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Heutzutage ist der Druck im Job sehr hoch. Jeder, der einen Vollzeitjob hat, weiß, dass der durchschnittliche Arbeitstag nicht immer lang genug ist, um alles zu erledigen, das anfällt. Du kannst deine Produktivität verbessern, indem du dich entsprechend verhältst, um effizienter zu arbeiten. Ein effizienter Angestellter lenkt zu fast jeder Minute des Arbeitstages seine vollste Aufmerksamkeit zunächst auf die wichtigsten Aufgaben. Es verbessert nicht nur deine Produktivität und gibt dir bei deinem Chef Pluspunkte, wenn du effizient arbeitest, sondern gibt dir außerdem das Gefühl, etwas erreicht zu haben und befriedigt durch einen gefüllten und produktiven Arbeitstag zu sein.
Vorgehensweise
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Halte deinen Arbeitsplatz ordentlich und sauber. Effizient zu sein kann manchmal einfach nur bedeuten, dass du die Unordnung auf deinem Arbeitsplatz beseitigst.
- Ein unordentlicher Arbeitsplatz kann deine Produktivität beeinflussen. Wenn du ständig nach Werkzeugen oder Dokumenten in einem Berg der Unordnung suchst, dann verschwendest du Arbeitszeit. Behalte nur die Gegenstände, die du täglich verwendest, auf dem Tisch. Alles andere solltest du wegpacken, so dass es nicht mehr im Weg ist, du es aber schnell findest.
- Wenn du im Büro arbeitest, dann gestalte deinen Arbeitsplatz und Schreibtisch so, dass du schnell und leicht findest, was du für deine Arbeit brauchst. Wenn du nicht im Büro arbeitest, dann gilt das Gleiche. Wenn du beispielsweise in einer Werkstatt für die Reparatur von Fahrrädern arbeitest, dann ordne deine Werkzeuge, so dass du sie immer sofort findest, wenn du sie brauchst. Fast jeder Arbeitsplatz profitiert von Ordnung.
- Büroangestellte und andere, die mit vielen Dokumenten arbeiten, sollten sich ein Ordnungssystem erstellen, das klar und logisch ist. Halte die Dokumente, die du oft verwendest, parat. Verstaue andere Dokumente alphabetisch (oder auf ander Weise logisch geordnet).
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Statte deinen Arbeitsplatz gut aus. Achte darauf, dass du die nötigen Utensilien und Werkzeuge parat hast. In einem Büro heißt das, dass du einen Locher, Klammerentferner, Taschenrechner etc. zur Hand hast. Außerhalb eines Büros sind das andere Gegenstände, aber die Prinzipien sind dieselben: Halte Gegenstände parat, die du zum Arbeiten brauchst, bevor du mit dem Arbeiten beginnst. Wissenschaftler, die mit komplexen graphischen Anwendungen arbeiten und Mechaniker, die Schraubenschlüssel brauchen, profitieren davon, wenn diese Gegenstände bereits vorher bereitliegen.
- Das heißt auch, dass du einen Vorrat an Verbrauchsgütern parat hältst, den du für deine Arbeit brauchst: Tacker brauchen Klammern, Schreiner brauchen Nägel, Lehrer brauchen Kreide, etc.
- Warte deine Werkzeuge gut. Ein wichtiges Werkzeug, das kaputt ist, kann deinen restlichen Workflow (Arbeitsablauf) beeinflussen, weil du so nicht weitermachen kannst! Spare dir langfristig Zeit, indem du dir immer wieder etwas Zeit nimmst, um deine Werkzeuge zu reinigen und zu warten.
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Halte dich an einen Plan. Wenn du bisher nach Gefühl und Intuition gehandelt hast, dann mache jetzt einen Plan für deinen Tag, um effizienter zu arbeiten. Verwende nur einen verständlichen Planer (evtl. erweitert durch einen Kalender im Büro oder auf dem Arbeitsplan für langfristige Ziele), um dich an einen effektiven Plan zu halten. Verkompliziere deine Arbeit nicht unnötig, indem du mehr als einen Plan hast oder viele Notizzettel mit dir herumträgst, die du nur verlierst. Du solltest an einen bestimmten Ort sehen können, um alles zu wissen, was du tun musst.
