ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
การเขียนรายงานสรุปความคืบหน้าอาจดูเหมือนเป็นงานที่จำเจ แต่การเขียนเป็นนั้นเป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้สื่อสารกับฝ่ายบริหาร ไม่ว่าคุณจะรับผิดชอบโครงการอะไรอยู่ คุณต้องให้ความสำคัญกับการให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงซึ่งอธิบายถึงงบประมาณและระยะเวลาดำเนินงานของโครงการนั้นๆ ใส่ข้อมูลส่วนที่สำคัญที่สุดไว้ตรงส่วนสรุปที่จุดเริ่มต้นของรายงาน จากนั้นก็เริ่มพูดถึงรายละเอียดของโครงการในแง่ของความสำเร็จและความท้าท้ายที่ประสบ พยายามเขียนสั้นๆ แต่ให้รายละเอียดครบถ้วนแล้วคุณก็จะได้รับการชื่นชมจากฝ่ายบริหารเอง
ขั้นตอน
-
ให้ความสำคัญกับงบประมาณและระยะเวลาดำเนินการ. ไม่ว่าคุณจะทำโครงการเรื่องใดอยู่ ผู้บริหารก็คงจะอยากรู้ว่าในแง่ของงบประมาณและระยะเวลาดำเนินงานเป็นอย่างไรบ้างอยู่ดี เริ่มต้นร่างรายงานด้วยการรวบรวมข้อมูลว่าโครงการดำเนินไปอย่างไรในแง่ของการเงิน จากนั้นก็จดโน้ตสรุปว่าโครงการของคุณยังอยู่ในแผนงานที่วางไว้หรือไม่ [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
อธิบายถึงปัญหาอย่างตรงไปตรงมา. หากคุณพบว่าเกิดปัญหาขึ้นกับงบประมาณและแผนงานของโครงการ อย่าปกปิดเรื่องเหล่านี้ไว้เพราะยิ่งจะทำให้ปัญหาบานปลายเลยเถิดกันใหญ่ในภายหลัง คุณควรจะพิจารณาถึงปัญหาเหล่านี้ในขณะที่พิจารณาถึงสิ่งที่ดำเนินไปได้ด้วยดีไปพร้อมๆ กัน [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างเช่น หากโครงการที่คุณต้องทำคือผลิตและจัดส่งเสื้อยืดหนึ่งพันตัวโดยมีงบประมาณหนึ่งพันดอลลาร์ คุณอาจจะเกิดความกังวลเมื่อคุณพบว่าคุณผลิตไปแค่สามร้อยตัวแต่ดันใช้งบไปถึงห้าร้อยดอลลาร์แล้ว
- คุณอาจจะสังเกตได้ว่าจริงๆ แล้วคุณทำงานเร็วกว่าแผนที่คาดไว้สองวัน จดโน้ตเรื่องนี้ด้วยเช่นกัน
-
ระดมสมองหาวิธีการแก้ปัญหา. ส่วนสำคัญหนึ่งของรายงานสรุปความคืบหน้าคือการช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจขั้นตอนต่อไปของการทำงานได้ง่ายขึ้น คุณอาจจะช่วยเสนอวิธีการแก้ปัญหาของปัญหาที่คุณพบ ในขณะที่คุณร่างรายงาน จดโน้ตว่าวิธีการแก้ปัญหาของคุณนั้นเหมาะสมกับระยะเวลาและงบประมาณของงานอย่างไร [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างเช่น หากบริษัทผลิตเสื้อยืดของคุณผลิตได้เร็วกว่าเวลาที่วางไว้แต่ใช้งบประมาณมากเกินแผน คุณอาจจะชี้ให้เห็นว่านี่เป็นหลักฐานว่าการเร่งกำลังการผลิตจะช่วยปรับสมดุลให้กระบวนการนั่นเอง
โฆษณา
-
เขียนส่วนหัวของรายงาน. เริ่มเขียนรายงานด้วยการเขียนสรุปสั้นๆ และลงวันที่ รายงานสรุปความคืบหน้าควรจะสั้นอยู่แล้ว คุณจึงไม่จำเป็นต้องแยกหน้าที่มีชื่อหัวข้อรายงานต่างหากออกมา หากคุณจะส่งรายงานผ่านทางอีเมล์ แค่ตั้งชื่อหัวข้ออีเมล์ให้ชัดเจนเพื่อที่ผู้จัดการของคุณจะได้รู้ว่าอีเมล์นี้เกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร
