمكنك أيضًا تطبيق نفس الطريقة في التقارير التي تتم وجهًا لوجه في الاجتماعات.
- لا بأس من توضيح أنك قد بدأت في العمل على مهمة ما أو أنك قرأت أو بحثت بخصوص مسألة معينة، ففي بعض الأوقات يكون من الصعب إتمام جميع المهام في مدة أسبوع واحد.
تحذيرات
- احرص على كتابة التقرير بصورة احترافية في حال أرسلته عبر البريد الإلكتروني، فقد يطلع عليه العديد من الأشخاص.
- قد تتسبب مبادرتك من نفسك بكتابة تقرير حالة دون أن يطلبه المدير في أن يتوقع منك تنفيذ نفس الأمر كل أسبوع. هل أنت مستعد فعلًا لإلزام نفسك بذلك؟
- احرص على توضيح ما يمكنك فعله دون الوعد بأشياء خارج قدراتك.
المزيد حول هذا المقال
تم عرض هذه الصفحة ٢٣٬٥٦٦ مرة.