- Organisiere jeden Tag mit einer "To Do"-Liste. Beginne mit den höchsten Prioritäten des Tages, damit du sie sicher erledigst. Stelle weniger wichtige Aufgaben an das Ende der Liste. Beginne zu Beginn deines Arbeitstags oben auf der Liste. Wenn du die Liste zum Ende des Tages nicht geschafft hast, dann schiebe die nicht erledigten Aufgaben auf den nächsten Tag.
- Setze dir einen zeitlichen Rahmen und eine Deadline für die wichtigsten Projekte. Schätze deren Länge realistisch ein. Du willst nicht dein Versagen planen. Bitte zu Beginn des Projekts gleich um mehr Zeit, statt direkt vor seiner Fälligkeit.
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Entferne persönliche Ablenkungen. Unterschiedliche Arbeitsplätze haben unterschiedliche Ablenkungsquellen. In manchen Jobs hast du einen besonders redseligen Kollegen, der dich einfach nicht in Ruhe lässt. In anderen ist es so still, dass dich die leisesten Geräusche ablenken. Tu dein Möglichstes, damit du bei der Arbeit konzentriert bleibst. Wenn du in deinem Job sicher Musik hören kannst, dann nimm einen MP3-Player mit zur Arbeit. Du kannst auch Notizen an deinem Arbeitsplatz aufhängen, die Kollegen darauf hinweisen, dass sie dich nicht stören sollen. Es wirkt zwar unhöflich, das ist es aber nicht. Es ist eine begründete und effektive Methode, mit der dich Leute während der Arbeit in Ruhe lassen. Du kannst dich während Pausen und des Mittagessens deinen Kollegen widmen.
- Du lässt dich wahrscheinlich von erholsamen Internetseiten ablenken. Eine Studie hat gezeigt, dass zwei Drittel der Angestellten täglich zumindest ein wenig Zeit mit Webseiten verbringen, die nichts mit ihrem Job zu tun haben. [1] X Forschungsquelle Zum Glück kannst du mit den meisten Browsern kostenlose Produktivitätshilfen installieren, die Problemseiten blockieren. Suche in den Add-Ons deines Browsers nach "Website Blocker" oder "Productivity Aid". Du wirst einige kostenlose und effektive Ergebnisse erzielen.
- Du kannst auch Ablenkungen ausschalten, indem du deine Anrufe aussortierst (um unnötige Telefongespräche zu vermeiden) und störende Meetings minimierst.
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Nutze Pausen für persönliche Anliegen. Pausen können deine Effizienz am Arbeitsplatz erhöhen, statt sie zu verringern. Pausen bieten dir die nötige Erholung. Ohne diese Erholung wirst du müde, arbeitest langsamer oder weniger kompetent. Pausen geben dir außerdem die Möglichkeit, dich mit den Ablenkungsquellen zu befassen. Nutze die Pausen, um alles zu machen, das dich sonst von der Arbeit ablenkt. Wenn du über einen Verwandten tagträumst, den du anrufen wolltest, wann sollst du dann arbeiten? Rufe in der Pause an und beseitige diese Ablenkungsquelle!Werbeanzeige
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Unterteile deine Verantwortlichkeiten in machbare Stücke. Große Projekte können beängstigend sein. Wenn sie groß genug sind, dann schiebt man sie gerne weg oder verbringt Zeit mit weniger wichtiger Arbeit, bis man gezwungen ist, das ganze Projekt kurz vor der Deadline zu erledigen. Als effizienter Angestellter solltest du wichtige Arbeiten zuerst erledigen, auch wenn sie nur ein kleiner Teil einer großen Aufgabe sind. Einen kleinen Teil einer großen Aufgabe zu erledigen fühlt sich zwar nicht so lohnend an wie eine ganz kleine Aufgabe komplett zu erledigen, du nutzt deine Zeit so aber clever. Langfristig kannst du wichtige Aufgaben schneller erledigen, wenn du jeden Tag ein Stück davon abarbeitest.
