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Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos. Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto. Dentro del ámbito profesional o académico, los planes de trabajo te ayudarán a mantenerte organizado mientras llevas a cabo algún proyecto. Con su ayuda, podrás dividir un proceso en tareas más pequeñas y alcanzables, así como a identificar las cosas que quieres lograr. En este artículo, podrás aprender a crear un plan de trabajo con la finalidad de que estés preparado para tus proyectos futuros.
Pasos
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Identifica el objetivo de tu plan de trabajo . Existen diversas razones por las que se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás determinar lo que quieres lograr con él para que así puedas prepararte adecuadamente. Ten en cuenta que la mayoría de estos planes están orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 año).
- En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber qué proyectos se realizarán en el trascurso de los próximos meses. Por lo general, se desarrollan justo después de una evaluación anual de desempeño o cuando los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo también pueden ser el resultado de sesiones de planificación estratégica que realiza la organización al principio de un nuevo año calendario o fiscal.
- En el ámbito académico, los planes de trabajo pueden ayudar a los estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a planificar el material didáctico para el semestre.
- Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarán a determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo harás y la fecha en que planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarán a llevar un registro de tus metas y tu progreso.
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Escribe la introducción y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes. Esto le dará a tu supervisor o jefe la información necesaria para poner en contexto el plan de trabajo. En un ámbito académico, estos puntos suelen ser innecesarios.
- La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdales a tus superiores la razón por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los proyectos específicos que desarrollarás durante este periodo.
- Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crearás el plan de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadísticos de informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o evalúa las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en proyectos de trabajo anteriores.
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Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo referente a que ambos señalan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de trabajo. No obstante, también debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las metas son generales y los objetivos, más específicos.
- Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona el máximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo en un ámbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe de investigación o aprender más sobre la redacción.
- Los objetivos, por su parte, deben ser específicos y tangibles. En otras palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigación sería un buen objetivo.
- En el caso de objetivos que varían considerablemente, muchos planes de trabajo los dividen en corto , mediano y largo plazo . Por ejemplo, la meta a corto plazo de la empresa para aumentar el público en un 30 % en tres meses podría variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca en los medios sociales durante el próximo año.
- Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean verbos de acción con significado específico (por ejemplo, “planear”, “escribir”, “incrementar” y “medir”) en lugar de unos con significado ambiguo (por ejemplo, “examinar”, “entender”, saber”, etc.).
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Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos ”SMART” . SMART (siglas en inglés para específico, medible, alcanzable, relevante y con tiempo limitado) es un acrónimo utilizando por personas que buscan resultados más tangibles y factibles en los planes de trabajo.
- Especifico . ¿Qué se hará exactamente y para quién? Explica el público en el que te enfocarás y todas las acciones específicas que emplearás para ayudarlo.
- Medible
. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo?
¿Puedes contar los resultados? ¿Has estructurado el plan de trabajo de una manera tal que “la salud en Sudáfrica se incremente en el 2020” o que los casos de VIH/SIDA en bebés sudafricanos recién nacidos disminuya un 20 % en el dicho año?”.
- Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en los recién nacidos de Sudáfrica, te será imposible señalar con seguridad que pudiste reducirla en un 20 %.
- Alcanzable
. ¿Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los recursos disponibles?
El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable únicamente si tienes una empresa pequeña. No obstante, si tu empresa es la que domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
- En algunos casos, quizás necesites consultar con un experto o una autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de trabajo son factibles.
- Relevante . ¿Este objetivo tendrá un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si bien quizás sea importante para la salud en general, ¿medir la talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los procedimientos de salud mental? Asegúrate de que tus objetivos y métodos establecidos guarden una relación clara e intuitiva.
- Tiempo limitado . ¿Cuándo se logrará este objetivo o cuándo se sabrá que todo está terminado? Especifica un plazo límite invariable para el proyecto. Estipula (si es posible) qué resultados harían que el proyecto finalice de manera prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.
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Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitarás para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del plan de trabajo.
- En un ámbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros. Si tu plan de trabajo es más formal, podrías incluir un presupuesto detallado en un apéndice.
- En el ámbito académico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas bibliotecas, materiales de investigación (p.ej. libros, periódicos y diarios), acceso a computadoras e Internet, así como maestros y otras personas que puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.
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Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstáculos que pueden interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario está demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada. Por ende, una limitación sería tu horario demasiado apretado, de modo que necesitarías eliminar algunas cosas durante el semestre para así finalizar con eficacia el plan de trabajo (si tienes más de una clase difícil por semestre, necesitarás recurrir a la planificación).
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Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar cada tarea? Puede haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los recursos), pero solo una será la encargada de hacer que se complete a tiempo.
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Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cómo emplearás los recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus metas y objetivos.
- Enumera las acciones específicas. Identifica las acciones diarias o semanales que deberás realizar para poder cumplir con tus objetivos. También enumera las acciones que los demás integrantes de tu equipo deberán realizar. Considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario personal para mantener esta información organizada.
- Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitarás contar con un espacio disponible que te impida retrasarte.
Consejos
- Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. También pueden servir como puntos de reflexión que te permitan visualizar en qué punto del proceso te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.
- Elabora un plan de trabajo que sea útil para ti. Los planes de trabajo pueden ser tan detallados o amplios como desees o necesites. Puedes escribirlos en un pedazo de papel o elaborarlos en un software profesional, con la ayuda de gráficos y colores. Utiliza lo que te resulte más natural y eficaz.
Referencias
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