- ตั้งชื่อหัวข้อว่า “รายงานประจำวันที่ 27 สิงหาคมของบริษัทส่งขนส่งทางเรือปาร์กเกอร์” ก็ฟังดูดีไม่เลว
- ใส่วันที่กำกับไว้เสมอเพื่อสร้างความชัดเจนว่าคุณกำลังรายงานอยู่ในช่วงเวลาใด
- หากบริษัทของคุณมีแนวทางรูปแบบการเขียนที่เฉพาะเจาะจงก็อย่าลืมเขียนตามนั้นล่ะ
-
เริ่มต้นจากการเขียนสรุปผลการดำเนินงาน. พวกผู้จัดการงานยุ่งกันจะตายและพวกเขาก็ต้องการทราบข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน การเขียนสรุปสักสองสามบรรทัดที่ส่วนเริ่มต้นของรายงานคือการสรุปประเด็นหลักของเรื่อง โดยอธิบายคร่าวๆ ว่าโครงการเป็นอย่างไรบ้างในแง่ของงบประมาณและการดำเนินงานตามแผนงาน [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- พยายามเขียนให้ผู้จัดการสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ภายในนาทีแรกของการอ่านรายงาน
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจะเขียนถึงเรื่องดังต่อไปนี้ได้ทันทีที่เริ่มเขียนรายงาน “บริษัทขนส่งทางเรือปาร์กเกอร์กำลังดำเนินงานรวดเร็วเกินแผนที่วางไว้ เราได้ใช้งบประมาณไปแล้ว 50% สำหรับการผลิต 30% การเร่งกำลังการผลิตอาจจะช่วยลดต้นทุนลงได้
- หากเหล่าผู้จัดการพอใจกับสิ่งที่เห็นตรงต้นรายงาน เท่านั้นก็อาจจะเพียงพอแล้ว หากมีอะไรในสรุปที่ทำให้พวกเขารู้สึกได้ว่าอาจจะเกิดปัญหา เขาก็อาจจะรีบละจากส่วนนั้นเพื่อหาข้อมูลที่สำคัญกว่าในส่วนอื่นๆ ของรายงานก็ได้
-
ให้ข้อมูลที่ตรงประเด็นที่สุด. ร่ายเรียงความสำเร็จใหญ่ๆ ที่ได้เกิดขึ้นจนกระทั่งตอนนี้ ให้ความสำคัญกับความสำเร็จที่สำคัญและข้อมูลที่จำเป็น พูดคุยกับผู้จัดการของคุณในแง่ของผลงาน ไม่ใช่กิจกรรมระหว่างดำเนินงาน [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงไม่เขียนอะไรประมาณว่า “หัวหน้าฝ่ายผลิต แฟรงค์และซาแมนธาได้ทำงานอย่างดีเยี่ยม แฟรงค์มาทำงานแต่เช้าส่วนซาแมนธาก็กลับบ้านดึกเพื่อที่จะสร้างความมั่นใจว่าผลิตภัณฑ์ของเราผลิตได้ทันเวลา”
- พยายามเน้นถึงข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น เช่น: “เราทำงานเร็วกว่าแผนที่วางไว้ 20% เพราะหัวหน้าฝ่ายผลิต (แฟรงค์และซาแมนธา) ได้ขยายเวลาการผลิตเพิ่มสองชั่วโมงต่อวัน”
-
จัดระเบียบรายละเอียด. นี่คือส่วนที่คุณจะสามารถปรับรูปแบบของรายงานให้เข้ากับรสนิยมของผู้จัดการของตัวเอง หากคุณรู้ว่าผู้จัดการชอบแบบไหน คุณอาจจะเขียนโดยใช้รูปแบบตามนั้น หากคุณไม่แน่ใจก็ให้ความสำคัญกับการร่างข้อสรุปสั้นๆ ที่ตรงไปตรงมาโดยใช้รูปแบบที่คุณถนัดอยู่แล้ว [6] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- หากผู้จัดการของคุณชอบเห็นภาพรวม คุณอาจจะเขียนโดยมีหัวข้อที่ชื่อว่า “ความสำเร็จ” และอีกส่วนคือ “ความท้าทาย” และส่วนสุดท้าย “วิธีการแก้ปัญหา”