- Wenn du beispielsweise in einem Monat eine große Präsentation halten musst, dann setzte dir als Ziel, die Gliederung heute zu erstellen. Es ist nicht furchtbar zeitaufwändig, also wird es dich nicht von anderen Aufgaben ablenken, aber es ist ein wichtiger erster Schritt, der den Rest des Vorgangs schneller und leichter macht.
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Delegiere Arbeiten. Wenn du nicht ganz unten in der Hierarchie bist, dann kannst du vielleicht besonders monotone Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, um selbst Zeit zu sparen. Gib deinen Mitarbeitern keine Projekte, die nur du zu vollster Zufriedenheit erfüllen kannst. Gib ihnen stattdessen die zeitaufwändigen, monotonen Aufgaben, die dich davon abhalten, deine Talente für wichtigere Aufgaben zu verwenden. Wenn du Arbeiten delegierst, dann besprich das mit deinem Assistenten und setze ihm eine Deadline. Sei immer dankbar zu deinen Mitarbeitern, wenn sie dir helfen. Wenn sie das Gefühl haben, dass du sie wertschätzt, dann arbeiten sie auch in Zukunft hart für dich.
- Wenn du Praktikant bist, keinen hohen Posten hast oder jemand bist, der anderweitig auf einer unteren Stufe im Unternehmen steht, dann kannst du versuchen, besonders monotone Aufgaben mit Angestellten auf demselben Niveau wie du zu teilen (mit ihrer und der Zustimmung deines Vorgesetzten). Wenn du dir von Kollegen helfen lässt, dann tu auch ihnen diesen Gefallen!
- Wenn du eine tolle Beziehung zu deinem Chef hast, dann kannst du ihn vielleicht sogar bitten, Arbeiten für dich an andere zu delegieren!
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Halte Meetings kurz. Es gibt einen Grund, aus dem alle Meetings hassen. Laut einer Studie aus dem Jahr 2012 halten ungefähr die Hälfte aller Teilnehmer Meetings für die größte Zeitverschwendung, sogar größer als die Zeit, die sie mit persönlichen und erholsamen Webseiten verbringen. Meetings können unerlässlich sein, um Ziele zu besprechen und eine Vision zu erarbeiten. Unorganisierte Meetings können oft aufgebläht sein und Stunden (oder sogar Tage) deiner Zeit verschwenden, ohne dass etwas Wichtiges entschieden wird. Hier sind einige Tipps, wie du Meetings so effektiv wie möglich gestalten kannst:
- Erstelle vor jedem Meeting eine Agenda, so dass die Zeit so sinnvoll wie möglich genutzt wird. Setze einen zeitlichen Rahmen für bestimmte Diskussionsthemen. Halte dich so gut wie möglich an die Agenda. Wenn andere Themen aufkommen, dann schlage vor, sie später persönlich im Büro zu besprechen.
- Lade so wenig Leute wie möglich ein. Wenn du die Meetings so klein wie möglich hältst, dann minimierst du das Risiko, dass das Gespräch abdriftet. Außerdem kann jeder, der nicht da sein muss, an seinem Schreibtisch arbeiten, was allgemein produktiver ist.
- Halte Präsentationen mit Folien auf einem Minimum. Es gibt eine große Debatte darum, ob Folien-Präsentation (PowerPoint etc.) die Effizienz eines Meetings steigern oder hemmen. [2] X Forschungsquelle [3] X Forschungsquelle Was klar ist, ist, dass du Folien in einer Präsentation so konkret und informativ wie möglich gestalten solltest. Zeige mit Folien Bilder und Daten, die du nicht mündlich vermitteln kannst, aber nicht den kompletten Inhalt deiner Präsentation. Verwende keine Animationen und Übergänge, denn das verschwendet Zeit.
- Als oberstes Prinzip solltest du wissen, was du entscheiden willst, bevor du das Meeting beginnst. Die Entscheidung wird so schnellstmöglich getroffen.
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Ersticke Bürodramen im Keim. Arbeitsstätten können sehr stressig sein. Wenn das Temperament hochkocht, dann gehe Feindseligkeiten direkt und unmittelbar an. Das heißt vielleicht, dass du, die Person, mit der du streitest oder beide sich aufrichtig entschuldigen müssen. Tu das lieber zu früh als zu spät. Wenn einige Streitigkeiten zu Missgunst werden, dann leidet deine Effizienz langfristig, da du Zeit damit verschwendest, nicht mit demjenigen zu arbeiten oder ihn auf der Arbeit zu meiden. Vor allem fühlst du dich miserabel. Lasse dir deine Effizienz und Laune nicht durch Dramen am Arbeitsplatz zerstören!
- Setze einen Schlichter ein. Unternehmen wissen, dass Dramen und verletzte Gefühle den Workflow bremsen, weshalb viele Unternehmen Leute anstellen, die Streitigkeiten am Arbeitsplatz schlichten sollen. Kontaktiere die HR-Abteilung, wenn du dich frustriert, traurig oder verängstigt durch einen Kollegen fühlst.
- Letzten Endes musst du dich nicht mit Kollegen anfreunden, mit denen du Streit hast. Du musst nur mit ihnen arbeiten können. Sei höflich und taktvoll am Arbeitsplatz und zwar auch zu Leuten, die du hasst.
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Sei ausgeruht. Müdigkeit hat noch nie die Arbeitsqualität gefördert. Müdigkeit kann dich langsamer werden lassen, deine Leistung wird schlechter und wenn du öfter einnickst, dann ist das in wichtigen Meetings sehr peinlich. Außerdem führt Schlafmangel zu vielen gesundheitlichen Problemen. [4] X Forschungsquelle Schlafe nicht am Schreibtisch ein oder lasse Arbeit liegen, weil du krank bist. Schlafe jede Nacht sieben bis acht Stunden, um in Bestform zu sein.
- Müdigkeit am Arbeitsplatz sollte, wenn überhaupt, nur eine kleine Ablenkungsquelle sein. Schlimmstenfalls kann sie zu schweren Sicherheitsproblemen führen. Wenn du einen Job hast, der die Sicherheit anderer beeinflusst (wie Flutlotse oder Sattelzugfahrer), dann musst du genug schlafen.
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Mache Sport. Studien zeigen, dass ausreichend Sport die Stimmung und Produktivität am Arbeitsplatz verbessert. [5] X Forschungsquelle Das gilt besonders für einschläfernde Bürojobs. Wenn du die meiste Zeit vor dem Computer sitzt, dann achte besonders drauf, dass du jeden Tag ein bisschen Sport machst. Du kannst so auf der Arbeit besser stillsitzen, fühlst dich aber auch glücklicher, kannst dich besser konzentrieren und bist motivierter.
- Wenn du das erste Mal einen Sportplan beginnst, dann versuche ein moderates Workout, das Cardio-Übungen und Krafttraining kombiniert.
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Sei in bester Stimmung. Wenn du versuchst, effizienter zu arbeiten, dann versuchst du vielleicht, sehr ernst zu arbeiten. Das ist oft keine gute Idee. Du arbeitest zwar kurzfristig effizienter, aber wenn du dir bei der Arbeit keine Freude erlaubst, dann brennst du aus, wirst müde, gestresst und unmotiviert. Versuche gut gelaunt zu sein. Wenn du dich auf der Arbeit gut fühlst, dann bleibst du motivierter und ehrgeiziger.
- Tu Kleinigkeiten, um deine Laune zu verbessern, die deiner Produktivität nicht im Wege stehen: Höre Musik durch Kopfhörer, mache Pausen, in denen du dich dehnst, oder nimm deinen Laptop mit in den Pausenraum, um Ruhe und Frieden zu haben.
- Nutze deine Mittagspause. Genieße gutes Essen und erzähle dir mit deinen Freunden auf der Arbeit Witze.