- สำหรับผู้จัดการที่ชอบรายงานแบบเรียงลำดับเวลา เขียนโดยมีหัวข้อที่ชื่อว่า “ความคืบหน้าประจำสัปดาห์นี้” จากนั้นก็ตามมาด้วย “ขั้นตอนต่อไป”
-
เขียนเรียงเป็นหัวข้อไล่ลงมา. ผู้จัดการควรจะได้รับข้อมูลที่ต้องการในรูปแบบที่รวดเร็วและอ่านง่าย การเขียนเป็นย่อหน้าอาจจะทำให้ต้องใช้เวลาอ่านนานเกินไปเพื่อที่จะได้ข้อมูลที่จำเป็น การเขียนไล่เรียงลงมาเป็นรายการจะทำให้อ่านแบบผ่านๆ ได้ง่ายกว่า [7] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- แต่หากผู้จัดการหรือบริษัทของคุณต้องการรายงานที่เขียนเป็นย่อหน้าเต็มๆ เป็นการเฉพาะก็ทำตามนั้น
-
ใส่ภาพประกอบได้หากเป็นที่ต้องการ. ผู้จัดการบางคนรู้สึกว่าการใส่แผนภาพลงในรายงานเพื่อธิบายว่าโครงการเดินหน้าไปถึงไหนแล้วนั้นมีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใส่ไฟเขียวไว้ด้านหลังหัวข้อเกี่ยวกับงบประมาณหากงบประมาณดำเนินการไปด้วยดี แต่ใส่ไฟเหลืองไว้ด้านหลังแผนงานหากคุณทำงานได้ช้ากว่าเวลาที่วางแผนไว้ [8] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
ตรวจทานรายงานและตรวจคำผิดจากนั้นก็แก้ไขก่อนจะส่งรายงานให้ผู้จัดการอ่าน. คำที่สะกดผิดและการใช้ประโยคที่ดูไม่ดีนั้นส่งผลกระทบกระทั่งต่อรายงานสั้นๆ ที่ดูไม่เป็นทางการมากนัก อย่าเชื่อถือโปรแกรมตรวจสอบคำผิดอิเล็กทรอนิกส์และโปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์ คุณควรมองดูให้ทั่วเพื่อหาจุดที่อาจจะลบทิ้งได้ (เช่น คำวิเศษณ์และคำสรรพนามที่ฟุ่มเฟือย) เพื่อที่รายงานจะได้กระชับและตรงไปตรงมา [9] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงไม่เขียนประโยคประมาณว่า “ยอดขายในเดือนสิงหาคมนั้นแข็งแกร่งมาก เรียกได้ว่าดีเยี่ยมที่สุดของปีนี้เลย ต้องขอขอบคุณความอุตสาหะอันล้ำเลิศของมารีอาและซิดนีย์จริงๆ”
- ข้อมูลเดียวกันกับด้านบนอาจจะเขียนออกมาสั้นๆ ได้ว่า “ยอดขายประจำเดือนสิงหาคมดีที่สุดในรอบปี ต้องขอบคุณที่มารีอาและซิดนีย์ทำงานอย่างหนัก”
-
เขียนรายงานความคืบหน้าอย่างน้อยเดือนละครั้งเว้นไว้แต่ว่าอีกฝ่ายจะสั่งไว้อย่างอื่น. บริษัทของคุณอาจจะขอให้คุณส่งรายงานสรุปความคืบหน้าตามระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง เช่น ทุกสัปดาห์หรือทุกๆ สองสัปดาห์ การรายงานความคืบหน้าอย่างน้อยเดือนละครั้งนับเป็นความคิดที่ไม่เลวเพื่อที่ผู้จัดการของคุณจะได้ติดตามความคืบหน้าได้ ลองถามทางนั้นดูหากคุณไม่แน่ใจว่าจะต้องส่งรายงานสรุปความคืบหน้าเมื่อไหร่ [10] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- หากผู้จัดการของคุณขอรายงานถี่น้อยกว่านี้ก็ทำตามที่เขาบอกเลย
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports--cms-23479
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
- ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 65,087 ครั้ง
โฆษณา