- Genieße Kaffee mit Vorsicht. Kaffee kann an Tagen, an denen du dich besonders ausgelaugt fühlst, ein toller Wachmacher sein, aber wenn du täglich Kaffee trinkst, dann wirst du abhängig und er hilft dir nicht mehr.
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Motiviere dich. Du kannst einfacher effizient arbeiten, wenn du einen guten Grund für deine Arbeit hast. Wenn es dir gelegentlich schwerfällt, in die Gänge zu kommen, dann überlege, warum du diesen Job angenommen hast. Sind es deine Lebensziele, deine Träume oder deine Vision für dich selbst gewesen? Sieh deinen Job als Mittel zum Zweck. Der "Zweck" ist die ideale Vision für dein Leben. Wenn dir dein Job gefällt, dann überlege, welches Gefühl dir deine Arbeit gibt. Fühlst du dich nach Feierabend erfüllt und als hättest du etwas geleistet?
- Welche guten Dinge ermöglicht dir deine Arbeit? Vielleicht hast du ein Haus oder Auto von Geld gekauft, das dein Job dir verschafft hat? Vielleicht kannst du deinen Kindern durch deinen Job eine bessere Ausbildung ermöglichen? Welche Vorteile hat dein Job? Kannst du deiner Familie vielleicht eine private Krankenversicherung oder eine Zahnzusatzversicherung bezahlen?
- Was wären die Konsequenzen, würdest du nicht arbeiten? Was müsstest du ohne deine Einkommensquelle aufgeben? Wie beeinflusst das deine Familie oder andere Leute, die dir nahestehen?
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Belohne dich. Wenn du deine Arbeitseffizienz erfolgreich erhöht hast, dann feiere das, denn das hast du dir verdient. Es ist nicht leicht, schlechte Gewohnheiten durch gute zu ersetzen, also belohne dich für deine harte Arbeit. Kaufe dir nach der Arbeit am Freitagabend einen Drink, gehe mit Freunden aus oder lies einfach ein Buch im Bett. Tu das, was dich nach einer langen Arbeitswoche glücklich macht. Wenn du dich belohnst, dann hast du das Gefühl, dass du etwas geschafft hast. Das ist wichtig, damit du motiviert bleibst.
- Die Belohnung muss nicht groß oder grandios sein und sollte nichts sein, das du dir finanziell nicht leisten kannst. Moderate, bescheidene Belohnungen sind am besten. Spare dir die neue Rolex für einen besonderen Anlass auf.
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Tipps
- Arbeite von daheim aus, wenn du kannst. Das steigert vielleicht deine Produktivität.
- Entwirf ein zeitverzögertes Belohnungssystem, mit dem du die unangenehmsten Projekte schnellstmöglich erledigst, statt sie aufzuschieben. So verbringst du nicht den Tag damit, das Projekt zu scheuen und zu meiden. Wenn du das furchtbarste Projekt zuerst erledigst, dann fühlst du dich befriedigt und kannst den Tag mit einem angenehmen, weniger stressigen Projekt beenden.
- Wenn alles an deinem Arbeitsplatz seinen Platz hat und alle Gegenstände sauber aufgeräumt sind, dann hast du einen Arbeitsplatz ohne Unordnung.
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Referenzen
- ↑ http://www.forbes.com/sites/cherylsnappconner/2012/07/17/employees-really-do-waste-time-at-work/
- ↑ http://www.thinkoutsidetheslide.com/are-we-wasting-250-million-per-day-due-to-bad-powerpoint/
- ↑ http://www.tlnt.com/2011/04/29/weekly-wrap-does-power-point-cause-bad-meetings-not-bloody-likely/
- ↑ http://www.sleepfoundation.org/article/white-papers/how-much-sleep-do-adults-need
- ↑ http://www.sparkpeople.com/resource/fitness_articles.asp?id=795
- http://lifelearningtoday.com/2007/08/23/25-tips-to-become-more-productive-and-happy-at-work/
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